Aunque es indiscutible la importancia que para una empresa tiene el alineamiento entre ventas y operaciones, no hay una definición tan tajante sobre cuál es el momento justo para adquirir el software de gestión empresarial o ERP (Enterprise resource Planning). Si la organización necesita entender mejor su salud financiera, aumentar la eficiencia o mejorar los procesos de negocios, tal vez hay una señal de que se debe invertir en un nuevo sistema de gestión.

1. Su empresa
¿Está preparada para un ERP?
Aunque es indiscutible la importancia que para una empresa tiene el alineamiento
entre ventas y operaciones, no hay una definición tan tajante sobre cuál es el
momento justo para adquirir el ​software de gestión empresarial o ​ERP (Enterprise
resource Planning)​. Si la organización necesita entender mejor su salud financiera,
aumentar la eficiencia o mejorar los procesos de negocios, tal vez hay una señal de que
se debe invertir en un nuevo sistema de gestión.
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2. Estrategias para la preparación
Primeros pasos en la preparación para ERP
Es muy común para las empresas subirse al carro de ​ERP(Enterprise
resource Planning) ​sin antes "poner su casa en orden”, es decir, la
realización de las averiguaciones mínimas y laplanificaciónnecesaria
para que un proyecto sea exitoso.
Las empresas deben entender exactamente quiénes son como
organización y lo que quieren ser en elfuturo.estocubretodo,desde
las fortalezas a las debilidades, pasando porlascompetenciasbásicas
en las áreas que necesitan mejorar.
Tomar estas decisiones en medio de una implementación del
software de gestión puede causar un dolor significativo y confusión
sobre el futuro.
Las empresas que son capaces de implementar software ​ERP ​más
rápido, al menor costo y con la menor cantidad de dolor son los que
tienen un claro sentido de dirección y las prioridades estratégicas.
Estas compañías están en una posición fuerte para impulsar sus
negocios negocios usando una tecnología como el ​ERP​, no al revés.
Hay firmas que fracasan en sus proyectos de ​ERP ​al dejar que la
tecnología impulse su negocio.
La conclusión clave es que el ​ERP ​no sepuedeimplementarconéxito
sin requerimientos claros. Por la misma razón, los requerimientos no
pueden ser definidos hasta que los procesos de negocio están bien
claros. Y los procesos de negocio no se pueden definir hasta que la
organización establezca un clarosentidodedirecciónestratégica.Las
organizaciones deben asegurar que estos temas se tienen en cuenta
durante la evaluación del ​ERP ​y en los procesos de selección de
software.
Es fácil quedar atrapadoentodoslosbeneficiospotencialesdel​ERP​y
olvidar quehayalgunascuestionesfundamentalesdelnegocioatener
en cuenta antes de proceder al proyecto de evaluación, selección e
implementación.
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3. Preguntas para conocer el grado de preparación de la empresa
● ¿Qué tan estandarizados están los procesos de su
organización?
● ¿La empresa tiene un diseño de organización, procesos de
negocios, grupo de comunicaciones?
● ¿Cuántas crisis ha enfrentado la compañía en los últimos tres
años? Porejemplo:despidosmasivos,otrosgrandesproyectos
de TI, cambios de gestión y otros traumáticos.
● ¿Cuántos recursos internossehancomprometidoparaayudar
con el proyecto?
● ¿Tiene elaborado un caso de negocios,esdecir,undocumento
con los supuestos que llevan a la decisión y con las
expectativas de retorno de inversión?
● ¿Se han definidométricasoperativasodenegociosparamedir
el éxito del proyecto?
● La cultura de la empresa ¿Es receptiva como aceptar una
iniciativa de cambio considerable?
● ¿La compañía opera como una empresa única en todas las
ubicaciones o más bien como un grupo de “silos”?
● ¿Tiene un presupuesto definido y detallado que incluya
partidas para imprevistos?
● ¿Cuál es el motivo para implementar un ERP?
Si bien las respuestas a estas preguntas pueden variar,
inevitablemente afectarán los niveles de riesgo del proyecto y del
negocio.
También determinarán qué medidas de mitigación adicionales tenga
que tomar la empresa. Estos son todos factores que deben ser
considerados como parte de una solución de software global ​ERP​.
Para muchos de sus colaboradores, esta será su primera
implementación de una aplicación ​ERP​. Tienen que entender el
proceso. Otros, que han pasado por esto antes, pueden recordarlo
como muy estresante. Asegúrese de que el equipo del proyecto ​ERP
entiende que sus esfuerzos son apreciados, y que el éxito de la
empresa depende de su apoyo y cooperación.
Cinco pasos para definir las aplicaciones de la
empresa y la Estrategia de TI (Tecnología de
Información)
Es difícil elegir un proveedor de ​ERP ​sintenerunaclaraestrategiade
TI (Tecnología de Información). ​Hay una gran cantidad de trabajode
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4. campo antes de tomar decisiones referentes al ​ERP​. A continuación
se presentan cinco pasos para desarrollar una estrategia de TI:
Paso 1 ­ Identificar los sistemas en uso
El primer paso es identificar los sistemas que tiene en suempresa,es
decir, hacer un inventario.
Paso 2 ­ Racionalizar los sistemas actuales
Una vez que los sistemas han sido inventariados, la atención debe
entonces centrarse en definir cuáles son fundamentales
Paso 3 ­ Decidir qué se hará
Aquí es donde comienza la parte divertida. Una vez que tenga la
información cuantitativa, fruto de la evaluación realizada en el paso
anterior, puede comenzar a dar prioridad a los sistemas que pueden
consolidarse, los que se deben actualizar y los que se sustituirán.
Paso 4 ­ Identifique su estrategia de aplicaciones
Una vez que tenga las prioridades en su lugar, su atención debe
regresar a su estrategia de aplicaciones en general. Con base en sus
prioridades, tendrá que considerar la posibilidad de perseguir un
único sistema ​ERP ​consolidado, una solución que reúna los mejor de
cada clase, o un híbrido de ambos.
Paso 5 ­ Desarrollar un hoja de ruta del plan
Los cuatro pasos anteriores serán cruciales para el desarrollo de su
hoja de ruta para llevar adelante la estrategiade​TI.​Estasentradasle
ayudarán a establecer un plan de tres a cinco años para mejorar su
infraestructura actual de sistemas empresariales.
Los procesos de negocios y el ERP
Uno de los temas más polémicos en el mundo de los ​ERP ​y es la
implementación del software tal como es (As is) o la implementación
de lo que debería ser (To Be).
En el primer caso, la empresa se adapta al software, en el segundo
caso el ​ERP ​se adapta a la empresa. Sin estar en ambos extremos, la
opinión es de hay soluciones intermedias. Es útil examinar cada
aspecto individual de los procesos de negocio para decidir qué
enfoque es el mejor para su empresa y su aplicación informática o
ERP.
Procesos de Negocio tal cuál se hacen las cosas
Este es uno de los aspectos más controvertidos de los proyectos de
software empresarial. De acuerdo a diversas experiencias con los
clientes el hechodeimplementarun​ERPocualquierotrainiciativade
cambios en negocio,tornanecesarioquehayaunacantidadaceptable
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5. de atención dedicada a la definición de los procesos de negocio
actuales.
Procesos de Negocio tal como deberían ser
Con el fin de desarrollar los requerimientos correspondientes y
seleccionar el software que es más efectivo parasunegocio,necesita
entender cómo quiere que los procesos de su negocio procesos sean
en el futuro. Si lo hace,obtendrábeneficiosconcretos.Estetemaserá
desarrollado con mayor amplitud en el Wébinar ​Su empresa ¿Está
preparada para implementar un ERP?
En resumen, es útil ver los aspectos de procesos de negocio de sus
proyectos de TI independientemente del software en sí. Su futura
dirección estratégica y los procesos de negocios deben impulsar el
proyecto de ​ERP ​no, al revés.
División Consultoría Evaluando ERP
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