Relatore: Elena Lauritano Direttore delle Operations presso Archivium La verità è che il 1 gennaio 2019 non sarà un interruttore on – off rispetto alla fatturazione elettronica – prima di affrontare la scelta di un software o di un canale con il quale interscambiare i documenti bisogna analizzare il parco di fornitori e clienti con i quali si avranno rapporti di fatturazione ed il proprio “peso contrattuale”. La tua scelta ha incluso la gestione di tutti quei fornitori esclusi dall’obbligo di fatturazione elettronica? Quelli esteri o che rientrano nel regime dei minimi? Archivium nasce dal service providing e dal back office amministrativo – le soluzioni tecnologiche proposte tengono conto delle ineliminabili peculiarità dei processi amministrativi.

1. ARCHIHUB
Fatturazione Elettronica B2B
Suite

2. L’Unione Europea, con la legge finanziaria 2008, ha invitato gli Stati membri a prevedere
un quadro normativo e tecnologico adeguato per la gestione elettronica del sistema di
fatturazione ed il controllo fiscale
6 Giugno 2014 1 Gennaio 2017 1 Luglio 2018 1 Gennaio 2019
Con la L. 244/2007,
la fatturazione
elettronica è
diventata obbligatoria
nei confronti della PA
Con il D.Lgs. 127/2015,
la fatturazione
elettronica è diventata
facoltativa per il B2B
Con la Legge di Bilancio
2018, la fatturazione
elettronica diventerà
obbligatoria tra privati per:
-le cessioni di benzina o
gasolio utilizzati come
carburanti
-le prestazioni di
subappaltatori stipulati con
la PA
Con la Legge di
Bilancio 2018, la
fatturazione
elettronica diventerà
obbligatoria tra
privati (B2B)

3. •
Per irregolarità nelle operazioni
transfrontaliere è prevista una sanzione pari a
2€ per fattura (max 1.00 per trimestre)
•
Per coloro che portano in detrazione l’IVA
addebitata dai loro fornitori utilizzando fatture
non elettroniche è prevista una sanzione del
100% dell’imposta (minimo 250€)
•
Per gli emittenti fatture non del formato XML
strutturato o non veicolato attraverso SdL è
prevista una sanzione che va dal 90% al 180%
della relativa imposta
•
•
Esenzione dallo “spesometro” comunicazione fatture
•
Esenzione modello Intrastat
•
Esenzione dalla comunicazione dei dati relativi ai contratti
stipulati dalle società di leasing
•
Rimborsi IVA prioritari, entro 3 mesi dalla trasmissione
della dichiarazione
•
Periodo di accertamento ridotto a 4 anni anziché 5 come
previsto con la fattura cartacea
•
Inoltre è semplice intuire i vantaggi in termini di tempi e
costi per le aziende (la Commissione Europea ha
quantificato un risparmio di 10€ a fattura)
VANTAGGI SANZIONI

4. FLUSSO DI INVIO E RICEZIONE FATTURA
Azienda
A
Azienda
B
Piattaforma
SdI
(Sistema di
Interscambio)Intermediario Intermediario
Invio ad
azienda B
Riceve da
azienda A
Invio ad
azienda A
Riceve da
azienda B
Ricevute/Notifiche
Notifica esito
accettazione
Notifica esito
accettazione
Ricevute/
Notifiche
Il Sistema di Interscambio (SdI)
L’agenzia delle Entrate, insieme alla Sogei, hanno
messo a punto un sistema gratuito per le fatture
elettroniche PA, chiamato SdI, Sistema di
interscambio, che permette di inviare e ricevere,
secondo modelli standardizzati definiti dall’Agenzia
delle Entrate (XML), le fatture elettroniche
Modalità di trasmissione della
Fattura Elettronica
•
Posta Elettronica certificata (PEC)
•
Servizi informatici messi a disposizione
dall’Agenzia delle entrate, quali la
procedura web e l’app
•
Sistema di cooperazione applicativa
tramite «web service»
•
Sistemi di trasmissione dati basati su
protocollo FTP

5. Attivare un servizio di Fatturazione Elettronica: ciclo attivo
Come interloquire con un intermediario o con il Sistema di Interscambio per l’invio delle fatture
elettroniche:
• FTP
• WEB SERVICE
• PEC
ERP
Portale
Generazione
Fatture
Piattaforma
SdI
Accreditare il
canale
• FTP
• WEB SERVICE
• PEC
ERP
Portale
Generazione
Fatture
Piattaforma
SdI
Intermediario

6. Attivare un servizio di Fatturazione Elettronica: ciclo passivo
Come interloquire con un intermediario o con il Sistema di Interscambio per la ricezione delle fatture elettroniche:
ERP
Portale
Generazione
Fatture
Piattaforma
SdI
Accreditare il
canale
• FTP
• WEB SERVICE
• PEC
ERP
Portale
Visualizzazione
Fatture Ricevute
Piattaforma
SdI
Intermediario
Scegliere
Indirizzo
Telematico
• Codice
Destinatario
• PEC
> Sbustamento
> Personalizzazione notifiche
> Integrazione ERP

7. Ciclo Attivo: Aspetti Critici
• Emissione
• Controlli
• Invio
• Gestione notifiche
• Gestione Storni
• Gestione Conservazione
• Gestione Comunicazioni verso clienti – richiesta
• Gestione e Verifica Anagrafiche
• Gestione sezionali: invio estero o spesometro?

8. Ciclo Attivo: Aspetti Critici
• Emissione
• Controlli
• Invio
• Gestione notifiche
• Gestione Storni
• Gestione Conservazione
• Verificare la soluzione proposta preveda una prevalidazione
• Verificare la gestione del sistema di emissione in caso di errori in prevalidazione

9. Ciclo Attivo: Aspetti Critici
• Emissione
• Controlli
• Invio
• Gestione notifiche
• Gestione Storni
• Gestione Conservazione
• Scegliere di non mettere la firma digitale? Siamo sicuri che sia corretto?
• Schedulazioni e tempi di attesa
• Invio multi canale: gestire estero e B2C - Mail, pec, portale?

10. Ciclo Attivo: Aspetti Critici
• Emissione
• Controlli
• Invio
• Gestione notifiche
• Gestione Storni
• Gestione Conservazione
• Riconciliazione con la fattura emessa
• Invio alert a utenti tecnici ed amministrativi
• Eventuale modificabilità del documento
• Gestire la notifica di Mancata Consegna

11. Ciclo Attivo: Aspetti Critici
• Emissione
• Controlli
• Invio
• Gestione notifiche
• Gestione Storni
• Gestione Conservazione
• Storno interno ed alimentazione corretta di invio a Sdi o al processo di
conservazione
• Invio alert a utenti tecnici ed amministrativi

12. Ciclo Attivo: Aspetti Critici
• Emissione
• Controlli
• Invio
• Gestione notifiche
• Gestione Storni
• Gestione Conservazione
• Scegliere il partner di conservazione
• Gestione dei sezionali e degli storni

13. Ciclo Passivo: Aspetti Critici
• Scelta dell’indirizzo
telematico
• Validazione
• Alimentazione sistemi multipli
• Gestione “esclusi” da regime FEB2B
• Gestione Conservazione
• Tipologia indirizzo telematico
• Registrazione su portale Entratel: sì o no?

14. Ciclo Passivo: Aspetti Critici
• Scelta dell’indirizzo telematico
• Validazione
• Alimentazione sistemi multipli
• Gestione “esclusi” da regime FEB2B
• Gestione Conservazione
• Schemi di validazione personalizzati
• Suddivisione in flussi: pre-registrazione compliant o con necessità di
adeguamento
• Portale fornitori: pro forma oppure richieste di compilazione

15. Ciclo Passivo: Aspetti Critici
• Scelta dell’indirizzo telematico
• Validazione
• Alimentazione sistemi multipli
Gestione “esclusi” da regime FEB2B
• Gestione Conservazione
• Sistema di gestione documentale e-o ERP? Il foglio di stile
• Processo di verifica fattura

16. Ciclo Passivo: Aspetti Critici
• Scelta dell’indirizzo telematico
• Validazione
• Alimentazione sistemi multipli
Gestione “esclusi”
da regime FEB2B
• Gestione Conservazione
• Regime dei minimi ed estero: mail farm ed unificazione a standard xml

17. Ciclo Passivo: Aspetti Critici
• Scelta dell’indirizzo telematico
• Validazione
• Alimentazione sistemi multipli
Gestione “esclusi” da regime FEB2B
• Gestione Conservazione
• Arricchimento dati di registrazione contabile: è obbligatorio?

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