Évolution de l'intranet d'entreprise avec Office 365: quelles approches?
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Évolution de l'intranet d'entreprise avec Office 365: quelles approches?
- 1. SharePoint Saturday Montréal#SPSMontreal 2 avril 2016 SharePoint Saturday Montréal Évolution de l'intranet d'entreprise avec Office 365: quelles approches? Franck Cornu Spécialiste SharePoint
- 2. SharePoint Saturday Montréal#SPSMontreal Or Argent Merci à nos commanditaires ! Bronze
- 3. SharePoint Saturday Montréal#SPSMontreal http://thecollaborationcorner.com/ Réussir son analyse fonctionnelle SharePoint: Guide méthodologique Étude de cas d’intranet en SharePoint 2013 @FranckCornu
- 4. SharePoint Saturday Montréal#SPSMontreal Plan de la session • Qu’est ce qu’un intranet? • Un intranet avec Office 365, quelles différences? • Philosophies et approches • Extensions et personnalisations • Quelques conseils • Démo (publication avec SharePoint Online) • Avenir et spéculations
- 6. SharePoint Saturday Montréal#SPSMontreal Qu’est ce qu’un intranet? De multiples définitions « Publication » « Collaboration » • Services communs aux employés • Communication unidirectionnelle le plus souvent • … • Travail sur l’information (document ou autre) • Notions d’espaces sécurisés et permissions
- 7. SharePoint Saturday Montréal#SPSMontreal Qu’est ce qu’un intranet? Des besoins récurrents et typiques
- 9. SharePoint Saturday Montréal#SPSMontreal Un intranet avec SharePoint ou Office 365, quelles différences? Du point de vue de l’approche L’intranet monolithique
- 10. SharePoint Saturday Montréal#SPSMontreal Un intranet avec SharePoint ou Office 365, quelles différences? Du point de vue de l’approche L’intranet orienté services et centré sur l’individu
- 11. SharePoint Saturday Montréal#SPSMontreal Un intranet avec SharePoint ou Office 365, quelles différences? Du point de vue de l’approche • Exemples: l’intranet monolithique vs l’intranet de services Calendriers (liste) Calendrier Outlook « My Site » Delve + OneDrive for Buisiness « Newsfeed » Yammer Site de blog Delve Bibliothèque de contenu multimédias Portail vidéo Site d’équipe Groupes Sondages (liste) Sondages Excel … … • Exemples: l’intranet monolithique vs l’intranet de services Calendriers (liste) Calendrier Outlook « My Site » Delve + OneDrive for Buisiness « Newsfeed » Yammer Site de blog Delve Bibliothèque de contenu multimédias Portail vidéo Site d’équipe Groupes Sondages (liste) Sondages Excel … …
- 12. SharePoint Saturday Montréal#SPSMontreal Un intranet avec SharePoint ou Office 365, quelles différences? Du point de vue de la personnalisation Changement de mentalité : Avant
- 13. SharePoint Saturday Montréal#SPSMontreal Un intranet avec SharePoint ou Office 365, quelles différences? Du point de vue de la personnalisation • SharePoint = grosse boîte à outil avec énormément de possibilités (trop?) • Outil jamais utilisé vraiment à 100%, méconnaissance des possibilités • Mise en place fastidieuse, connaissances spécialisées nécessaires, cadre de développement lourd (outil de provisionning). • Charge de support conséquente pour Microsoft
- 14. SharePoint Saturday Montréal#SPSMontreal Un intranet avec SharePoint ou Office 365, quelles différences? Du point de vue de la personnalisation Changement de mentalité : Après
- 15. SharePoint Saturday Montréal#SPSMontreal Un intranet avec SharePoint ou Office 365, quelles différences? Du point de vue de la personnalisation • Isolation de la personnalisation dans des « cadres » imposés et moins « risqués » Agnostique de la technologie, du moment qu’elle supporte JavaScript/REST Azure: le socle commun (authentification notamment), offrant pléthore de possibilités • Microsoft à maintenant la main sur les évolutions (« Use more, build less », « ready to go ») • Les métadonnées sont mortes, vive les métadonnées! • Moins de configurations à outrance, accent mis sur la simplicité et « l’intelligence » du portail. • SharePoint pas (encore) sorti du décor!
- 16. SharePoint Saturday Montréal#SPSMontreal “Out of the Box” Configuration PersonnaliséExtension Office 365 Connectors (Groups) Application personnalisée (MVC, etc.) Office 365 Unified API (Graph) Un intranet avec SharePoint ou Office 365, quelles différences? Du point de vue de la personnalisation Permissions Thème SharePoint Add-Ins Office Add-Ins
- 17. SharePoint Saturday Montréal#SPSMontreal Un intranet avec SharePoint ou Office 365, quelles différences? Du point de vue de la personnalisation
- 18. SharePoint Saturday Montréal#SPSMontreal Un intranet avec SharePoint ou Office 365, quelles différences? Du point de vue de la personnalisation • Connecteurs Office 365 • Fonctionnalité dédiée aux groupes O365 • Une cinquantaine de connecteurs disponibles • Twitter, GitHub, JIRA, etc. • Notifications s’affichant dans le fil de discussion d’un groupe Office 365 • Possibilité de créer vos propres connecteurs • Fonctionnement via WebHooks • Démonstration rapide
- 19. SharePoint Saturday Montréal#SPSMontreal Un intranet avec SharePoint ou Office 365, quelles différences? Du point de vue de la personnalisation • Pattern & Practices • Open source: maintenu et enrichi par Microsoft et la communauté • Librairies, exemples, composants, etc. • Fonctionne à la fois pour SharePoint On-Prem et SharePoint Online • Vient solutionner une problématique de longue date avec SharePoint: l’automatisation des configurations • Pas que pour SharePoint mais Office 365 en général
- 20. SharePoint Saturday Montréal#SPSMontreal Un intranet avec SharePoint ou Office 365, quelles différences? Du point de vue de la personnalisation • Office Add-Ins • Possibilité très puissante pour étendre les outils du quotidien à la réalité « métier » • Trois types • « Task pane » • « Content Add-In » • « Outlook Add-In »
- 21. SharePoint Saturday Montréal#SPSMontreal Un intranet avec SharePoint ou Office 365, quelles différences? Du point de vue de la personnalisation • SharePoint Add-Ins • Online et On-Premises • Deux types: • SharePoint Hosted: JavaScript seulement • Provisionning d’éléments SP (listes, types de contenus, etc.) • Provider Hosted: exécution de code distant (toutes technologies). • Gestion événements de liste, etc. • Communique avec SharePoint via REST ou CSOM • 3 modes d’insertion • Si simple et pas besoin de self service injection JavaScript + Script Editor Web Part + PnP
- 22. SharePoint Saturday Montréal#SPSMontreal Un intranet avec SharePoint ou Office 365, quelles différences? Du point de vue de la personnalisation • Office 365 Unified API (aka Microsoft « Graph ») • Unifie tous les end points disponibles (Azure AD, Exchange, Outlook, etc.) • Exploitable depuis un large éventail de technologies (Microsoft ou non) • Utilisable partout (Office Add-In, application totalement personnalisée , etc.)
- 23. SharePoint Saturday Montréal#SPSMontreal Un intranet avec SharePoint ou Office 365, quelles différences? Du point de vue du modèle de développement • Le cas « épineux » de la publication • Constat: pour le moment, SharePoint reste le seul outil viable de création et gestion de contenu dans Office 365 • Or, de plus en plus, les intranets doivent être mobiles et dynamique mettant à mal les limites de SharePoint… • La « publication » devient un service comme un autre (pourquoi pas SharePoint On-Premise en mode hybride?) • Les solutions possibles: Application entièrement personnalisée dans Azure Utilisation de la publication de SharePoint Online + - • Totale flexibilité technologique, aucune limite dans la personnalisation • SharePoint est utilisé en back- end • Effort de développement conséquent • Intégration bancale (navigation ,etc..) • Réinventer la roue • Overkill pour un intranet? + - • Moindre coûts • Beaucoup d’exemples et d’outils (PnP, Office UI Fabric) • Modification de la page maître déconseillée • Connaissances spécialisées requises • Moins de flexibilité (mobile ,etc.) • Nécessite de réduire le périmètre
- 24. SharePoint Saturday Montréal#SPSMontreal Un intranet avec SharePoint ou Office 365, quelles différences? Du point de vue de la personnalisation • Et la collaboration dans tout ça? • Fort accent mis sur les groupes • Temporaire, flexible, rapidité de mise en place • Prêt à l’emploi • Suite Office évoluée (edition simultanée, partage, Add-Ins etc.) • SharePoint est encore de la partie pour des besoins plus poussés mais jusqu’à quand (site d’équipe)?
- 25. SharePoint Saturday Montréal#SPSMontreal Un intranet avec SharePoint ou Office 365, quelles différences? Du point de vue de la personnalisation • Interactions entre les services • « Snippets » de code à incorporer • Word, Yammer, Video, Sway • Delve = point central de visualisation de toute l’information inter « services »
- 27. SharePoint Saturday Montréal#SPSMontreal Quelques conseils dans la mise en place d’un intranet Office 365 • Si développement nécéssaire pensez « services » et surtout, simplicité! • Identifiez, découpez et limitez le périmètre de chacune de vos fonctionnalités pour les rendre plus facile à implémenter et à intégrer. • Avec SharePoint Online, évitez les variantes ou de manière générale, tout ce qui dépend d’un travail du minuteur (aucun contrôle possible). • N’allez jamais « all in » dans un outil ou une API particulière. Vous n’avez plus le contrôle des mises à jour Office 365 Roadmap • Ne cédez pas aux « trips » technologiques, revenez en toujours aux besoins.
- 29. SharePoint Saturday Montréal#SPSMontreal Exemple d’intranet SharePoint Online (publication) • Exemple d’intégration de SharePoint Online avec le portail Vidéo, Yammer et Office UI Fabric • Office UI Fabric: ensemble de composants HTML/JS, styles, icônes reprenant le style Office, adaptés pour le mobile et réutilisables dans vos applications. • Provisionnement automatique via les commandes PowerShell « Patterns & Practices » • Utilisation de l’API JavaScript de SharePoint
- 30. SharePoint Saturday Montréal#SPSMontreal L’avenir? • “Intelligent”, “ready to go”, “mobile”, “social” • Multiplication des services spécialisés (collaboration>publication) • Meilleure intégration • Next-Gen portals: Video, Delve, ? • Nouvel outil de creation de contenu? • “InfoPedia” et “Knowledge Management” (Ignite 2015) • Delve blog/Sway = aperçu du nouveau canvas pour la creation de contenu? • Bati sur SharePoint?
Hinweis der Redaktion
- Un projet d’intranet est souvent divisé en deux parties distinctes: La publication: gestion et centralisation du contenu de l’entreprise à destination des employés. La collaboration: travail à plusieurs sur l’information. Représente la gestion de la partie opérationnelle de l’entreprise au day-to-day
- Un intranet n’est jamais vraiment « générique » et Office 365 ne couvrira jamais tous les besoins d’une entreprise. Tantôt, un intranet doit répondre à des normes cosmétiques bien particulières (design, identité visuelle, etc.), tantôt il doit s’adapter au métier de l’entreprise. Par conséquent, il est nécessaire de mettre à disposition des points d’extensions par-ci par-là pour permettre la personnalisation selon le contexte.
- SharePoint est un outil à tout faire qui peut s’accomoder plus ou moins des deux aspects (publication et collaboration). Étant donné les coûts élevés de licences, il est peu courant qu’une entreprise ait recours à différents services/produits spécialisés pour chacun des ses besoins (besoin de coherence entre les outils et de facilité de mise en place). Si l’on devait faire l’exercice rigoureusement, le résultat serait bien souvent d’utiliser une multitude de produits ou solutions spécialisées pour chacun des besoins. Par consequent, on essaye de tout faire rentrer dans le cadre SharePoint. Pour le meilleur ou pour le pire…
- Office 365 unifie les services pour garantir cette cohérence dans les outils de l’entreprise. Ici, on utilise les outils pour quoi il sont faits ce qui permet beaucoup plus de possibilités. Parmi ces services: Delve Outlook Planner Groups SharePoint Power BI Etc.
- La technogolige est connue d’une plus grande majorité (du sable) et utilisée dans un cadre précis. Chaque outil (pelle, rateau, etc.) permet de faire quelque chose de different mais integré. Le modèle « bac à sable » qui veut restreindre les possibilités de personnalisation est tout à fait compréhensible. Il est fait pour permettre de faire évoluer les produits sans avoir à maintenir et à assurer une rétro comptabilité (du moins, dans une moindre mesure) d’une tonne de développement faite par les clients.
- Vous êtes vous demandé pourquoi il n’est pas possible de mettre des métadonnées dans One Drive for Business pour les documents? Car cela impliquerait de mettre en place un “système” pour pouvoir requêter sur ces métadonnées et donc de la configuration, qui nous ferait revenir au même point qu’avec SharePoint. La philosophie actuelle est advantage “laisse nous faire, nous avons des algorithmes qui vont s’occuper de faire le travail pour toi et de remonter les bonnes informations (c’est typiquement ce que fait Delve, qu’il n’est pas possible de configurer). Les actions comptent désormais plus que les métadonnées.
- Présentation originale: https://channel9.msdn.com/Events/Ignite/2015/BRK220: Liste des Office add-ins possible par applications https://msdn.microsoft.com/en-us/library/office/jj220082.aspx Le cas de figure est un peu différent pour SharePoint, dans la mesure ou il ne peuvent pas le rendre du jour au lendemain « One size fits all » car cela serait contraire à la philosophie de base de l’outil (qui remonte à quelques années déjà), il est toujours possible de personnaliser l’outil avec les mêmes techniques que OnPrem (l’équivalence de l’API en moins).
- http://www.wictorwilen.se/enhancing-your-office-365-groups-using-custom-connectors-and-cards-for-groups
- Un intranet n’est jamais vraiment « générique » et Office 365 ne couvrira jamais tous les besoins d’une entreprise. Tantôt, un intranet doit répondre à des normes cosmétiques bien particulières (design, identité visuelle, etc.), tantôt il doit s’adapter au métier de l’entreprise. Par conséquent, il est nécessaire de mettre à disposition des points d’extensions par-ci par-là pour permettre la personnalisation selon le contexte.
- Ce qui ne change pas: l'approche de définition de besoin: La technologie change, les besoins restent Mentionner: Comment démarrer un projet agile et la manière de définir des besoins. (billet de blog) Guide méthodologique d'analyse SharePoint (livre) Office 365 évolue vite ce qui peut inciter au trip technologique plutôt qu'à l'écoute des besoins des utilisateurs. Marketing très fort sur le produit! Ne pas céder auxx sirènes du trip technologique. Office 365 Roadmap
- Résumé des « Next-Gen portals » pendant la conférence Ignite 2015 https://sway.com/jSGt5aKXltTdxfUA