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FileMaker Pro 12 Lehrgang

Lektionen für den richtigen Umgang mit FileMaker Pro 12: Grundlagen, Blättern in Dateien, Suchen und Sortieren von Datensätzen, Erstellen einer Datenbank und Eingeben von Datensätzen, Anpassen der Bildschirmanzeige, Erstellen von Listen, Adressetiketten und Serienbriefen, Vereinfachen der Dateneingabe, Automatisieren von Aufgaben mit Tasten und Scripts, Erstellen und Ausführen von Berichten, Daten in Diagrammen, Erstellen relationaler Datenbanken, Gemeinsame Nutzung und Austausch von Daten, Datenschutz in FileMaker Pro, Sichern Ihrer Datenbanken.

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FileMaker Pro 12
         ®


             Lehrgang
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FileMaker, Inc. 
5201 Patrick Henry Drive
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Edition: 01
Inhalt
 Lektion 1
 FileMaker Pro-Grundlagen                                                           7
    Einleitung                                                                      7
        Speicherort der Beispieldatei                                               8
    Datenbankkonzepte                                                               8
        Was ist eine Datenbank?                                                     8
        Wozu werden Datenbanken verwendet?                                          8
        Wie ist eine Datenbank aufgebaut?                                           8
        Wie werden Felddaten angezeigt?                                             9
    FileMaker Pro-Grundlagen                                                        9
        Erläuterung der FileMaker Pro-Modi                                          9
    Weitere Informationen                                                          10

 Lektion 2
 Blättern in Daten                                                                 11
    Öffnen einer Datenbank und Wechseln zwischen Datensätzen                       11
    Unterschiedliche Darstellung von Daten                                         12
        Anzeigen eines anderen Layouts                                             13
    Anzeigen von Layouts als Formulare, Listen und Tabellen                        15
    Übersicht der Statussymbolleiste und der Layoutleiste                          16
        Funktion der Schaltflächen der Statussymbolleiste                          16
        Anpassung der Statussymbolleiste                                           16
    Sichern einer Kopie der Beispieldatei                                          17
    Weitere Informationen                                                          17

 Lektion 3
 Suchen und Sortieren von Datensätzen                                              18
    Verwenden der Schnellsuche zum Durchsuchen einer Datenbank                     18
    Suchen von Datensätzen nach Kriterien in einem Feld                            19
    Suchen von Datensätzen nach Kriterien in mehreren bestimmten Feldern           20
    Suchen von Datensätzen, die mehrere Kriterien in einem Feld erfüllen           20
    Suchen von Datensätzen, die einem Kriterienbereich in einem Feld entsprechen   21
    Gezieltes Suchen                                                               22
    Speichern einer Suchabfrage zur späteren Verwendung                            23
    Suchen von Datensätzen mithilfe einer gespeicherten Suche                      23
    Sortieren der Ergebnismenge                                                    24
    Hinzufügen eines neuen Datensatzes in der Listenansicht                        25
    Weitere Informationen                                                          25

 Lektion 4
 Erstellen einer Datenbank und Eingeben von Datensätzen                            26
    Erstellen einer einfachen Datenbank                                            26
        Erläuterung von Feldern                                                    26
        Erstellen einer Datenbank                                                  26
4



   Eingeben von Daten in die Datenbank                                                  28
       Erstellen des ersten Datensatzes                                                 28
       Erstellen eines weiteren Datensatzes                                             28
       Kopieren von Daten durch Drag and Drop                                           28
   Ändern von Daten in einem Datensatz                                                  29
   Eingeben von Daten in der Formularansicht                                            29
   Datensatz löschen                                                                    29
   Datei in ein Containerfeld einfügen                                                  29
   Weitere Informationen                                                                30

Lektion 5
Anpassen der Bildschirmanzeige                                                          31
   Erläuterung von Layouts und Tabellen                                                 31
   Allgemeine Hinweise                                                                  31
       Übersicht der Layoutwerkzeuge und des Inspektors                                 31
   Ändern der Größe, Verschieben und Hinzufügen eines Felds                             33
       Auswählen und Ändern der Größe eines Felds                                       33
       Verschieben eines Felds                                                          33
       Hinzufügen eines Felds                                                           34
   Hinzufügen eines Registerfelds                                                       35
   Anzeigen einer Zahl als Währung                                                      36
   Ändern von Textgröße und -farbe                                                      37
   Hinzufügen einer Grafik in das Layout                                                38
   Weitere Informationen                                                                38

Lektion 6
Erstellen von Listen, Adressetiketten und Serienbriefen                                 39
   Erstellen einer Liste mit Spalten                                                    39
   Erstellen von Adressetiketten                                                        40
       Erläuterung von Etikettenlayouts                                                 40
       Erstellen eines Etikettenlayouts                                                 41
   Erstellen eines Serienbriefs                                                         42
       Serienbrieflayouts                                                               42
       Erstellen eines einseitigen, leeren Layouts                                      42
       Einfügen des Firmennamens in den Brief                                           45
       Einfügen des Briefschlusses                                                      45
   Weitere Informationen                                                                46

Lektion 7
Vereinfachen der Dateneingabe                                                           47
   Eingeben von Daten mit Wertelisten                                                   47
       Definieren einer Werteliste                                                      47
       Zuweisen einer Werteliste zu einem Feld und Anzeigen der Liste als Optionsfeld   48
   Erzeugen von Werten mit einem Formelfeld                                             49
       Erstellen eines Formelfelds                                                      49
       Überprüfen der Formel                                                            51
   Automatisches Eingeben einer fortlaufenden Nummer                                    51
       Erstellen eines Felds für fortlaufende Nummern                                   51
5



   Weitere Informationen                                                              52

Lektion 8                                                                              
Automatisieren von Aufgaben mit Tasten und Scripts                                    53
   Ausführen einer Aufgabe mit einer Taste                                            53
      Erstellen der Taste                                                             53
   Durchführen einer Reihe von Aufgaben mit einem Script                              54
      Erläuterung von Scripts                                                         54
      Erstellen eines Scripts zur Anzeige des Etikettenlayouts in der Seitenansicht   54
   Zuweisen einer Taste zu einem Script                                               55
      Umbenennen der Taste                                                            56
      Überprüfen der Taste                                                            56
   Weitere Informationen                                                              56

Lektion 9
Erstellen und Ausführen von Berichten                                                 57
   Statistikberichte                                                                  57
   Erstellen dynamischer Berichte in der Tabellenansicht                              57
       Anzeigen von Daten in der Tabellenansicht                                      57
       Im Bericht nicht benötigte Daten ausblenden                                    58
       Gruppieren und Sortieren von Daten und Definieren eines Statistikfelds         58
       Beschriften gruppierter Daten und Entfernen doppelter Datenwerte               59
   Verwenden eines Assistenten für die Erstellung eines Berichts mit gruppierten 
   Daten und Summen                                                                   60
       Layouts für Zwischenergebnisberichte                                           60
       Erstellen eines Zwischenergebnisberichts mit Summen                            61
   Speichern und Senden eines Berichts als PDF                                        67
   Weitere Informationen                                                              67

Lektion 10                                                                             
Daten in Diagrammen                                                                   68
   Erstellen eines Kreisdiagramms                                                     68
   Weitere Informationen                                                              69

Lektion 11                                                                             
Erstellen relationaler Datenbanken                                                    70
   Anzeigen eines Bezugsdatensatzes in einer Datei                                    70
      Definieren einer Beziehung zu einer anderen Datei                               70
      Anzeigen von Daten aus einem Bezugsdatensatz                                    71
   Anzeigen einer Liste von Bezugsdatensätzen                                         72
      Erstellen eines Ausschnitts zum Anzeigen übereinstimmender Datensätze           72
      Hinzufügen der Felder und Formatieren des Ausschnitts                           73
   Weitere Informationen                                                              74
6



Lektion 12
Gemeinsame Nutzung und Austausch von Daten               75
   Gemeinsame Nutzung von Daten                          75
       Aktivieren von FileMaker-Netzwerk-Sharing         75
       Öffnen einer Remote-Datei                         77
       Deaktivieren von FileMaker-Netzwerk-Sharing       78
   Erläuterungen zum Datenaustausch                      78
       Speichern und Senden von Daten                    79
       Unterstützte Dateiformate für Import und Export   79
       Über das Importieren von Daten                    79
       Importieren von Daten in die Beispieldatei        79
   Weitere Informationen                                 81

Lektion 13
Datenschutz in FileMaker Pro                             82
   Erstellen eines Kontos und Passworts                  82
       Über Konten                                       82
   Erstellen einer Berechtigung                          84
       Über Berechtigungen                               84
       Erstellen einer eigenen Berechtigung              85
   Weitere Informationen                                 85

Lektion 14
Sichern Ihrer Datenbanken                                86
   Sichern Ihrer Datenbank                               86
   Zeitpunkt der Sicherung                               87
   Weitere Informationen                                 87
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FileMaker Pro 12 Lehrgang

  • 1. FileMaker Pro 12 ® Lehrgang
  • 2. © 2007-2012 FileMaker, Inc. Alle Rechte vorbehalten. FileMaker, Inc.  5201 Patrick Henry Drive Santa Clara, California 95054, USA FileMaker und Bento sind Marken von FileMaker, Inc., eingetragen in den USA und anderen Ländern. Das Dateiordner-Logo und das Bento-Logo sind Marken von FileMaker, Inc. Alle anderen Marken sind Eigentum der jeweiligen Besitzer. Die FileMaker-Dokumentation ist urheberrechtlich geschützt. Sie dürfen diese Dokumentation ohne schriftliche Genehmigung von FileMaker weder vervielfältigen noch verteilen. Diese Dokumentation darf ausschließlich mit einer gültigen, lizenzierten Kopie der FileMaker-Software verwendet werden. Alle in den Beispielen erwähnten Personen, Firmen, E-Mail-Adressen und URLs sind rein fiktiv und jegliche Ähnlichkeit mit bestehenden Personen, Firmen, E-Mail-Adressen und URLs ist rein zufällig. Die Danksagungen und Urheberrechtshinweise finden Sie im entsprechenden Dokument, das mit der Software geliefert wurde. Die Erwähnung von Produkten und URLs Dritter dient nur zur Information und stellt keine Empfehlung dar. FileMaker, Inc. übernimmt keine Verantwortung für die Leistung dieser Produkte. Weitere Informationen finden Sie auf unserer Website unter www.filemaker.de. Edition: 01
  • 3. Inhalt Lektion 1 FileMaker Pro-Grundlagen 7 Einleitung 7 Speicherort der Beispieldatei 8 Datenbankkonzepte 8 Was ist eine Datenbank? 8 Wozu werden Datenbanken verwendet? 8 Wie ist eine Datenbank aufgebaut? 8 Wie werden Felddaten angezeigt? 9 FileMaker Pro-Grundlagen 9 Erläuterung der FileMaker Pro-Modi 9 Weitere Informationen 10 Lektion 2 Blättern in Daten 11 Öffnen einer Datenbank und Wechseln zwischen Datensätzen 11 Unterschiedliche Darstellung von Daten 12 Anzeigen eines anderen Layouts 13 Anzeigen von Layouts als Formulare, Listen und Tabellen 15 Übersicht der Statussymbolleiste und der Layoutleiste 16 Funktion der Schaltflächen der Statussymbolleiste 16 Anpassung der Statussymbolleiste 16 Sichern einer Kopie der Beispieldatei 17 Weitere Informationen 17 Lektion 3 Suchen und Sortieren von Datensätzen 18 Verwenden der Schnellsuche zum Durchsuchen einer Datenbank 18 Suchen von Datensätzen nach Kriterien in einem Feld 19 Suchen von Datensätzen nach Kriterien in mehreren bestimmten Feldern 20 Suchen von Datensätzen, die mehrere Kriterien in einem Feld erfüllen 20 Suchen von Datensätzen, die einem Kriterienbereich in einem Feld entsprechen 21 Gezieltes Suchen 22 Speichern einer Suchabfrage zur späteren Verwendung 23 Suchen von Datensätzen mithilfe einer gespeicherten Suche 23 Sortieren der Ergebnismenge 24 Hinzufügen eines neuen Datensatzes in der Listenansicht 25 Weitere Informationen 25 Lektion 4 Erstellen einer Datenbank und Eingeben von Datensätzen 26 Erstellen einer einfachen Datenbank 26 Erläuterung von Feldern 26 Erstellen einer Datenbank 26
  • 4. 4 Eingeben von Daten in die Datenbank 28 Erstellen des ersten Datensatzes 28 Erstellen eines weiteren Datensatzes 28 Kopieren von Daten durch Drag and Drop 28 Ändern von Daten in einem Datensatz 29 Eingeben von Daten in der Formularansicht 29 Datensatz löschen 29 Datei in ein Containerfeld einfügen 29 Weitere Informationen 30 Lektion 5 Anpassen der Bildschirmanzeige 31 Erläuterung von Layouts und Tabellen 31 Allgemeine Hinweise 31 Übersicht der Layoutwerkzeuge und des Inspektors 31 Ändern der Größe, Verschieben und Hinzufügen eines Felds 33 Auswählen und Ändern der Größe eines Felds 33 Verschieben eines Felds 33 Hinzufügen eines Felds 34 Hinzufügen eines Registerfelds 35 Anzeigen einer Zahl als Währung 36 Ändern von Textgröße und -farbe 37 Hinzufügen einer Grafik in das Layout 38 Weitere Informationen 38 Lektion 6 Erstellen von Listen, Adressetiketten und Serienbriefen 39 Erstellen einer Liste mit Spalten 39 Erstellen von Adressetiketten 40 Erläuterung von Etikettenlayouts 40 Erstellen eines Etikettenlayouts 41 Erstellen eines Serienbriefs 42 Serienbrieflayouts 42 Erstellen eines einseitigen, leeren Layouts 42 Einfügen des Firmennamens in den Brief 45 Einfügen des Briefschlusses 45 Weitere Informationen 46 Lektion 7 Vereinfachen der Dateneingabe 47 Eingeben von Daten mit Wertelisten 47 Definieren einer Werteliste 47 Zuweisen einer Werteliste zu einem Feld und Anzeigen der Liste als Optionsfeld 48 Erzeugen von Werten mit einem Formelfeld 49 Erstellen eines Formelfelds 49 Überprüfen der Formel 51 Automatisches Eingeben einer fortlaufenden Nummer 51 Erstellen eines Felds für fortlaufende Nummern 51
  • 5. 5 Weitere Informationen 52 Lektion 8  Automatisieren von Aufgaben mit Tasten und Scripts 53 Ausführen einer Aufgabe mit einer Taste 53 Erstellen der Taste 53 Durchführen einer Reihe von Aufgaben mit einem Script 54 Erläuterung von Scripts 54 Erstellen eines Scripts zur Anzeige des Etikettenlayouts in der Seitenansicht 54 Zuweisen einer Taste zu einem Script 55 Umbenennen der Taste 56 Überprüfen der Taste 56 Weitere Informationen 56 Lektion 9 Erstellen und Ausführen von Berichten 57 Statistikberichte 57 Erstellen dynamischer Berichte in der Tabellenansicht 57 Anzeigen von Daten in der Tabellenansicht 57 Im Bericht nicht benötigte Daten ausblenden 58 Gruppieren und Sortieren von Daten und Definieren eines Statistikfelds 58 Beschriften gruppierter Daten und Entfernen doppelter Datenwerte 59 Verwenden eines Assistenten für die Erstellung eines Berichts mit gruppierten  Daten und Summen 60 Layouts für Zwischenergebnisberichte 60 Erstellen eines Zwischenergebnisberichts mit Summen 61 Speichern und Senden eines Berichts als PDF 67 Weitere Informationen 67 Lektion 10  Daten in Diagrammen 68 Erstellen eines Kreisdiagramms 68 Weitere Informationen 69 Lektion 11  Erstellen relationaler Datenbanken 70 Anzeigen eines Bezugsdatensatzes in einer Datei 70 Definieren einer Beziehung zu einer anderen Datei 70 Anzeigen von Daten aus einem Bezugsdatensatz 71 Anzeigen einer Liste von Bezugsdatensätzen 72 Erstellen eines Ausschnitts zum Anzeigen übereinstimmender Datensätze 72 Hinzufügen der Felder und Formatieren des Ausschnitts 73 Weitere Informationen 74
  • 6. 6 Lektion 12 Gemeinsame Nutzung und Austausch von Daten 75 Gemeinsame Nutzung von Daten 75 Aktivieren von FileMaker-Netzwerk-Sharing 75 Öffnen einer Remote-Datei 77 Deaktivieren von FileMaker-Netzwerk-Sharing 78 Erläuterungen zum Datenaustausch 78 Speichern und Senden von Daten 79 Unterstützte Dateiformate für Import und Export 79 Über das Importieren von Daten 79 Importieren von Daten in die Beispieldatei 79 Weitere Informationen 81 Lektion 13 Datenschutz in FileMaker Pro 82 Erstellen eines Kontos und Passworts 82 Über Konten 82 Erstellen einer Berechtigung 84 Über Berechtigungen 84 Erstellen einer eigenen Berechtigung 85 Weitere Informationen 85 Lektion 14 Sichern Ihrer Datenbanken 86 Sichern Ihrer Datenbank 86 Zeitpunkt der Sicherung 87 Weitere Informationen 87
  • 7. Lektion 1  FileMaker Pro-Grundlagen Willkommen zum FileMaker® Pro Lehrgang. Hier erfahren Sie, wie Sie mit FileMaker Pro Informationen verwalten können. Dieser Lehrgang erläutert, wie Sie mit FileMaker Pro folgende Vorgänge durchführen können: 1 Suchen und Sortieren von Informationen 1 Erstellen und Eingeben von Datensätzen in eine einfache Datenbank 1 Erstellen von Adressetiketten 1 Erstellen von Formeln, Tasten und Scripts 1 Erstellen und Ausführen von Berichten 1 Grafische Anzeige von Daten in einem Diagramm 1 Anlegen von Beziehungen zwischen FileMaker Pro-Datenbanktabellen 1 Gemeinsame Nutzung von Dateien mit anderen Benutzern in Ihrem Netzwerk oder über das Internet 1 Schützen von Informationen in Ihrer Datenbank durch die Vergabe von Benutzerkonten und Berechtigungen sowie das Sichern Ihrer Datenbanken Dieser Lehrgang dauert ca. fünf Stunden und kann in einer oder mehreren kürzeren Sitzungen durchgeführt werden. Einleitung In diesen Lektionen werden die Funktionen von FileMaker Pro anhand der Kundendatenbank des fiktiven Unternehmens „Lieblingsbäckerei“ erläutert. Hier können Kunden einen Jahresbeitrag bezahlen, um eine Ermäßigung auf jede Bestellung zu erhalten. Lieblingsbäckerei verwendet FileMaker Pro, um Namen, Adressen und den Anmeldestatus für das Ermäßigungsprogramm nachzuverfolgen und Beschriftungen und Serienbriefe für den Kundenkontakt zu erstellen. Sie müssen die Lektionen nacheinander durcharbeiten, da die nachfolgenden Lektionen auf dem Wissen aus vorangehenden Lektionen aufbauen. Die Beispieldatei, an der Sie arbeiten, wird in den Lektionen weiter aufgebaut. In diesem Lehrgang wird vorausgesetzt, dass Sie mit dem Betriebssystem Ihres Computers vertraut sind. Das Öffnen von Dateien und die Suche nach Ordnern sowie weitere Aktivitäten, die gewisse Kenntnisse des verwendeten Betriebssystems erfordern, sind wesentlicher Bestandteil für die erfolgreiche Durchführung dieses Lehrgangs. Das Arbeiten mit FileMaker Pro ist die effektivste Möglichkeit, den Umgang mit der Anwendung zu erlernen. Daher enthält jede Lektion praxisnahe Aktivitäten, die Sie Schritt für Schritt durch Menüs, Bildschirme und Vorgänge führen.
  • 8. Lektion 1 | FileMaker Pro-Grundlagen 8 Die in diesem Lehrgang enthaltene Datei soll die Funktionen von FileMaker Pro veranschaulichen und eignet sich möglicherweise nicht als Vorlage für zukünftige Entwicklungen. FileMaker Pro enthält auch Starter-Lösungen. Um in FileMaker Pro eine Datenbank mithilfe einer Starter-Lösung zu erstellen, wählen Sie Datei (Windows) bzw. Ablage (Mac OS) > Neu von Starter-Lösung. Hinweis Bei einigen Prozeduren wird ein Kontextmenü verwendet. Um ein Kontextmenü anzuzeigen, klicken Sie mit der rechten Maustaste bzw. klicken Sie bei gedrückter Control-Taste auf ein Objekt oder in einen Bereich, um eine Liste mit Befehlen zu sehen. Sie können die Systemsteuerung (Windows) bzw. Systemeinstellungen (Mac OS) verwenden, um Ihre Maus, Ihr Trackpad oder Ihr Eingabegerät zu konfigurieren. Zum Beispiel können Sie eine sekundäre Taste an einer Maus oder eine sekundäre Klickfunktion an einem Trackpad einrichten. Um Feedback zu diesem Handbuch zu senden, rufen Sie folgende Website auf:  http://www.filemaker.com/company/documentation_feedback.html. Speicherort der Beispieldatei Die Beispieldatei enthält Daten von Lieblingsbäckerei. In ihr können Sie die Anlage von Datenbankelementen üben, die in den einzelnen Lektionen beschrieben werden. Wenn Sie wieder von vorne beginnen müssen, ersetzen Sie die vorhandene Beispieldatei durch eine neue Kopie. Wenn die Beispieldatei installiert wurde, befindet sie sich in: FileMaker Pro 12/Deutsch Extras/Lehrgang ODER FileMaker Pro 12 Advanced/Deutsch Extras/Lehrgang Sie können die Beispieldatei auch von der FileMaker-Website herunterladen:  http://www.filemaker.com/documentation. Datenbankkonzepte Was ist eine Datenbank? In einer Datenbank werden Informationen organisiert und analysiert. Wahrscheinlich haben Sie in letzter Zeit sogar mit Datenbanken gearbeitet, ohne es bemerkt zu haben. Hinter einem Terminkalender, einer Teileliste und sogar Ihrem persönlichen Adressbuch verbergen sich Datenbanken. Wozu werden Datenbanken verwendet? Das Speichern von Informationen in einer Datenbankdatei bietet viele Vorteile. In einer Datenbank werden Informationen nicht nur abgelegt, sondern können auch auf verschiedenste Weise organisiert und analysiert werden. Mit einer Datenbank können Sie beispielsweise Informationen für Berichte gruppieren, Informationen für Adressetiketten sortieren, Ihr Inventar erfassen oder eine bestimmte Rechnung schnell suchen. Computergestützte Datenbanken bieten außerdem zusätzliche Vorteile gegenüber der traditionellen Datenverwaltung: Geschwindigkeit, Zuverlässigkeit, Präzision und die Möglichkeit, sich wiederholende Aufgaben zu automatisieren. Wie ist eine Datenbank aufgebaut? Eine Datenbankdatei enthält eine oder mehrere Tabellen. Tabellen speichern Datensätze. Ein Datensatz besteht aus einer Reihe von Feldern.
  • 9. Lektion 1 | FileMaker Pro-Grundlagen 9 Angenommen, Ihr Adressbuch ist eine FileMaker Pro-Datenbankdatei. Jeder Eintrag im Adressbuch entspricht einem Datensatz in einer Adressbuch-Tabelle. Jeder Datensatz enthält Informationen wie Name, Adresse, Ort usw. Jeder Teil dieser Informationen – Name, Adresse und Ort – wird in einem eigenen Feld gespeichert. Wie werden Felddaten angezeigt? FileMaker Pro zeigt Felder in Layouts an. Jedes Layout basiert auf einer einzelnen Tabelle und zeigt Datensätze aus der Tabelle an. Stellen Sie sich vor, dass Ihre Datenbank zusätzlich zur Tabelle „Adressbuch“ eine Tabelle „Aufgaben“ enthält. Ein Layout basierend auf der Tabelle „Adressbuch“ zeigt Felder und Datensätze aus der Tabelle „Adressbuch“ an. Ein Layout basierend auf der Tabelle „Aufgaben“ zeigt Felder und Datensätze aus der Tabelle „Aufgaben“ an. FileMaker Pro-Grundlagen FileMaker Pro ist eine plattformübergreifende Anwendung. Dateien, die auf einem Mac erstellt werden, können in FileMaker Pro auf einem Computer unter Windows und umgekehrt geöffnet werden. Sie können auch FileMaker Go verwenden, um FileMaker Pro-Dateien auf einem iPad oder iPhone anzuzeigen, oder auch einen Webbrowser, um Dateien anzuzeigen, die im Web veröffentlicht wurden. Im Gegensatz zu Textverarbeitungs- oder Tabellenkalkulationsprogrammen speichert FileMaker Pro Ihre Arbeit automatisch. Sie sollten daher jeden Schritt sorgfältig abwägen, wenn Sie umfassende Änderungen an Dateien vornehmen, insbesondere beim Löschen von Datensätzen. Einmal gelöscht Datensätze werden unwiderruflich aus der Datenbank entfernt. Wie später in Lektion 14 gezeigt wird, sollten Sie regelmäßig Sicherungskopien Ihrer Dateien erstellen. Sollten Dateien verloren gehen oder beschädigt werden oder Datensätze versehentlich gelöscht werden, können Ihnen Sicherungskopien viele Stunden unnötiger Arbeit ersparen. Erläuterung der FileMaker Pro-Modi In FileMaker Pro können Sie in einem von vier Modi arbeiten: 1 Im Blätternmodus geben Sie Daten ein und zeigen Datensätze an. 1 Im Suchenmodus suchen Sie nach Datensätzen oder Gruppen von Datensätzen. 1 Im Layoutmodus geben Sie an, wie Daten auf dem Bildschirm oder beim Drucken angezeigt werden. 1 Im Seitenansichtsmodus werden Ihre Seiten so angezeigt, wie sie gedruckt werden. Wenn eine Datenbank geöffnet ist, können Sie von einem Modus in den anderen wechseln, indem Sie entweder das Menü „Ansicht“, die Schaltflächen in der Statussymbolleiste und der Layoutleiste oder das Modus-Einblendmenü unten im Programmfenster verwenden.
  • 10. Lektion 1 | FileMaker Pro-Grundlagen 10 Verwenden Sie die Schaltflächen in der Statussymbolleiste und der Layoutleiste, um die Modi zu wechseln Verwenden Sie das Modus- Einblendmenü, um Modi umzuschalten Weitere Informationen Weitere Informationen über die Grundlagen von FileMaker Pro finden Sie in Kapitel 1 und 2 des FileMaker Pro Benutzerhandbuchs. Umfassende Informationen zu Vorgehensweisen und Konzepten finden Sie auch in der FileMaker Pro Hilfe. Wählen Sie für den Zugriff auf die FileMaker Pro Hilfe Hilfe > FileMaker Pro Hilfe. Um auf das FileMaker Ressourcencenter im Web zuzugreifen, wählen Sie Hilfe > Ressourcencenter.
  • 11. Lektion 2  Blättern in Daten Im Blätternmodus können Sie Daten anzeigen, eingeben oder ändern. Dies ist die einfachste Art, in Ihrer Datenbank zu arbeiten. Diese Lektion beinhaltet: 1 Öffnen einer Datenbank, die bereits Daten enthält 1 Wechseln zwischen Datensätzen 1 Anzeigen von Daten mit verschiedenen Layouts 1 Unterschiede zwischen Formularansicht, Listenansicht und Tabellenansicht 1 Übersicht der Statussymbolleiste 1 Speichern einer Kopie der Datenbank Öffnen einer Datenbank und Wechseln zwischen Datensätzen So öffnen Sie die Beispieldatenbank: 1. Öffnen Sie den Ordner „Lehrgang“ auf Ihrer Festplatte. Den Speicherort des Lehrgangsordners finden Sie unter „Speicherort der Beispieldatei“ auf Seite 8. 2. Öffnen Sie die Datei Beispiel.fmp12. 1 Die Datenbank befindet sich im Blätternmodus. FileMaker Pro öffnet eine Datenbank standardmäßig im Blätternmodus. 1 Die Statussymbolleiste zeigt an, dass es 29 Datensätze in der Beispieldatenbank gibt. Der erste Datensatz wird angezeigt.
  • 12. Lektion 2 | Blättern in Daten 12 Aktuell angezeigter Datensatz Anzahl der Datensätze insgesamt Buchsymbol, Regler Das Modus- Einblendmenü zeigt den aktuellen Modus an. 3. Klicken Sie auf die rechte Seite des Buchsymbols, um vorwärts zu blättern, und auf die linke Seite, um rückwärts zu blättern (jeweils um einen Datensatz). 4. Wechseln Sie mehrere Datensätze nach vorne, indem Sie den Schieberegler nach rechts ziehen. Wechseln Sie mehrere Datensätze nach hinten, indem Sie den Schieberegler nach links ziehen. Sie können auch auf die Nummer des aktuellen Datensatzes klicken, die gewünschte Datensatznummer eingeben und dann die Eingabetaste (Windows) bzw. den Zeilenschalter (Mac OS) drücken, um zu einem bestimmten Datensatz in der Datenbank zu wechseln. Tipp Das Menü Datensätze enthält auch Befehle für das Bewegen zwischen Datensätzen. Wählen Sie Datensätze > Gehe zu Datensatz und wählen Sie Nächste(r/s), Vorherige(r/s) oder Gehe zu. Unterschiedliche Darstellung von Daten Obwohl Sie Daten nur einmal in FileMaker Pro eingeben, können Sie sie auf vielfältige Weise verwenden. Mit Layouts können Sie einige oder alle Ihrer Felder anzeigen lassen. Da es nicht notwendig ist, in jedem Layout alle Felder anzeigen zu lassen, stellen Layouts ein leistungsstarkes Werkzeug dar. Mit ihrer Hilfe haben Sie die Möglichkeit, nur mit den für eine bestimmte Aufgabe benötigten Daten zu arbeiten bzw. diese auszudrucken.
  • 13. Lektion 2 | Blättern in Daten 13 Steffen Williams Trautweinstr. 17 80666 München Sehr geehrter Herr Williams, Vielen Dank für Ihre Bestellung bei Lieblingsbäckerei. Wir wissen dies zu Telefonliste schätzen und werden Ihnen gern zu Diensten sein. Juanita Alvarez 555-1234 Sollten Sie noch Fragen haben, rufen Sie uns Michelle Cannon 555-1234 einfach an – wir stehen Ihnen jederzeit zur Andre Common 555-1234 Verfügung. Marie Durand 555-1234 Jean Durand 555-1234 Mit freundlichen Grüßen William Johnson 555-1234 John Lee John Lee 555-1234 Patrick Murphy 555-1234 Le Nguyen 555-1234 Kentaro Ogawa 555-1234 Mary Smith 555-1234 John Smith 555-1234 Sophie Tang 555-1234 Steve Williams 555-1234 Betty Wilson 555-1234 Die gleichen Daten lassen sich mithilfe mehrerer Layouts unterschiedlich anordnen Anzeigen eines anderen Layouts Um einige Layoutversionen anzuzeigen, verwenden Sie die gerade geöffnete Datei. 1. Klicken Sie auf das Layout-Einblendmenü in der Layoutleiste. Es erscheint eine Liste mit den für diese Datei verfügbaren Layouts. Layout- Einblendmenü Das Häkchen neben dem Dateneingabe-Layout zeigt Ihr aktuelles Layout an. Das Dateneingabe-Layout zeigt alle Felder der Tabelle „Kunden“. Felder
  • 14. Lektion 2 | Blättern in Daten 14 2. Wählen Sie im Layout-Einblendmenü das Layout Kundentypliste. Dieses Layout zeigt jeden Datensatz als eine Zeile in einer Liste mit Spalten an. Beachten Sie, dass das Layout „Kundentypliste“ nur vier der Felder aus dem Dateneingabe-Layout enthält, obwohl keine Daten aus der Datenbank entfernt wurden. Da sich in diesem Layout jedoch weniger Felder befinden, werden einige Daten lediglich nicht angezeigt. Es wurden jedoch keine Daten aus der Datenbank entfernt. Das Layout „Kundentypliste“ zeigt nur vier der Felder aus dem Dateneingabe-Layout an 3. Kehren Sie nun über das Layout-Einblendmenü zum Dateneingabe-Layout zurück Sämtliche Daten sind noch vorhanden.
  • 15. Lektion 2 | Blättern in Daten 15 Anzeigen von Layouts als Formulare, Listen und Tabellen Sie können Ihre Layouts auf drei verschiedene Arten anzeigen: als Formular, Liste oder Tabelle. 1 In der Formularansicht zeigt Ihr aktuelles Layout jeweils einen Datensatz an. 1 In der Listenansicht wird Ihr aktuelles Layout als Liste dargestellt, in der die Datensätze aufeinander folgend angezeigt werden. 1 In der Tabellenansicht werden mehrere Datensätze gleichzeitig in einem Raster angezeigt. Im Allgemeinen kann bei Layouts zwischen Formular-, Tabellen- und Listenansicht gewechselt werden, während sich die Datenbank im Blätternmodus befindet. Formularansicht Tabellenansicht Listenansicht Das Layout „Kundentypliste“ als Formular, als Tabelle und schließlich als Liste Wechseln Sie in einem Layout zwischen Formular-, Tabellen- und Listenansicht, um die Unterschiede zu verdeutlichen. 1. Wechseln Sie in der Beispieldatei zum Layout „Kundentypliste“. Daraufhin werden mehrere Datensätze in Form einer Liste angezeigt. 2. Klicken Sie auf Formularansicht. in der Layoutleiste. Es wird ein einzelner Datensatz im gleichen Layout angezeigt. Lediglich die Ansichtsoption wurde geändert. 3. Klicken Sie auf Tabellenansicht in der Layoutleiste. Mit der Funktion „Als Tabelle anzeigen“ können mehrere Datensätze gleichzeitig in einem Raster angezeigt werden.
  • 16. Lektion 2 | Blättern in Daten 16 4. Klicken Sie auf Listenansicht in der Layoutleiste, um in die Listenansicht zurückzukehren. Scrollen Sie nach unten, um mehr Datensätze in der Listenansicht anzuzeigen. Übersicht der Statussymbolleiste und der Layoutleiste Über die Statussymbolleiste oben im FileMaker Pro-Fenster haben Sie schnellen Zugriff auf FileMaker Pro-Menübefehle, die Sie häufig verwenden. Die Standardschaltflächen in der Symbolleiste variieren je nach aktuellem Modus. Sie können Schaltflächen in jedem Modus hinzufügen und entfernen, um die Statussymbolleiste anzupassen. Die Layoutleiste unter der Statussymbolleiste hilft Ihnen, schnell zwischen Layouts und Ansichten umzuschalten. Andere Steuerelemente der Layoutleiste variieren je nach aktuellem Modus. Statussymbolleiste Layoutleiste Statussymbolleiste und Layoutleiste im Blätternmodus Funktion der Schaltflächen der Statussymbolleiste 1 Bewegen Sie den Mauszeiger über die Schaltflächen der Statussymbolleiste. Für jede Schaltfläche wird eine QuickInfo angezeigt, die ihre Verwendung beschreibt. Anpassung der Statussymbolleiste Sie können die Statussymbolleiste unverändert einsetzen oder Schaltflächen hinzufügen und entfernen. So fügen Sie der Statussymbolleiste eine Schaltfläche hinzu: 1. Wählen Sie Ansicht > Statussymbolleiste anpassen. 2. Sie haben folgende Möglichkeiten: 1 Windows: Wählen Sie im Dialogfeld das Register Befehle. 1 Mac OS: Fahren Sie mit Schritt 3 fort. 3. Ziehen Sie Drucken aus der Befehleliste (Windows) bzw. dem Dialogfeld (Mac OS) in die Statussymbolleiste. So entfernen Sie eine Schaltfläche aus der Statussymbolleiste: 1 Ziehen Sie die Schaltfläche Sortieren aus der Statussymbolleiste in das Dialogfeld.
  • 17. Lektion 2 | Blättern in Daten 17 Um die Symbolleiste auf ihre Standardschaltflächen zurückzusetzen: 1. Sie haben folgende Möglichkeiten: 1 Windows: Wählen Sie im Register die Option Symbolleisten die Option Statussymbolleiste, klicken Sie auf Zurücksetzen und dann auf OK. 1 Mac OS: Ziehen Sie das Standard-Schaltflächenset im unteren Bereich des Dialogfelds in die Statussymbolleiste. Die Schaltfläche Drucken wird entfernt und die Schaltfläche Sortieren wiederhergestellt. 2. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf Fertig stellen (Windows) oder Fertig (Mac OS) im Dialogfeld. Sichern einer Kopie der Beispieldatei In den nächsten Lektionen werden Sie eine Kopie der Beispieldatei verwenden. So sichern Sie eine Kopie der Beispieldatei: 1. Wählen Sie Datei (Windows) bzw. Ablage (Mac OS) > Kopie speichern unter. 2. Wählen Sie den Lehrgangsordner als den Speicherort für die Kopie. Beispiel Kopie.fmp12 wird automatisch als Dateiname angegeben. 3. Klicken Sie auf Speichern. 4. Nach Beendigung dieser Lektion schließen Sie die Originalbeispieldatei, indem Sie Datei (Windows) bzw. Ablage (Mac OS) > Schließen wählen. Weitere Informationen In dieser Lektion haben Sie eine Datenbank geöffnet, Datensätze durchblättert, zwischen Layouts gewechselt, den Unterschied zwischen Formular-, Listen- und Tabellenansicht kennengelernt und sich eine Übersicht über Statussymbolleiste und Layoutleiste verschafft. Zudem haben Sie eine Kopie einer Datenbank erstellt, die Daten enthält. Weitere Informationen zum Blättern in FileMaker Pro-Daten finden Sie in Kapitel 2 im FileMaker Pro Benutzerhandbuch.
  • 18. Lektion 3  Suchen und Sortieren von Datensätzen Ihre Datenbank ist eine Ansammlung von Datensätzen. Manchmal arbeiten Sie mit allen Datensätzen der Datenbank, beispielsweise um einen Jahreskatalog an jeden Kunden zu versenden. Häufig arbeiten Sie jedoch mit einer Untermenge Ihrer Datenbank, z. B. Personen in einem bestimmten Ort oder Datensätze in einem bestimmten Datenbereich. Dieser Vorgang, bei dem nach Datensätzen gesucht wird, die bestimmte Kriterien erfüllen, heißt bei FileMaker Pro Datensätze suchen. Wenn Sie die Datensätze gefunden haben, mit denen Sie arbeiten möchten, können Sie ihre Reihenfolge ändern, indem Sie sie sortieren. Datensätze können in auf- oder absteigender Reihenfolge sortiert werden. Diese Lektion beinhaltet: 1 Verwenden des Blätternmodus für die Suchen von Datensätzen mit: 1 übereinstimmenden Daten in einem beliebigen Feld mithilfe der Schnellsuche 1 übereinstimmenden Daten in einem einzelnen Feld 1 Verwenden des Suchenmodus für folgende Aktivitäten: 1 Suchen von Datensätzen mit übereinstimmenden Daten in mehreren bestimmten Feldern 1 Suchen von Datensätzen, die mit einem Datenbereich übereinstimmen 1 Gezieltes Suchen durch Ausschluss von Datensätzen 1 Speichern und Ändern einer Suchabfrage und Verwendung der neuen Abfrage, um verschiedene Datensätze zu finden 1 Sortieren von Datensätzen in aufsteigender Reihenfolge (A bis Z) und Hinzufügen eines neuen Datensatzes in sortierter Reihenfolge Hinweis Stellen Sie sicher, dass Sie vor Beginn dieser Lektion über die Datei „Beispiel Kopie.fmp12“ verfügen. In Lektion 2 finden Sie Informationen für den Zugriff auf den Lehrgangsordner und das Erstellen einer Kopie von Beispiel.fmp12. Verwenden der Schnellsuche zum Durchsuchen einer Datenbank Die Schnellsuche ist eine einfache Möglichkeit, um alle Felder im aktuellen Layout zu durchsuchen. Suchen Sie nach allen Datensätzen für Kunden mit dem Namen John, die in Großbritannien leben. 1. Öffnen Sie „Beispiel Kopie.fmp12“ im Lehrgangsordner. Die Datenbank befindet sich im Blätternmodus und „Dateneingabe“ ist das aktive Layout. Mit der Schnellsuche können Sie nach gleichem Text suchen, der sich in unterschiedlichen Feldern in einer Datenbank befindet. 2. Geben Sie John Großbritannien in das Suchtextfeld der Schnellsuche in der oberen rechten Ecke der Statussymbolleiste ein. Geben Sie hier den Text ein, nach dem gesucht werden soll. Wenn Sie das Suchfeld nicht sehen, verbreitern Sie das FileMaker Pro-Fenster.
  • 19. Lektion 3 | Suchen und Sortieren von Datensätzen 19 3. Drücken Sie die Eingabetaste (Windows) bzw. den Zeilenschalter (Mac OS). Das Ergebnis unserer Schnellsuche ist die Ergebnismenge. Das Kreisdiagramm in der Statussymbolleiste zeigt die Ergebnismenge als Teil aller Datensätze in der Datenbank an. Anzahl der Datensätze in der Ergebnismenge Kreisdiagramm Anzahl der Datensätze in der Datenbank 4. Klicken Sie auf das Buchsymbol oder den Schieberegler, um die zwei Datensätze in der Ergebnismenge anzuzeigen. Bei Ihrer Schnellsuche wurden Datensätze für John Lee (Feld „Vorname“) aus St. Johns Circle (Feld „Adresse Privat 1“) in Großbritannien (Feld „Land“) und William Johnson (Feld „Nachname“) aus Großbritannien (Feld „Land“) gefunden, nicht jedoch John Smith, dessen Datensatz den Text „Großbritannien“ in keinem Feld enthält. Diese Art der Suche wird häufig als UND-Suche bezeichnet, da Datensätze die Wörter „John“ und „Großbritannien“ enthalten müssen. Suchen von Datensätzen nach Kriterien in einem Feld Sie können ein Kontextmenü verwenden, um nach übereinstimmenden Daten in einem bestimmten Feld zu suchen. Suchen Sie nun nach allen Kunden, die in New York City leben. 1. Klicken Sie auf Alle zeigen in der Statussymbolleiste, um alle Datensätze in der Ergebnismenge wiederherzustellen. Das Kreisdiagramm zeigt erneut, dass die Ergebnismenge 29 Datensätze enthält. Hinweis Es ist nicht notwendig, vor Beginn einer Suche die Option Alle zeigen auszuwählen, da FileMaker Pro Datensätze immer in der gesamten Datenbank sucht. 2. Ziehen Sie den Schieberegler nach links, um den ersten Datensatz in der Datenbank anzuzeigen (Mary Smith aus den USA). 3. Klicken Sie mit der rechten Maustaste (Windows) auf das Feld „Ort“ bzw. Ctrl-klicken Sie (Mac OS) darauf. 4. Wählen Sie Übereinstimmende Datensätze suchen aus dem Kontextmenü. „Übereinstimmende Datensätze suchen“ auswählen
  • 20. Lektion 3 | Suchen und Sortieren von Datensätzen 20 Ihre Suchabfrage gibt Datensätze der vier Kunden zurück, die in New York wohnen. Das Kreisdiagramm zeigt, dass die Ergebnismenge nun vier Datensätze enthält. Anzahl der Datensätze in dieser Ergebnismenge 5. Klicken Sie auf das Buchsymbol oder den Schieberegler, um jeden der vier gefundenen Datensätze anzuzeigen. Suchen von Datensätzen nach Kriterien in mehreren bestimmten Feldern Sie können auch nach Datensätzen suchen, die mit mehreren Kriterien übereinstimmen, z. B. Kunden, die in den USA leben und gleichzeitig Neukunden sind. Hier erstellen Sie erneut eine UND-Suche. Um im Suchenmodus eine UND-Suche durchzuführen, geben Sie jedes Suchkriterium direkt in das entsprechende Feld ein. So suchen Sie nach allen Kunden, die sowohl in den USA wohnen als auch Neukunden sind: 1. Klicken Sie in der Statussymbolleiste auf Suchen. FileMaker Pro wechselt in den Suchenmodus. Im Suchenmodus erstellen Sie eine Suchabfrage unter Verwendung der Felder, die so markiert sind: . Geben Sie die Suchkriterien direkt in die Felder der Abfrage ein. 2. Geben Sie USA in das Feld „Land“ ein. 3. Geben Sie im Feld „Kundentyp“ Neu ein. 4. Klicken Sie in der Statussymbolleiste auf Ergebnismenge suchen. Ihre Suchabfrage gibt zwei gefundene Datensätze für die zwei Neukunden mit Wohnsitz in den USA zurück. Suchen von Datensätzen, die mehrere Kriterien in einem Feld erfüllen Manchmal müssen Datensätze gesucht werden, die innerhalb eines Felds mehr als einem Kriterium entsprechen. Dies ist der Fall, wenn beispielsweise alle Kunden gesucht werden sollen, die entweder in New York oder in London leben. Diese Art der Suche wird gewöhnlich als ODER- Suche bezeichnet, da die gefundenen Datensätze einem beliebigen der angegebenen Suchkriterien entsprechen Um in FileMaker Pro eine ODER-Suche durchzuführen, müssen Sie mehrere Suchabfragen verwenden. 1 Geben Sie das erste Suchkriterium in das entsprechende Feld der ersten Suchabfrage ein. 1 Erstellen Sie eine zweite Suchabfrage und geben Sie das zweite Suchkriterium in das gleiche Feld ein. Wenn Sie auf die Schaltfläche Ergebnismenge suchen klicken, sucht FileMaker Pro alle Datensätze, die einem beliebigen der eingegebenen Suchkriterien entsprechen. So suchen Sie nach allen Kunden, die in New York oder London wohnen: 1. Klicken Sie in der Statussymbolleiste auf Suchen. 2. Geben Sie New York in das Feld „Ort“ ein.
  • 21. Lektion 3 | Suchen und Sortieren von Datensätzen 21 3. Klicken Sie in der Statussymbolleiste auf Neue Abfrage. Beachten Sie, dass in der Statussymbolleiste aktuell zwei Abfragen angezeigt werden. Anzahl der Suchabfragen 4. Geben Sie in das Feld „Ort“ der zweiten Abfrage London ein 5. Klicken Sie in der Statussymbolleiste auf Ergebnismenge suchen. Ihre Suchabfrage gibt sechs gefundene Datensätze für die sechs Kunden zurück, die entweder in New York oder London wohnen. Suchen von Datensätzen, die einem Kriterienbereich in einem Feld entsprechen Vielleicht müssen Sie manchmal nach Datensätzen suchen, die innerhalb eines Felds einem Kriterienbereich entsprechen. Beispielsweise soll nach allen Datensätzen gesucht werden, die in den Zeitraum eines Monats fallen, oder nach allen Rechnungen mit Rechnungsnummern zwischen 500 und 1000. Um diese Art von Suche in FileMaker Pro durchzuführen, verwenden Sie in Ihrer Suchabfrage ein spezielles Bereichssymbol, um die unteren und oberen Grenzen Ihres Suchkriteriums festzulegen. So suchen Sie nach allen Kunden, die ihren Jahresbeitrag zwischen dem 1. Januar 2011 und dem 30. Juni 2011 gezahlt haben: 1. Klicken Sie auf Suchen. 2. Geben Sie in das Feld „Datum Bezahlt“ das Datum 1.1.2011 ein. Hinweis FileMaker Pro verwendet das in Ihren Systemeinstellungen angegebene Datumsformat, so dass das angezeigte und eingegebene Datum sich von dem in diesem Lehrgang gezeigten Format unterscheiden kann. 3. Klicken Sie in der Layoutleiste auf Operatoren und wählen Sie Bereich aus der Liste. Bereich wählen Tipp Alternativ können Sie jeden Operator aus dem Menü direkt in das Suchfeld eingeben. Ihre Suchabfrage sollte nun 1.1.2011... im Feld „Datum Bezahlt“ enthalten.
  • 22. Lektion 3 | Suchen und Sortieren von Datensätzen 22 4. Geben Sie unmittelbar nach dem Auslassungszeichen (...) 30.6.2011 ein. 5. Klicken Sie auf Ergebnismenge suchen. Ihre Suchabfrage gibt sechs Datensätze zurück, d. h., sechs Kunden haben ihren Beitrag innerhalb der ersten sechs Monate des Jahres 2011 bezahlt. Gezieltes Suchen Vielleicht müssen Sie manchmal nach Datensätzen suchen, die einem bestimmten Kriterium entsprechen und gleichzeitig ein anderes Kriterium ausschließen. (Das ist der Fall, wenn beispielsweise nach allen Datensätzen gesucht wird, die in einem bestimmten Jahr außer in einem bestimmten Monat hinzugefügt wurden, oder bei der Suche nach allen Mitgliedern, die zwar in den USA, aber nicht in der Stadt New York leben.) Diese Art von Suche kann durchgeführt werden, indem man mehrere Suchabfragen kombiniert und bestimmte Datensätze ausschließt. Da FileMaker Pro mehrere Suchabfragen in der Reihenfolge verarbeitet, in der sie erstellt wurden, können auf diese Weise sehr spezifische und abgestufte Suchvorgänge erstellt werden. Beim Ausschluss von Datensätzen in einem Suchvorgang werden die Datensätze nicht aus der Datenbank gelöscht. So finden Sie Datensätze von allen Kunden, die ihre Gebühren 2011 bezahlt haben, wobei diejenigen, die im März gezahlt haben, ausgelassen werden: 1. Klicken Sie auf Suchen. 2. Geben Sie in das Feld „Datum Bezahlt“ 2011 ein. 3. Klicken Sie auf Neue Abfrage. Beachten Sie, dass die Symbolstatusleiste anzeigt, dass dies die zweite Suchabfrage in dieser Datenbanksuche ist. 4. Klicken Sie auf Ausschließen in der Layoutleiste, damit FileMaker Pro keine Datensätze in die Ergebnismenge aufnimmt, die den Kriterien dieser zweiten Suchabfrage entsprechen. Klicken Sie auf „Ausschließen“ 5. Geben Sie in das Feld „Datum Bezahlt“ das Datum 1.3.2011 ein. 6. Klicken Sie auf Operatoren und wählen Sie dann Bereich aus der Liste. 7. Geben Sie nach dem Auslassungszeichen 31.3.2011 in das Feld „Datum Bezahlt“ ein, um Kunden auszuschließen, die im Monat März gezahlt haben. 8. Klicken Sie auf Ergebnismenge suchen. Ihre Suche ergibt 11 Datensätze für 11 Kunden, die ihre Gebühren 2011 bezahlt haben. Die Kunden, die im März bezahlt haben, werden nicht berücksichtigt.
  • 23. Lektion 3 | Suchen und Sortieren von Datensätzen 23 Speichern einer Suchabfrage zur späteren Verwendung Wenn Sie eine komplexe Suchabfrage erstellen, die Sie wiederholt verwenden möchten, können Sie sie als gespeicherte Suche speichern. Sie können die Suchabfrage dann wieder schnell und einfach aus dem Blättern- oder Suchenmodus heraus aufrufen. So speichern Sie Ihre letzte Suchabfrage: 1. Sie haben folgende Möglichkeiten: 1 Windows: Klicken Sie auf den Pfeil nach unten rechts von der Schaltfläche Suchen und wählen Sie Aktuelle Suche speichern. 1 Mac OS: Klicken und halten Sie die Schaltfläche Suchen und wählen Sie dann Aktuelle Suche speichern. Ihre letzte Suchabfrage wird im Dialogfeld „Optionen für die gespeicherte Suche angeben“ angezeigt. Die Suchabfrage wird als Standardname der gespeicherten Suche angezeigt. 2. Geben Sie als Name Gebühren 2011 bezahlt ohne März ein und klicken Sie auf Speichern. Suchen von Datensätzen mithilfe einer gespeicherten Suche So führen Sie eine gespeicherte Suchabfrage aus: 1. Klicken Sie im Blätternmodus auf Alle zeigen in der Statussymbolleiste. Das Kreisdiagramm in der Statussymbolleiste zeigt wieder die Gesamtzahl an Datensätzen in der Beispieldatei an. 2. Sie haben folgende Möglichkeiten: 1 Windows: Klicken Sie auf den Pfeil nach unten rechts von der Schaltfläche Suchen und wählen Sie unter Gespeicherte Suchen Gebühren 2011 bezahlt ohne März. 1 Mac OS: Klicken und halten Sie die Schaltfläche Suchen und wählen Sie unter Gespeicherte Suchen Gebühren 2011 bezahlt ohne März. Erneut werden nur die 11 Datensätze angezeigt, die den Kriterien der gespeicherten Suche entsprechen.
  • 24. Lektion 3 | Suchen und Sortieren von Datensätzen 24 Sortieren der Ergebnismenge Nachdem Sie eine Ergebnismenge mit Datensätzen gefunden haben, möchten Sie diese möglicherweise noch sortieren. Vielleicht möchten Sie die Datensätze in alphabetischer Reihenfolge anzeigen oder sie nach Aktualität sortieren lassen. So sortieren Sie die Datensätze nach den Nachnamen der Kunden in alphabetischer Reihenfolge: 1. Klicken Sie in der Layoutleiste auf das Layout-Einblendmenü und wählen Sie Kundentypliste aus. Auswählen der Kundentypliste Das Layout „Kundentypliste“ wird angezeigt. In diesem Layout lässt sich das Ergebnis der Sortierung besser erkennen. Der schwarze Balken links vom Datensatz für Mary Smith zeigt an, dass es sich um den aktuellen Datensatz in der Ergebnismenge handelt. Aktueller Datensatz 2. Klicken Sie in der Statussymbolleiste auf Sortieren. Das Dialogfeld „Datensätze sortieren“ wird angezeigt. 3. Sollten in der Spalte „Sortierfolge“ rechts im Dialogfeld bereits Felder angezeigt werden, klicken Sie auf Alles löschen. 4. Wählen Sie in der Liste der verfügbaren Felder links Nachname aus und klicken Sie auf Kopieren. Symbol mit Angabe der Sortierrichtung Sobald ein Feld ausgewählt wurde, werden Optionen für die Sortierrichtung aktiviert. Das Symbol der Sortierrichtung rechts vom Feld „Nachname“ steigt von links nach rechts an. Das bedeutet, dass die Daten in aufsteigender Reihenfolge (von A bis Z) angeordnet werden, wenn die Datenbank nach diesem Feld sortiert wird.
  • 25. Lektion 3 | Suchen und Sortieren von Datensätzen 25 5. Klicken Sie auf Sortieren. Die Namen in der Kundentypliste sind nun alphabetisch nach Nachnamen angeordnet. Der aktuelle Datensatz ist weiterhin Mary Smith. Dieser Datensatz wird an seine sortierte Stelle in der Liste bewegt. Hinzufügen eines neuen Datensatzes in der Listenansicht Nachdem Sie eine Ergebnismenge sortiert haben, zeigt FileMaker Pro neue Datensätze, die Sie hinzufügen, in der richtigen Stelle in der Sortierfolge an, wenn Sie jeden Datensatz in der Datenbank bestätigen (speichern). So fügen Sie einen Datensatz hinzu und sehen, wie er automatisch sortiert wird: 1. Klicken Sie in der Statussymbolleiste auf Neuer Datensatz. Sie sehen einen leeren Datensatz im Layout „Kundentypliste“. Hinweis Je nach Größe Ihres FileMaker Pro-Fensters müssen Sie eventuell nach unten scrollen, um den leeren Datensatz zu sehen. 2. Geben Sie für Vorname Connel, für Nachname Jordan, für Firma DEF GmbH. und für Kundentyp Neu ein. 3. Klicken Sie außerhalb des Felds Kundentyp, um den neuen Datensatz in die Datenbank zu übernehmen. Der neue Datensatz wird alphabetisch nach Nachname in die Liste einsortiert. 4. Wählen Sie Datensätze > Unsortiert. Datensätze kehren in die Reihenfolge zurück, in der sie sich vor der Sortierung der Ergebnismenge befunden haben, und der von Ihnen hinzugefügte Datensatz wird unten in der Liste angezeigt. Das ist die Reihenfolge, in der die Datensätze in der Datenbank gespeichert sind. Tipp Wenn Sie nicht möchten, dass die Reihenfolge beim Hinzufügen oder Bearbeiten von Datensätzen geändert wird, heben Sie die Markierung von Datensätze in Sortierreihenfolge behalten im Dialogfeld „Datensätze sortieren“ auf. 5. Wählen Sie den Datensatz für Connel Jordan, wenn er nicht bereits ausgewählt ist. 6. Klicken Sie auf Datensatz löschen in der Statussymbolleiste und dann auf Löschen, um diesen Datensatz aus der Beispieldatei zu entfernen. 7. Nach Beendigung dieser Lektion schließen Sie die Datei, indem Sie Datei (Windows) bzw. Ablage (Mac OS) > Schließen wählen. Weitere Informationen Sie haben Datensätze aufgrund einer Reihe von Kriterien gefunden, Ihre Suchen eingeschränkt, indem Sie spezifische Datensätze ausschließen, und Sie haben gelernt, Suchabfragen zu speichern. Zusätzlich haben Sie das Ergebnis Ihrer letzten Suche sortiert und einen neuen Datensatz in der sortierten Reihenfolge hinzugefügt. Weitere Informationen zum Suchen und Sortieren von Datensätzen in FileMaker Pro finden Sie in Kapitel 2 im FileMaker Pro Benutzerhandbuch.
  • 26. Lektion 4  Erstellen einer Datenbank und Eingeben von Datensätzen In den vorhergehenden Lektionen wurde die Verwendung einer einfachen Datenbank mit bestehenden Daten erläutert. In dieser Lektion werden Sie eine eigene Datei erstellen und Datensätze hinzufügen. Diese Lektion beinhaltet: 1 Erstellen einer einfachen Datenbank 1 Definieren von Feldern für verschiedene Arten von Daten 1 Erstellen von Datensätzen 1 Eingeben von Daten 1 Ändern von Daten 1 Löschen von Datensätzen 1 Einfügen von Daten in ein Containerfeld Erstellen einer einfachen Datenbank Erläuterung von Feldern Für jede gewünschte Datenkategorie wird ein eigenes Feld erstellt, z. B. Vorname oder Ort. Um Daten korrekt suchen, sortieren, berechnen und anzeigen zu können, sollte der Feldtyp mit der Art Daten übereinstimmen, die das Feld enthält (Text, Zahl, Datum usw.). In späteren Lektionen erhalten Sie Informationen zu anderen Feldtypen. Erstellen einer Datenbank 1. Führen Sie in FileMaker Pro einen der folgenden Schritte aus: 1 Wenn Sie das Fenster „FileMaker-Direktstart“ sehen, klicken Sie auf Neue Datenbank erstellen. 1 Wenn Sie das Fenster „FileMaker-Direktstart“ nicht sehen, wählen Sie im Menü Datei > Neue Datenbank erstellen. 2. Wechseln Sie in den Lehrgangsordner und legen Sie ihn als Speicherort für diese Datei fest. 3. Geben Sie den Dateinamen MeineDatei.fmp12 ein und klicken Sie auf Speichern. Die Datei wird im Blätternmodus in der Tabellenansicht geöffnet. Sie erstellen jetzt Felder. 4. Klicken Sie auf Feld erstellen. Hier klicken, um ein Feld zu erstellen 5. Geben Sie Vorname ein.
  • 27. Lektion 4 | Erstellen einer Datenbank und Eingeben von Datensätzen 27 6. Klicken Sie auf + rechts neben dem Feld Vorname. Klicken, um ein weiteres Feld zu erstellen 7. Geben Sie Nachname ein. 8. Klicken Sie auf + und geben Sie Gebühr Bezahlt ein. 9. Klicken Sie auf + und geben Sie Datum Bezahlt ein. 10. Klicken Sie auf + und geben Sie Container ein. Sie haben fünf Felder in Ihrer Datenbank erstellt. Feldbeschriftungen werden in der Tabellenansicht als Spaltenüberschrift angezeigt Felder, die in der Tabellenansicht erstellt werden, sind standardmäßig Textfelder. Jetzt ändern Sie den Feldtyp von einigen der Felder, die Sie erstellt haben. 11. Bewegen Sie den Mauszeiger über die Spaltenüberschrift Gebühr Bezahlt, bis der Abwärtspfeil angezeigt wird. Klicken Sie auf den Abwärtspfeil und wählen Sie Feld > Feldtyp > Zahl aus. Verwenden Sie den Abwärtspfeil, um das Kontextmenü anzuzeigen Wählen Sie den Feldtyp „Zahl“ aus 12. Bewegen Sie den Mauszeiger über die Spaltenüberschrift Datum Bezahlt und klicken Sie auf den Abwärtspfeil. Wählen Sie Feld > Feldtyp > Datum aus. Klicken Sie auf OK, um das Standarddatumsformat in FileMaker Pro zu übernehmen. 13. Bewegen Sie den Mauszeiger über die Spaltenüberschrift Container und klicken Sie auf den Abwärtspfeil. Wählen Sie Feld > Feldtyp > Container aus.
  • 28. Lektion 4 | Erstellen einer Datenbank und Eingeben von Datensätzen 28 Eingeben von Daten in die Datenbank Jetzt können Sie Daten in MeineDatei.fmp12 eingeben. Erstellen des ersten Datensatzes 1. Klicken Sie unterhalb der Spaltenüberschrift Vorname. In der Tabelle wird eine neue Zeile angezeigt. Dies ist ein neuer, leerer Datensatz in der Datenbank. Diese Hervorhebung zeigt den aktuellen Datensatz in der Tabellenansicht an. Geben Sie die Daten hier ein. 2. Geben Sie Jane ein. 3. Drücken Sie die Tabulatortaste, um in das Feld Nachname zu gelangen. Hinweis Während Sie arbeiten, speichert FileMaker Pro Ihre Änderungen automatisch. 4. Geben Sie in das Feld Nachname den Namen Doe ein. 5. Drücken Sie die Tabulatortaste und geben Sie unter Gebühr Bezahlt den Wert 25 ein. In der nächsten Lektion erfahren Sie, wie Zahlenfelder so formatiert werden, dass sie Währungen anzeigen. 6. Drücken Sie die Tabulatortaste und geben Sie unter Datum Bezahlt den Wert 11.11.2011 ein. Lassen Sie das Feld Container leer. Erstellen eines weiteren Datensatzes 1. Klicken Sie in der Zeile unterhalb von Jane in das Feld Vorname, um einen neuen Datensatz zu erstellen. Tipp Sie können auch auf Neuer Datensatz in der Statussymbolleiste klicken, um einen neuen Datensatz zu erstellen. 2. Genau wie bei dem Datensatz für Jane Doe geben Sie nun auch Daten für Antoine Dubois ein, der am 2.2.2011 den Betrag 75 Euro eingezahlt hat. Ihre Datenbank enthält nun zwei Datensätze. Kopieren von Daten durch Drag and Drop 1. Klicken Sie in die nächste Zeile und geben Sie einen Vornamen und Nachnamen Ihrer Wahl ein. 2. Wählen Sie 75 im Feld Gebühr Bezahlt in Datensatz 2.
  • 29. Lektion 4 | Erstellen einer Datenbank und Eingeben von Datensätzen 29 3. Ziehen Sie den ausgewählten Text in das Feld Gebühr Bezahlt in Datensatz 3 und lassen Sie die Maustaste los. Hinweis Wenn Sie den Text nicht ziehen können, könnte Drag & Drop in FileMaker Pro deaktiviert sein. Um Drag & Drop einzuschalten, wählen Sie Bearbeiten > Einstellungen (Windows) bzw. FileMaker Pro > Voreinstellungen (Mac OS). Wählen Sie unter Allgemein die Option Textauswahl mit Drag & Drop, klicken Sie auf OK und wiederholen Sie dann die Schritte 2 und 3. 4. Wählen Sie 02.02.2011 in Datensatz 2 aus und ziehen Sie es in das Feld Datum Bezahlt in Datensatz 3. Ändern von Daten in einem Datensatz Nehmen wir an, dass Jane Doe 75 Euro anstatt 25 Euro bezahlt hat. Sie können den Eintrag ganz einfach korrigieren. 1. Klicken Sie in dem Datensatz für Jane Doe auf den Bereich rechts von der 2, drücken Sie die Rücktaste (Windows) oder die Löschtaste (Mac OS) und geben Sie 7 ein. 2. Klicken Sie außerhalb des Felds, um diese Änderung in der Datenbank zu bestätigen. Eingeben von Daten in der Formularansicht Sie können Daten auch in der Formular- und Listenansicht eingeben. 1. Klicken Sie auf Formularansicht. . 2. Wählen Sie im zuletzt von Ihnen erstellten Datensatz die Daten im Feld Nachname und geben Sie einen anderen Namen ein. 3. Klicken Sie außerhalb des Felds, um die Änderung zu bestätigen. Datensatz löschen 1. Klicken Sie auf Tabellenansicht . 2. Wählen Sie den zuletzt von Ihnen erstellten Datensatz aus, indem Sie auf ein beliebiges Feld in dem Datensatz klicken. 3. Klicken Sie in der Statussymbolleiste auf Datensatz löschen. 4. Klicken Sie im Bestätigungsdialogfeld auf Löschen. Der Statusbereich zeigt, dass nur zwei Datensätze in der Datenbank verbleiben. Datei in ein Containerfeld einfügen In einem Containerfeld können Fotos, Filme, von Ihnen aufgezeichneter Ton und Dokumente wie Microsoft Word- und Excel-Dateien sowie PDF-Dateien abgelegt werden. 1. Wählen Sie das Containerfeld im ersten Datensatz aus. 2. Wählen Sie Einfügen > Datei.
  • 30. Lektion 4 | Erstellen einer Datenbank und Eingeben von Datensätzen 30 3. Wählen Sie die Datei logo.png im Lehrgangsordner. 4. Klicken Sie auf Öffnen (Windows) bzw. Einfügen (Mac OS). Der PNG-Dateiname und das Symbol werden im Containerfeld angezeigt Wenn Sie eine Datei einfügen, zeigt FileMaker Pro das Symbol und den Namen der Datei im Containerfeld an, aber nicht den eigentlichen Inhalt der Datei. 5. Nach Beendigung dieser Lektion schließen Sie die Datei, indem Sie Datei (Windows) bzw. Ablage (Mac OS) > Schließen wählen. Weitere Informationen In dieser Lektion haben Sie eine einfache Datenbank erstellt und Felder definiert und dann Datensätze hinzugefügt, geändert und gelöscht und Daten zwischen Datensätzen kopiert. Weitere Informationen finden Sie in den Kapiteln 2 und 3 im FileMaker Pro Benutzerhandbuch. Die Eingabe von Daten in unterschiedliche Feldtypen und mithilfe unterschiedlicher Methoden lernen Sie in Lektion 7. Weitere Informationen finden Sie in den Kapiteln 2 und 5 im FileMaker Pro Benutzerhandbuch.
  • 31. Lektion 5  Anpassen der Bildschirmanzeige Sie können das Erscheinungsbild Ihrer Daten durch Hinzufügen von Grafiken und anderen Effekten verbessern. Diese Lektion beinhaltet: 1 Festlegen der Bildschirmansicht durch Layouts 1 Verändern der Größe, Hinzufügen und Verschieben von Feldern 1 Hinzufügen eines Registerfelds 1 Anzeigen von Werten in Zahlenfeldern als Währung 1 Ändern von Textgröße, -stil und -farbe 1 Hinzufügen von Grafiken 1 Weitere Möglichkeiten zur Anpassung eines Layouts Erläuterung von Layouts und Tabellen Jedes Layout basiert auf einer einzelnen Tabelle und zeigt Datensätze aus der Tabelle an. Wenn Ihre Datei nur eine Tabelle enthält, basieren alle Layouts in Ihrer Datei auf dieser Tabelle. Wenn Ihre Datei mehr als eine Tabelle enthält, müssen Sie bei Erstellung des Layouts angeben, welche Tabelle Ihr Layout verwendet. Diese Einstellung können Sie später bei Bedarf anpassen. Die Tabelle, die Sie als Basis für Ihr Layout auswählen, ist wichtig, denn sie legt fest, welche Felder und Datensätze für die Verwendung in diesem Layout verfügbar sind. Felder und Datensätze, die nicht in der aktuellen Tabelle ausgewählt sind, können dennoch verwendet werden, allerdings muss über Beziehungen auf sie zugegriffen werden. Mehr über Beziehungen erfahren Sie in Lektion 11, „Erstellen relationaler Datenbanken“. Allgemeine Hinweise Layouts werden im Layoutmodus erstellt. Ein Layout kann beliebige Kombinationen von Feldern, Text und Grafiken enthalten. Das Erscheinungsbild von Objekten und Text in einem Layout hängt vom Präsentationsstil des Layouts ab. Sie geben einen Präsentationsstil an, wenn Sie ein Layout erstellen, und können ihn später bei Bedarf ändern. Sie können außerdem die Art der Anzeige einzelner Elemente in einem Layout (z. B. Objekte und Text) sowie das Erscheinungsbild von Daten in Zahlen- oder Datumsfeldern ändern. Zum Beispiel können Sie für ein Zahlenfeld festlegen, dass ein Währungssymbol angezeigt wird, oder für ein Datumsfeld angeben, dass der Tag der Woche zusammen mit Tag, Monat und Jahr angezeigt wird. Übersicht der Layoutwerkzeuge und des Inspektors 1. Öffnen Sie „Beispiel Kopie.fmp12“ im Lehrgangsordner. Tipp Da Sie die Datei „Beispiel Kopie.fmp12“ in Lektion 3 geöffnet haben, können Sie im Menü Datei (Windows) bzw. Ablage (Mac OS) > Letzte öffnen wählen und dann die Datei aus der Liste der zuletzt geöffneten Dateien wählen, um sie in den folgenden Lektionen zu öffnen. 2. Wählen Sie im Layout-Einblendmenü in der Layoutleiste das Layout Dateneingabe aus, wenn es nicht bereits ausgewählt ist.
  • 32. Lektion 5 | Anpassen der Bildschirmanzeige 32 3. Klicken Sie auf Layout bearbeiten in der Layoutleiste und wählen Sie ein beliebiges Feld aus. Die Statussymbolleiste zeigt Werkzeuge für die Gestaltung von Layouts an. Wenn Sie die Layoutwerkzeuge nicht sehen, verbreitern Sie das FileMaker Pro-Fenster. Anzahl von Layouts in dieser Datei Layoutwerkzeuge Inpektor und Formatierungsleiste ein- oder ausblenden 4. Bewegen Sie den Mauszeiger über die Statussymbolleiste und die Layoutleiste, um sich mit den Layoutwerkzeugen vertraut zu machen. 5. Klicken Sie auf die Schaltfläche Inspektor in der Layoutleiste, um den Inspektor zu öffnen. Für viele Formatierungsaufgaben im Layoutmodus verwenden Sie den Inspektor. Der Inspektor ist ein Werkzeug, mit dessen Hilfe Sie die Einstellungen für Objekte anzeigen und bearbeiten können. Alle Änderungen, die Sie im Layoutmodus vornehmen, beeinflussen lediglich die Darstellung der Daten. Die Daten selbst bleiben so bestehen, wie sie eingegeben wurden. Auf ein Register klicken, um weitere Einstellungen anzuzeigen Verwenden des Registers „Darstellung“, um Text und Objektstile zu kopieren und einzufügen sowie um Objekte, Zeilen und Text zu formatieren
  • 33. Lektion 5 | Anpassen der Bildschirmanzeige 33 Ändern der Größe, Verschieben und Hinzufügen eines Felds Auswählen und Ändern der Größe eines Felds 1. Klicken Sie auf das Feld Vorname in dem Layout, um es auszuwählen. Klicken Sie, um das Feld auszuwählen Den Aktivpunkt wählen und ihn ziehen, um die Größe zu ändern 2. Ziehen Sie den Aktivpunkt auf der rechten Seite des Felds nach links, um das Feld zu verkleinern. Es sollte jedoch noch genug Platz für den längsten Vornamen bieten, den Sie in die Datei eingeben möchten. Blaue dynamische Hilfslinien werden im Layout angezeigt. Wenn Sie Objekte in einem Layout verschieben, ausrichten oder ihre Größe ändern, können Sie diese Objekte mithilfe von dynamischen Hilfslinien genauer erstellen und bearbeiten. Jedes Feld enthält ein Symbol , das anzeigt, ob das Feld für die Schnellsuche aktiviert wurde. Die Farbe des Symbols gibt die geschätzte Leistung bei der Suche nach diesem Feld wieder. Sie können das Schnellsuche-Symbol ausblenden, indem Sie Ansicht > Einblenden > Schnellsuche wählen. 3. Klicken Sie auf Layout speichern und klicken Sie dann auf Layout verlassen, um die Ergebnisse im Blätternmodus zu sehen. 4. Verwenden Sie das Buch in der Statussymbolleiste im Blätternmodus, um zwischen den Datensätzen zu wechseln. Zeigt das Feld nicht alle Namen vollständig an, kehren Sie in den Layoutmodus zurück und vergrößern Sie das Feld. 5. Klicken Sie auf Layout bearbeiten in der Layoutleiste und wiederholen Sie die Schritte 1 bis 4 für den Nachnamen. Verschieben eines Felds 1. Klicken Sie auf Layout bearbeiten in der Layoutleiste, klicken Sie dann in das Feld Nachname und ziehen Sie es in den Bereich rechts neben dem Feld Vorname. Sie können den Text im Feld „Vorname“ mithilfe der dynamischen Hilfslinien ausrichten. Tipps 1 Wenn Sie versehentlich das falsche Feld oder das Registerfeld verschieben, wählen Sie Bearbeiten > Rückgängig Verschieben, um die Änderung zurückzunehmen. 1 Sie können zudem die Lineale und das Gitter, das Register „Position“ des Inspektors und die Pfeiltasten auf Ihrer Tastatur verwenden, um Objekte auszurichten. 2. Ziehen Sie nun die Feldbeschriftung Nachname über das Feld Nachname.
  • 34. Lektion 5 | Anpassen der Bildschirmanzeige 34 3. Ziehen Sie anschließend die Feldbeschriftung Vorname über das Feld Vorname. 4. Richten Sie die Feldbeschriftungen Vorname und Nachname aufeinander und auf ihre jeweiligen Felder aus. 5. Wählen Sie die Beschriftungen und Felder (wahlweise mit gedrückter Umschalttaste) aus und verwenden Sie anschließend die Pfeiltasten, um die Objekte näher an das Feld Adresse Privat 1 heranzurücken. Ihr Layout sollte etwa so wie im Folgenden aussehen, wenn Sie fertig sind. Tipp Wenn Sie bei der Gestaltung von Layouts Fehler machen, können Sie auf Zurücksetzen in der Layoutleiste klicken, um ungespeicherte Änderungen zu verwerfen und neu zu beginnen. 6. Klicken Sie auf Layout speichern und klicken Sie dann auf Layout verlassen in der Layoutleiste, um die Ergebnisse im Blätternmodus zu sehen. Hinzufügen eines Felds Wenn ein Feld in einer Tabelle definiert wurde, können Sie es in einem beliebigen Layout anzeigen lassen, das auf dieser Tabelle basiert. In der Beispieldatenbank gibt es definierte Felder, die nicht in diesem Layout vorhanden sind. Eines dieser Felder werden Sie nun hinzufügen. Hinweis Sie können auch Bezugsfelder anderer Tabellen in Ihren Layouts platzieren. Dies wird in Lektion 11 erläutert. 1. Klicken Sie auf Layout bearbeiten in der Layoutleiste. 2. Klicken Sie auf das Feldwerkzeug in der Statussymbolleiste und ziehen Sie das neue Feld unter dem Feld Datum Bezahlt. Feldwerk 3. Wählen Sie im Dialogfeld „Feld angeben“ Kunde seit. Stellen Sie sicher, dass Feldbeschriftung erstellen ausgewählt ist, und klicken Sie dann auf OK. Das Feld Kunde seit wird im Layout angezeigt. 4. Ändern Sie die Größe des neuen Felds, indem Sie einen rechten Aktivpunkt so ziehen, dass das Feld die gleiche Größe bekommt wie das Feld Datum Bezahlt.
  • 35. Lektion 5 | Anpassen der Bildschirmanzeige 35 5. Wählen Sie die Feldbeschriftung aus und ändern Sie bei Bedarf ihre Größe, um die gesamte Beschriftung anzuzeigen. Hinweis Sie müssen unter Umständen die Ausrichtung des Beschriftungstexts anpassen. 6. Klicken Sie auf Layout speichern und klicken Sie dann auf Layout verlassen, um das neue Feld und die Feldbeschriftung im Blätternmodus zu sehen. 7. Klicken Sie in der Statussymbolleiste auf Neuer Datensatz. Sie sehen das aktuelle Datum im Feld Kunde Seit im neuen Datensatz. Das aktuelle Datum wird in jedem nachfolgenden neuen Datensatz in das Feld Kunde Seit eingegeben. 8. Klicken Sie auf Datensatz löschen und dann auf Löschen, um den leeren Datensatz aus der Datei zu löschen. Hinzufügen eines Registerfelds 1. Klicken Sie auf Layout bearbeiten in der Layoutleiste. 2. Wählen Sie das Register Kontaktinfo aus, um das Registerfeld auszuwählen. Aktivpunkte werden um das gesamte Feld herum angezeigt. 3. Wählen Sie Format > Registersteuerelement-Einstellung. 4. Geben Sie im Dialogfeld „Registersteuerelement-Einstellung“ Bezahlstatus für Registername ein. 5. Klicken Sie auf Erstellen und dann auf OK. Das neue Register wird rechts neben dem Register Kontaktinfo angezeigt. 6. Klicken Sie auf einen Bereich außerhalb des Registersteuerelements, um es abzuwählen.
  • 36. Lektion 5 | Anpassen der Bildschirmanzeige 36 7. Wählen Sie die Felder Firma, Kundentyp, Gebühr Bezahlt, Datum Bezahlt und Kunde Seit sowie ihre Beschriftungen mit gedrückter Umschalttaste aus. 8. Wählen Sie Bearbeiten > Ausschneiden. 9. Klicken Sie auf das Register „Bezahlstatus“. 10. Wählen Sie Bearbeiten > Einfügen. 11. Ziehen Sie die ausgewählten Felder und Beschriftungen an eine Position oben im Registerfeld. 12. Klicken Sie auf Layout speichern und dann auf Layout verlassen in der Statussymbolleiste, um die Ergebnisse im Blätternmodus zu sehen. Anzeigen einer Zahl als Währung Sie können eine Zahl als Währung anzeigen lassen, obwohl nur die Zahl in das Feld eingegeben wurde. Formatierungen beeinflussen lediglich die Art, in der Daten angezeigt werden. Die Daten selbst werden nicht verändert. 1. Klicken Sie auf Layout bearbeiten in der Layoutleiste.
  • 37. Lektion 5 | Anpassen der Bildschirmanzeige 37 2. Wählen Sie im Registerfeld „Bezahlstatus“ das Feld Gebühr Bezahlt. (Wählen Sie das Feld und nicht die Feldbeschriftung aus.) 3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Inspektor in der Layoutleiste, wenn der Inspektor nicht bereits geöffnet ist. 4. Klicken Sie auf Daten. Klicken Sie auf „Daten“ 5. Klicken Sie unten im Inspektor unter Datenformatierung auf Zahl und wählen Sie für Format die Option Währung. 6. Klicken Sie auf Layout speichern, anschließend auf Layout verlassen und dann auf das Register Bezahlstatus, um die formatierten Daten im Feld Gebühr Bezahlt anzuzeigen. Ändern von Textgröße und -farbe 1. Klicken Sie auf Layout bearbeiten in der Layoutleiste und wählen Sie das Auswahlwerkzeug in der Statussymbolleiste aus. 2. Klicken Sie auf die Überschrift Lieblingsbäckerei Rabattprogramm, um den Textblock auszuwählen. 3. Klicken Sie im Inspektor auf Darstellung. 4. Geben Sie unter Text die Zahl 25 für die Schriftgröße ein, klicken Sie auf die Schaltfläche „Kursiv“ und wählen Sie „Weiß“ als Farbe aus. Geben Sie 25 als „Größe“ ein Wählen Sie „Weiß“ als Farbe Wählen Sie „Kursiv“ aus. 5. Ziehen Sie bei ausgewähltem Textblock der Überschrift den linken Aktivpunkt des Textblocks bei Bedarf nach links, um den gesamten Text der Überschrift in der neuen großen Schriftart anzuzeigen. 6. Ziehen Sie den rechten Aktivposten des Textblocks bei Bedarf nach links, damit der Textblock der Überschrift nicht über den Überschriftsbereich hinausläuft.
  • 38. Lektion 5 | Anpassen der Bildschirmanzeige 38 Hinzufügen einer Grafik in das Layout Als Nächstes werden Sie neben dem Namen der Bäckerei ein Logo einfügen. 1. Klicken Sie in den linken Bereich des Überschriftstexts. Hier soll das Logo der Bäckerei platziert werden. 2. Wählen Sie Einfügen > Bild. 3. Öffnen Sie den Ordner „Lehrgang“. 4. Stellen Sie sicher, dass alle Dateitypen angezeigt werden. Wählen Sie die Datei logo.png aus. 5. Klicken Sie auf Öffnen (Windows) bzw. Einfügen (Mac OS). 6. Ziehen Sie das Logo mithilfe der dynamischen Hilfslinien, um es auf den Text in der Überschrift auszurichten. 7. Klicken Sie auf Layout speichern und dann Layout verlassen, um das fertige Layout zu sehen. 8. Nach Beendigung dieser Lektion schließen Sie die Datei, indem Sie Datei (Windows) bzw. Ablage (Mac OS) > Schließen wählen. Weitere Informationen In dieser Lektion haben Sie erfahren, wie Sie das Erscheinungsbild Ihrer Daten durch Verwendung von Registerfeldern, Grafiken, Spezialtext, Formatierung von Feldern und geschicktes Platzieren von Objekten in Layouts verbessern können. In Lektion 10 werden Sie lernen, wie Sie einem Layout ein Diagramm hinzufügen. Es gibt noch viele andere Arten, das Erscheinungsbild von Feldern und Layouts anzupassen. Beispielsweise können Sie nach der Erstellung eines Layouts folgende Vorgänge ausführen: 1 Linien oder Kästchen zum Hervorheben oder Abgrenzen von Daten verwenden 1 Einzelnen Feldern Rollbalken hinzufügen Weitere Informationen zum Gestalten und Erstellen von Layouts finden Sie in der FileMaker Pro Hilfe.
  • 39. Lektion 6  Erstellen von Listen, Adressetiketten und Serienbriefen Sie können sehr leicht Layouts erstellen, um Daten auf unterschiedliche Weise anzeigen und drucken zu lassen. Diese Lektion beinhaltet die Erstellung folgender Elemente: 1 Listen mit Datensätzen 1 Adressetiketten 1 Serienbriefe Erstellen einer Liste mit Spalten Eine Liste mit Spalten zeigt gleichzeitig mehrere Datensätze an. Jede Reihe entspricht einem Datensatz. Jede Spalte besteht aus einer Datenkategorie wie z. B. Nachname oder Telefonnummer. 1. Öffnen Sie „Beispiel Kopie.fmp12“. 2. Klicken Sie auf Layout bearbeiten in der Layoutleiste. 3. Klicken Sie in der Statussymbolleiste auf Neues Layout/Neuer Bericht. 4. Geben Sie als Layoutname Kundenliste ein. 5. Wählen Sie Listenansicht als Typ für das neue Layout und klicken Sie auf Weiter. 6. Doppelklicken Sie auf jedes der folgenden Felder: 1 Nachname 1 Vorname 1 Firma 1 Kundentyp Diese Felder werden in die Liste der Layoutfelder verschoben.
  • 40. Lektion 6 | Erstellen von Listen, Adressetiketten und Serienbriefen 40 Die Reihenfolge, in der Sie die Felder auswählen, gibt die Reihenfolge vor, in der sie in der Liste angezeigt werden. 7. Klicken Sie auf Weiter. 8. Klicken Sie auf Weiter, um die Datensätze in ihrer ursprünglichen Reihenfolge zu belassen. 9. Wählen Sie in der Liste der Layout-Präsentationsstile unter FileMaker Millennium Kühl braun aus (sofern nicht bereits ausgewählt) und klicken Sie auf Weiter. 10. Klicken Sie in den folgenden zwei Fenstern jeweils auf Weiter, um die Standardwerte zu akzeptieren. 11. Klicken Sie auf Fertigstellen. Die Daten aus allen Datensätzen der Felder Nachname, Vorname, Firma und Kundentyp werden im Layout „Kundenliste“ angezeigt. Das vollständige Layout wird in der Listenansicht im Blätternmodus angezeigt. Beachten Sie, dass das eben erstellte Layout im Layout- Einblendmenü angezeigt wird. Hinweis Wenn der Text einer Spaltenüberschrift abgeschnitten angezeigt wird, klicken Sie auf Layout bearbeiten in der Layoutleiste, wählen dann die Beschriftung der Spaltenüberschrift aus und ziehen die Aktivposten des Textfelds, um den gesamten Beschriftungstext anzuzeigen. Speichern Sie das Layout und kehren Sie in den Blätternmodus zurück. Erstellen von Adressetiketten Erläuterung von Etikettenlayouts Etikettenlayouts verwenden Platzhalter. Platzhalter passen sich in ihrer Größe den Daten an, damit diese in das Feld passen, und belegen bei leeren Feldern keinen Platz. Platzhalter werden nur zur Anzeige und beim Drucken verwendet. In Platzhalter können keine Daten eingegeben werden.
  • 41. Lektion 6 | Erstellen von Listen, Adressetiketten und Serienbriefen 41 Erstellen eines Etikettenlayouts In diesem Abschnitt verwenden Sie den Assistenten für neue Layouts/neue Berichte zum 1 Erstellen eines Etikettenlayouts und 1 Auswählen von Feldern für die Etiketten. Erstellen des Etikettenlayouts 1. Klicken Sie auf Layout bearbeiten in der Layoutleiste. 2. Klicken Sie auf Neues Layout/Neuer Bericht. 3. Geben Sie als Layoutname Etiketten ein. 4. Blättern Sie in Wählen Sie einen Layouttyp nach unten und wählen Sie Etiketten. 5. Klicken Sie auf Weiter. 6. Wählen Sie aus der Liste Etikettenmaße für den Eintrag Avery 5160 aus, wenn er nicht bereits ausgewählt ist. 7. Klicken Sie auf Weiter. Auswählen der Felder, die auf den Etiketten erscheinen sollen 1. Doppelklicken Sie in der Liste auf Vorname. <<Vorname>> wird im Bereich Etiketteninhalt angezeigt. Spitze Klammern um den Feldnamen zeigen an, dass es sich um einen Platzhalter handelt und auf Etiketten Daten (in diesem Fall der Vorname im Datensatz) anstelle des Platzhaltertexts „Vorname“ erscheinen. Die Einfügemarke im Textfeld Etiketteninhalt blinkt. 2. Geben Sie nach <<Vorname>> ein Leerzeichen ein. 3. Doppelklicken Sie in der Liste auf Nachname. 4. Drücken Sie nach <<Nachname>> die Eingabetaste. Die Einfügemarke wechselt in die nächste Zeile.
  • 42. Lektion 6 | Erstellen von Listen, Adressetiketten und Serienbriefen 42 5. Doppelklicken Sie in der Liste auf Adresse Privat 1 und drücken Sie anschließend die Eingabetaste. 6. Doppelklicken Sie in der Liste auf Adresse Privat 2 und drücken Sie anschließend die Eingabetaste. 7. Doppelklicken Sie in der Liste auf Ort. 8. Geben Sie zuerst ein Komma und dann ein Leerzeichen ein. 9. Doppelklicken Sie in der Liste auf Land. Ihr Etikett sollte nun folgendermaßen aussehen: 10. Klicken Sie auf Weiter. 11. Wählen Sie Im Seitenansichtsmodus anzeigen und klicken Sie dann auf Fertigstellen. Es wird eine Seite mit Etiketten im Seitenansichtsmodus angezeigt, wie sie gedruckt werden. Beachten Sie, dass nicht alle Datensätze die gleiche Anzahl an Textzeilen aufweisen. Bei Datensätzen mit 4-zeiliger Adresse werden alle Zeilen angezeigt. In Datensätzen mit nur drei Zeilen wird die vierte, leere Zeile ausgeschlossen, so dass sich keine leeren Zeilen in den Etiketten befinden. 12. Wenn Sie mit der Anzeige des Etikettenlayouts fertig sind, klicken Sie auf Seitenansicht verlassen in der Layoutleiste, um in den Layoutmodus zurückzukehren. Erstellen eines Serienbriefs Serienbrieflayouts Ein Formbrief in FileMaker Pro ist einfach ein Layout, das Text enthält. Für diesen Brief werden Sie Platzhalter aufnehmen, damit die entsprechenden Firmendaten für Adresse und Anrede sowie der Firmenname im Brieftext angezeigt werden. Eine Grafik symbolisiert das Logo der Bäckerei.
  • 43. Lektion 6 | Erstellen von Listen, Adressetiketten und Serienbriefen 43 Erstellen eines einseitigen, leeren Layouts Sie sollten sich noch im Layoutmodus befinden. 1. Klicken Sie auf Neues Layout/Neuer Bericht. 2. Geben Sie als Layoutname Begrüßungsanschreiben ein. 3. Wählen Sie für den neuen Layouttyp Leeres Layout aus. 4. Klicken Sie auf Fertigstellen. Da dieser Brief weder Kopf- noch Fußbereich verwendet, löschen Sie diese jetzt. 5. Klicken Sie im Layout auf den Bereichsnamen Kopfbereich und drücken Sie anschließend die Rücktaste (Windows) bzw. die Löschtaste (Mac OS). Tipp Layoutbereichsnamen werden standardmäßig vertikal angezeigt. Wenn Sie vertikale Bereichsnamen nicht lesen können, können Sie den Auswahlpfeil auf Beschriftungen bewegen, um QuickInfos anzuzeigen. Sie können auch auf die Bereichsbeschriftung im unteren linken Bereich des FileMaker- Fensters klicken, um zwischen vertikalen und horizontalen Bereichsnamen umzuschalten. 6. Klicken Sie auf den Bereichsnamen Fußbereich und drücken Sie anschließend die Rücktaste bzw. die Löschtaste. 7. Stellen Sie sicher, dass die Maßeinheit für die Lineale Zentimeter ist. Klicken Sie auf die obere linke Ecke des Lineals, bis dort cm für Zentimeter angezeigt wird (und nicht in für Zoll oder pt für Punkte). 8. Platzieren Sie den Zeiger über die Datenbereichsgrenze und ziehen Sie die Grenze mithilfe des vertikalen Lineals ca. 28 cm nach unten. Wenn Sie die Maustaste loslassen, sollten Sie die Seitenbegrenzung sehen. Wenn Sie die Seitenbegrenzung nicht sehen, ziehen Sie die Datenbereichsgrenze noch etwas weiter nach unten. Seitenbegrenzung 9. Ziehen Sie nun die Datenbereichsgrenze bis kurz über die Seitenbegrenzung. Die Linie der Seitenbegrenzung ist nicht mehr sichtbar. Durch das Ziehen der Datenbereichsgrenze über die Seitenbegrenzung wird Ihr Serienbrief auf eine Seite begrenzt.
  • 44. Lektion 6 | Erstellen von Listen, Adressetiketten und Serienbriefen 44 10. Verwenden Sie bei Bedarf die Bildlaufleiste unten am Bildschirm, um nach rechts zu rollen, bis Sie eine stark gepunktete Linie entlang der rechten Seite sehen. Das ist die rechte Seitenbegrenzung. Ihr Brief wird innerhalb dieser Begrenzungen erstellt. 11. Gehen Sie bei Bedarf mithilfe des Rollbalkens im Dokument wieder zurück auf die linke Seite. 12. Gehen Sie bei Bedarf an den Anfang des Layouts. Erstellen des Textes Sie werden nun einen Textblock mit einem Rand von 4 cm an jeder Seite erstellen. 1. Wählen Sie das Textwerkzeug in der Statussymbolleiste aus. 2. Ziehen Sie in dem Layout mithilfe der vertikalen und horizontalen Lineale ein Rechteck, das, wie durch die Linien der Seitenbegrenzung vorgegeben, etwa 5 cm vom oberen linken Rand aus beginnt und etwa 5 cm vor dem unteren rechten Rand endet. Wenn Sie die Maustaste loslassen, wird auf dem horizontalen Lineal die Breite des Textblocks angezeigt. Die Einfügemarke blinkt im oberen linken Bereich des Textfelds. Sie können den Formbrief in dem Textblock eingeben. Eingeben der Adresse 1. Wählen Sie Einfügen > Platzhalter. 2. Wählen Sie in der Liste Vorname aus und klicken Sie auf OK. 3. Geben Sie ein Leerzeichen ein. 4. Wählen Sie Einfügen > Platzhalter. 5. Wählen Sie in der Liste Nachname aus und klicken Sie auf OK. 6. Drücken Sie die Eingabetaste (Windows) bzw. den Zeilenschalter (Mac OS). 7. Fügen Sie auch für Adresse Privat, Ort und Land Platzhalter hinzu und achten Sie dabei auf die korrekte Eingabe von Leerzeichen, neuen Zeilen und Satzzeichen. Verfassen des Briefs 1. Drücken Sie zweimal die Eingabetaste, um nach der Adresse zwei Leerzeilen zu erstellen. 2. Beginnen Sie mit der Anrede: Geben Sie Sehr geehrte(r)und ein Leerzeichen ein. 3. Fügen Sie für Vor- und Nachnamen Platzhalter ein und trennen Sie sie durch ein Leerzeichen. In Ihren eigenen Briefen können Sie für professionellere Anredeformeln auch mehr als zwei Felder verwenden (z. B. ein zusätzliches Titelfeld). 4. Geben Sie ein Komma und zwei Absatzzeichen ein.
  • 45. Lektion 6 | Erstellen von Listen, Adressetiketten und Serienbriefen 45 5. Geben Sie folgenden Brieftext ein: die Lieblingsbäckerei heißt Sie und Ihre Firma, die <<Firma>>, willkommen in unserem Unternehmen. Wir freuen uns auf gute Geschäfte mit Ihnen und hoffen, dass Sie mit unseren Produkten und Leistungen zufrieden sind. Wenn Sie ein Wort falsch schreiben, wird eine rote Linie unterhalb des Worts angezeigt. Um die Echtzeitprüfung in dieser Datei auszuschalten, wählen Sie Datei > Dateioptionen. Klicken Sie im Dialogfeld „Dateioptionen“ auf das Register Rechtschreibung. Deaktivieren Sie Fragwürdige Wörter durch speziellen Unterstrich markieren. Deaktivieren Sie diese Option, um das Unterstreichen falsch geschriebener Wörter auszuschalten Wenn ein Feld wahrscheinlich Wörter (wie Namen) enthalten wird, die die Rechtschreibprüfung vermutlich als fehlerhaft markieren wird, können Sie die Rechtschreibprüfung für bestimmte Felder ausschalten. Informationen über das Ausschalten der Rechtschreibprüfung in bestimmten Feldern in einer Datei finden Sie in der FileMaker Pro Hilfe. Einfügen des Firmennamens in den Brief 1. Klicken Sie im ersten Absatz hinter das Wort Firma. 2. Geben Sie ein Komma und ein Leerzeichen ein. 3. Fügen Sie für den Firmennamen des Kunden einen Platzhalter ein. 4. Geben Sie ein weiteres Komma ein. Einfügen des Briefschlusses 1. Klicken Sie an das Ende des Textes und geben Sie zwei Absatzzeichen ein. 2. Geben Sie Mit freundlichen Grüßen und anschließend vier Leerzeilen ein. 3. Geben Sie John Jones ein. 4. Fügen Sie einen Zeilenumbruch ein und geben Sie dann Vorsitzender ein.