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Sächsische Landesbibliothek –
                                         Staats- und Universitätsbibliothek
                                         Dresden




Datenerhebung im Kontext
des universitären Controllings und
im politischen Kontext der Universität




                                         DBV-
                                         Managementkommission
Dr. Thomas Bürger, Michael Golsch        München, 26. Juni 2007

                                                                        1
Sächsische Landesbibliothek –
                       Staats- und Universitätsbibliothek
                       Dresden


Drei Fragen:



  Wofür Zahlen?
                       Dr. Thomas Bürger

  Welche Zahlen?       Michael Golsch
                       Datenerhebung im
                       Kontext des Controlling
  Umgang mit Zahlen?




                       DBV-
                       Managementkommission
                       München, 26. Juni 2007

                                                      2
Sächsische Landesbibliothek –
Staats- und Universitätsbibliothek
Dresden




Dr. Thomas Bürger
Michael Golsch
Datenerhebung im
Kontext des Controlling




DBV-
Managementkommission
München, 26. Juni 2007

                               3
Sächsische Landesbibliothek –
Staats- und Universitätsbibliothek
Dresden




Dr. Thomas Bürger
Michael Golsch
Datenerhebung im
Kontext des Controlling




DBV-
Managementkommission
München, 26. Juni 2007

                               4
Sächsische Landesbibliothek –
Staats- und Universitätsbibliothek
Dresden




Dr. Thomas Bürger
Michael Golsch
Datenerhebung im
Kontext des Controlling




DBV-
Managementkommission
München, 26. Juni 2007

                               5
Welche Zahlen?
   SLUB – eine Spinne im Netz
                            Ministerium
                 Verbund                   Kuratorium
  Freundes-
  gesellschaften                                  Projektpartner


Nutzergruppen                                      TU-Leitung
(Fakultäten,                                       Rechenzentrum
Institutionen)                SLUB                 Media Design Center

Kooperationspartner
(Verbände, Bibliotheken)                         Bibliothekskommission


        Presse                                 Direktorenkonferenz
        Öffentlichkeit
                 Gremien         DFG        Verbände
                           Drittmittelgeber
                                                                         6
Sächsische Landesbibliothek –
                                                    Staats- und Universitätsbibliothek
Politik                                             Dresden
  1992 Verfassung des Freistaates Sachsen:
      Kultur und Bildung als Staatsziele
  1996 Gesetz über die SLUB
  2007 Große Koalition uneins über
      Hochschulgesetz
      (Personalautonomie, Studiengebühren)
                                                    Dr. Thomas Bürger
Universität                                         Michael Golsch
  TU ist Voll-Universität mit 35.000 Studierenden   Datenerhebung im
  Seit 2006 Herausbildung von Profillinien und      Kontext des Controlling
  Exzellenzclustern


Bibliothek
  Stärkung durch Konzentration
  Reduktion der Stellen von 403 auf 280 in 8 Abt.   DBV-
  Reduktion der Standorte auf 6                     Managementkommission
                                                    München, 26. Juni 2007

                                                                                   7
8
Sächsische Landesbibliothek –
                                   Staats- und Universitätsbibliothek
                                   Dresden


Kennzahlen-Erhebung


täglich                       3
wöchentlich                   6
                                   Dr. Thomas Bürger
monatlich                     51   Michael Golsch
                                   Datenerhebung im
quartalsweise                 48   Kontext des Controlling


halbjährlich                  3
jährlich                      7

                                   DBV-
                                   Managementkommission

  zusätzlich Nutzerumfragen        München, 26. Juni 2007

                                                                  9
Sächsische Landesbibliothek –
Staats- und Universitätsbibliothek
Dresden




Dr. Thomas Bürger
Michael Golsch
Datenerhebung im
Kontext des Controlling




DBV-
Managementkommission
München, 26. Juni 2007

                               10
Sächsische Landesbibliothek –
                                                      Staats- und Universitätsbibliothek
Umgang mit Zahlen                                     Dresden




Ziel:
   ergebnisorientierte Selbststeuerung
analog zur gleichnamigen Studie der
TU Dresden und des CHE
                                                      Dr. Thomas Bürger

3-Säulen-Programm:                                    Michael Golsch
                                                      Datenerhebung im
                                                      Kontext des Controlling


               Aufgabenorientierung




                                                      DBV-
Leistungsorientierung       Innovationsorientierung   Managementkommission
                                                      München, 26. Juni 2007

                                                                                     11
Sächsische Landesbibliothek –
                              Staats- und Universitätsbibliothek
                              Dresden


Übergeordnete Ziele (3 x W)



   Wirtschaftlichkeit
                              Dr. Thomas Bürger
   Wirkungsgrad               Michael Golsch
                              Datenerhebung im
                              Kontext des Controlling
   Wettbewerbsfähigkeit




                              DBV-
                              Managementkommission
                              München, 26. Juni 2007

                                                             12
Sächsische Landesbibliothek –
                                       Staats- und Universitätsbibliothek
                                       Dresden


Aktuelle Rahmenbedingungen



  Eigenbewirtschaftung von Einnahmen
                                       Dr. Thomas Bürger
  Leistungsentgelt noch ungeregelt     Michael Golsch
                                       Datenerhebung im
                                       Kontext des Controlling
  Einstellungsstopp, sehr schmaler
  Korridor für Neueinstellungen



                                       DBV-
                                       Managementkommission
                                       München, 26. Juni 2007

                                                                      13
Sächsische Landesbibliothek –
                                        Staats- und Universitätsbibliothek
                                        Dresden


Ziele



  Globalhaushalt
                                        Dr. Thomas Bürger
  Gebührenfreiheit                      Michael Golsch
                                        Datenerhebung im
                                        Kontext des Controlling
  Outputorientierte Betriebssteuerung




                                        DBV-
                                        Managementkommission
                                        München, 26. Juni 2007

                                                                       14
Sächsische Landesbibliothek –
                                           Staats- und Universitätsbibliothek
                                           Dresden


Was Zahlen (noch) nicht sagen



  Wertschöpfung / Wirtschaftlichkeit von
  Kultur- und Bildungsarbeit               Dr. Thomas Bürger
                                           Michael Golsch
  Intrinsische Werte kultureller und       Datenerhebung im
                                           Kontext des Controlling
  wissenschaftlicher Überlieferung




                                           DBV-
                                           Managementkommission
                                           München, 26. Juni 2007

                                                                          15
Sächsische Landesbibliothek –
Staats- und Universitätsbibliothek
Dresden




Dr. Thomas Bürger
Michael Golsch
Datenerhebung im
Kontext des Controlling




DBV-
Managementkommission
München, 26. Juni 2007

                               16
Reporting und Geschäftsgangsoptimierung   Sächsische Landesbibliothek –
                                          Staats- und Universitätsbibliothek
                                          Dresden




Reporting als Dreh- und Angelpunkt
des Controlling = Gestaltung


Ausgangssituation                         Dr. Thomas Bürger
                                          Michael Golsch

Ansatz       ► Reporting                  Datenerhebung im
                                          Kontext des Controlling

             ► Commitment und Kontrakte

             ► Strukturen
                                          DBV-
Ergebnisse                                Managementkommission
                                          München, 26. Juni 2007

                                                                         17
Reporting und Geschäftsgangsoptimierung               Sächsische Landesbibliothek –
                                                      Staats- und Universitätsbibliothek
                                                      Dresden


Ausgangssituation
150.000
                               Zugang: Bücher,
                               Zeitschriften (Bde.)
100.000
                               2004         64.547
 50.000
                               2005         85.850    Dr. Thomas Bürger
          2004   2005   2006
     0                                                Michael Golsch
                               2006       145.936     Datenerhebung im
                                                      Kontext des Controlling




                                                      DBV-
                                                      Managementkommission
                                                      München, 26. Juni 2007

                                                                                     18
Reporting und Geschäftsgangsoptimierung                                                Sächsische Landesbibliothek –
                                                                                       Staats- und Universitätsbibliothek
                                                                                       Dresden


Ausgangssituation
150.000
                                                                Zugang: Bücher,
                                                                Zeitschriften (Bde.)
100.000
                                                                2004         64.547
  50.000
                                                                2005         85.850    Dr. Thomas Bürger
               2004           2005               2006
         0                                                                             Michael Golsch
                                                                2006       145.936     Datenerhebung im
                                                                                       Kontext des Controlling
450

400                                                             Personalabbau
350                                                             (Stellenplan)
300

250
                                                                2003 – 2006: - 11 %
200

150

100                                                                                    DBV-
 50                                                                                    Managementkommission
  0                                                             Altersdurchschnitt
       2002   2003   2004   2005   2006   2007    2008   2009                          München, 26. Juni 2007
SLUB   403    373    346    345    332    323      305   290    48,5 Jahre
                                                                                                                      19
Reporting und Geschäftsgangsoptimierung     Sächsische Landesbibliothek –
                                            Staats- und Universitätsbibliothek
                                            Dresden


Ausgangssituation

 Quantitäten

 Personal
                                            Dr. Thomas Bürger
 Durchlaufzeit        Durchschnitt 2006:    Michael Golsch
                                            Datenerhebung im
                      78 Kalendertage
                                            Kontext des Controlling

 Strukturen           Ineffizienzen:
                      Org., Prozesse

 Technologien         Ineffizienzen
                                            DBV-
                                            Managementkommission
 Qualitäten           • Freihand vs. Mag.   München, 26. Juni 2007

                      • Ausbau LBS                                         20
Reporting und Geschäftsgangsoptimierung
Ansatz
Stichproben/Projekte




                                          21
Reporting und Geschäftsgangsoptimierung
Ansatz
Stichproben/Projekte


                 Reporting   Commitment    Strukturen

                 Mengen      TU Dresden   Organisation
                 Zeiten      Kuratorium   Prozesse
                 Geld        SLUB




                                                         22
Reporting und Geschäftsgangsoptimierung
Ansatz
Stichproben/Projekte


                  Reporting   Commitment    Strukturen

                  Mengen      TU Dresden   Organisation
                  Zeiten      Kuratorium   Prozesse
                  Geld        SLUB
  ELZ
  Kostenstellen




                                                          23
Reporting und Geschäftsgangsoptimierung     Sächsische Landesbibliothek –
                                            Staats- und Universitätsbibliothek
                                            Dresden


Ansatz: ELZ = „Elektronischer Laufzettel“




                                            Dr. Thomas Bürger
                                            Michael Golsch
                                            Datenerhebung im
                                            Kontext des Controlling




                                            DBV-
                                            Managementkommission
                                            München, 26. Juni 2007

                                                                           24
Reporting und Geschäftsgangsoptimierung              Sächsische Landesbibliothek –
                                                     Staats- und Universitätsbibliothek
                                                     Dresden


Ansatz: ELZ = „Elektronischer Laufzettel“


                            Datenbank
                            Open source:
                              Postgresql             Dr. Thomas Bürger
                                                     Michael Golsch
                              Perl (open source)
                                                     Datenerhebung im
                              Apache (open source)
                                                     Kontext des Controlling


  teamweise für jede Monografie:
    Eingangs- und Ausgangszeit,
    Berechnung der Bearbeitungsdauer

                                                     DBV-
  per Report: teamweise wöchentlich (montags)        Managementkommission
    Mengen (Eingang vs. Ausgang, Differenz)          München, 26. Juni 2007
    Durchlaufzeit in Kalendertagen
                                                                                    25
Reporting und Geschäftsgangsoptimierung                           Sächsische Landesbibliothek –
                                                                  Staats- und Universitätsbibliothek
                                                                  Dresden


Ansatz: ELZ = „Elektronischer Laufzettel“

Beispiel: Team Ingenieurwiss./ Wiwi – bearb. Medien


Team          Zugang        Zugang      Abgang    Dauer
                  Neuzug.     Änderg.
                                                                  Dr. Thomas Bürger
Januar              788            7      3.404      36           Michael Golsch

Februar           2.032            4      1.561       7           Datenerhebung im
                                                                  Kontext des Controlling
März              1.894          68       2.147      13
April             1.570            2      1.250      21
Mai               2.880        152        2.719      20
Juni*             1.401        527        2.047      15
                                                                  DBV-
                                                                  Managementkommission
Summe           10.565         760       13.128   Durchschnitt:   München, 26. Juni 2007
                                                    15,33
* Stand: 25. Juni 2007                                                                           26
Reporting und Geschäftsgangsoptimierung       Sächsische Landesbibliothek –
                                              Staats- und Universitätsbibliothek
                                              Dresden


Ansatz: Kostenstellenrechnung

HIS            Kontenstandsliste
               2x wöchentlich aktualisiert,
               permanent im Intranet
                                              Dr. Thomas Bürger

HIS            Mittelabfluss nach Teams       Michael Golsch
                                              Datenerhebung im
               2x täglich aktualisiert,
                                              Kontext des Controlling
               permanent im Intranet


LIBERO,        Mittelabfluss + Bestellquote
Excel          alternierend 14tägig
               a) aggregiert: Monogr. / LBS
               b) nach Kostenstellen          DBV-
                                              Managementkommission
                                              München, 26. Juni 2007

                                                                             27
Reporting und Geschäftsgangsoptimierung
Ansatz
Stichproben/Projekte


                  Reporting   Commitment    Strukturen

                  Mengen      TU Dresden   Organisation
                  Zeiten      Kuratorium   Prozesse
                  Geld        SLUB
  ELZ
  Kostenstellen




                                                          28
Reporting und Geschäftsgangsoptimierung
Ansatz
Stichproben/Projekte


                  Reporting               Commitment    Strukturen

                  Mengen                  TU Dresden   Organisation
                  Zeiten                  Kuratorium   Prozesse
                  Geld                    SLUB
  ELZ
  Kostenstellen          Etatverteilung
                         6 Wochen GG




                                                                      29
Reporting und Geschäftsgangsoptimierung           Sächsische Landesbibliothek –
                                                  Staats- und Universitätsbibliothek
                                                  Dresden


Ansatz: Commitment und Kontrakte

 nach außen: TU Dresden, Kuratorium der SLUB

     Etatverteilung, univ. Mono:   1,476 Tsd. €
     print                                        Dr. Thomas Bürger
                           LBS:      246 Tsd. €
                                                  Michael Golsch

   + 225 Tsd. €           ZS:      2,394 Tsd. €   Datenerhebung im
                                                  Kontext des Controlling

                    LB    Mono:     356 Tsd. €
                          Samml.: 197 Tsd. €

   Monografienetat: 2,303 Tsd. €
                                                  DBV-
                                                  Managementkommission
     Bearbeitungszeit     6 Wochen G-Gang         München, 26. Juni 2007

                                                                                 30
Reporting und Geschäftsgangsoptimierung                Sächsische Landesbibliothek –
                                                       Staats- und Universitätsbibliothek
                                                       Dresden


Ansatz: Commitment und Kontrakte

 nach innen: SLUB


     Bearbeitungszeit      6 Wochen G-Gang
                                                       Dr. Thomas Bürger
                                                       Michael Golsch
     Durchsatz, Umsatz     monatl.    9.300 Bde.       Datenerhebung im
                                                       Kontext des Controlling
                           wöchentl. 50.000 €

     Kontinuität           „Eingang = Ausgang!“

     Orientierung an HIS   „ bis zu 30 Min. pro Bd.“
                                                       DBV-
                                                       Managementkommission
                                                       München, 26. Juni 2007

                                                                                      31
Reporting und Geschäftsgangsoptimierung
Ansatz
Stichproben/Projekte


                  Reporting               Commitment    Strukturen

                  Mengen                  TU Dresden   Organisation
                  Zeiten                  Kuratorium   Prozesse
                  Geld                    SLUB
  ELZ
  Kostenstellen          Etatverteilung
                         6 Wochen GG




                                                                      32
Reporting und Geschäftsgangsoptimierung
Ansatz
Stichproben/Projekte


                  Reporting               Commitment    Strukturen

                  Mengen                  TU Dresden   Organisation
                  Zeiten                  Kuratorium   Prozesse
                  Geld                    SLUB            Integrierter
  ELZ
                                                          G-Gang,
  Kostenstellen          Etatverteilung
                                                          Teamstruktur
                         6 Wochen GG




                                                                         33
Reporting und Geschäftsgangsoptimierung           Sächsische Landesbibliothek –
                                                  Staats- und Universitätsbibliothek
                                                  Dresden


Ansatz: Strukturen

 Organisation

         integrierter Geschäftsgang
                                                  Dr. Thomas Bürger
         7 Fachteams:
                                                  Michael Golsch
         Ing.-wiss./Wiwi, Math./Naturwiss,
                                                  Datenerhebung im
         Sprachen, Soz.-Kulturwiss., SSG (DFG),
                                                  Kontext des Controlling
         Recht, Medizin

 Prozesse, Technologien

         neue Verfahren: Signaturschilddruck
                                                  DBV-
         bestehende Verfahren:                    Managementkommission
                                                  München, 26. Juni 2007
         Optimierung auf der Mikroebene
                                                                                 34
Reporting und Geschäftsgangsoptimierung
Ergebnisse




                                          35
Reporting und Geschäftsgangsoptimierung
Ergebnisse

 80

 60

 40

 20

  0

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                                                                  36
Reporting und Geschäftsgangsoptimierung
Ergebnisse

 80

 60

 40

 20

  0

        07      08      09      10       11      12      01      02     03      04      05       06

Commitment neu: in 2007 unter 25 Tage, in 2008 max. 22 Tage

2006                                                  2007
Juli    Aug.    Sept.   Okt.    Nov.     Dez.         Jan.     Febr.    März    Apr.    Mai      Juni
7.533   9.913   8.437   9.032   10.989   8.249        13.356   10.285   9.324   8.291   10.169   8.282   59.707
                                                                                                                  37
Sächsische Landesbibliothek –
                                        Staats- und Universitätsbibliothek
                                        Dresden


Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit !



Kontakt:
                                        Dr. Thomas Bürger
buerger@slub-dresden.de                 Michael Golsch
                                        Datenerhebung im
                                        Kontext des Controlling
golsch@slub-dresden.de




                                        DBV-
                                        Managementkommission
                                        München, 26. Juni 2007

                                                                       38

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Datenerhebung im Kontext. Des universitaeren Controllings und im politischen Kontext der Universitaet

  • 1. Sächsische Landesbibliothek – Staats- und Universitätsbibliothek Dresden Datenerhebung im Kontext des universitären Controllings und im politischen Kontext der Universität DBV- Managementkommission Dr. Thomas Bürger, Michael Golsch München, 26. Juni 2007 1
  • 2. Sächsische Landesbibliothek – Staats- und Universitätsbibliothek Dresden Drei Fragen: Wofür Zahlen? Dr. Thomas Bürger Welche Zahlen? Michael Golsch Datenerhebung im Kontext des Controlling Umgang mit Zahlen? DBV- Managementkommission München, 26. Juni 2007 2
  • 3. Sächsische Landesbibliothek – Staats- und Universitätsbibliothek Dresden Dr. Thomas Bürger Michael Golsch Datenerhebung im Kontext des Controlling DBV- Managementkommission München, 26. Juni 2007 3
  • 4. Sächsische Landesbibliothek – Staats- und Universitätsbibliothek Dresden Dr. Thomas Bürger Michael Golsch Datenerhebung im Kontext des Controlling DBV- Managementkommission München, 26. Juni 2007 4
  • 5. Sächsische Landesbibliothek – Staats- und Universitätsbibliothek Dresden Dr. Thomas Bürger Michael Golsch Datenerhebung im Kontext des Controlling DBV- Managementkommission München, 26. Juni 2007 5
  • 6. Welche Zahlen? SLUB – eine Spinne im Netz Ministerium Verbund Kuratorium Freundes- gesellschaften Projektpartner Nutzergruppen TU-Leitung (Fakultäten, Rechenzentrum Institutionen) SLUB Media Design Center Kooperationspartner (Verbände, Bibliotheken) Bibliothekskommission Presse Direktorenkonferenz Öffentlichkeit Gremien DFG Verbände Drittmittelgeber 6
  • 7. Sächsische Landesbibliothek – Staats- und Universitätsbibliothek Politik Dresden 1992 Verfassung des Freistaates Sachsen: Kultur und Bildung als Staatsziele 1996 Gesetz über die SLUB 2007 Große Koalition uneins über Hochschulgesetz (Personalautonomie, Studiengebühren) Dr. Thomas Bürger Universität Michael Golsch TU ist Voll-Universität mit 35.000 Studierenden Datenerhebung im Seit 2006 Herausbildung von Profillinien und Kontext des Controlling Exzellenzclustern Bibliothek Stärkung durch Konzentration Reduktion der Stellen von 403 auf 280 in 8 Abt. DBV- Reduktion der Standorte auf 6 Managementkommission München, 26. Juni 2007 7
  • 8. 8
  • 9. Sächsische Landesbibliothek – Staats- und Universitätsbibliothek Dresden Kennzahlen-Erhebung täglich 3 wöchentlich 6 Dr. Thomas Bürger monatlich 51 Michael Golsch Datenerhebung im quartalsweise 48 Kontext des Controlling halbjährlich 3 jährlich 7 DBV- Managementkommission zusätzlich Nutzerumfragen München, 26. Juni 2007 9
  • 10. Sächsische Landesbibliothek – Staats- und Universitätsbibliothek Dresden Dr. Thomas Bürger Michael Golsch Datenerhebung im Kontext des Controlling DBV- Managementkommission München, 26. Juni 2007 10
  • 11. Sächsische Landesbibliothek – Staats- und Universitätsbibliothek Umgang mit Zahlen Dresden Ziel: ergebnisorientierte Selbststeuerung analog zur gleichnamigen Studie der TU Dresden und des CHE Dr. Thomas Bürger 3-Säulen-Programm: Michael Golsch Datenerhebung im Kontext des Controlling Aufgabenorientierung DBV- Leistungsorientierung Innovationsorientierung Managementkommission München, 26. Juni 2007 11
  • 12. Sächsische Landesbibliothek – Staats- und Universitätsbibliothek Dresden Übergeordnete Ziele (3 x W) Wirtschaftlichkeit Dr. Thomas Bürger Wirkungsgrad Michael Golsch Datenerhebung im Kontext des Controlling Wettbewerbsfähigkeit DBV- Managementkommission München, 26. Juni 2007 12
  • 13. Sächsische Landesbibliothek – Staats- und Universitätsbibliothek Dresden Aktuelle Rahmenbedingungen Eigenbewirtschaftung von Einnahmen Dr. Thomas Bürger Leistungsentgelt noch ungeregelt Michael Golsch Datenerhebung im Kontext des Controlling Einstellungsstopp, sehr schmaler Korridor für Neueinstellungen DBV- Managementkommission München, 26. Juni 2007 13
  • 14. Sächsische Landesbibliothek – Staats- und Universitätsbibliothek Dresden Ziele Globalhaushalt Dr. Thomas Bürger Gebührenfreiheit Michael Golsch Datenerhebung im Kontext des Controlling Outputorientierte Betriebssteuerung DBV- Managementkommission München, 26. Juni 2007 14
  • 15. Sächsische Landesbibliothek – Staats- und Universitätsbibliothek Dresden Was Zahlen (noch) nicht sagen Wertschöpfung / Wirtschaftlichkeit von Kultur- und Bildungsarbeit Dr. Thomas Bürger Michael Golsch Intrinsische Werte kultureller und Datenerhebung im Kontext des Controlling wissenschaftlicher Überlieferung DBV- Managementkommission München, 26. Juni 2007 15
  • 16. Sächsische Landesbibliothek – Staats- und Universitätsbibliothek Dresden Dr. Thomas Bürger Michael Golsch Datenerhebung im Kontext des Controlling DBV- Managementkommission München, 26. Juni 2007 16
  • 17. Reporting und Geschäftsgangsoptimierung Sächsische Landesbibliothek – Staats- und Universitätsbibliothek Dresden Reporting als Dreh- und Angelpunkt des Controlling = Gestaltung Ausgangssituation Dr. Thomas Bürger Michael Golsch Ansatz ► Reporting Datenerhebung im Kontext des Controlling ► Commitment und Kontrakte ► Strukturen DBV- Ergebnisse Managementkommission München, 26. Juni 2007 17
  • 18. Reporting und Geschäftsgangsoptimierung Sächsische Landesbibliothek – Staats- und Universitätsbibliothek Dresden Ausgangssituation 150.000 Zugang: Bücher, Zeitschriften (Bde.) 100.000 2004 64.547 50.000 2005 85.850 Dr. Thomas Bürger 2004 2005 2006 0 Michael Golsch 2006 145.936 Datenerhebung im Kontext des Controlling DBV- Managementkommission München, 26. Juni 2007 18
  • 19. Reporting und Geschäftsgangsoptimierung Sächsische Landesbibliothek – Staats- und Universitätsbibliothek Dresden Ausgangssituation 150.000 Zugang: Bücher, Zeitschriften (Bde.) 100.000 2004 64.547 50.000 2005 85.850 Dr. Thomas Bürger 2004 2005 2006 0 Michael Golsch 2006 145.936 Datenerhebung im Kontext des Controlling 450 400 Personalabbau 350 (Stellenplan) 300 250 2003 – 2006: - 11 % 200 150 100 DBV- 50 Managementkommission 0 Altersdurchschnitt 2002 2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 München, 26. Juni 2007 SLUB 403 373 346 345 332 323 305 290 48,5 Jahre 19
  • 20. Reporting und Geschäftsgangsoptimierung Sächsische Landesbibliothek – Staats- und Universitätsbibliothek Dresden Ausgangssituation Quantitäten Personal Dr. Thomas Bürger Durchlaufzeit Durchschnitt 2006: Michael Golsch Datenerhebung im 78 Kalendertage Kontext des Controlling Strukturen Ineffizienzen: Org., Prozesse Technologien Ineffizienzen DBV- Managementkommission Qualitäten • Freihand vs. Mag. München, 26. Juni 2007 • Ausbau LBS 20
  • 22. Reporting und Geschäftsgangsoptimierung Ansatz Stichproben/Projekte Reporting Commitment Strukturen Mengen TU Dresden Organisation Zeiten Kuratorium Prozesse Geld SLUB 22
  • 23. Reporting und Geschäftsgangsoptimierung Ansatz Stichproben/Projekte Reporting Commitment Strukturen Mengen TU Dresden Organisation Zeiten Kuratorium Prozesse Geld SLUB ELZ Kostenstellen 23
  • 24. Reporting und Geschäftsgangsoptimierung Sächsische Landesbibliothek – Staats- und Universitätsbibliothek Dresden Ansatz: ELZ = „Elektronischer Laufzettel“ Dr. Thomas Bürger Michael Golsch Datenerhebung im Kontext des Controlling DBV- Managementkommission München, 26. Juni 2007 24
  • 25. Reporting und Geschäftsgangsoptimierung Sächsische Landesbibliothek – Staats- und Universitätsbibliothek Dresden Ansatz: ELZ = „Elektronischer Laufzettel“ Datenbank Open source: Postgresql Dr. Thomas Bürger Michael Golsch Perl (open source) Datenerhebung im Apache (open source) Kontext des Controlling teamweise für jede Monografie: Eingangs- und Ausgangszeit, Berechnung der Bearbeitungsdauer DBV- per Report: teamweise wöchentlich (montags) Managementkommission Mengen (Eingang vs. Ausgang, Differenz) München, 26. Juni 2007 Durchlaufzeit in Kalendertagen 25
  • 26. Reporting und Geschäftsgangsoptimierung Sächsische Landesbibliothek – Staats- und Universitätsbibliothek Dresden Ansatz: ELZ = „Elektronischer Laufzettel“ Beispiel: Team Ingenieurwiss./ Wiwi – bearb. Medien Team Zugang Zugang Abgang Dauer Neuzug. Änderg. Dr. Thomas Bürger Januar 788 7 3.404 36 Michael Golsch Februar 2.032 4 1.561 7 Datenerhebung im Kontext des Controlling März 1.894 68 2.147 13 April 1.570 2 1.250 21 Mai 2.880 152 2.719 20 Juni* 1.401 527 2.047 15 DBV- Managementkommission Summe 10.565 760 13.128 Durchschnitt: München, 26. Juni 2007 15,33 * Stand: 25. Juni 2007 26
  • 27. Reporting und Geschäftsgangsoptimierung Sächsische Landesbibliothek – Staats- und Universitätsbibliothek Dresden Ansatz: Kostenstellenrechnung HIS Kontenstandsliste 2x wöchentlich aktualisiert, permanent im Intranet Dr. Thomas Bürger HIS Mittelabfluss nach Teams Michael Golsch Datenerhebung im 2x täglich aktualisiert, Kontext des Controlling permanent im Intranet LIBERO, Mittelabfluss + Bestellquote Excel alternierend 14tägig a) aggregiert: Monogr. / LBS b) nach Kostenstellen DBV- Managementkommission München, 26. Juni 2007 27
  • 28. Reporting und Geschäftsgangsoptimierung Ansatz Stichproben/Projekte Reporting Commitment Strukturen Mengen TU Dresden Organisation Zeiten Kuratorium Prozesse Geld SLUB ELZ Kostenstellen 28
  • 29. Reporting und Geschäftsgangsoptimierung Ansatz Stichproben/Projekte Reporting Commitment Strukturen Mengen TU Dresden Organisation Zeiten Kuratorium Prozesse Geld SLUB ELZ Kostenstellen Etatverteilung 6 Wochen GG 29
  • 30. Reporting und Geschäftsgangsoptimierung Sächsische Landesbibliothek – Staats- und Universitätsbibliothek Dresden Ansatz: Commitment und Kontrakte nach außen: TU Dresden, Kuratorium der SLUB Etatverteilung, univ. Mono: 1,476 Tsd. € print Dr. Thomas Bürger LBS: 246 Tsd. € Michael Golsch + 225 Tsd. € ZS: 2,394 Tsd. € Datenerhebung im Kontext des Controlling LB Mono: 356 Tsd. € Samml.: 197 Tsd. € Monografienetat: 2,303 Tsd. € DBV- Managementkommission Bearbeitungszeit 6 Wochen G-Gang München, 26. Juni 2007 30
  • 31. Reporting und Geschäftsgangsoptimierung Sächsische Landesbibliothek – Staats- und Universitätsbibliothek Dresden Ansatz: Commitment und Kontrakte nach innen: SLUB Bearbeitungszeit 6 Wochen G-Gang Dr. Thomas Bürger Michael Golsch Durchsatz, Umsatz monatl. 9.300 Bde. Datenerhebung im Kontext des Controlling wöchentl. 50.000 € Kontinuität „Eingang = Ausgang!“ Orientierung an HIS „ bis zu 30 Min. pro Bd.“ DBV- Managementkommission München, 26. Juni 2007 31
  • 32. Reporting und Geschäftsgangsoptimierung Ansatz Stichproben/Projekte Reporting Commitment Strukturen Mengen TU Dresden Organisation Zeiten Kuratorium Prozesse Geld SLUB ELZ Kostenstellen Etatverteilung 6 Wochen GG 32
  • 33. Reporting und Geschäftsgangsoptimierung Ansatz Stichproben/Projekte Reporting Commitment Strukturen Mengen TU Dresden Organisation Zeiten Kuratorium Prozesse Geld SLUB Integrierter ELZ G-Gang, Kostenstellen Etatverteilung Teamstruktur 6 Wochen GG 33
  • 34. Reporting und Geschäftsgangsoptimierung Sächsische Landesbibliothek – Staats- und Universitätsbibliothek Dresden Ansatz: Strukturen Organisation integrierter Geschäftsgang Dr. Thomas Bürger 7 Fachteams: Michael Golsch Ing.-wiss./Wiwi, Math./Naturwiss, Datenerhebung im Sprachen, Soz.-Kulturwiss., SSG (DFG), Kontext des Controlling Recht, Medizin Prozesse, Technologien neue Verfahren: Signaturschilddruck DBV- bestehende Verfahren: Managementkommission München, 26. Juni 2007 Optimierung auf der Mikroebene 34
  • 36. Reporting und Geschäftsgangsoptimierung Ergebnisse 80 60 40 20 0 07 08 09 10 11 12 01 02 03 04 05 06 36
  • 37. Reporting und Geschäftsgangsoptimierung Ergebnisse 80 60 40 20 0 07 08 09 10 11 12 01 02 03 04 05 06 Commitment neu: in 2007 unter 25 Tage, in 2008 max. 22 Tage 2006 2007 Juli Aug. Sept. Okt. Nov. Dez. Jan. Febr. März Apr. Mai Juni 7.533 9.913 8.437 9.032 10.989 8.249 13.356 10.285 9.324 8.291 10.169 8.282 59.707 37
  • 38. Sächsische Landesbibliothek – Staats- und Universitätsbibliothek Dresden Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit ! Kontakt: Dr. Thomas Bürger buerger@slub-dresden.de Michael Golsch Datenerhebung im Kontext des Controlling golsch@slub-dresden.de DBV- Managementkommission München, 26. Juni 2007 38