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Onboarding
Wie Sie Ihre Mitarbeiter erfolgreich an Bord holen!
Bildquelle: © mikdam / IStock / thinkstock.com
Aller Anfang ist schwer!
Wie nimmt man einen Mitarbeiter rechtzeitig mit an Bord?
Die Dauer des Onboardingprozesses
Phase 1: Im Vorfeld
Phase 2: Am ersten Arbeitstag
Phase 3: In der Probezeit
Schlusswort
Weiterführende Informationen
2
Wie Sie Ihre Mitarbeiter
erfolgreich an Bord holen!
Viele Unternehmen steuern Ihr Schiff mit Scheuklappenblick an ihren neuen
Mitarbeitern vorbei. Oftmals bleibt im Nachhinein nur noch die Möglichkeit
volle Fahrt zurück zu dampfen und den Rettungsring zu werfen, was sehr
anstrengend, zeitaufwendig und auch teuer werden kann. Doch, ob der
Mitarbeiter diesen Rettungsring ergreift oder lieber beim nächsten Schiff an
Bord geht ist ungewiss.
 Der Mitarbeiter sollte daher von Anfang an mit an Bord genommen werden.
 Ein effektiver Onboarding-Prozess spart Zeit und Kosten.
 Onboarding nennt man im Personalmanagement den Prozess der
Mitarbeitereingliederung.
Aller Anfang ist schwer!
3
Wie nimmt man einen Mitarbeiter
rechtzeitig mit an Bord?
Die ersten Tage im neuen Unternehmen sind oftmals die Entscheidenden für die
folgende Arbeitsmotivation eines Mitarbeiters. Fühlt er sich bereits von Anfang
an unerwünscht, wird er sich kaum mit dem Unternehmen identifizieren
können. Ein hohe Fluktuationsrate und Demotivation sind nur zwei der
negativen Auswirkungen, die daraus resultieren können.
Ein erfolgreicher Onboardingprozess kann dazu beitragen:
 Recruitingkosten zu sparen
 Mitarbeiterfluktuation verringern
 Allgemeine Motivation und Leistung der Mitarbeiter zu fördern.
4
Die Dauer des Onboardingprozesses
Die Auffassungen wie lange ein Onboardingprozess andauern sollte, gehen stark
auseinander. Hier reicht die Zeitspanne von einem Tag bis hin zu sechs
Monaten. Doch wie genau gliedert sich der Onboardingprozess und warum
dauert er in einigen Unternehmen bis zu sechs Monate?
Die drei Phasen des Onboardingprozesses:
 Phase 1: Im Vorfeld
 Phase 2: Am ersten Arbeitstag
 Phase 3: In der Probezeit
5
Phase 1: Im Vorfeld
Bereits im Vorfeld sind die ersten Vorbereitungen zu treffen, um einen Mitarbeiter
erfolgreich in das Unternehmen aufzunehmen. Onboarding geht aber nicht nur
vom Arbeitgeber aus – auch der Arbeitnehmer muss gewillt sein, an Bord zu
kommen. Zuerst einmal ist es daher wichtig, dass alle Dokumente des
Mitarbeiters vorhanden sind. In der Regel sind dies folgende:
 Arbeitsvertrag (ohne Arbeitsvertrag kein
Arbeitsbeginn)
 Personalfragebogen (Sammlung relevanter
Personalinformationen)
 Sozialversicherungsausweis
 Mitgliedsbescheinigung der Krankenkasse
 Lohnsteuerkarte (ab Januar 2013 ELsTAM)
 Steuerliche Identifikationsnummer
 Polizeiliches Führungszeugnis 6
Phase 1: Im Vorfeld
Nachdem alle Formalitäten erfüllt sind, müssen die Zuständigkeiten definiert
werden. Der Mitarbeiter muss wissen, an wen er sich in welcher Situation zu
wenden hat. Hierzu sollte ein Einarbeitungsplan festgelegt werden:
 Welche Themengebiete wird der neue Mitarbeiter übernehmen?
 Wer sind die Ansprechpartner hierfür im Unternehmen?
 Welche firmeninternen Prozesse müssen erklärt werden?
 Wem erteilt der Mitarbeiter Feedback?
Je umfangreicher der Einarbeitungsplan ist, desto reibungsloser und schneller
wird sich der Mitarbeiter in den Firmenalltag eingewöhnen können.
7
Phase 1: Im Vorfeld
Nichts ist schlimmer als ein voll gestellter Schreibtisch am ersten Arbeitstag
oder die Suche nach Arbeitsmaterialien. Vergessen Sie daher nicht, den
Arbeitsplatz für den neuen Mitarbeiter vorzubereiten.
 Sitzplatz festlegen
 Tisch freiräumen
 Arbeitsmittel bereitstellen (z.B. Locher, Tacker, Stifte, Taschenrechner,
Aktenablage)
 Welcome Package vorbereiten (z.B. Kugelschreiber, Block,
Schlüsselanhänger)
8
 Software (alle nötigen Zugänge beantragen; E-Mail-Adresse,
Druckerzugang, interne Programme)
 Hardware (Computer, Telefon, Drucker, Handy; ggf. Vorlaufzeit von 2
Wochen für Neubestellungen)
Damit der neue Mitarbeiter sofort mit der Arbeit beginnen kann, sollten IT-
technische Fragen im Vorhinein geklärt werden.
Phase 1: Im Vorfeld
9
Am ersten Arbeitstag ist es sehr wichtig, dass sich der neue Mitarbeiter nicht
verloren fühlt. Heißen Sie ihn daher herzlich Willkommen.
Phase 2: Am ersten Arbeitstag
 Begrüßung des neuen Mitarbeiters
 Überreichung des Welcome-Packages + Blumen
 Rundmail um den Mitarbeiter vorzustellen und willkommen zu heißen (Person,
Werdegang, Abteilung, Stellenbeschreibung)
 Hausführung und Vorstellung der Abteilungen und Kollegen
 Einweisung in Sicherheitsthemen (Fluchtwege, Feuerlöscher, evtl. Plan
aushändigen)
 Mitarbeiterfoto machen (z.B. für E-Mailprogramm oder Zugangskarte)
 Zugangskarte für das Firmengebäude bestellen (falls erforderlich)
 Bestellung von Visitenkarten (falls von Anfang an benötigt; bspw. im Vertrieb)
10
Planen Sie genug Zeit ein, um dem neuen Mitarbeiter grundlegende Dinge zu
Ihrem Unternehmen zu erklären und ihm einen reibungslosen Start in den
Unternehmensalltag zu ermöglichen. Wenn Sie sich diese Zeit nicht nehmen,
werden später umso wahrscheinlicher Fehler und Fragen auftreten.
Phase 2: Am ersten Arbeitstag
 Arbeitszeit, Mittagspause, kleine Pausen zwischendurch, Umgebung
 Urlaubsanträge
 Krankmeldungen
 Die wichtigsten Ansprechpartner
Um den neuen Mitarbeiter sofort in das bestehende Team zu integrieren ist es
sinnvoll am ersten Tag innerhalb der Abteilung gemeinsam zum Mittagessen zu
gehen.
11
Phase 2: Am ersten Arbeitstag
Obwohl der Mitarbeiter sich im Zuge des Bewerbungsgespräches intensiv mit
Ihrem Unternehmen auseinandergesetzt haben sollte, ist es durchaus sinnvoll,
nochmal allgemeine Fakten zum Unternehmen anzusprechen. So festigt sich das
Wissen des Mitarbeiters und er kann sich besser in das Unternehmen eindenken.
 Geschäftsfeld
 Unternehmenswerte
 Organigramme / Organisationsstruktur
 Erklärung Intranet (wenn vorhanden)
Um den Tag abzurunden und letzte offene Fragen zu klären, ist ein
abschließendes, kurzes Feedbackgespräch empfehlenswert.
12
Phase 3: In der Probezeit
In der nun folgenden Probezeit sollte Sie Ihren Mitarbeiter ständig durch
Feedbackgespräche begleiten.
 Nach dem 1. Monat: Ist der Mitarbeiter gut angekommen?
 Nach drei Monaten: Gibt es Probleme, an denen man arbeiten kann?
 Im Laufe des fünften Monats nach Einstellung: Entscheidung ob der
Mitarbeiter im Unternehmen verbleibt.
13
Schlusswort
Je nach Art und Umfang des Unternehmens können einige der beschriebenen
Prozesse länger dauern.
Viele Unternehmen unterstützen zusätzlich ihre Mitarbeiter besonders in der
Anfangszeit mit zahlreichen Trainings und Seminaren.
Um Ihnen eine bessere Übersicht über den Onboardingprozess zu gewährleisten,
haben wir die oben genannten Stichpunkte für Sie nochmal in
einer Checkliste zusammengefasst.
14
Weiterführende Informationen
Möchten Sie eine kostenlose Checkliste zum Thema „Onboarding“
erhalten?
 Checkliste Onboardingprozess
Möchten Sie Expertenbeiträge und Tipps aus der Praxis rund um die
Themen Mitarbeitermotivation, Sachbezüge und Anerkennungskultur
im Unternehmen.
 E-Block – der Personalerblog
Möchten Sie mehr zur Firma hinter der Präsentation erfahren, deren
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 Edenred – Wir motivieren Menschen
15

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Onboarding - Wie Sie Ihre Mitarbeiter erfolgreich an Bord holen!

  • 1. Onboarding Wie Sie Ihre Mitarbeiter erfolgreich an Bord holen! Bildquelle: © mikdam / IStock / thinkstock.com
  • 2. Aller Anfang ist schwer! Wie nimmt man einen Mitarbeiter rechtzeitig mit an Bord? Die Dauer des Onboardingprozesses Phase 1: Im Vorfeld Phase 2: Am ersten Arbeitstag Phase 3: In der Probezeit Schlusswort Weiterführende Informationen 2 Wie Sie Ihre Mitarbeiter erfolgreich an Bord holen!
  • 3. Viele Unternehmen steuern Ihr Schiff mit Scheuklappenblick an ihren neuen Mitarbeitern vorbei. Oftmals bleibt im Nachhinein nur noch die Möglichkeit volle Fahrt zurück zu dampfen und den Rettungsring zu werfen, was sehr anstrengend, zeitaufwendig und auch teuer werden kann. Doch, ob der Mitarbeiter diesen Rettungsring ergreift oder lieber beim nächsten Schiff an Bord geht ist ungewiss.  Der Mitarbeiter sollte daher von Anfang an mit an Bord genommen werden.  Ein effektiver Onboarding-Prozess spart Zeit und Kosten.  Onboarding nennt man im Personalmanagement den Prozess der Mitarbeitereingliederung. Aller Anfang ist schwer! 3
  • 4. Wie nimmt man einen Mitarbeiter rechtzeitig mit an Bord? Die ersten Tage im neuen Unternehmen sind oftmals die Entscheidenden für die folgende Arbeitsmotivation eines Mitarbeiters. Fühlt er sich bereits von Anfang an unerwünscht, wird er sich kaum mit dem Unternehmen identifizieren können. Ein hohe Fluktuationsrate und Demotivation sind nur zwei der negativen Auswirkungen, die daraus resultieren können. Ein erfolgreicher Onboardingprozess kann dazu beitragen:  Recruitingkosten zu sparen  Mitarbeiterfluktuation verringern  Allgemeine Motivation und Leistung der Mitarbeiter zu fördern. 4
  • 5. Die Dauer des Onboardingprozesses Die Auffassungen wie lange ein Onboardingprozess andauern sollte, gehen stark auseinander. Hier reicht die Zeitspanne von einem Tag bis hin zu sechs Monaten. Doch wie genau gliedert sich der Onboardingprozess und warum dauert er in einigen Unternehmen bis zu sechs Monate? Die drei Phasen des Onboardingprozesses:  Phase 1: Im Vorfeld  Phase 2: Am ersten Arbeitstag  Phase 3: In der Probezeit 5
  • 6. Phase 1: Im Vorfeld Bereits im Vorfeld sind die ersten Vorbereitungen zu treffen, um einen Mitarbeiter erfolgreich in das Unternehmen aufzunehmen. Onboarding geht aber nicht nur vom Arbeitgeber aus – auch der Arbeitnehmer muss gewillt sein, an Bord zu kommen. Zuerst einmal ist es daher wichtig, dass alle Dokumente des Mitarbeiters vorhanden sind. In der Regel sind dies folgende:  Arbeitsvertrag (ohne Arbeitsvertrag kein Arbeitsbeginn)  Personalfragebogen (Sammlung relevanter Personalinformationen)  Sozialversicherungsausweis  Mitgliedsbescheinigung der Krankenkasse  Lohnsteuerkarte (ab Januar 2013 ELsTAM)  Steuerliche Identifikationsnummer  Polizeiliches Führungszeugnis 6
  • 7. Phase 1: Im Vorfeld Nachdem alle Formalitäten erfüllt sind, müssen die Zuständigkeiten definiert werden. Der Mitarbeiter muss wissen, an wen er sich in welcher Situation zu wenden hat. Hierzu sollte ein Einarbeitungsplan festgelegt werden:  Welche Themengebiete wird der neue Mitarbeiter übernehmen?  Wer sind die Ansprechpartner hierfür im Unternehmen?  Welche firmeninternen Prozesse müssen erklärt werden?  Wem erteilt der Mitarbeiter Feedback? Je umfangreicher der Einarbeitungsplan ist, desto reibungsloser und schneller wird sich der Mitarbeiter in den Firmenalltag eingewöhnen können. 7
  • 8. Phase 1: Im Vorfeld Nichts ist schlimmer als ein voll gestellter Schreibtisch am ersten Arbeitstag oder die Suche nach Arbeitsmaterialien. Vergessen Sie daher nicht, den Arbeitsplatz für den neuen Mitarbeiter vorzubereiten.  Sitzplatz festlegen  Tisch freiräumen  Arbeitsmittel bereitstellen (z.B. Locher, Tacker, Stifte, Taschenrechner, Aktenablage)  Welcome Package vorbereiten (z.B. Kugelschreiber, Block, Schlüsselanhänger) 8
  • 9.  Software (alle nötigen Zugänge beantragen; E-Mail-Adresse, Druckerzugang, interne Programme)  Hardware (Computer, Telefon, Drucker, Handy; ggf. Vorlaufzeit von 2 Wochen für Neubestellungen) Damit der neue Mitarbeiter sofort mit der Arbeit beginnen kann, sollten IT- technische Fragen im Vorhinein geklärt werden. Phase 1: Im Vorfeld 9
  • 10. Am ersten Arbeitstag ist es sehr wichtig, dass sich der neue Mitarbeiter nicht verloren fühlt. Heißen Sie ihn daher herzlich Willkommen. Phase 2: Am ersten Arbeitstag  Begrüßung des neuen Mitarbeiters  Überreichung des Welcome-Packages + Blumen  Rundmail um den Mitarbeiter vorzustellen und willkommen zu heißen (Person, Werdegang, Abteilung, Stellenbeschreibung)  Hausführung und Vorstellung der Abteilungen und Kollegen  Einweisung in Sicherheitsthemen (Fluchtwege, Feuerlöscher, evtl. Plan aushändigen)  Mitarbeiterfoto machen (z.B. für E-Mailprogramm oder Zugangskarte)  Zugangskarte für das Firmengebäude bestellen (falls erforderlich)  Bestellung von Visitenkarten (falls von Anfang an benötigt; bspw. im Vertrieb) 10
  • 11. Planen Sie genug Zeit ein, um dem neuen Mitarbeiter grundlegende Dinge zu Ihrem Unternehmen zu erklären und ihm einen reibungslosen Start in den Unternehmensalltag zu ermöglichen. Wenn Sie sich diese Zeit nicht nehmen, werden später umso wahrscheinlicher Fehler und Fragen auftreten. Phase 2: Am ersten Arbeitstag  Arbeitszeit, Mittagspause, kleine Pausen zwischendurch, Umgebung  Urlaubsanträge  Krankmeldungen  Die wichtigsten Ansprechpartner Um den neuen Mitarbeiter sofort in das bestehende Team zu integrieren ist es sinnvoll am ersten Tag innerhalb der Abteilung gemeinsam zum Mittagessen zu gehen. 11
  • 12. Phase 2: Am ersten Arbeitstag Obwohl der Mitarbeiter sich im Zuge des Bewerbungsgespräches intensiv mit Ihrem Unternehmen auseinandergesetzt haben sollte, ist es durchaus sinnvoll, nochmal allgemeine Fakten zum Unternehmen anzusprechen. So festigt sich das Wissen des Mitarbeiters und er kann sich besser in das Unternehmen eindenken.  Geschäftsfeld  Unternehmenswerte  Organigramme / Organisationsstruktur  Erklärung Intranet (wenn vorhanden) Um den Tag abzurunden und letzte offene Fragen zu klären, ist ein abschließendes, kurzes Feedbackgespräch empfehlenswert. 12
  • 13. Phase 3: In der Probezeit In der nun folgenden Probezeit sollte Sie Ihren Mitarbeiter ständig durch Feedbackgespräche begleiten.  Nach dem 1. Monat: Ist der Mitarbeiter gut angekommen?  Nach drei Monaten: Gibt es Probleme, an denen man arbeiten kann?  Im Laufe des fünften Monats nach Einstellung: Entscheidung ob der Mitarbeiter im Unternehmen verbleibt. 13
  • 14. Schlusswort Je nach Art und Umfang des Unternehmens können einige der beschriebenen Prozesse länger dauern. Viele Unternehmen unterstützen zusätzlich ihre Mitarbeiter besonders in der Anfangszeit mit zahlreichen Trainings und Seminaren. Um Ihnen eine bessere Übersicht über den Onboardingprozess zu gewährleisten, haben wir die oben genannten Stichpunkte für Sie nochmal in einer Checkliste zusammengefasst. 14
  • 15. Weiterführende Informationen Möchten Sie eine kostenlose Checkliste zum Thema „Onboarding“ erhalten?  Checkliste Onboardingprozess Möchten Sie Expertenbeiträge und Tipps aus der Praxis rund um die Themen Mitarbeitermotivation, Sachbezüge und Anerkennungskultur im Unternehmen.  E-Block – der Personalerblog Möchten Sie mehr zur Firma hinter der Präsentation erfahren, deren Produkte sich um den Bereich der Mitarbeitermotivation und – bindung bewegen?  Edenred – Wir motivieren Menschen 15