Diese Präsentation wurde erfolgreich gemeldet.
Wir verwenden Ihre LinkedIn Profilangaben und Informationen zu Ihren Aktivitäten, um Anzeigen zu personalisieren und Ihnen relevantere Inhalte anzuzeigen. Sie können Ihre Anzeigeneinstellungen jederzeit ändern.

Patrascu Mihaela Hanelore Arhiva Intermediara si Istorica

94 Aufrufe

Veröffentlicht am

Arhiva Intermediara si Istorica Patrascu Mihaela Hanelore

Veröffentlicht in: Software
  • Loggen Sie sich ein, um Kommentare anzuzeigen.

  • Gehören Sie zu den Ersten, denen das gefällt!

Patrascu Mihaela Hanelore Arhiva Intermediara si Istorica

  1. 1. ORGANIZARE SI FUNCTIONARE Patrascu Mihaela Hanelore ARHIVA INTERMEDIARA
  2. 2. ARHIVA INTERMEDIARA Se constituie ca parte funcţional a institu iei/organiza ieiă ţ ţ  Anual, documentele se grupeaz în unit i arhivistice, potrivită ăţ problematicii iş termenelor de p strare stabilite în nomenclatorulă documentelor de arhiv , care seă întocme te de c tre fiecare creator pentruş ă documentele proprii(art. 8 din Legea nr. 16/1996modificat iă ş completat prină Legea nr. 358/2002 din 6 iunie 2002 (M. Of. Partea I, nr. 476 din 03.07.2002),Ordonan a de Urgenţ ţă nr. 39/2006 din 31 mai 2006 (M. Of. Partea I, nr. 486 din 05.06.2006)
  3. 3. Selectia documentelor din arhiva curentă În cadrul fiec rei unit i creatoare i de in toare de documenteă ăţ ş ţ ă func ioneazţ ă câte o comisie de selec ionare, numit prin decizia sau ordinulţ ă conduc torului unit iiă ăţ respective, compus din: un pre edinte, un secretar i un num r impar deă ş ş ă membri numi i din rândul speciali tilor proprii. Aceast comisie seţ ş ă întrune te anual sau ori de câteş ori este necesar, pentru a analiza fiecare unitate arhivistic în parte, stabilindu-i valoareaă practic sauă istoric ; hot rârea luat se consemneaz într-un proces-verbal,ă ă ă ă întocmit potrivit anexei nr. 5.
  4. 4. Etapele procesului de inventariere  Pentru desf urarea unitar a acestei opera iuni arhivistice se impun urm toarele etape:ăş ă ţ ă  prima etap -ă responsabilul cu arhiva va difuza tuturor compartimentelor formularul de inventar (model anexa 2 din Legea 16/1996).  a doua etap - unit ile arhivistice (dosarele) odat constituite, încheiate, certificate, cu toateă ăţ ă datele copertei corect completate[1], se grupeaz peă termene de p strareă ; fiecare compartiment va întocmi atâtea inventare câte termene de p strare sunt prev zute înă ă nomenclator, la compartimentul respectiv ( ex.: permanent, 50 de ani, 20 ani, 10 ani, 5 ani etc.). Registrele, condicile i alte documente preconstituite (imprimate- tipizate) se trec în inventar dupş ă dosare.  a treia etap - completarea inventaruluiă  [1] Pe coperta dosarului se înscriu: denumirea unit ii i a compartimentului creator, num rul deăţ ş ă dosar din inventar, anul, indicativul din nomenclator, datele de început i de sfâr it, num rul deş ş ă file, volumul i termenul de p strareş ă .
  5. 5. Inventarul arhivistic constituie elementul de baz al eviden ei documenteloră ţ El are, în principal, în cazul creatorilor i de in torilor deş ţ ă arhiv , caracter administrativ, fiind necesar pentruă gestionarea corect a fondului arhivistic, evitareaă sustragerilor, depistarea eventualelor lipsuri.
  6. 6. Elementele de identificare ale inventarului  În antet, în stânga sus, se trece denumirea unit ii i aăţ ş compartimentului care a creat documentele, iar în titlul inventarului se va men iona anul cre rii documentelor iţ ă ş termenul de p strare.ă  Rubricile sunt urm toarele:ă 1. num rul curentă - fiecare unitate arhivistic (dosar) vaă trebui s aib un num r curent, începând cu num rul 1, înă ă ă ă continuare, în cadrul compartimentului, anului i termenuluiş de p strare. Prin urmare, toate inventarele documentelor cuă termen de p strare temporar ca i cele pentru documenteleă ş permanente vor începe cu nr. crt. 1.
  7. 7. Elementele de identificare ale inventarului indicativul dosarului dup nomenclatoră - cifra roman ,ă litera majuscul i cifra arab formeaz indicativul după ş ă ă ă nomenclator; cifra romană reprezint Direc ia,ă ţ litera majusculă Serviciul iar cifra arabă dosarul; acest element variaz în func ieă ţ de structura unit ii: cifra roman , litera majuscul i cifra arabăţ ă ă ş ă : I/A/1( când unitatea este compus din mai multe direc ii iar înă ţ cadrul acestora figureaz servicii sau birouri); litera majuscul iă ă ş cifra arab : A/1( când unitatea nu are în componen a sa direc iiă ţ ţ ci doar servicii sau birouri); cifra arab (când unitatea are oă organizare simpl , f r servicii sau birouri).ă ă ă
  8. 8. Elementele de identificare ale inventarului con inutul pe scurt al dosarului, registruluiţ - reprezintă elementul cel mai important al inventarului. În elaborarea rezumatelor dosarelor trebuie avute în vedere dou elementeă esen iale:ţ genul documentelor (plan de activitate, dare de seam ,ă raport, ordin, instruc iuni, coresponden , bilan , proiect, studiu,ţ ţă ţ etc.) iş ac iuneaţ sau problema la care se refer .ă (Spre exemplu: Regulamente de organizare i func ionare aş ţ ….., Acte normative privind reglementarea problemelor de personal, Bilan ul deţ venituri i cheltuieli peş anul….etc). Emitentul i destinatarul suntş trecu i în inventar numai dac sunt al ii decât creatorul fondului.ţ ă ţ
  9. 9. Elementele de identificare ale inventarului  datele extreme - la stabilirea datelor extreme ale documentelor se au în vedere anul primului document i al ultimului document din dosarul respectiv. Spre exemplu, dac avem un dosar cuş ă documente din anii 1931-1935, el va fi inventariat la anul 1931, iar la rubrica ,,date extreme” se trec anii 1931-1935.  În cazul când în limitele unui an sunt mai multe volume ale unui dosar, la ,,datele extreme” se trec lunile extreme pentru fiecare volum în parte ( ex. vol. I 1950 ianuarie-iunie; vol. II 1950 iulie-decembrie).  La bugete, bilan uri, d ri de seam i alte documente asem n toare nu se iau ca baz anii când s-ţ ă ă ş ă ă ă au încheiat, ci anii la care se refer . De exemplu, bilan ul pe anul 1940 al unei unit i încheiat la 15ă ţ ăţ februarie 1941, se trece în inventar la sfâr itul anului 1940 i nu la anul 1941.ş ş  Pentru registre sau condici, se iau în considerare anii la care se refer .ă  La stabilirea anilor extremi nu se iau în considerare documentele anexate, în copie sau original, cu date mult mai vechi decât anul de început al dosarului. Spre exemplu, la autentificarea unei vânz riă imobiliare efectuat în anul 1937 se afl depuse acte probatorii din anii 1860-1870. Data deă ă început a unit ii arhivistice este 1937ăţ
  10. 10. Elementele de identificare ale inventarului  num rul fileloră - se trece pentru fiecare unitate arhivistic (dosar) în parte;ă dosarele nu trebuie sa aib mai mult de 250-300 file; în cazul dep irii acestuiă ăş num r, se constituie mai multe volume ale aceluia i dosar.ă ş  observa iiţ - se completeaz cu date suplimentare privind unit ile arhivisticeă ăţ (spre exemplu, dac unele dosare au fost scoase din fond i se p streaz subă ş ă ă alt form ).ă ă  Completarea rubricilor inventarului se face f r prescurt ri sauă ă ă formul ri evazive.ă  Pe ultima pagin a inventarului se trec urm toarele date: num rul fileloră ă ă inventarului; num rul unit ilor arhivistice pe care le cuprinde inventarul; seă ăţ enumer nr. crt. al unit ilor arhivistice l sate la compartimente (dac esteă ăţ ă ă cazul); nr. crt. al unit ilor arhivistice care au lipsit la preluare (dac esteăţ ă cazul); data pred rii-prelu rii; num rul unit ilor arhivistice efectiv preluate;ă ă ă ăţ semn tura persoanei care pred documentele i semn tura persoanei careă ă ş ă preia documentele.
  11. 11. Selectia documentelor din arhiva curentă Dup ce se efectueaz selectia dă ă ocumentele se depun la depozitul arhivei creatorilor de documente în al doilea an de la constituire. Dosarele trebuie ordonate în interior, legate, numerotate, certificate) Predarea la compartimentul de arhiv , se face pe bazaă inventarelor i proceselor verbale de predare - primireş (anexele 2 i 3 din legea 16/1996ş
  12. 12. CIRCULATIA DOCUMENTELOR  Arhiva intermediara Arhiva curenta Interes istoric nuda Comisie de evaluare Comisie de evaluare arhivare distrugere
  13. 13. Predarea la arhiva instituţiei  Se face conform unei program ri prealabile, stabilit de comun acord întreă ă cele dou compartimente (pred tor i primitor), pe baz deă ă ş ă inventare iş procese verbale  Inventarele se întocmesc în 4 exemplare pentru documentele permanente i înş 3 exemplare pentru cele temporare. Din fiecare inventar câte un exemplar r mâne la compartiment, iar celelalte se predau la arhiv odat cuă ă ă documentele. Dosarele sau registrele neîncheiate în anul respectiv sau cele care din motive justificate se opresc la compartimente, se cuprind în inventarul anului în care au fost create cu men iunea nepred rii lor.ţ ă  Procesul- verbal de predare primire a documentelor se întocme te în douş ă exemplare (unul pentru responsabilul cu arhiva i unul pentru reprezentantulş compartimentului).
  14. 14. Predarea la arhiva instituţiei  La preluare, compartimentul de arhiv verific fiecareă ă dosar, urm rind respectarea modului de constituire aă dosarelor i concordan a între con inutul acestora iş ţ ţ ş datele înscrise în inventar.  In cazul constat rii unor neconcordan e, ele se aduc laă ţ cuno tin compartimentului creator, care efectueazş ţă ă corecturile ce se impun.
  15. 15. Predarea la arhiva instituţiei Odat cu trecerea la arhiva de depozit pe ling inventară ă arhiva primeste si toate instrumentele de evidenta si orientare alcatuite pina acum
  16. 16. Pastrarea documentelor in arhiva curenta Pe baza art. 9 din Legea 16/ 1996 i art. 25 iş ş anexa 4 din Instruc iuni)ţ Art. 5, lit. b din Instruc iunile privindţ activitatea de arhiv la creatorii i de in toriiă ş ţ ă de documente stabile te pentru personalulş compartimentului de arhiv i obliga ia de aă ş ţ ,,asigura eviden a tuturor documentelor intrate iţ ş ie ite din depozitul de arhiv , pe baza registruluiş ă de eviden curentţă ă”.
  17. 17. Registrul de evidenţă curentă este un instrument de baz al arhivei unei unit i în careă ăţ sunt înregistrate inventarele fondului sau fondurilor create i de inute i implicit num rul unit ilorş ţ ş ă ăţ arhivistice dintr-un fond, precum i mi carea acestora înş ş decursul anilor. În cazul în care compartimentul de arhiv p streaz maiă ă ă multe fonduri arhivistice, în registrul de evidenţă curent se deschide câte o partid pentru fiecare fond.ă ă Acest registru are dou p r i sau capitole: ,, Prelu ri”ă ă ţ ă i ,, Ie iriş ş ”.
  18. 18. La capitolul „Preluări"  Se trec în ordinea prelu rii, toate inventarele dosarelor preluate. Fiecare inventar seă trece separat, sub un alt num r de ordine.ă  Pentru fiecare inventar se noteaz :ă 1.    num rul de ordine al inventarului;ă 2.   data prelu rii documentelor din inventarul respectiv;ă 3. denumirea compartimentului de la care provine inventarul; 4. datele extreme ale documentelor; 5. totalul dosarelor din inventar; 6. totalul   dosarelor   primite   efectiv   în   arhiv    din   inventarul respectiv;ă 7. num rul dosarelor l sate la compartiment i depuse ulterior.ă ă ş  Se va înscrie num rul din inventar al fiec rui dosar re inut de compartiment.ă ă ţ
  19. 19. La capitolul „Ieşiri"  se trec: 1.    data ie irii dosarelor din eviden ;ş ţă 2.    unde s-a predat; 3.    denumirea, num rul i data actului pe baza c ruia auă ş ă fost scoase din evidenţă 4.     totalul dosarelor ie ite.ş
  20. 20. Scoaterea dosarelor din evidenţa arhivei  se face cu aprobarea conducerii creatorilor sau de in torilor deţ ă documente i cu confirmarea Arhivelor Na ionale, în urmaş ţ selec ion rii, transferului c tre alt unitate de in toare sau caţ ă ă ă ţ ă urmare a distrugerii provocate de evenimente neprev zute.ă  sunt scoase din eviden a arhivei pe baza unuia din urm toareleţ ă acte, dup caz.:ă 1. proces-verbal de selec ionareţ (conform anexei nr. 5); 2.  proces-verbal de predare-preluare (conform anexei nr. 6); 3. proces-verbal    de constatare    a    deterior rii    completeă     a documentelor sau a lipsei acestora.

×