internal audit.pdf
•0 gefällt mir•12 views
Melden
Teilen
Downloaden Sie, um offline zu lesen
internal audit FOR COMPANY
Recomendados
Más contenido relacionado
Similar a internal audit.pdf
Similar a internal audit.pdf(20)
internal audit.pdf
- 1. Type-type audit Compliance audit Suatu audit untuk memastikan organisasi mematuhi peraturan dan perundangan Operational audit Suatu audit untuk mereview efektifitas dan efisiensi sebuah operasi / manufacturing System audit Suatu audit yang sistemic untuk menilai implementasi suatu sistem management suatu sistem management Functional audit Suatu audit untuk memastikan suatu proses baru atau product baru dapat dikeluarkan Product audit Suatu aktifitas untuk memeriksa ulang product pada setiap tahapan produksi Special audit Audit yang dilakukan secara special untuk memeriksa sistem terkait dengan kondisi khusus, misalkan claim yang meningkat, kecelakaan kerja yang bertambah 1
- 2. Tujuan internal audit Menciptakan penjaminan terhadap kecukupan, keefektifitasan dan keefisienan sistem secara menyeluruh Memberikan saran terhadap sistem baru, perubahan proses dan memberikan rekomendasi perubahan proses dan memberikan rekomendasi terkait dengan policy, procedure dan control Memberikan sinyal ketidaksesuaian terhadap policy, procedure dan control dan memberikan rekomendasi untuk mengurangi resiko dari ketidaksesuaian ini. 2
- 3. Persyaratan tentang internal audit i. harus ada prosedurnya untuk KRITERIA, LINGKUP, FREKUENSI dan METODE ii. Harus Direncanakan, Ditetapkan, Diterapkan dan Dipelihara Dipelihara iii. Dilakukan oleh orang yang mempunyai kompetensi iv. Untuk mengukur efektifitas object audit v. Untuk informasi ke top management 3
- 4. sehingga Internal audit adalah suatu PROSES – yang memberikan INPUT ke top management Internal audit Management review 4
- 5. Internal audit sebagai suatu PROSES What : Check list audit Who : Pengelola audit Leader Auditor Output : Laporan audit Input : Persyaratan produk Persyaratan pelanggan Regulasi Top management Auditor How : procedure audit 5 Internal audit Target : KPI
- 6. section #2 section #2 ISO 9011:2011 6
- 7. ISO 9011:2011 Standard ini adalah memberikan petunjuk tentang tata cara audit, organisasi tidak harus memakainya. organisasi tidak harus memakainya. Standard ini juga mengadopsi resiko yang mungkin terjadi dari proses audit. Standard ini dapat dipergunakan untuk satu sistem management audit atau lebih 7
- 8. Terdiri dari beberapa clause Clause 3 berisi tentang istilah dan definisi Clause 4 menjelaskan tentang prinsip-prinsip audit Clause 5 memberikan petunjuk tentang program audit, tujuan audit, dan pengkoordinasian aktifitas audit dan pengkoordinasian aktifitas audit Clause 6 memberikan pentunjuk untuk perencanaan dan pelaksanaan sistem audit Clause 7 memberikan petunjuk tentang kompetensi auditor Annex A memberikan gambaran tentang klausul 7 dalam beberapa disiplin Annex B memberikan tambahan untuk auditor dalam merencanakan dan melakukan audit 8
- 10. Integritas: dasar profesionalisme Penyajian yang obyektif (fair): kewajiban untuk melaporkan secara benar dan akurat Profesional: penerapan kesungguhan dan ketepatan penilaian dalam audit 4. Principle of Auditing dalam audit Kerahasiaan: keamanan informasi Independen: dasar untuk tidak berpihak dan obyektifitas kesimpulan audit Pendekatan berdasarkan bukti: metode rasional untuk mencapai kesimpulan audit yang handal dan direproduksi dalam proses audit yang sistematis 10
- 12. #5.2 Establishing audit program objective Hal ini terkait dengan type audit yang dipilih, berdasarkan tujuan audit Pemenuhan kesesuaian sistem manajemen yang diaudit dengan kriteria audit Pemenuhan kesesuaian terhadap kegiatan, proses dan produk Pemenuhan kesesuaian terhadap kegiatan, proses dan produk dengan persyaratan dan prosedur sistem manajemen Evaluasi kemampuan dalam pemenuhan terhadap perundang- undangan, kontrak dan persyaratan lainnya Evaluasi efektifitas sistem manajemen dalam pencapaian sasaran Identifikasi area yang berpotensi untuk penyempurnaan sistem manajemen 12
- 13. 5.3. establishing audit program 5.3.1 Aturan dan tanggung jawab pengelola program audit Menetapkan tujuan audit Mengidentifikasi dan mengevlaluasi risk dari program audit Menetapkan tangung jawab audit Menetapkan procedure audit Menetapkan procedure audit Menetapkan kebutuhan sumber daya Memastikan implementasi program audit, termasuk menetapkan tujuan audit, scope dan kriteria masing-masing audit, metode audit dan juga pemilihan team audit Memastikan catatan audit tersimpan dan terpelihara Memonitor, meninjau dan memperbaiki program audit Proses ini sangat CRITICAL 13
- 14. 5.3. establishing audit program 5.3.2 kompetensi pengelola program audit Pengelola program audit harus memiliki kompetensi dan keahlian, terkait dengan Prinsip, prosedur dan metode audit Prinsip, prosedur dan metode audit Standard sistem manajemen dan dokumen terkait Kegiatan, produk dan proses-proses auditee Peraturan dan persyaratan lain yang relevan pada kegiatan dan produk dari auditee Pelanggan, pemasok dan pihak terkait lainnya dari auditee 14
- 15. 5.3.3 menentukan luasan dari audit Pengelola internal audit harus menentukan luasan dari program audit, yang sangat tergantung pada ukuran dan kebiasaan auditee, termasuk dari ukuran dan kebiasaan auditee, termasuk dari kebiasaan, fungsi, kerumitan dan kematangan dari system yang diaudit. Juga memperhatikan kejadian-kejadian dalam organisasi, complaint 15
- 16. 5.3.4 identifikasi dan evaluasi resiko program audit Banyak resiko terkait dengan pembuatan, implementasi, monitoring, peninjauan dan perbaikan terhadap program audit yang mempengaruhi pencapaian tujuan audit. Pengelola program harus memahami hal tersebut pada saat tahap persiapan, yang kemungkinan berpengaruh pada perencaan, sumber daya, pemilihan auditor, implementasi, pengendalian rekaman and pemantauan program audit. 16
- 17. 5.3.5 menetapkan prosedur untuk program audit Pengelola program audit harus membuat 1 atau lebih prosedur, terkait dengan • Perencanaan dan penjadwalan • Perencanaan dan penjadwalan • Memastikan kerahasiaan dan keamanaan data • Pemilihan auditor • Cara audit dan tindak lanjut • Menyimpan catatan • Monitor dan memantau pencapaian target dan memperbaikinya. 17
- 18. 5.4 monitoring the audit programme Pengelola program audit harus memantau pelaksanaan audit untuk Mengevaluasi kesesuaian terkait dengan program, rencana dan tujuan Mengevaluasi kinerja team member Mengevaluasi kemampuan team audit untuk mengimplementasikan rencana audit Mengevaluasi feedback dari top management, auditee, auditor dan pihak terkait 18
- 19. #5.6 Reviewing and improving the audit program Pengelola program audit harus meninjau program audit untuk menilai apakah tujuan audit sudah terpenuhi. Pelajaran yang diperoleh dari program audit harus digunakan sebagai input diperoleh dari program audit harus digunakan sebagai input untuk proses perbaikan di program audit Review harus dilakukan berdasarkan Hasil dan trend program audit Kesesuaian dengan prosedur audit Efektifitas untuk memantau kinerja audit 19
- 20. 5.6 Reviewing and improving the audit program – lanjutan Pengelola program audit harus meninjau keseluruhan dari program audit, mencari perbaikan dan merubah program program audit, mencari perbaikan dan merubah program audit apabila diperlukan , dan juga harus membangun kompetensi auditor dan melaporkan hasil program audit ke top management 20
- 22. 6.3.4 penyiapan dokumen kerja Team audit harus menyiapkan dokumen kerja seperti Check list Rencana sampling Rencana sampling Catatan untuk mencatat Dengan memperhatikan apa saja yang perlu dicatat, aktifitas apa yang bersambung denga proses yang diaudit dan informasi apa yang diperlukan. Dokumen kerja ini juga harus memperhatikan element dalam management sistem yang diaudit. 22
- 23. Audit check list - contoh AUDIT CHECKLIST Department/Auditee: Audit date : Audit No. : Audit Team : Standard : 23 Standard : Clause/ Doc Ref. Requirements Y/N/(NA) Objective Evidence
- 24. 6.4 conducting audit activity Pelaksanaan internal audit sangat tergantung dengan type dan komplektifitas audit Tidak harus ada opening meeting Tidak harus ada opening meeting Pelaksanaan harus dipantau untuk memastikan sesuai dengan rencana Check list audit diperlukan untuk membantu auditor focus pada pertanyaan 24
- 25. 6.4.6 mengumpulkan dan memverifikasi informasi Selama audit, informasi yang relevant terkait dengan tujuan, scope dan kriteria harus di kumpulkan dengan sampling metode dan diverifikasi. Bukti audit yang mengarah pada temuan harus diverifikasi. Bukti audit yang mengarah pada temuan harus dicatat. 25
- 26. Cara mendapatkan informasi – annex B.5 Dengan interview Observasi terkait dengan aktifitas dan kondisi kerja auditee Document, seperti policy, target, procedure, gambar, Document, seperti policy, target, procedure, gambar, Catatan, seperti minutes of meeting, catatan monitoring program Resume data, analisa dan KPI Catatan produksi, kesesuain product dan proses, dll 26
- 27. Cara interview – dalam annex B-7 Dilakukan pada level yang sesuai Dimulai dengan penjelasan terkait dengan scope pekerjaannya. pekerjaannya. Metode pertanyaan – close open atau leading question 27
- 28. Pertanyaan terbuka/open questions • Membiarkan Auditee untuk menyampaikan informasi secara terbuka • Gunakan 5 W – 1H Pertanyaan mengarahkan/leading questions Pertanyaan mengarahkan/leading questions • Menuntun dan mengarahkan • Tindak lanjut atau fokus pada detil yang lebih dalam Pertanyaan tertutup/closed questions • Jawaban hanya “Ya” atau “Tidak” • Sebagai pembuktian bisa digunakan 1 S 28
- 29. Metode sampling dalam audit menyediakan informasi pada auditor untuk mendapatkan kepercayaan bahwa tujuan audit dapat atau akan dicapai Pertimbangan dalam sampling: • Sampling berdasarkan justifikasi (judgement-based sampling) 29 kompetensi auditor • Sampling berdasarkan statistik (statistical sampling) elemen kunci: - ukuran organisasi - jumlah auditor yang kompeten - frekuensi audit dalam setahun - waktu pelaksanaan audit - persyaratan eksternal terkait tingkat kepercayaan
- 30. 6.4.7 Melaporkan temuan audit Temuan audit harus dievaluasi terhadap kriteria audit, dapat berupa Conformity/Kesesuaian Non-conformity/Ketidaksesuaian (dapat di buat “grade” nya) Non-conformity/Ketidaksesuaian (dapat di buat “grade” nya) Opportunity for improvement/ Peluang untuk penyempurnaan Rekomendasi 30
- 31. Untuk mencatat ketidak sesuaian harus memperhatikan Pernyataan terhadap ketidaksesuaian – P Area temuan – L Bukti obyektif – O Bukti obyektif – O Referensi atau persyaratan -R Ketidaksesuain mungkin terjadi terhadap lebih dari 1 persyaratan atau berhubungan dengan sistem managemen mutu yang lain 31
- 32. 6.5 Preparing audit report Laporan internal audit harus diberikan sesuai dengan scope audit yang dilakukan – ke proses atau bagian yang diaudit Kesimpulan audit Pernyataan terkait tingkatan dimana criteria audit telah dipenuhi. Untuk internal audit, laporan harus menjadi bagian input untuk management 32
- 33. 6.7 Follow up audit Dalam ISO 9001, follow up audit harus dilakukan dengan secepatnya oleh pemilik proses. Efektifitas dari tindakan perbaikan yang dilakukan Efektifitas dari tindakan perbaikan yang dilakukan harus dilakukan untuk memastikan tidak berulangnya masalah 33
- 34. 7. competence and evaluation of auditor Dalam memilih internal auditor team, harus memperhatikan hal tersebut ini ; Kompetensi tim audit untuk pencapaian tujuan audit, pertimbangan lingkup kriteria Kompleksitas audit Kompleksitas audit Metode audit yang dipilih Perundang-undangan, kontrak dan persyaratan lainnya Independensi Kemampuan berinteraksi dan kerjasama Bahasa saat audit dan karakteristik sosial dan budaya auditee 34
- 35. Pengetahuan dan Ketrampilan Umum – Auditor Prinsip-prinsip, prosedur dan metode audit Sistem manajemen dan dokumen terkait Konteks organisasi Perundang-undangan, kontrak dan persyaratan lain yang Perundang-undangan, kontrak dan persyaratan lain yang berlaku dan diterapkan auditee Untuk audit yang specific, dapat dilihat panduannya di Annex A – ISO 9011 35
- 36. Pengetahuan untuk team leader Team leader harus mempunyai kemampuan tambahan sebagai pemimpin dalam team, dalam rangka ; Membagi kekuatan dan kelemahan dalam team Membagi kekuatan dan kelemahan dalam team Menciptakan hubungan kerja yang nyaman saat audit Me-manage proses audit Menjadi wakil untuk komunikasi dengan auditee Memimpin audit team untuk menyimpulkan hasil audit Menyiapkan dan menyelesaikan hasil audit 36
- 37. tambahan - pengetahuan dan keahlian untuk audit dengan multi sistem Auditor yang berpartisipasi dalam team harus mempunyai kompetensi yang mencukupi minimal salah satu sistem dan memahami INTERAKSI dan KESELARASAN antar sistem management Team leader harus memahami persyaratan masing- masing sistem Matrikulasi persyaratan dapat dipergunakan sebagai panduan 37
- 38. section #3 section #3 play role 38
- 39. #1 membuat rencana internal audit • Type internal audit – bisa system audit, compliance audit, process audit, product audit,etc • Team dan kompetensi • Team dan kompetensi • Prosedur dan metode • Check list audit • Metode pelaporan audit 39
- 40. #2 persiapan check list audit Check list audit membantu untuk pelaksanaan audit – tergantung dari type audit yang dilakukan Check list audit harus dibuat untuk masing-masing jenis audit jenis audit Auditor harus mengetahui persyaratan system, prosedur, regulasi untuk menyiapkan check list 40
- 41. #3 – simulasi audit – untuk sistem audit Dibagi menjadi beberapa team Dengan komposisi Auditor 41 Auditor Auditee Pemeriksa Sistem yang diaudit – tergantung kesepakatan
- 42. #4 – simulasi audit – untuk proses audit • Perhatikan video proses produksi • Tuliskan apa yang Anda dapatkan • Tuliskan apa yang Anda dapatkan • Berikan score untuk masing-masing yang Anda dapatkan antara 1-5. 42
- 43. #5 post test #5 post test 43
- 44. 44