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Kollaboration mit
SharePoint 2013
14.05.2013
Geschäftsnutzen in der Praxis erzielen
Oliver Wirkus
oliver.wirkus@bridging-it.de
bridgingIT / Seite 2
Oliver Wirkus, bridgingIT
Senior Consultant, SharePoint Architekt
(MCTS, MCPD, MCT)
bridgingIT / Seite 3
Inhalt
Was bedeutet Kollaboration
Einsatzszenarien und Funktionsbereiche
Was bringt SharePoint 2013?
Wie kann ich daraus Nutzen ziehen?
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Kollaboration mit SharePoint?
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Kollaboration im Unternehmen
15%
38%
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Zeit-Anteil an Tätigkeiten
Quelle: McKinsey & Company
Achtung: Auf Art der Tätigkeiten verwendete Zeit, nicht
formale Zuordnung der Beschäftigten
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Keiner alleine hat das notwendige Wissen –
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arbeiten
Facebook und Co sind sehr beliebt – man
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Individualisierte Kollaboration
Wie kann hier eine einheitliche
Zusammenarbeit entstehen?
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Inhalt
Was bedeutet Kollaboration
Einsatzszenarien und Funktionsbereiche
Was bringt SharePoint 2013?
Wie kann ich daraus Nutzen ziehen?
bridgingIT / Seite 8
Einsatzszenarien für Kollaboration
Ganzheitliche
Arbeitsumgebung
 Viele parallele Projekte und langfristige Arbeit in Abteilungen
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Einzelne
Projekte/Teams
 Zusammenarbeit mit klar umrissenem Zielen
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 Relevante Wissensträger finden und sich austauschen
 Transparenz und Zugehörigkeit
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unterstützung
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bridgingIT / Seite 9
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 Navigation zu Drittsystemen
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 Dokumentenzugriff
 Wissensablage
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 Umfassende Suche
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 Vor allem allgemeine
Geschäftsprozesse
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 Schneller Austausch
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 Netzwerke
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Dashboard
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 Meine
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Projekt-/Team-Arbeit
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 Arbeitsunterlagen
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Inhalt
Was bedeutet Kollaboration
Einsatzszenarien und Funktionsbereiche
Was bringt SharePoint 2013?
Wie kann ich daraus Nutzen ziehen?
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SharePoint 2010 als Kollaborationsplattform
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 Ganzheitliche Arbeitsumgebung
 Prozessunterstützung
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 Stabile, gut skalierbare Grundplattform
 Dokumenten-zentrierte Kollaboration, Informations-
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 Ganzheitliches System für verschiedene Anwendungen
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Offizielle Inhalte Projekt/Team Arbeit
Informationen
& WissenProzessunterstützung
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Persönliches
Dashboard
Eher „technische“ Kollaboration:
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in der Zusammenarbeit
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SharePoint 2010 vs. SharePoint 2013
Offizielle Inhalte Projekt/Team Arbeit
Informationen
& WissenProzessunterstützung
Kommunikation
& Vernetzung
Persönliches
Dashboard
Offizielle Inhalte Projekt/Team Arbeit
Informationen
& WissenProzessunterstützung
Kommunikation
& Vernetzung
Persönliches
Dashboard
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Persönliches Dashboard
 Dashboard u.a. mit Arbeitsbreichen, Aufgaben,
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 Leistungsfähiger persönlicher Bereich
Kommunikation & Vernetzung
 Micro-Blogs, Diskussionsforen, Communities
 Vernetzung mit Personen und Kontexten
Allgemein
 Frisches Design
 Verbesserte Unterstützung für mobile Endgeräte
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 Geringe Unterstützung bei Vernetzung und
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 Basistemplates und –konfigurationen bleiben
hinter den Möglichkeiten zurück
 Vernetzung mit Personen und Kontexten
unvollständig
 Design wirkt manchmal unübersichtlich, zu
bunt bzw. zu Icon-lastig
 Unvollständige Unterstützung für mobile
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Herausforderungen Kollaboration
Einsatzszenarien und Funktionsbereiche
Was bringt SharePoint 2013?
Wie kann ich daraus Nutzen ziehen?
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Kollaboration im Unternehmen - Ziele
Aufwandsreduktion
Qualitätsverbesserung
Innovationsfähigkeit
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Mögliches Verbesserungspotential
* Aufwandsreduktion, Qualitätsverbesserung, Innovationsfähigkeit in betrachteten Bereichen
Verbesserungspotential*
Schlecht passend Sehr gut passend Sehr gut
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Passendes
bzw.
angepasstes
Kollaborations
-system
Angepasste
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 Eine gute Plattform allein bringt keine Kollaboration in ein Unternehmen. Wichtiger ist
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vorlebt bzw. verinnerlicht hat. Expect the Change!
 Prüfen Sie Ihre bestehende Infrastruktur und die verwendeten Dritt-Systeme. Eine
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Best practices
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  • 1. Copyright © BridgingIT GmbH Kollaboration mit SharePoint 2013 14.05.2013 Geschäftsnutzen in der Praxis erzielen Oliver Wirkus oliver.wirkus@bridging-it.de
  • 2. bridgingIT / Seite 2 Oliver Wirkus, bridgingIT Senior Consultant, SharePoint Architekt (MCTS, MCPD, MCT)
  • 3. bridgingIT / Seite 3 Inhalt Was bedeutet Kollaboration Einsatzszenarien und Funktionsbereiche Was bringt SharePoint 2013? Wie kann ich daraus Nutzen ziehen?
  • 4. bridgingIT / Seite 4 Kollaboration mit SharePoint?
  • 5. bridgingIT / Seite 5 Kollaboration im Unternehmen 15% 38% 47% Zeit-Anteil an Tätigkeiten Quelle: McKinsey & Company Achtung: Auf Art der Tätigkeiten verwendete Zeit, nicht formale Zuordnung der Beschäftigten Produktion – direktes Erzeugen von Gütern Transaktion – z.B. Order Management, Buchhaltung Kollaboration – z.B. Projekte, Organisation, Kundeninteraktion Standard-Prozesse laufen – man muss die Veränderung/Innovation meistern Keiner alleine hat das notwendige Wissen – man muss es kombinieren Wir sind nicht mehr an einem Ort – man muss global agieren und global zusammen- arbeiten Facebook und Co sind sehr beliebt – man muss ähnliches im Unternehmen haben
  • 6. bridgingIT / Seite 6 Individualisierte Kollaboration Wie kann hier eine einheitliche Zusammenarbeit entstehen?
  • 7. bridgingIT / Seite 7 Inhalt Was bedeutet Kollaboration Einsatzszenarien und Funktionsbereiche Was bringt SharePoint 2013? Wie kann ich daraus Nutzen ziehen?
  • 8. bridgingIT / Seite 8 Einsatzszenarien für Kollaboration Ganzheitliche Arbeitsumgebung  Viele parallele Projekte und langfristige Arbeit in Abteilungen  Wiederverwenden von Informationen/Dokumenten  Weitere Elemente wie Intranet, Wissensmanagement, Compliance, Reporting, etc. Einzelne Projekte/Teams  Zusammenarbeit mit klar umrissenem Zielen  Koordination und Austausch für die effektive Projektarbeit  Primär für das Projekt relevante Informationen und Ergebnisse Vernetzung und Austausch  Hier: Außerhalb der umrissenen Projektarbeit – „Weak Links“  Relevante Wissensträger finden und sich austauschen  Transparenz und Zugehörigkeit Prozess- unterstützung  Geschäftsprozesse mit Beteiligung verschiedener Personen  Herausfordernd: strukturierte Elemente und weniger strukturierte Kollaboration verknüpfen
  • 9. bridgingIT / Seite 9 Funktionsbereiche Offizielle Inhalte  Unternehmensinformationen  Neuigkeiten  Templates  Navigation zu Drittsystemen Informationen & Wissen  Dokumentenzugriff  Wissensablage  Informationen aus anderen Systemen  Umfassende Suche Prozessunterstützung  Vor allem allgemeine Geschäftsprozesse  Integration Excel/Datenbank- anwendungen Kommunikation & Vernetzung  Schneller Austausch  Mitarbeitersuche  Netzwerke Persönliches Dashboard  Aggregation von Informationen  Meine Aktivitäten  Schnelle Navigation Projekt-/Team-Arbeit  Teamkoordination  Arbeitsunterlagen
  • 10. bridgingIT / Seite 10 Inhalt Was bedeutet Kollaboration Einsatzszenarien und Funktionsbereiche Was bringt SharePoint 2013? Wie kann ich daraus Nutzen ziehen?
  • 11. bridgingIT / Seite 11 SharePoint 2010 als Kollaborationsplattform Bestes Einsatzfeld  Ganzheitliche Arbeitsumgebung  Prozessunterstützung Stärken  Stabile, gut skalierbare Grundplattform  Dokumenten-zentrierte Kollaboration, Informations- management und kollaborative Prozesse  Konfigurierbarkeit, Integration (Office, Conferencing, Drittsysteme) Schwächen  Geringe Unterstützung bzgl. Vernetzung und persönlicher Arbeitsweisen  Basistemplates und –konfigurationen bleiben hinter den Möglichkeiten zurück Zusammenfassung  Ganzheitliches System für verschiedene Anwendungen  Gesamterfolg hängt stark von guter Konfiguration und Ergänzung für Einsatzzweck und Prozesse ab Offizielle Inhalte Projekt/Team Arbeit Informationen & WissenProzessunterstützung Kommunikation & Vernetzung Persönliches Dashboard Eher „technische“ Kollaboration: es fehlen die Eigendynamik, die Emotionen, die Innovationskraft… Es fehlt das „soziale“ in der Zusammenarbeit
  • 12. bridgingIT / Seite 12 SharePoint 2010 vs. SharePoint 2013 Offizielle Inhalte Projekt/Team Arbeit Informationen & WissenProzessunterstützung Kommunikation & Vernetzung Persönliches Dashboard Offizielle Inhalte Projekt/Team Arbeit Informationen & WissenProzessunterstützung Kommunikation & Vernetzung Persönliches Dashboard SharePoint 2010 SharePoint 2013 Persönliches Dashboard  Dashboard u.a. mit Arbeitsbreichen, Aufgaben, News, Dokumenten, eigenen Bereichen  Leistungsfähiger persönlicher Bereich Kommunikation & Vernetzung  Micro-Blogs, Diskussionsforen, Communities  Vernetzung mit Personen und Kontexten Allgemein  Frisches Design  Verbesserte Unterstützung für mobile Endgeräte Schwächen von SharePoint 2010  Geringe Unterstützung bei Vernetzung und persönlichen Arbeitsweisen  Basistemplates und –konfigurationen bleiben hinter den Möglichkeiten zurück  Vernetzung mit Personen und Kontexten unvollständig  Design wirkt manchmal unübersichtlich, zu bunt bzw. zu Icon-lastig  Unvollständige Unterstützung für mobile Endgeräte
  • 13. bridgingIT / Seite 13 Inhalt Herausforderungen Kollaboration Einsatzszenarien und Funktionsbereiche Was bringt SharePoint 2013? Wie kann ich daraus Nutzen ziehen?
  • 14. bridgingIT / Seite 14 Kollaboration im Unternehmen - Ziele Aufwandsreduktion Qualitätsverbesserung Innovationsfähigkeit
  • 15. bridgingIT / Seite 16 Mögliches Verbesserungspotential * Aufwandsreduktion, Qualitätsverbesserung, Innovationsfähigkeit in betrachteten Bereichen Verbesserungspotential* Schlecht passend Sehr gut passend Sehr gut angenommen Passendes bzw. angepasstes Kollaborations -system Angepasste Prozesse und Arbeitsweisen
  • 16. bridgingIT / Seite 17  Eine gute Plattform allein bringt keine Kollaboration in ein Unternehmen. Wichtiger ist eine Unternehmenskultur, die die neuen Formen der Kommunikation und Kollaboration vorlebt bzw. verinnerlicht hat. Expect the Change!  Prüfen Sie Ihre bestehende Infrastruktur und die verwendeten Dritt-Systeme. Eine Kollaborationsplattform sollte als „One Stop Hub for Informationen“ aufgebaut werden.  Verwendete bzw. einbezogene Drittsysteme müssen nahtlos integriert werden (Seamless Integration und Single Sign-On). Beachten Sie die User-Experience!  Unterziehen Sie die internen Prozesse im Unternehmen einem gründlichen Review. Veraltete Prozesse funktionieren nicht auf modernen Systemen!  Führen Sie Workshops mit allen Abteilungen und Projektteams durch, um zu erfahren, wie diese bisher arbeiten und wo Verbesserungspotential besteht. Das beste Feedback kommt immer von den direkt beteiligten Personen!  Behalten Sie die Benutzer im Fokus, denn diese müssen das System annehmen und damit arbeiten. Sie werden zuerst fragen: „What‘s in it for me?“. Adoption is everything! Best practices
  • 17. bridgingIT / Seite 18 Fragen? Gesprächsbedarf? Sprechen Sie uns an! Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!
  • 18. Copyright © BridgingIT GmbH Alle Rechte vorbehalten. Die Weitergabe oder Vervielfältigung ist ohne vorherige schriftliche Zustimmung der BridgingIT GmbH nicht erlaubt. Wir freuen uns auf Sie. Standort Mannheim N7, 5-6 68161 Mannheim Standort Frankfurt Solmsstraße 4 60486 Frankfurt Standort Stuttgart Königstraße 42 70173 Stuttgart Standort Karlsruhe Rüppurrer Straße 4 76137 Karlsruhe Standort Köln Richmodstraße 6 50667 Köln