Reunión Técnica
y Administrativa
Fase Ejecución
FDL- Suba
13/12/2022

Nathalia Cruz
Profesional de Seguimiento
Patricia García
Profesional Administrativa
Arturo Latorre
Profesional de gestión y
seguimiento de los proyectos

¿Y AHORA CÓMO DOY CUENTA DE
LO QUE SE ESTÁ LLEVANDO A
CABO?

Todos los días 05 del mes a partir del Cronograma
de Actividades APROBADO, el o la constructora
local, deben actualizar el cronograma en la pestaña
del mes que corresponda, dando cuenta de las
actividades realizadas y las novedades. Esto con el
fin de tener una perspectiva de la ejecución de las
actividades y poder activar alertas, en el desarrollo
de las actividades propuestas que no se hayan
ejecutado, evitando también, que todo se acumule
para el último mes de ejecución.
CRONOGRAMA AVANCES
DE EJECUCIÓN

Cronograma
Reporte acumulable

PIEZAS GRÁFICAS

PIEZAS GRÁFICAS Y
APROBACIÓN

INFORME FINAL

¿TENGO QUE HACER
INFORME DEL
PROYECTO?
Teniendo en cuenta las fechas de Inicio y Finalización de tu
proyecto, al llegar al día final de ejecución, tendrás que alistar
todo el proceso que consolidaste, por un lado los aprendizajes,
las actividades realizadas, los retos y las alianzas que surgieron
en la ejecución de tu proyecto. Por otro lado y no menos
importante: la ejecución financiera.
¡No dejes para el último momento el seguimiento del proyecto!

FORMATOS DE
USO REGULAR
SUGERIDOS

RESULTADOS

ACOMPAÑAMIENTO
PRESENCIAL

VISITAS
Objetivo
Arturo Latorre de la
Subdirección de Gestión
Cultural y Artística va a
realizar un
acompañamiento a los
proyectos en la ejecucion
de sus actividades
En el Programa ECL de las
versiones anteriores no era
común hacer visitas
presenciales a los
proyectos
Resultados
Con el fin de tener un
registro visual , registro en
formatos de SCRD
(Actas de Reunion y lista
de asistencia)y check list .

CHECK LIST
Importante
No es ningún tipo de
auditoría ni control a
proyectos.
Objetivo
Tener un panorama más
claro en la ejecución del
proyecto, evidenciando
las actividades
realizadas, número de
personas beneficiadas,
duración de actividades,
etc.

BALANCE
PROYECTOS

Seguimiento
administrativo
1.Balance Financiero
2.Informe Financiero
3.Recomendaciones Informe Financiero
4.Segundo desembolso

Fecha de inicio de ejecución: Aprobación de
Póliza
Plan de mejora: noviembre 2022
Reporte Financiero: 05 Primeros días del mes

EJECUCION
FINANCIERA Y
CONTABLE

Presupuesto.

OBSERVACIONES
Y SUGERENCIAS
Sugerencias para errores mas comunes:
1.Diligenciar de manera adecuada el encabezado
del informe
2.Entregar informe en Excel para mayor Claridad
(no en pdf)
3.Evitar espacios en blanco.
4.Revisar bien las sumatorias de los campos.
5.Las retenciones solo aplican cuando el
constructor es una Persona Jurídica (tener en
cuenta valores totales).
6.Evitar gastos de honorarios en rubros que no
sean de Talento Humano

RECOMENDACIONES
IMPORTANTES

1.Dar seguimiento al presupuesto evitando gastos adicionales.
2.Evitar los recibos de caja.
3.Ejecutar el valor total del proyecto asignado por la
resolución.
4.Las retenciones y los descuentos tributarios se deben asumir
por el constructor. El reporte debe ser igual al valor del
incentivo.
5.Únicamente hacer entrega del formato en Excel. Los
soportes los conservan de manera ordenada. Se podrán
solicitar en una visita programada.
6.Los soportes deben corresponder al informe financiero.
7.El reporte financiero es acumulativo. Corroborar que esté
ajustado y las sumatorias de manera adecuada.
8.No incurrir en gastos “no aceptables”

RECORDATORIO
Facturas - Asociar:
Llevar evidencia fotográfica del elemento o
insumo adquirido.
Comprobante de egreso
Cuentas de cobro Talento Humano- Asociar:
Cédula de ciudadanía
Rut
Informe de actividades
Certificación afiliación a EPS
Comprobante de egreso
Cuenta de cobro Elementos - Asociar:
Cédula de ciudadanía
Rut
Registro fotográfico
Actas de entrega (si aplica)
Comprobante de egreso

FACTURA
ELECTRÓNICA

CUENTA DE COBRO

SOPORTES COMPROBANTE
DE EGRESO

SOPORTES NO
VÁLIDOS

Formato para presentar
mensualmente
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