S'exposa el cas de la Fundació iBit com a entitat de l'adminsitració pública que utilitza els sistema de gestió de projectes PMBOK. EL curs es va impartir el dia 7 de març al Parc Bit i va estar organitzat per l'Associació de Project Management de les Illes Balears (PM.IB). En aquesta ocasió es presentaran dos casos pràctics d'implantació dins l'Administració Pública: Fundació iBit i IDI.

1. Fundació iBit.
Un cas d’èxit d’implantació d’un mètode de gestió de
projectes a l’administració pública
Xisco Tous
Coordinador Àrea de Salut
Fundació iBit
xisco@ibit.org

2. Contingut
- Fundació iBit
- Introducció
- La necessitat de gestionar
- Tipus de coneixements
- Avantatges
- Experiència de l’iBit
- Necessitat
- Sol·lució
- Projecte
- Resultats

3. Fundació iBit

4. Fundació iBit
• Organisme d’investigació. Anàlisi,
promoció i desenvolupament de les TIC
• Promoció de les TIC entre els ciutadans,
les empreses i les administracions
• Tasca desenvolupada a través de
projectes en col·laboració i cofinançats

5. www.ibit.org

6. Introducció

7. Introducció
La necessitat de gestionar.
- Marcar estratègia i objectius
- Controlar cost i temps
- Administrar recursos
- Assegurar la qualitat
- Comunicar
- Etc...

8. Artesà
Persona que exercita la seva habilitat per fer
certes coses.

9. Enginyer
Professional que aplica els seus
coneixements tècnics per dissenyar un
objecte i en dirigeix i en controla la seva
construcció.

10. Arquitecte
Professional que dissenya els plans per fer
els edificis i en dirigeix i en controla la
seva construcció.

11. Objectiu comú

12. Diferència
• Artesà treballa sol. Executa tot el procés
des de l’inici fins al final.
• Enginyer dirigeix un equip que és
l’encarregat d’executar el procés. Això
implica gestió i coordinació.

13. Àrees de coneixement
• Coneixement tècnic i científic en diferents
àmbits:
– Arquitectura
– Industrial
– Telecomunicacions
– Aeronàutica
– Informàtica
– Electrònica
– Etc...

14. Àrees de coneixement
• Coneixements de gestió:
– Abast
– Temps
– Cost
– Qualitat
– RRHH
– Comunicació
– Risc
– Adquisicions

15. Àrees de coneixement
• La combinació dels coneixements tècnics
amb els de gestió ens permetràn:
– Què s’ha de fer?
– Com?
– Quan es farà?
– Qui?
– Comunicar-ho a l’equip
– ...

16. Avantatges
Disposam d’un mètode formal per avaluar el
projecte.
• Com anam?
• El cap de projecte s’en ha anat
• Necessitem més gent
• Necessitem comprar ....
• Vull resultats ja !!!
• Però, això no havia de fer ...?
• ...

17. Experiència iBit
• Necessitat.
• Com vam començar.
• Implicació de la direcció.
• La metodologia.
• El procés d’implantació.
• Resultats.

18. Necessitat
• Alinear l’activitat amb l’estratègia
• Documentar el coneixement
• Homogeneïtzar la forma de gestionar
• Reduir la corba d’aprenentatge de nous
treballadors
• Justificar el paper de cada un dels
treballadors d’iBit

19. Sol·lució
Projecte és un esforç temporal per crear un
producte, servei o resultat únic.
Tota activitat realitzada per un treballador
d’iBit ha d’estar emmarcada dins un
projecte.
Els projectes s’han d’alinear amb l’estratègia
de l’empresa.
Els projectes s’han de documentar (p.v.
tècnic i gestió).

20. Com vam començar?
• Convèncer a l’organització de la
necessitat.
• Triar un marc de referència. PMBOK.
• Formar un grup que liderarà el procés de
canvi.
• Contractar a un expert per que ens ajudi.
• Definir un projecte.

21. Implicar a la direcció

22. Projecte
F1. Anàlisi de l’estat actual. Detectar coses per
aprofitar i mancançes.
F2. Definir el nou marc.
F3. Adaptar els procediments actuals i
elaborar-ne de nous.
F4. Construir documentació de suport a la nova
metodologia.
F5. Formar al personal.
F6. Implantar.

23. F1. Anàlisi de l’estat actual
Empresa pública que sustenta la seva
activitat executant projectes guanyats a
convocatòries de finançament competitiu o
encomanes de gestió.
En els inicis el tipus de feina que
acceptavem no era tan important, ara sí.
El dèficit generat s’assumia anualment.

24. F1. Anàlisi de l’estat actual
• Punts forts
• Alguns caps de projecte son enginyers. Certa
formació en gestió.
• Equips estàtics.
• Llei de contractació pública.
• Pressupost dels projectes acotat.
• Temps acotat.
• Ben valorats pels nostres clients.

25. F1. Anàlisi de l’estat actual
• Punts dèbils
• Gran part de la plantilla amb titulació mitja.
• No control d’imputació d’esforç.
• Manca de coordinació entre administració i els equips
tècnics pel que fa a costos imputats als projectes.
• Comunicació no planificada.
• Part de l’activitat cau fora dels projectes.
• Gestió no documentada.
• No uniformitat.
• Falta de procediments documetats.
• Etc...

26. F2. Definir el nou marc
• Basat en PMBOK.
• Per a tota l’activitat de la Fundació.
• Per a tot el cicle de vida del projecte.
• Proposta
• Inici
• Planificació
• Execució
• Monitorització i control
• Tancament
• Amb el suport d’eines informàtiques

27. Suport informàtic
• Gestor documental Alfresco

28. Suport informàtic
• Estructura de carpetes
– PROGRAMA
• PROJECTE
– GESTIO
» Acta inici
» Acta tancament
» ADQUISICIONS
» SEGUIMENT
» JUSTIFICACIO
– ENTREGABLES
» EDT 1
» EDT 2

29. Suport informàtic
• OpenProj. Seguiment. No funciona bé.
• Microsoft Project. No disposavem de
llicències ni recursos.
• No tenim eina de seguiment.
– Imputació d’hores.
– Valor Guanyat.
– ...

30. Suport informàtic
• Open PMIS
– Aplicatiu WEB.
– Pretén donar solució integral a tot.
– Incorpora quadre de comandament.

31. F3. Procediments
Cuadro 3-1. Correspondencia entre grupos de procesos y áreas de conocimiento de la
dirección de proyectos Inici
Acta inici
Planificació esforços
Planificació
Pla de projectes
Planificació de les comunicacions
Planificació requisits sistemes
Seguiment
Acta de seguiment
Tancament
Acta de tancament
Execució
Metodologia especifica per cada projecte
Normativa pública de contractació de personal
Llei de contractació pública

32. F4. Documentació de suport
• Procediments documentats.
• Plantilles.

33. F5. Formació
• Formació als caps de projecte.
• Interna.

34. F5. Implantar
• Directrius clares des de direcció.
– Utilitzar la nova metodologia.
– Implantació gradual.
– Eines Open.
• Les eines informàtiques no arriben a
temps.
– Inici manual i Open Proj
– Implantació del gestor documental
– Desenvolupament de PMIS (1 any)

35. Resultats
• El procés d’implantació no s’ha arribat a
completar. Ens hem quedat a la meitat de la
primera passa.
• El software no s’ha acabat de desenvolupar.
No podem fer seguiment quantitatiu de
temps i cost.
• Alguns no han acabat d’entendre la filosofia.
• S’ha confós operativa amb projectes.
• El tractament de les propostes no és el
correcte.

36. Resultats
• No hem aconseguit tot el que volíem però hem avançat molt.
• Tots els projectes tenen un abast, una data d’inici, una data de fi, un
pressupost i un equip de treball assignat.
• Tenim un mètode per controlar l’estratègia, els projectes estan
aprovats per direcció. Podem alinear l’activitat amb l’estratègia.
• Tenim tota la informació centralitzada i ordenada d’una forma comú i
coneguda per tothom. Documentam el coneixement.
• Disposem de procediments de gestió. Reduïm la corba
d’aprenentatge i homogeneïtzam la gestió.
• Tot el personal està assignat a un projecte. El seu paper està
justificat.

37. Moltes gràcies
Xisco Tous
Coordinador Àrea de Salut
Fundació iBit
xisco@ibit.org