Erste Schritte im FABIS Provisionsabrechnungssystem
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Starten mit der FABIS Provisionsabrechnung: hinterlegen Sie Ihren Karriereplan mit den Provisionsvereinbarungen der Vertriebspartner sowie Ihre Produkte mit den Provisionsarten und Provisionssätzen. Ist die Einrichtung des der FABIS Provisionsabrechnung an Ihre Anforderungen und Vorgaben angepasst, können Ihre Eingabekräfte Provisionen buchen, Gutschriften oder Lastschriften bei Vorschuss, verrechnen und sämtliche definierten Auswertungen erstellen.
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Erste Schritte im FABIS Provisionsabrechnungssystem
- 2. Inhaltsverzeichnis 1Copyright FABIS 1988‐2014 Konventionen ............................................................................................ 3 Verwendete Symbole ............................................................................ 3 Verwendete Begriffe .............................................................................. 4 Erste Schritte ............................................................................................. 7 Grundlagen ........................................................................................... 8 Rechtevergabe ......................................................................................................8 Anwendergruppen anlegen .........................................................................................8 Anwender anlegen ......................................................................................................8 Internationalisierung ............................................................................................9 Oberfläche anpassen ............................................................................................9 Vier‐Augen‐Prinzip ................................................................................................9 CRM .................................................................................................... 10 Verteileraufbau ...................................................................................................10 Gruppen ....................................................................................................................10 Kategorien .................................................................................................................10 Bemerkung 1 und 2 ....................................................................................................11 Beziehungen definieren ......................................................................................11 Dokumentenvorlagen .........................................................................................11 Makros vertrauen ...............................................................................................11 Beschriftung der Oberfläche ...............................................................................11 Terminarten ........................................................................................................11 Adressdaten anlegen ..........................................................................................11 Email‐Client integrieren ......................................................................................12 Vertriebspartner Management ............................................................ 13 Vertriebswege anlegen .......................................................................................13 Vertragsvereinbarungen .....................................................................................13 Vertragsvorlagen ................................................................................................14 Buchungsvorlagen (Gut‐, Lastschriften) ...............................................................14 Vertriebspartner anlegen ....................................................................................15 Provisionsabrechnung ......................................................................... 16 Produktpartner anlegen ......................................................................................16 Grundeinstellungen definieren ...........................................................................16 Produkt definieren ..............................................................................................16 Einzelprovision definieren .........................................................................................16 Provisionssätze je Stufe ......................................................................................................17 Faktor Vertragslaufzeit (VLZ) ..............................................................................................17 Faktoren Zahlungsdauer (ZD) .............................................................................................18 Faktor nach Höhe der Bewertungssumme (Größe) .............................................................18 Faktor für Staffelung ..........................................................................................................18 Bereichsstaffelung .............................................................................................................18 Summenprovision definieren ..............................................................................18 Projektmanagement ............................................................................ 19 Teammitglieder als Anwender anlegen ...............................................................19 Auftraggeber anlegen .........................................................................................19 Ansprechpartner anlegen ....................................................................................19 Kostenarten definieren .......................................................................................19 Kampagnen ......................................................................................... 20
- 3. Inhaltsverzeichnis 2Copyright FABIS 1988‐2014 Definition der Quellen ........................................................................................20 Definition der Unterquellen ...............................................................................20 VertriebspartnerFakturierung .............................................................. 21 Artikel definieren ................................................................................................21 Zahlarten definieren ...........................................................................................21 Versandarten definieren .....................................................................................21 Workflowmanagement ........................................................................ 23 Transformation ................................................................................... 24
- 4. Grundfunktionen 3Copyright FABIS 1988‐2014 Konventionen Hier finden Sie Konventionen dieser Dokumentation. Eine Vielzahl englischer Begriffen fanden ihren Weg in unsere Sprache ‐ gerade über den Weg neuer Technologien und in der Datenverarbeitung. Niemand kann sich dieser Ent‐ wicklung entziehen, vor allem bei der Erstellung von technischer Dokumentation. Es wird die Rede sein von Buttons oder Screenshots ‐ Erklärungen finden Sie in den Konventionen. 1 Verwendete Symbole Darstellung Bedeutung Kursive fette Schrift Kursive Schrift kennzeichnet Namen eines Buttons, Feldes, Ordners, Reiters oder sonstigen funktionellen Bestandteils der Bildschirmoberfläche. z.B.Klik- ken Sie jetzt auf den Button Speichern. Verzeichnis-, Ordner-, Pfad- und Dateinamen, sowie Internet-Adressen. z.B. Internetadresse www.fabis.de. Schrift fester Breite Schrift fester Breite kennzeichnet bestimmte Dateitypen, z.B.: Folgende Gra- phikformate werden unterstützt: BMP, DCX, GIF, ICO, CUR, JPEG, PCX, PNG, PICT, Photoshop, PNM, sunraster, Targa, TIFF, XBM und XPM Screenshot Screenshots, Bildschirmmasken, zeigen zu dem jeweiligen Thema passend das Erscheinungsbild der Masken, Dialoge, Menüs etc. in der Applikation. Die Sicht auf die Eingabenmaske kann bei der Orientierung in der Anwendung helfen. Markierung für Beispiele zur Veranschaulichung eines Vorgangs. Markierung für wichtige Hinweise oder zwingende Eingaben, die für Abläufe in der Anwendung erforderlich sind. Markierung für vertiefende Hinweise und Tipps aus der Praxis, die hilfreich sein können. Zusatzoption oder nicht zwingend erforderliche, optionale Eingaben. Bei Bedarf können diese Eingaben erfasst werden.
- 5. Grundfunktionen 4Copyright FABIS 1988‐2014 2 Verwendete Begriffe Begriff Bedeutung Anwender / User / Eingabekraft Der Anwender der Applikation, die Eingabekraft oder der User, der mit einem eigenen Login / Passwort sich an der FABIS Vertriebsserie anmelden darf. Listbox mit festen Werten (Fixwahl) Die Listbox bietet aus einer vorgegebenen Liste eine Aus- wahlmöglichkeit. Durch Ank- licken des Pfeil-Symbols wird die Auswahlbox geöffnet. Sie können aus der Auswahl per Mausklick den gewünschten Wert auswählen.Der Inhalt einer Listbox kann vom Administrator über die Konfiguration bestückt werden. Auswahldialog / Auswahlbox Auswahldialoge sind mit einer Lupe gekennzeichnet. Durch Anklicken der Lupe erscheint die Maske mit der Auswahl. Aus der Auswahl wird der passende Wert in den vorhergehenden Dialog über- nommen werden. Diese Auswahldialoge werden mit firmenspezifischen Inhalten durch Einga- ben in anderen Dialogen, wie z.B. Stammdaten bestückt. Checkbuttons Bei Checkbuttons können die zur Verfügung stehenden Werte angeklickt und mit dem Haken aktiviert werden. Button / Funktions- button Schalter, der mit einem Mausklick betätigt wird, um eine Funktion auszuführen. Betätigen der Taste oder Tastenkombination in Klammern () hat die gleiche Wirkung wie angezeigte Funktion. Dialog / Eingabe- maske Die Eingabemaske ist der Bereich auf dem Bildschirm, in dem Daten zu erfas- sen sind. Feld Bezeichnet Eingabefenster. In Felder können freie Textein- gaben gemacht werden. Hierarchie Die Hierarchie / Struktur / Strukturbaum / Gruppe ergibt sich aus der Unterstel- lung der Provisionsempfänger. Hierarchieknoten Hierarchieknoten entsprechen der Angabe der Vertragsvereinbarung des Ver- triebpartners/ der Stufenvereinbarung / Vertriebsvereinbarung. Auf Basis des erfassten Hierarchieknoten wird für den Vertriebspartner die Provision berech- net. Je Hierarchieknoten werden in der Produktdefinition pro Provisionsart die Provisionssätze hinterlegt.
- 6. Grundfunktionen 5Copyright FABIS 1988‐2014 Hotkey Funktionen die zur schnelleren Eingabe mit Hotkeys / Tastaturbefehlen ausge- stattet sind, wie z.B. Taste F2 für Speichern. Konfiguration Konfiguration ist die Grundeinrichtung oder Definition der Grundlagen nach individuellen Anforderungen der einzelnen Unternehmen. Die Konfiguration wird einmal hinterlegt und kann von Anwendern mit den Zugriffsrechten eines Administrators bearbeitet werden. Kontextmenü Kontextmenüs werden mit Betätigen der rechten Maus geöffnet, z.B. in der Stammdatenübersicht. Log-File Eine automatisch generierte Datei, in der alle Bearbeitungsschritte aufgelistet werden, die durchgeführt worden sind. Messagebox Nachrichtenfenster Begriff Bedeutung
- 7. Grundfunktionen 6Copyright FABIS 1988‐2014 Navigation / Menü / Menüleiste Die Übersicht am oberen Rand des Fensters der Anwendung. Sie erlauben schnellen Zugriff auf einzelne Punkte mit den darin enthaltenen Dialogen. Tree/ Menübaum Die strukturierte Übersicht im linken Fenster der Anwendung z.B. in der Ablage der Korrespondenz. Sie erlaubt den schnellen Zugriff auf einzelne Ord- ner mit den darin enthaltenen Dialogen. Pflichtfeld Pflichtfelder sind Felder, in die Eingaben erforderlich sind, um den Dialog spei- chern zu können. Ratierliche / wie- derholte / wieder- kehrende Buchung Ratierliche Buchungen sind Buchungen, die sich in einem festgelegten Turnus / Intervall wiederholen. Die Wiederholung ist in der Anzahl der Wiederholun- gen begrenzt. Wiederkehrende Buchungen können als Gut- Lastschrift mit der Provision verrechnet werden. Ratierliche Buchungen können auch wieder- holte Provisionsbuchungen, z.B. bei Bestandsprovision sein. Provisionsempfän- ger Provisionsempfänger sind Vertriebspartner oder Organisationen, mit denen Provisionsvereinbarungen bestehen. Provisionsempfänger können z.B. Tipp- geber, Vertriebspartner oder Kundenbetreuer sein. Stammdatenüber- sicht / Stammda- tenliste Maske, die Stammdaten auflistet. Die Stammdatenübersicht erscheint z.B. wenn im Menü der Menüpunkt Stammdaten angewählt wird oder wenn die Beziehungen bearbeitet werden. Zielvereinbarungen Zielvereinbarungen sind Vereinbarungen mit Provisionsempfängern, bei denen Provisionen ausbezahlt werden, die nicht von einem einzelnen Verkauf abhängen, sondern von Vereinbarungen, wie z.B. Umsatz in einem bestimm- ten Zeitraum. Zugriffskonzept Das Zugriffskonzept legt für die Anwender der FABIS Vertriebsserie die Rolle und die Zugriffsrechte fest. Welche Anwender haben welche Bearbeitungs- möglichkeiten und welche Sicht auf Daten. Begriff Bedeutung
- 13. CRM 12Copyright FABIS 1988‐2014 sungsmaske ein. Um weitere Angaben zu diesem Adress‐Satz zu erfassen oder Angaben zu ändern, wählen Sie den entspre‐ chenden Menüpunkt im Menü an: Menüpunkt Inhalte Korrespondenz Schriftverkehr aus der Textverarbeitung oder per Email bearbeiten, Dokumente und Dateien verwalten und Ordnersystem anlegen Termine Termine erfassen Adressen Adressen unterscheiden, wie Liefer‐, Rechnungsanschrift Kommunikation Kommunikationswege per Email, Telefon, Handy, Fax Beziehungen Beziehungen / Verbindungen von Stammdaten, z.B. für Ansprechpartner, Familien, Empfehlungsgeber Kennzeichen Kennzeichen für Selektionen, Verteileraufbau und Gruppierung Gruppen Gruppen zum Filtern der Stammdatenübersicht und für Selektionen Kontakthistorie Chronologische Übersicht über sämtliche schriftlichen Kontakte, Emails, telefoni‐ sche oder persönliche Termine Herkunft Herkunft / Quelle des Kontakts ‐ wenn Sie das Kampagnen‐Modul einsetzen Bankverb. Bankverbindungen FiBu Finanzbuchhaltung Produkte/Ver‐ träge Produkte / Verträge 2.8 Email‐Client integrieren Um das EmailManagement zu nutzen, können Sie den in FABIS integrierten Email‐Client zum Empfangen und Versenden von EMails nutzen. Legen Sie die zentrale Signatur fest, die bei jedem Email automatisch angefügt wird. Legen Sie die persönliche Signatur der einzelnen Anwender fest.
- 15. Mitarbeiter 14Copyright FABIS 1988‐2014 triebsserie sieht wie folgt aus: Stufen Goldfinger Vertriebs GmbH Silberlöwe Vertriebs GmbH Stufe 1 Empfehlungsgeber Verkäufer Stufe 2 Berater Handelsvertreter Stufe 3 Teamleiter Handelsagentur Stufe 4 Regionalleiter Regionaldirektion Stufe 5 Bezirksdirektion Stufe 6 Landesdirektion 2.3 Vertragsvorlagen Die zur Stufe / Vertragsvereinbarung gehörende Provisionsvereinbarung können Sie als Dokument hinterle‐ gen. 2.4 Buchungsvorlagen (Gut‐, Lastschriften) Wenn Sie Gut‐, Lastschriften z.B. bei Bürobeteiligungen, Telefonkosten, Vorschüsse o.ä. bei Ihren Vertriebs‐ partnernn verrechnen, legen Sie Buchungsvorlagen an. Auf diese Vorlagen können Sie beim einzelnen Ver‐ triebspartner zurückgreifen. Die Gut‐Lastschriften können einmalig oder wiederkehrend, z.B. monatlich, vierteljährlich, verrechnet werden.
- 21. Kampagnen 20Copyright FABIS 1988‐2014 5 Kampagnen Zum Start mit dem Kampagnen‐Modul, definieren Sie die Herkunft der Adressen als Quellen und Unterquellen. Unter Quellen und Unterquellen ist die Herkunft (=Quelle) eines Datensatzes oder Kontaktes zu verstehen. Zur detaillierten Gruppierung sind Quellen noch zusätzlich in Unterquellen zu unterteilen. Auf diese Quellen und Un‐ terquellen greift das System in der Stammdatenverwaltung unter dem Menüpunkt Herkunft zurück. Beispiel: Quelle Unterquelle Messe: CeBIT 2012 Messe: CeBIT 2013 Messe: CeBIT 2014 5.1 Definition der Quellen Definieren Sie die Herkunft, Quelle, Ihrer Adressen. Wählen Sie in der Menüleiste Konfiguration ‐ Kampagnen ‐ Quellen Mit dem Button Neu legen Sie eine neue Quelle an, speichern Sie mit dem Button speichern. 5.2 Definition der Unterquellen Definieren Sie die Unterquellen zu Ihren Quellen der Adressen. Sie können zu jeder Quelle mehrere Unter‐ quellen definieren. Wählen Sie im Menü Konfiguration ‐ Kampagnen ‐ Quelle. Hinterlegen Sie die Quelle mit dem Leuchtbalken und wählen Sie im Menü Unterquelle Mit dem Button Neu legen Sie eine neue Unterquelle an und speichern Sie mit dem Button speichern.