1. EMILCEN MUÑOZ - MAURICIO BOWERS
ARCHIVO HISTORICO DE CALI
2010
“Los archivos juegan un papel esencial en la vida institucional de
un Estado. Lejos de ser el olvido son la memoria; lejos de
contraponerse a la vida moderna, apoyan con precedentes la toma
de decisiones presentes y futuras, y cimientan la memoria
colectiva de una nación….los archivos son la evidencia de las
acciones de la sociedad, constituyen su memoria, moldean su
identidad y son base de la sociedad de la información. Así mismo
la democracia participativa se sirve de ellos para garantizar el libre
acceso a la información estatal cumpliendo una labor esencial en
el buen gobierno y la responsabilidad pública…” (Archivo General
de la Nación)
Carrera 5No 6-05
885 88 55 – 124
e-mail. archiscali@hotmail.com
www.cali.gov.co/cultura.php

2. ARCHIVO HISTORICO DE CALI
TALLER 1
EMILCEN MUÑOZ MUÑOZ
emil549@hotmail.com
MAURICIO BOWERS BEJARANO
mauriciobowers@hotmail.com
Grupo 1
Profesor
MÓNICA SOLÓRZANO SALAZAR
TEORIA ARCHIVISTICA
msolorzano@uniquindio.edu.co
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO
CIDBA
CALI, 3 DE ABRIL DE 2010

3. CONTENIDO
INTRODUCCION ____________________________________________________________ 5
ARCHIVO HISTÓRICO DE SANTIAGO DE CALI – AHC ____________________ 6
1. Aspectos administrativos - AHC ______________________________________ 6
1.1. Reseña Histórica _______________________________________________________ 6
1.2. Ubicación ______________________________________________________________ 6
1.3. Estructura Orgánica ____________________________________________________ 7
2. Aspectos Específicos - AHC __________________________________________ 8
2.1. Objetivos de la Organización _____________________________________________ 8
2.1.3.1. Secretaria de Cultura y Turismo _______________________________________ 8
3. Generalidad del Archivo – AHC _______________________________________ 9
3.1. Función del Archivo: ____________________________________________________ 9
3.2. Ubicación física dentro de la estructura de la entidad ______________________ 9
3.4. Almacenamiento de la información ______________________________________ 10
3.5. Series Documentales: (Descripción) _____________________________________ 10
3.6. Personal y sus Funciones ______________________________________________ 12
3.7. Dotación: Muebles y Equipos ___________________________________________ 12
3.8. Software y Hardware para manejo de Archivos ___________________________ 13
3.9. Actividades Que Realiza el Archivo ______________________________________ 13
CONCLUSIONES ___________________________________________________________ 14
Anexos - Fotos _____________________________________________________________ 16
Archivo Histórico de Cali ___________________________________________________ 16
Deposito de Archivo ________________________________________________________ 16
Sala de Consulta ___________________________________________________________ 17
Organización de Fondos Cajas desacidificadas, __________________ 17
Como llegan los documentos _______________________________________________ 18

4. Formato de ficha ___________________________________________________________ 18
Documentos de Archivo ____________________________________________________ 19
Libro capitular No. 1 Documento más antiguo (1563) ______ 19
Estantería _________________________________________________________________ 20
Investigación – copia de documentos________________________________________ 20
Catalogo – Formato papel___________________________________________________ 21
Exposición de documentos Urnas de vidrio ________________________ 21
Exposición fotográfica – Cali Viejo (José Luis Zorrilla) _______________________ 22
Exposición de Actividades de Divulgación Cultural e Histórica ________________ 22
Autores del Informe ________________________________________________________ 23
Bibliografía _________________________________________________________________ 23

5. INTRODUCCION
El presente informe muestra la investigación realizada en el Archivo Histórico de
Cali, donde se especifican sus aspectos administrativos: cuál es su historia y
organización, a demás sus aspectos específicos, sus funciones e importancia
para la sociedad, su organización, los fondos que la conforman, su estructura
física y las generalidades del archivo como tal.
En él se determina la importancia de los archivos, su papel en sociedad y en las
instituciones.

6. ARCHIVO HISTÓRICO DE SANTIAGO DE CALI – AHC
1. Aspectos administrativos - AHC
1.1. Reseña Histórica
Por Real Cédula de 1573 el Rey de España ordenó que los cabildos llevaran libros
de Actas: El de Santiago de Cali se había anticipado 10 años a esta disposición.
Estos valiosos documentos fueron conservados en un cuarto, por mucho tiempo,
encontrándose en lamentable estado de abandono, siendo necesario organizarlos
ya que constituían para la ciudad un patrimonio invaluable. Por esta razón, en
1904 se firmó un contrato para encuadernarlos y en 1918 se comprometió una
partida de $500.oo para su sostenimiento. Sin embargo era prioritaria la completa
organización de esta información, y por esta razón en el año de 1958, se creó el
Archivo Histórico De Cali, mediante el decreto Municipal No.378, del mes de junio.
1.2. Ubicación
El Archivo Histórico ha funcionado en diversas sedes como el Edificio
Moncaleano, los sótanos del Centro Administrativo Municipal y en el Edificio del
Palacio Nacional, sitios técnicamente poco apropiados para la conservación
documental.
Para su mejoramiento, en febrero de 2000 se ubicó en el segundo piso del edificio
donde hoy funciona la Secretaría de Cultura y Turismo Municipal. Esta edificación
fue adquirida en el año de 1997 por el Municipio de Santiago de Cali,
convirtiéndose en una de las sedes más completas para dinamizar la actividad
cultural de la ciudad. Esta construcción que ocupa un lote de diecisiete mil metros
cuadrados se compone de biblioteca infantil, sala bibliográfica especializada en
arte y cultura, sala especializada para invidentes, videoteca, salones de exposición
de artes plásticas, sala equipada con medios para grabación audiovisual,
audioteca y un conjunto de auditorios y salas donde se ofrecen conferencias y
talleres permanentes y espacios para la investigación. Esta edificación fue
construida y dirigida por el arquitecto Rogelio Salmona y fue galardonada con el
Premio Nacional de Arquitectura en la Bienal de 1989-1991.

7. Se encuentra ubicado en la carrera 5 No 6 – 05, en el centro histórico de la ciudad
de Cali.
Teléfono: 885 8855 – Ext. 210.
Oficina 209 sala de consulta, 210 depósitos del archivo.
Horario de atención: lunes a viernes - 8:00 a.m. 3:30 p.m. jornada continua.
Correo electrónico: archiscali@hotmail.com
1.3. Estructura Orgánica
SECRETARIA DE CULTURA Y TURISMO DE CALI
Secretario:
Argemiro Cortés Buitrago
ADMINISTRACIÓN
Asesora Administrativa
Amparo Saa Ortiz
COORDINACIÓN
Licenciado En Historia
Carlos Mario Recio
ASISTENTE
Historiador
Rodrigo Marlon Mejía
AUXILIAR
Estudiante
Julián López

8. 2. Aspectos Específicos - AHC
2.1. Objetivos de la Organización
2.1.1. Objetivo General:
Preservar y organizar aquellos documentos de archivo de conservación
permanente, que reflejan hechos con valor histórico, procedentes de la
Alcaldía de Santiago de Cali, Las notarias, el concejo municipal, y el
circuito judicial, con el fin de conservar la memoria h istórica, Legal,
Jurídica y Administrativa de la ciudad.
2.1.2. Objetivos Específicos:
Divulgar el conocimiento histórico y cultural de la comarca del Valle del
Cauca, Santiago de Cali, y la región del Suroccidente Colombiano.
Recopilar, organizar, custodiar, conservar, investigar, reproducir y difundir el
patrimonio documental de los fondos que la constituyen.
2.1.3. Misión y Visión:
El archivo histórico de Santiago de Cali, no cuenta con misión y visión, está se rige
por la misión y visión de la Secretaria de Cultura y Turismo de Santiago de Cali,
que es el ente encargado de su administración.
2.1.3.1. Secretaria de Cultura y Turismo
Misión:
Su misión es promover y divulgar las diferentes manifestaciones artísticas tanto
nacionales como extranjeras, formar públicos, contribuir a la conservación y
difusión del patrimonio cultural intangible, generar procesos para el desarrollo
urbano y fortalecer espacios para el sano esparcimiento, la convivencia y
construcción de relaciones sociales basadas en el respeto por la diversidad y el
pluralismo, sin distingos de razas, religión, credo o cultural, mediante la realización
de eventos artísticos, culturales y recreativos.
Visión:
Convertir al Teatro al Aire Libre los Cristales, en el mejor y más completo
escenario al aire libre existentes en el municipio de Cali, dotándolo de la
infraestructura requerida para la presentación de espectáculos masivos,
generando un mayor impacto en los visitantes y habitantes de la ciudad a nivel
cultural y de recreación.

9. 3. Generalidad del Archivo – AHC
3.1. Función del Archivo:
Las funciones del archivo histórico de Cali se encuentran enmarcadas dentro de
las actividades que buscan recopilar, organizar, custodiar, conservar, investigar,
reproducir y difundir el patrimonio documental de nuestra región. Por lo tanto,
proteger la memoria y abrir canales de comunicación son parte fundamental del
propósito del AHC, el cual pone a disposición de toda la ciudadanía caleña, todo el
acervo documental que reposa en sus instalaciones, así como actividades de
extensión y difusión.
3.2. Ubicación física dentro de la estructura de la entidad
El archivo está ubicado en el segundo piso del edificio de la Secretaria De Cultura
Y Turismo De Cali (antiguo edificio de la FES).
Cuenta con una Sala de Consulta General para usuarios, dos depósitos alternos
equipados con los requerimientos específicos de disposición y conservación
documental, en la parte física (estantería, anaqueles, cajas, etc.,) aun no cuenta
con control medio-ambiental (control de temperatura y nivel de humedad relativa).
Dichos depósitos se encuentran separados de la sala de consulta y su paso es
restringido como medida de seguridad y custodia de los documentos.
Hace parte de sus instalaciones una pequeña sala de conferencias, donde tiene
lugar la oferta cultural ofrecida por este centro de investigación y como espacio de
investigación por parte de estudiantes de Archivística y Paleografía. El usuario
también podrá encontrar dentro de las instalaciones del Centro Cultural de Cali,
exposiciones del acervo documental y una colección de fotografías del Cali Viejo,
perteneciente a un archivo privado del señor José Luis Zorrilla.
3.3. Organización de la Documentación
En el archivo histórico de Santiago de Cali, por ser un archivo histórico no maneja
las tablas de retención y las series documentales, ya que estas vienen
organizadas desde los entes que forman el acervo del AHC.
El AHC está compuesto por los siguientes fondos:
Fondo concejo
Fondo Escribanos

10. Fondo Notarial
Fondo Alcaldía
Fondo Judicial
Fondo Impresos
Fondo Fotográfico
Fondo Cabildo
3.4. Almacenamiento de la información
El AHC almacena la información en dos salas que están equipadas para dicha
función, en ella los archivos se almacenan en cajas y carpetas desacidificadas,
aunque la gran mayoría de los documentos les llegan ya empastados como es el
caso de los documentos notariales o los contables de la alcaldía de Santiago de
Cali.
Para el almacenamiento posee estanterías de almacenamiento dinámico y fijas.
3.5. Series Documentales: (Descripción)
3.5.1. Fondo Concejo
En este se encuentra documentación producida entre los años 1830 y 1964, y se
pueden encontrar Libros Capitulares, Actas del Concejo, Acuerdos Municipales, la
Gaceta Municipal y el Archivo del Concejo. Este fondo constituye la memoria de la
ciudad, al custodiar y preservar los documentos que hacen referencia a sus
orígenes.
3.5.2. Fondo Cabildo
Comprende los Libros Capitulares de 1563 a 1830, donde podemos encontrar
Actas del Cabildo, Acuerdos, Cédulas Reales, Autos de buen gobierno, ventas de
esclavos entre otros.
3.5.3. Fondo Escribanos
Cuenta con los documentos emanados por los llamados escribanos en ese
entonces, que luego fueron reemplazados en cierto modo por los notarios
públicos, que eran los encargados dar fe.

11. 3.5.4. Fondo Notarial
Este acervo cuenta con los documentos de las primeras notarías que existieron en
Santiago de Cali, como son la Notaría Primera, que abarca el periodo 1850 a 1968
y Notaría Segunda que va desde 1850 hasta 1964. En él podemos encontrar
protocolos de reconocimientos, testamentos, ventas, hipotecas, entre otros.
Para ubicar una escritura pública son necesarios básicamente tres datos que son:
Número de la escritura pública, - Año de protocolización de la escritura, -Notaría
en que se realizó la protocolización.
3.5.5. Fondo Impresos
Abarca el período comprendido entre los años 1888 y 1995. Comprende entre
otros la gaceta departamental, gaceta municipal, anales de la asamblea
departamental y diarios oficiales.
3.5.6. Fondo Judicial
Se encuentran los procesos judiciales seguidos ante la instancia competente entre
los siglos XVI hasta la primera mitad del Siglo XX. En su primera fase de
organización, el fondo judicial quedó dividido en dos subfondos: Tribunal y
Juzgados.
Como herramienta descriptiva, el fondo cuenta con un inventario físico que reseña
2.352 documentos y un catalogo que resume alrededor de 400 expedientes
judiciales que datan desde 1608 hasta 1957.
3.5.7. Fondo Alcaldía
En este fondo se encuentran consignadas las gestiones de índole administrativa y
jurídica desarrolladas por esta Entidad, lo mismo que la correspondencia que
circulaba entre este organismo y los diferentes estamentos de la sociedad
comprendida entre los años 1900 y 1985.
3.5.8. Fondo Fotográfico
Es una colección de fotografías del Cali viejo que se encuentra en exposición
permanente en los pasillos del segundo piso del centro cultural de Cali, estos
pertenecen al archivo privado de José Luís Zorrilla.

12. 3.6. Personal y sus Funciones
El AHC cuenta en el momento con tres personas para el funcionamiento del
archivo como tal, estas personas son:
3.6.1. Coordinación: Está a cargo del historiador Carlos Mario Recio, el se
encarga de recibir, organizar y revisar los documentos que llegan de las distintas
entidades que conforman el archivo. También es el encargado de los talleres,
seminarios y exposiciones que se realizan en el AHC.
3.6.2. Asistente: El historiador Rodrigo Marlon Mejía está encargado también
de organizar y evaluar la documentación que llega al ACH, se encarga de guiar a
los investigadores, estudiantes o entidades que necesitan el servicio del archivo
con la búsqueda del documento y uso del mismo.
3.6.3. Auxiliar: es el estudiante Julián López, está encargado de la búsqueda
de las escrituras públicas que reposan en el AHC, como también de la mensajería
o correspondencia dentro del archivo y las dependencias de la alcaldía de
Santiago de Cali.
3.7. Dotación: Muebles y Equipos
En cuanto a los muebles del AHC para el personal son escritorios en madera,
sillas ergonómicas para el empleado y el visitante.
En cuanto a la sala de consulta tiene 8 puestos de trabajo individual con atriles
para la consulta de los documentos, y una mesa de reuniones con 10 puestos
para reuniones grupales también en madera, el catalogo es un mueble en madera
que contiene unos A-Z donde se encuentra todos los archivos del AHC.
Tienen 3 computadores clones es decir equipos genéricos no de marca como
(COMPAQ, HP, Dell, IBM), una impresora helewt Packard desk jet 2160, una
fotocopiadora ricoh 1760. No tienen equipos de aire acondicionado, ni higrómetro
(medidor de humedad relativa) ni sensores de humo.
En cuanto al personal usan batas blancas, tapabocas y guantes de látex para la
manipulación de los documentos, igualmente a las personas que vienen a
consultar los documentos que contiene el archivo.

13. 3.8. Software y Hardware para manejo de Archivos
El software para el manejo de archivos utilizado por AHC es el WINISIS que es
propiedad de la UNESCO, El Micro CDS/ISIS fue diseñado para el registro de
documentos. Su mayor uso se da en el campo bibliográfico, pero es igualmente
aplicable al registro de legajos personales, historias clínicas, información jurídica,
expedientes, documentación de proyectos y en general, a toda base de datos que
posea información estructurada en "fichas", con datos textuales (formados por una
o más palabras).
Una de las principales ventajas que ofrece el diseño del programa, es su
capacidad de manejar un número ilimitado de bases de datos, cada una de las
cuales puede contener datos totalmente diferentes
En cuanto al Hardware el AHC utiliza equipos Clones (no de marca) que cumplen
a cabalidad con las funciones de le entidad con Windows y office y el programa
WINISIS en red.
3.9. Actividades Que Realiza el Archivo
Dentro de las finalidades del AHC, esta difundir la información y por esto realiza
actividades en compañía de otras entidades con el fin de dar a conocer y resaltar
la importancia de los documentos que custodia.
En las actividades que ofrece, está el resaltar la celebración del Bicentenario, ya
que como memoria pública son parte esencial de los recuerdos colectivos que
fortalecen la identidad de la sociedad.
También desarrollan talleres sobre sensibilización; acercamiento y conocimiento
de la institución para niños y jóvenes; una inducción acerca de las fuentes y el
Archivo Histórico como centro que conservación de la memoria de nuestra
sociedad y espacio de investigación dirigido a estudiantes de primaria y
secundaria, una muestra fotográfica permanente sobre Cali de la primera mitad
del siglo XX; inventario de los bienes culturales muebles de Santiago de Cali,
compuesto de fichas técnicas y diapositivas de los diferentes bienes; taller de
conservación y primeros auxilios a documentos.

14. CONCLUSIONES
Con la visita realizada al Archivo Histórico de Santiago de Cali, comprendimos la
importancia que tienen los archivos para la sociedad, empresas, investigadores y
personas inmersas en el mundo de la archivística y la documentación.
Esta visita nos permitió comprender cómo va organizado un archivo y el tiempo de
que dura cada uno, desde el momento de creación de un documento.
Comprendimos que los archivos son fundamentales, mantienen vivo el interés por
nuestra historia, a través de su difusión se fortalecen los espacios destinados a la
reflexión de como se desenvuelve el ser humano en cada época o siglo vivido, el
debate y conocimiento, como hacían uso de la información y documentos creados
por él.
En el caso del AHC a pesar de que ya tiene muchos años de creado aún falta por
organizar, digitalizar y ordenar la totalidad de los fondos la componen.
Observamos que las personas encargadas de administrarlo lo hacen con base a la
ley 594 de 2000 o ley general de archivos de Colombia y la ley 80 de 1993 con la
creación del archivo general de la nación o parámetros establecidos por esta
entidad.
La realidad es que en Colombia a pesar de llevar 10 años con la ley 594 de 2000
muchas instituciones públicas les hace falta dar la importancia que se merece a la
gestión de archivos, ya que en ellas no se contrata el personal idóneo o preparado
para dicha labor o al menos un equipo interdisciplinar para la creación y buen
funcionamiento de los departamentos de archivo en el país.
Las entidades de administración pública se ven envueltas en un sin número de
actividades bajo su administración, el caso del AHC, es administrado por la
Secretaria de Cultura y Turismo de esta ciudad, quien no ha entregado suficiente
recurso para el manejo y mantenimiento optimo de este archivo, exponiendo a sí
nuestra memoria histórica a riesgo de deterioro.
Es también de anotar que la mayoría de personas que estamos en el medio
bibliotecario le restamos la importancia que tienen los archivos, porque creemos
que son menos importantes y que no son tan utilizados como los libros o las
revistas o documentos de consulta y ahora con la revolución tecnológica, el mundo
de la WEB.

15. Este taller teórico práctico, enseña la realidad de los archivos y la importancia que
han adquirido en los últimos tiempos. Las universidades, empresas necesitan de
esta información para ser más competitivas y crear nuevo conocimiento mejorando
el existente y facilitando la búsqueda de información. Esta nueva búsqueda de
información exige que los archivos sean organizados y utilicen estándares para su
consulta a nivel a mundial.
Las sociedades han tomado como referencia para la reivindicación de la historia,
eventos, sucesos y hechos trascendentales, que tiene un significado relevante en
las transformaciones o desarrollo de las culturas y que se encuentran
documentados en los Archivos Históricos.
Por último, sabemos que todavía falta mucho para adecuar y estructurar los
archivos del país, es por esto que se debe luchar contra la falta voluntad política y
ejercer un verdadero esfuerzo de parte de las personas que trabajan en el medio
para difundir esta ciencia. Cabe aun así resaltar que en Colombia, la ley general
de archivos, las instituciones universitarias y estado, han hecho énfasis en la
importancia de estos, y al mismo tiempo están aportando al conocimiento y
verdadero uso de los archivos para el país. Esperemos que ahora con el
Bicentenario de nuestro país, demos la importancia que se merecen los archivos,
ellos nos muestran de dónde venimos, que hacemos hoy en día y hacia donde
podemos ir.

16. Anexos - Fotos
Archivo Histórico de Cali
Deposito de Archivo

17. Sala de Consulta
Organización de Fondos Cajas desacidificadas,

18. Como llegan los documentos
Formato de ficha

19. Documentos de Archivo
Libro capitular No. 1 Documento más antiguo (1563)

20. Estantería
Investigación – copia de documentos

21. Catalogo – Formato papel
Exposición de documentos Urnas de vidrio

22. Exposición fotográfica – Cali Viejo (José Luis Zorrilla)
Exposición de Actividades de Divulgación Cultural e Histórica

23. Autores del Informe
Mauricio Bowers Emilcen Muñoz
Bibliografía
Archivo Histórico de Cali
http://www.cali.gov.co/publicaciones.php?id=828
Video - visita y Entrevista a Rodrigo Marlon Mejía
Asistente del Archivo Histórico de Cali
Folleto informativo – Archivo Histórico de Cali
Folleto Actividades – Archivo Histórico de Cali.