1. 1
8 oktober 2015

2. 2Voorstellen
Pim Kars – Senior Internal Audit & Risk Management
Vorige baan
1998-2007 de Bijenkorf (Utrecht & Rotterdam)
Opleiding
1992-1998 Master Bedrijfseconomie

3. 3Aanleiding Task Management
 Sinds 2008 beheer contracten in Effacts
 Alleen gebruikt om contracten op te slaan
 Geïdentificeerd risico: Volledigheid en juistheid van financiële afspraken
met leveranciers van goederen is niet gewaarborgd
 Aanvullend: Veel wisselingen bij inkopers
 Wat is het doel:
 Vastleggen onderdelen contract met financiële impact
 Alert (“Task”) versturen naar task manager (inkoper)
 Task gekoppeld aan afdeling, niet medewerker
 Rapportage condities en openstaande taken met leveranciers

4. Opzet Task
Management

5. 5Voorbeeld
Leverancier ABC
 Contract eigenaar: Product Groep Manager
 Contract manager: team Buyer/Planner
 Task eigenaar: team Buyer/Planner
 Task:
- Omschrijving: Marge garantie
- Timing: jaarlijks
- Datum: 31-12
Legal
manager
Buyer /
Planner
FA
Supplier
Vendor
management
Email task Calculation
InvoiceTask complete
Invoice nr
PGM
report
report
Tasks

6. 6Verantwoordelijkheid Task
 Taken gekoppeld aan afdeling, niet een persoon

7. 7Beheer Functies
 Bij een wisseling de medewerker koppelen aan nieuwe afdeling

8. 8Aanmaken Task
 Per contract
 Eenmalig of periodiek

9. 9Task Beheer
 Per contract een tab Taken

10. 10Task Voltooien
 Voltooide taken kunnen eventueel heropend worden

11. 11Task Agenda
 Overzichtelijk alle taken per maand
 Mogelijkheid om alle openstaande taken uit te draaien

12. Bedankt!