Comment conserver des factures de ventes créées sous forme informatique et transmises sur support papier ?

1. Avis d’expert
Comment conserver des factures de
ventes créées sous forme
informatique et transmises sur
support papier ?

2. 2
La majorité des entreprises
1. génèrent leurs factures de
ventes dans un format
électronique (PDF par exemple)
à l’aide d’un logiciel de
facturation
2. puis impriment le document
électronique afin d'envoyer
aux clients une version papier
de la facture.
| © Everteam 2015
La question se pose alors sur la
conservation des factures de vente.

3. 3
Faut-il ?
Imprimer un second exemplaire
de la facture et l’archiver ?
ou
Simplement archiver le
document électronique sans
conserver une version
imprimée ?
| © Everteam 2015

4. 4
La réponse de la
Direction Générale
des Finances
Publiques
| © Everteam 2015

5. 5
Publication au BO des finances Publiques
– Impôts du 18 octobre 2013
Le texte traite du « double original » sous la référence BOI-CF-COM-10-10-30-20-
20131018 : le « double électronique » correspond à la facture électronique (fichier PDF
par exemple) qui a été envoyée sous forme papier au client.
L’émetteur peut conserver ce double original et ne
pas conserver une impression papier,
dès lors qu’il a mis en place un dispositif technique assurant
au système d’information utilisé une fiabilité équivalente à
celle que procure l’impression des factures sur papier
et permettant de considérer que le « double électronique »
constitue la reproduction fidèle et durable de l’original de la
facture adressée au client sur support papier.
| © Everteam 2015

6. 6
Ce dispositif technique doit
permettre de
garantir l’authenticité, l’intégrité et
la pérennité du contenu du
« double électronique »
depuis l’émission de l’original
papier jusqu’à l’expiration de la
période de stockage du double.
| © Everteam 2015

7. 7
Le « double original » de la facture de vente
conservée au format électronique doit aussi
comporter les mentions obligatoires figurant
sur la facture papier,
mais il est possible de ne pas conserver les
autres mentions non obligatoires (logos, fonds
de page, message bandeaux à caractère
publicitaire).
Ceci permet de minimiser le poids des contenus
électroniques.
| © Everteam 2015

8. 8
L’exigence de la
normalisation ?
| © Everteam 2015

9. 9
Pour répondre à ces exigences
il est nécessaire de déployer
un Système d’Archivage
Electronique (SAE) performant,
encadré par
une démarche qualité.
| © Everteam 201

10. 10
La certification NF 461 apporte les assurances
exigées par le texte et permet de ne pas avoir à
archiver les documents papiers.
Elle garantit qu'un SAE est conçu selon l'état de l'art en
vigueur (norme NF Z42-013, ISO 14641-1)
afin d'assurer l'intégrité, la sécurité et la pérennité des
informations archivées,
leur donnant une vocation probatoire.
| © Everteam 2015

11. Archivez vos factures électroniques en tout sérénité avec
everteam.archive
Plus d’info sur http://www.everteam.com/fr/logiciel-archivage-
mixte-electronique-papier/