Este documento ofrece tres oraciones o menos que resumen la información clave: Ser organizado aumenta la efectividad personal y laboral al proporcionar metodologías como AEA para organizar información mediante análisis, estrategia y acción, así como técnicas como las 4 rutas de la información y ejemplos para manejar tarjetas de presentación de manera eficiente.

1. Título documento
Se r organiza do a umenta tu efect iv idad personal y labora l
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S er orga niza do aumenta tu e fectivida d pe rsonal y la bora l. Documento pa ra desca rga r. M arzo
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2. Tabla de Contenido
1. El co ncepto de organizació n ................................................. 3
1.1 Definición de organización ..................................................... 3
1.2 Relación organización - funcionalidad ...................................... 3
1.3 M itos acerca de la organización.............................................. 3
2. La orga nización y su pr oyecto de empresa ........................ 4
3. Metodología para or ganizar la información ....................... 5
3.1 M etodología AEA............................................................... 5
3.2 Técnicas/Trucos para organizar la infor ación...................... 6
m
3.2.1. L as 4 rut as de la información.....................................6
3.2.3. L os t rucos para gestionar la inf ormación .....................7
4. Ejemplos de so luciones para orga nizar la información .... 7
4.1 M anejo tarjetas de presentación ......................................... 7
4.2 Manejo de papeles/documentos recopilados ......................... 8
4.3 M anejo de información de desembolsos en la etapa inicial...... 9
5 Refere ncias bibliográficas ................................................. 10
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3. Se r organiza do a umenta tu efect iv idad personal y labora l
1. El concepto de organización
1. 1 D efinición de orga nización
Conceptos como ritmo, ar onía y equilibrio están asociados con la
m
organización y se refieren a cóm o se siente la persona organizada,
constituyendo un acercam iento subjetivo; adicionalmente, verbos como
ajustar, preparar y com binar se asocian a las acciones que conducen a la
organización. Es decir, para organizarse hay que actuar.
Por otro lado, organizarse no es muchas cosas.
No es botar1
No es tener espacios perfectos
No es un fin
1. 2 Rela ción organiza ción - funciona lidad
Si una persona encuentra lo que está buscando y/o logra lo que se ha
propuesto y, además, se encuentra satisfecho con el resultado (porque
coincide con sus metas, con su proyecto de vida) se puede decir que es una
persona organizada.
El concepto organización no está atado al cómo se ven las cosas, sino a
cómo funcionan.
1. 3 Mitos acerca de la organización
Ser organiza do implica un talento e special: Aunque es posible
que algunas personas manifiesten mayor talento o facilidad que
otras, ser organizado no es un don. Es una habilidad y, como tal, se
aprende.
El proce so para orga nizarse es comple jo: Existen unos pasos y
un orden para emprender iniciativas de organización. Si se
desconocen o si se abordan en desorden, todo se dificulta. Pero no
porque la tarea en sí sea difícil, sino porque no se afronta como
corresponde.
O rga nizarse obstaculiza la creat iv idad: la organización despierta
el proceso creativo porque todo lo que debe funcionar, si organizado,
lo hará adecuadamente, liberando energía y tiempo para la creación,
para la innovación.
1
Basado en Julie Morgenstern. Organizing from the Inside Out, 2004
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4. 2. La orga nización y su proyecto de empre sa
Los emprendedores están expuestos a múltiples frentes de acción al
inicio de su proyecto, pues es el momento para recopilar información,
para depurar la idea de negocio, para entender las implicaciones legales
de la misma, para definir el lugar para el negocio, el nombre, el
producto, los p recios; en esta etapa se realiza el análisis de
competencia, se tram itan perm is os, certificaciones.
Se identifican cuatro pilares que requieren gestión: las tareas, el tiem po,
el espacio y la información. Para cada uno de estos pilares existen
herramientas y técni cas de organización que perm iten ser más eficientes
y sacar adelante el proyecto emprendedor con mayor robustez y
seguridad.
La s t areas (el qué): son todos aquello s asuntos pendientes que
requieren acción.
Tres elementos a tener en cuenta en la gestión de tareas:
Escribir las tareas
Escoger la herram ienta que más se ajuste a su estilo
Agrupar las tareas. Algunos ejem plos de categorías de tareas2
son las siguientes:
Llamadas
Diligencias
Tareas delegadas
Computador
O ficina
El t iempo (el cuándo): los asuntos pendientes se ejecutan en el
tiempo, así como los eventos o citas suceden en el tiempo.
Tres elementos a tener en cuenta en la gestión del tiempo:
Escribir los comprom isos
Registrar solamente tres tipos de datos en un calendario.
• Citas: reuniones con otras personas.
• Información para ese día: Ejem plos: cumpleaños,
vencimientos (de pagos, de impuestos, de pasaporte,
etc.)
• Tarea que se desarrolla ese día: de la lista de tareas se
trasladan al calendario aquellas que se deciden realizar
ese día (pase lo que pase) y en cualquier momento del
día.
Escoger la herram ienta que más se ajuste al estilo.
El espa cio (el dónde): un lugar físico o sede donde se centralizan las
operaciones.
Tres elementos a tener en cuenta en la gestión del espacio:
2
Con cepto propuesto po r David Allen en Org anízat e con E fi cacia (2001)
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5. Identificar el Centro de Operaciones, es decir, el espacio en el
cual se concentran la ejecu ción de las tareas, la conservación
de documentos, la labor de planeación.
Garantizar un espacio de trabajo bien dotado y diseñado.
Asignar lugares para almacenamiento.
La información: a este pilar se le dedicará el resto de este
documento.
3. Metodología para orga nizar la información
Un adecuado manejo de la infor ación (física, virtual o que percibimos a
m
través de los sentidos) que nos llega o que recopilam os en la fase inicial
del proyecto productivo, permite procesarla y gestionarla de forma
expedita, ordenada y efectiva, repercutiendo en form a directa en la
producti vidad de nuestro negocio.
Para hacerle frente a los volúmenes de información física, existen
metodologías como la AEA.
3.1 Metodología AEA
A – Análisis
E – Estrategia
A – Acción
A nálisis: es la p rim era etapa de la metodología y co rresponde al
mom ento en el cual se observa la situación y se descubre la razón
por la cual existe una oportunidad de m ejora. Es el m apa.
Preguntas a hacerse en esta etapa:
¿Qué me está funcionando?
¿Qué no me está funcionando?
¿Qué me está causando el problema?
¿Por qué me quiero organizar?
Est rate gia: la segunda etapa consiste en definir cómo voy a
llegar hasta la m eta que me he trazado. Este es el camino que
decido recorrer para llegar.
Dos elementos para la etapa de diseño de la estrategia:
Planear cóm o quiere que funcione (la información, o el
escritorio, o el archivo, por dar algunos ejemplos); cómo
quiere que se vea, cómo quiere clasificar, cómo necesita
consultar.
Asignar un tiempo: es indispensable asignar un tiempo
en el calendario para el proyecto de organización.
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6. A cción: es la tercera y últim a etapa de la metodología. Es el
“manos a la obra”; es el recorrido de la ruta en el mapa.
Se siguen unos pasos identificados con las siglas aeiou3:
a – Agrupar: se recolecta todo lo que se quiere organizar y se
agrupa por categorías que hagan sentido, de acuerdo con el
tipo de elementos a organizar.
e – Escoger: se revisa su contenido, se escoge lo que se quiere
conservar y se elimina lo que no aporta valor (en el caso de la
información, aquello desactualizado, por ejemplo)
i – Identificar un lugar: los elementos, los documentos, las
pertenencias que se decide conservar deben ubicarse en algún
lugar. En el caso de la organización de infor ación, se
m
identifica si ésta se va a conservar en ca jones, en cajas, en
carpetas, en estant erías.
o – O rganizar: es el momento de ubicar los objetos en el lugar
asignado. Si ha sido necesario, se han adaptado o adquirido
contenedores para que la ubicación sea apropiada y funcional.
u – Usar experiencia: pasado un tiem po se hace uso de la
experiencia para revisar el esquema de organización que se
adoptó, y se realizan los ajustes del caso.
3.2 Técnicas/Trucos para organizar la información
3.2.1. Las 4 rutas de la informació n
Existen cuatro posibles rutas para un documento físico (v.gr. papel,
tarjeta, folleto, carta, recibo, factura, volante, etc.) y éste puede tomar
una o varias de ellas. Son:
A rchivarlo: si el documento debe guardarse para tenerlo de
referencia. Se debe montar un sistema de archivo que permita
consultar de forma expedita.
D elegar el asunt o: si el contenido del documento requiere que
se escoja a otra persona para que haga seguimiento o ejecute la
tarea.
Bota rlo: si el documento o la información es irrelevante y
obsoleta, su destino es la basura.
Gene ra r una tarea: Si el docum ento desencadena una acción a
cargo suyo, se debe consignar dicha acción en el listado de tareas
(organizada por categorías, en lo posible) y el papel físico o bien
se archiva o se bota.
3
El con cepto enf atiza en lo sencillo de lam etodología, tal com o el aeiou en el proceso de aprendizaje.
Adaptado de Julie Morgenstern. Orga nizing f rom the Inside Out, 2004.
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7. 3.2.3. Los tr ucos para ges tio nar la información
Las siguientes son técnicas prácti cas que facilitan el procesamiento de
documentos físicos:
Asignar una bandeja de entrada: debe escogerse un lugar
en el cual se recoja todo aquello que llegue y que requiera
procesamiento.
Aplicar la regla del “parqués”: conocida com o “ficha tocada,
ficha movida”. Una vez se tome un papel en las manos, se
debe decidir qué hacer con él.
M inimizar los erro res técni cos 4: mala calidad de las
carpetas, insuficiente espacio físico para guardar, tam año
inadecuado de los archivadores.
Diferenciar entre archivo acti vo y archivo de referencia:
existen dos niveles de archivo: aquel en el cual se guardan
los documentos de referencia cotidiano – el archi vo acti vo y
aquel que contiene los de referencia esporádica – archivo de
referencia.
Identificar siempre: los documentos deben marcarse, bien
sea en las carpetas o en los sobres o como sea que se
escoja conservarlos.
No p rocrastinar: aplazar sistem áticam ente la tarea de
organizar la información desencadena la sensación de
fracaso, acumulación de m ás papeles e ineficiencia, entre
otras consecuencias.
Dividi r y conquistar: dividir por afinidad los documentos
facilita la búsqueda, que es uno de los objetivos principales
de un buen sistema de organización.
4. Ejem plos de soluciones para orga nizar la información
4.1 Ma nejo tarjetas de presentación 5
En la etapa de creación de em presa existe un flujo grande de contactos
que se adelantan con posibles proveedores, potenciales clientes,
prospectos de socios, asesores, etc.
Tener en cuenta:
4
Con cepto propuesto po r Julie Mo rgenstern en su libro Org anizing fro m the Inside Out, 2004
5
En la jerg a empres arial, el contenido de las tarjeras de presentación se conocen co mo los contactos.
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8. Escriba al dorso de la misma alguna señal que le recuerde el
origen del contacto.
Esco ja la naturaleza de la herramienta que va a utilizar para
construi r la base de datos: electrónica o manual.
Idealmente debe ser un sistem a portátil.
Adhiérase a la herramienta para tener la tranquilidad de que
en un solo lugar se concentran todos los datos de contacto.
El objetivo de organizar las tarjetas es encontrarlas
fácilmente, no guardarlas fácilmente.
Ejem plos de herramientas para administrar tarjetas de presentación:
Manua les
• Cuadernos
• Libreta de tarjetas
• Folder tres argollas
• Rolodex
Elect rónicas
• Hoja de Excel o Word
• Contactos de Outlook (o de Lotus Notes)
• Agenda electrónica
• Celular
• Base de datos (tipo Access)
4. 2 Manejo de pa pe les/document os recopilados
Durante la fase de exploración de la idea de negocio se recopila
abundante información de entidades o fuentes como: Cámara de
Comercio, la DIAN, la Superintendencia de Notariado y Registro, los
potenciales proveedores, los fabricantes del producto, la agencia de
publicidad, el diseñador gráfico, etc.
Tener en cuenta:
Tenga siempre con usted un elemento para acopiar la
información (maletín, sobre, carpeta) cuando esté fuera del
centro de operaciones.
Una vez en su Centro de Operaciones, ubique los
documentos en la bandeja de entrada.
Recuerde que todo documento tiene cuatro rutas:
archi varlo, botarlo, delegarlo o generar una tarea.
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9. Si es para archi var, identifique si es para archivo de
referencia o para archivo activo.
Si tiene espacio limitado para archivar y puede acceder al
documento a través de internet, bote el docum ento físico.
Recuerde m arcar o identificar las carpetas o los lugares en
los cuales conserva los documentos.
Ejemplos de herramientas para administrar papeles/docum entos:
Bandeja de entrada
Archivadores
Carpetas
Revisteros
Folders tipo AZ
Sobres de manila
4. 3 Manejo de información de desembolsos en la eta pa inicia l
En la fase de exploración de una idea de negocio se presentan -y son
inevitables- desembolsos de dinero que deben registrarse, pues hacen
parte de los gastos y/o inversión del proyecto y se constituyen en
información útil para conocer los rubros y las sum as que demanda el
negocio.
Elem entos a tener en cuenta para registrar adecuadamente los
desembolsos durante la etapa de estudio del negocio:
Defina cómo va a registrar los desem bolsos (manual o
electrónicamente) y cíñase al sistema.
Guarde los soportes y regístrelos en el sistema escogido.
Los desembolsos típicos en los cuales incurre un em prendedor
en la fase inicial son:
Capacitación
Suscripciones
Gastos legales
Dotación de oficina
Im agen corporativa
Gastos pre-operativos
Transporte
Ejemplos de herram ientas para m anejar información de desembolsos:
• Cuaderno
• Excel (permite m anejar números más fácilmente) / Word
• Quicken
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10. 5 Referencia s bibliográfica s
ALLEN, David. Organízate con Eficacia. Ediciones Urano, S.A. 2001.
HALAGARDA, Lauren. Detox your inbox: O vercoming e-mail overload. 21st
Annual Conference NAPO . 2009.
MORALES, Patricia. Yo conozco mi desorden. Conferencia en Telefónica
Telecom . 2009.
MORGENST ERN, Julie. Organizing from the Inside Out. Henry Holt and
Company, LLC. 2004.
National Association of Professional O rganizers NAPO . http://napo.net/
O rganize Yourself. http://O rganizeyourselfonline.com
SARNA-JONES, Janine. Change is Good! How to use change models in the
organizing process. 21st Annual Conference NAPO. 2009.
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