2. Il Competence Center
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Nella logica di essere punto di riferimento tecnologico
sull’utilizzo del PDF/A come formato standard, CM
Trading, con altri partner italiani e con
il supporto del Competence Center World Wide, ha
creato il PDF/A Competence Center Italia.
L’elenco dei fondatori:
• Bridge Technologies
• C.M. Trading
• E-Mission
• EDEX
• Intellidoc
• Soluzioni Subito
• Stabilimenti Tipografici Colombo
• TecnoSolutions
Dott. Raffaele Bernardinello
Direttore Tecnico
Gruppo CMT http://www.pdfa.org
3. PDF (Portable Document Format)
standard “de facto” per l’archiviazione
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PDF rappresenta oggi lo standard per quanto riguarda la
gestione documentale:
- La facilità di lettura, l’indipendenza rispetto al S.O. e
all’HW, la presenza di viewer gratuiti ne hanno favorito
la distribuzione
- La presenza di meccanismi di compressione lo rendono
“leggero”
- E’ relativamente facile creare un PDF da qualunque
documento (presenza di diversi SW)
- E’ un formato “aperto”
PDF è lo standard per l’archiviazione ?
- Molti ERP oggi generano direttamente documenti PDF per
l’archiviazione
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Direttore Tecnico
Gruppo CMT
4. Uno formato per l’archiviazione
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Il PDF “ben fatto” oggi garantisce la buona riproducibilità
del documento, ma tra 100 anni ?
- In 40 anni sono cambiati i supporti informatici
(dalle schede perforate ai floppy disk)
- I software documentali sono evoluti in maniera frenetica
- Alcuni software sono spariti dal mercato alcuni sono in via
di abbandono
- Aziende una volta leader di mercato non esistono più
- Il formato PDF stesso dal 1993 ad oggi ha subito una forte
evoluzione
Tutto questo rende critica la garanzia di poter accedere ad
un documento nella sua forma originale.
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Direttore Tecnico
Gruppo CMT
5. Serve uno standard
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Oggi il formato PDF, da solo, non risolve realmente tutti i
problemi di compatibilità che potrebbero rendere
illeggibile un documento in un futuro:
- La gestione dei caratteri (se non embeddati)
- La gestione del profilo colore
- Utilizzo di layer
- Ecc..
Serve uno standard tale da garantire:
- Che il documento non sia criptato e quindi sempre
leggibile
- Che possa essere visualizzato e stampato nella forma
originale
- Che sia indipendente da H/W e S/W
Dott. Raffaele Bernardinello
Direttore Tecnico
Gruppo CMT - Che sia auto consistente (non necessiti di risorse esterne)
6. Cos’è il PDF/a ?
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Il PDF/a è uno standard ISO che soddisfa le esigenze di
archiviazione a lungo termine:
- non deve essere criptato
- non deve avere un formato proprietario
- non deve dipendere da codice proprietario o comunque
dipendere da licenze terze
- Deve poter essere visualizzato e stampato nella forma
originale, ovvero senza variazioni di nessun tipo
- Deve essere indipendente da H/W e S/W
- Deve essere auto-consistente (non necessitare di
risorse esterne)
- Deve poter supportare la presenza MetaDati
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7. Cos’è il PDF/a ?
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Il PDF/a è uno standard ISO:
• Basato sulla versione PDF 1.4
• Tutti i fonts devono essere incorporati
(compresi Curier, Helvetica, ecc…)
• Ha il profilo colore incapsulato (Es. sRGB)
• Supporta la compressione delle immagini con ZIP e
JPEG (Non supporta compressione LZW)
• Non permette le trasparenze
• Non permette i layer
• Non permette le immagini alternative
• Supporta la presenza di Metadati e strutture dati in XML
• Supporta la firma digitale
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8. Lo standard PDF/a solo per l’archiviazione a
lungo termine ?
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I vantaggi che nascono dall‘utilizzo di uno standard ISO
sono indipendenti dall‘utilizzo che viene fatto del file
PDF/a, al di la quindi dell‘archiviazione a lungo
termine:
• Generazione di un flusso PDF standard „ben fatto“
utile anche per il mondo della stampa massiva
• Utilizzo di un formato standard ISO per l‘archiviazione
a lungo termine (compresa l‘archiviazione sostitutiva)
• Nessun problema anche sul riutilizzo dei documenti ad
esempio per la ristampa
• Lo stesso formato utilizzato per l‘invio in e-mail,
pertanto il destinatario riceve un documento
facilmente archiviabile e stampabile
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1 October, 2010 8
9. PDF/a lo standard per la gestione documentale
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Archiviazione: PDF, TIFF, JPEG, ecc.. -> PDF/a
E-Mail: Test, HTML, GIF, JPEG,
PDF, ecc… -> PDF/a
Stampa: AFP, PS, PDF, ecc.. -> PDF/a
PDF/a può diventare lo standard per l‘intero ciclo
di gestione documentale, dall‘archiviazione a
lungo termine alla stampa massiva
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1 October, 2010 9
10. Come rendersi PDF/a compliant ?
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La scelta PDF/a implica cambiare il proprio work-flow
documentale
Caso 1 -> i documenti vengono creati direttamente in
PDF/a oppure vengono convertiti attraverso
plug-in o software di conversione
Caso 2 -> i documenti vengono convertiti in PDF/a
attraverso un software di conversione
massivo
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1 October, 2010 10
11. Come rendersi PDF/a compliant ?
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Caso 1 – esportazione o conversione singola
E‘ il più semplice, esistono sul mercato ormai diversi
motori di composizione in grado di generare
direttamente PDF/a, come esistono editor di testo in
grado di salvare in forma nativa PDF/a ma anche
prodotti e driver che effettuano una conversione in
PDF/a
- Office 2007, contiene l‘uscita nativa in PDF/a del
documento
- utilizzo di Adobe Distiller (Acrobat 8)
- PDFTools
- Ecc…
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1 October, 2010 11
12. Come rendersi PDF/a compliant ?
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Caso 2 – conversione massiva
E‘ il più complesso, in quanto la qualità della
conversione dipende molto dalla qualità del
documento in ingresso.
Esistono diversi software in grado di operare conversioni
massive da formati diversi in PDF/a
• Compart
• PDFLib
• ecc…
Le problematiche principali sono legate:
- Gestione dei fonts in particolare se gestite con
codifiche non univoche (Unicode)
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- Gestione dei layer e delle grafiche
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1 October, 2010 12
13. Anomalie in conversione
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30 April, 2008 Title of the presentation 13
14. Anomalie in conversione
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30 April, 2008 Title of the presentation 14
15. www.pdfa.org
Case History: Gruppo CMT
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16. Il Gruppo CMT
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Il Gruppo CMT nasce dall'unione di esperienze e
professionalità maturate nel mercato della Gestione
Documentale.
In quasi 20 anni di attività, esclusivamente dedicati allo
sviluppo di soluzioni e servizi per la Gestione
Documentale, abbiamo garantito ai nostri clienti
innovazione, qualità e profittabilità.
Servizi:
-Trattamento dati
-Document composition
-Delivery multicanale
-Archiviazione documentale e sostitutiva
-Ottimizzazione dei flussi di stampa
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Direttore Tecnico
Gruppo CMT
-Reverse Hybrid Mail
17. I numeri del Gruppo CMT
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I dati di produzione annuale
4 milioni di documenti deliveraty via e-mail
20 milioni di documenti archiviati
7 milioni di documenti archiviati in forma
sostitutiva
5 milioni di documenti postalizzati in forma
cartacea
Oltre 60 milioni di pagine trattate
Tutto sullo standard PDF/a
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Gruppo CMT
18. Il modello del Gruppo CMT
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L’obiettivo che ha portato all’adozione del
PDF/a come standard:
- Poter gestire un solo formato relativo ad
un flusso documentale, in grado di essere
trasversale a tutte le modalità di
trattamento ed invio del documento
stesso, ovvero ottenere un PDF “ben
fatto”.
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Direttore Tecnico
Gruppo CMT
19. Il modello del Gruppo CMT
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Pre-procedure
Flussi dati
Composizione
(TXT, XLS, MDB, XML,
Tracciati, ecc…)
Elaborazione Spool PDF Conversione Spool PDF/A
Spool PDF (Motore MS ) PDF/A
XML MS XML MS
Spool @, PCL, Conversione PDF
AS400/TXT/RTF
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Gruppo CMT
20. Il modello del Gruppo CMT
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Repository
Agent DB SQL
PDF/A
PDF + chiavi
Archiving
Spool PDF/A
+ XML MS
Agent
PDF + email
MailServer
Spool PDF/A
+ XML MS
Agent
Spool PDF/A Spool PDF/A
PDF + XML Printing
Delivery + XML MS
XML MS
Agent
PDF + MDB
Spool PDF/A DVD
+ XML MS
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Direttore Tecnico
Gruppo CMT
21. Il modello del Gruppo CMT
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Vantaggi ottenuti per i nostri clienti
• Standardizzazione del formato in input
• Utilizzo di un flusso PDF standard „ben fatto“ verso il
mondo della stampa
• Utilizzo di un formato standard ISO per l‘archiviazione
a lungo termine (compresa l‘archiviazione sostitutiva)
• Lo stesso formato utilizzato per l‘archiviazione,
pertanto anche le ristampe dei documenti non
pongono problemi
• Lo stesso formato utilizzato per l‘invio in e-mail,
pertanto il destinatario riceve un documento
facilmente archiviabile e stampabile
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Direttore Tecnico
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1 October, 2010 21
