kỹ năng trình bày

1. Chương 2:
KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH
(Presentation Skill)

2. NỘI DUNG
1. Một số câu hỏi
2. Bước chuẩn bị
3. Đặc điểm của một bài thuyết trình
4. Trình bày bằng phương tiện trực quan
5. Thuyết trình bằng overhead projector
6. Một số điểm cần lưu ý khi thuyết trình

3. 1. Một số câu hỏi
• Thuyết trình là gì?
• Ai cần ai?
Trình bày một cách hệ thống và sáng rõ một
vấn đề trước đông người
Thời gian trình bày “ngắn”
Người nói cần người nghe
Hay
Người nghe cần người nói

4. 2. Bước chuẩn bị
Không chuẩn bị là
Chuẩn bị cho thất bại

5. 2. Bước chuẩn bị
• Xác định tình huống
• Phân tích thính giả và diễn giả
• Xác định mục tiêu
• Thu thập thông tin
• Xây dựng bài thuyết trình
• Tập luyện

6. Xác định tình huống
• Tại sao có buổi thuyết trình này
• Cái gì được cung cấp cho người nghe
• Kết quả của buổi thuyết trình này như
thế nào
• Giới hạn vấn đề
• Đánh giá môi trường bên ngoài
• Phân biệt gốc rễ vấn đề
• Chi tiết hóa vấn đề bằng các thông số
• Đơn giản hóa tình huống
• Chia vấn đề thành những phần có thể thực hiện được
• Thông tin thường xuyên được cập nhật
• Những gì đang xảy ra ở lĩnh vực
• Những gì đang xảy ra ở lĩnh vực liên quan
• Sự ảnh hưởng ở phạm vi quốc gia, quốc tế

7. Phân tích thính giả và diễn giả
• Đánh giá văn hóa tổ chức
• Xác định thính giả
• Phân tích thính giả
• Phân tích diễn giả

8. Đánh giá văn hóa tổ chức
• Phong cách giao tiếp trang trọng hay
không?
• Ăn mặc trang trọng hay không?
• Giờ làm việc cứng nhắc hay linh động?
• Cơ cấu ngang bằng hay cấp bậc?
• Thái độ an toàn hay mạo hiểm?

9. Xác định thính giả
• Thính giả vãng lai, bất đắc dĩ
– Người gặp dịp ghép chơi; người bị buộc tới …
• Thính giả cơ sở
– Người dự để biết là chính
• Thính giả tiềm ẩn
– Người dự chưa xác định rõ mục tiêu
• Thính giả quyết định
– Người dự mong muốn thật sự đến nội dung
thuyết trình

10. Phân tích thính giả
• Những thông tin về cá nhân người nghe:
độ tuổi, giới tính, học vấn, khả năng kinh tế, tôn giáo,
nghề nghiệp, chủng tộc/dân tộc, chính trị, ảnh hưởng
của nền văn hóa.
• Thái độ, giá trị và niềm tin của người nghe
là gì?: Chúng ta tìm hiểu về đặc điểm tâm lý của thính
giả ví dụ như người nghe đang làm việc ở công ty,
phòng ban nào? Lĩnh vực nào?
• Những mong đợi của người nghe là gì?
Hãy tìm hiểu xem tại sao họ lại tham dự buổi thuyết trình
của chúng ta; ví dụ họ quan tâm đến bài thuyết trình hay
họ bị buộc phải nghe?

11. Phân tích diễn giả
• Động cơ, mục đích
• Cảm giác, sự chú tâm
• Sự gần gũi và hấp dẫn
• Sự tin tưởng của thính giả
• Địa vị và quyền lực

12. Xác định mục tiêu

13. Chọn chủ đề
• Thính giả muốn nghe
• Có tính mới mẻ
• Mình biết sâu

14. Mục đích tổng quát
• Thông tin
• Thuyết phục
• Giải trí

15. Mục tiêu cụ thể
• Phụ thuộc vào mục đích
• Phụ thuộc vào các phân tích
• Phụ thuộc vào yêu cầu của diễn giả

16. Thu thập thông tin
• Tra cứu (tài liệu, thư viện, Internet …)
• Phỏng vấn
• Điều tra
• Dự giờ
• Quan sát, lắng nghe …

17. Nói là Bạc,
im lặng là Vàng,
lắng nghe là Kim cương

18. Xây dựng bài thuyết trình
• Bố cục một bài thuyết trình tốt
• Phân chia nội dung bài thuyết trình

19. Bố cục bài thuyết trình tốt
• Mở đầu: Giới thiệu tổng quan, kinh nghiệm bản thân. Vào
đề một cách sáng tạo (kể chuyện, đặt câu hỏi, nêu giả thiết,
hoặc nêu các thông tin mới...)
• Nội dung: Theo Tam đoạn luận và sử dụng sáng tạo các
phương pháp để trình bày theo:
– logic
– theo thứ tự thời gian
– từ tổng thể tới cụ thể
– từ điều đã biết đến cái chưa biết
– từ những điều đã được chấp nhận tới những mâu thuẫn
• Kết luận: Nêu được điểm nhấn của bài trình bày. Cần sử
dụng các nút tác động lên người nghe bằng các câu hỏi và
hành động (bài trình bày có gì nên thay đổi, có gì mới
hơn?...)

20. Phân chia bài thuyết trình
• Phần trình bày trên các slide (tài liệu)
• Trình bày đẹp, chú ý:
– Loại chữ và kích cỡ chữ, sự phân bố, nền
– Dùng gạch đầu dòng, số, đồ thị, hình vẽ
• Video, âm thanh
• Phần để nói
• Ngôn ngữ cử chỉ, giọng nói, giao tiếp với
người nghe
• Hiểu những tài liệu trình bày (tự tin)

21. Tập luyện
Mẫu bút chì còn hơn trí nhớ tốt
Trí nhớ đậm không bằng nét mực mờ
Tập một mình
Tập trước nhóm nhỏ
Mô phỏng

22. 3. Đặc điểm của một bài thuyết trình
• Ngắn gọn, rõ ràng
• Sử dụng ngôn ngữ giao tiếp
• Sử dụng hình ảnh, video, âm thanh
• Sử dụng phần mềm và phương tiện hỗ trợ

23. Ngắn gọn, rõ ràng
• Ngắn và đơn giản nội dung
• Rõ ràng về nội dung, từ ngữ
• Sử dụng màu sắc phù hợp:
– Màu đỏ và màu cam sẽ dễ thu hút sự chú ý
nhưng khó giữ tập trung
– Màu xanh lá cây, xanh da trời và màu nâu là
những màu dịu hơn
– Không nên dùng màu trắng trên nền sẫm nếu
khoảng cách > 20 feet
– Màu sẫm trên nền trắng sẽ phù hợp

24. Quá trình giao tiếp

25. Ngôn ngữ giao tiếp
• Giao tiếp bằng ngôn ngữ:
– Phát âm, giọng nói, tốc độ nói
– Phong cách ngôn ngữ:
• Nói thẳng
• Nói lịch sự
• Nói ẩn ý
• Nói mỉa mai, châm chọc
• Giao tiếp phi ngôn ngữ:
– Ánh mắt, nét mặt, nụ cười
– Ăn mặc, trang điểm, trang sức
– Tư thế, động tác
– Khoảng cách, vị trí bàn
– Quà tặng
Giáo trình Kỹ năng giao tiếp, NXB Hà Nội, 2005

26. Hình ảnh, video, âm thanh
• Hình ảnh: Rõ ràng, chân thật, mới,
• Video: Ngắn, rõ, sạch, mới
• Âm thanh: Vừa đủ nghe, không tạp âm
(Liên quan đến nội dung trình bày;
Không làm sao lãng thính giả)

27. Phần mềm và phương tiện
• Phần mềm:
– Bản quyền
– Dễ sử dụng, nhiều hiệu ứng, đa năng
• Phương tiện:
– Dễ có
– Dễ sử dụng
– Đa năng

28. 4. Trình bày bằng phương tiện trực quan
• Hãy nghĩ đến thính giả của bạn
• Thiết kế để giúp người nghe
• Trình bày trực quan nên…
• Trình bày trực quan tốt là …
• Những cách để thêm sắc thái vào sự
trình bày

29. Hãy nghĩ đến thính giả của bạn
• “người nghe" chỉ lắng nghe khoảng từ
25% đến 50% thời gian
• Lắng nghe nhớ khoảng 12%, còn đọc nhớ
khoảng 50%

30. Hãy nghĩ đến thính giả của bạn
• Vậy:
– Thật tôi nghiệp cho người nghe !
– Hãy làm gì để người nghe chịu nghe và nhớ.
Hiệu quả khi sử dụng hình ảnh Khả năng lưu thông tin

31. Thiết kế để giúp người nghe
• Organize
• Illustrate
• Repeat
Dữ liệu trình bày dưới dạng khung và có
cấu trúc
• Cung cấp 1 "jig saw puzzle boxtop"
để người nghe tự tổ chức và tái xây
dựng những thông tin bằng lời của
bạn.
• Liệt kê các điểm đã được trình bày
và cung cấp 1 bản đồ mà anh trình
bày.
Giúp người nghe chuyển data thành
thông tin
• Vẽ 1 bức hình.
• Kể 1 câu chuyện.
• Đưa ra những so sánh.
Cải thiện sự tiếp thu data đối với người
nghe
• Nhớ rằng “người nghe" tập trung từ
25 tới 50% thời gian.
• Thường xuyên lập lại.

32. Trình bày trực quan nên…
 Trình bày trực quan hỗ trợ cho mục tiêu
truyền đạt
 Trình bày trực quan làm phong phú
thông điệp bằng lời nói
 Trình bày trực quan nên sử dụng màu
sắc, hình ảnh và âm thanh

33. Trình bày trực quan tốt là …
 Visible
 Clear
 Simple
Mọi người xem thấy rõ
Ký tự cao 1 inch thấy được từ 30
feet.
Cần phải tính
•Độ rộng của màn hình
•Khoảng cách từ projector tới màn
hình
•Khoảng cách của mọi người tới
màn hình
Số từ của từng dòng
 3 tới 4 là tối ưu
 6 tới 7 là tối đa
Số dòng của mỗi slide
 Ít hơn 10
Mỗi visual tập trung trên 1 ý tưởng
•Tránh quá nhiều thông tin sơ đẳng
•Dùng màu để tập trung trên thông
tin then chốt
Liên hệ trực tiếp tới mục tiêu truyền đạt
Bổ sung cho thông điệp bằng lời nói
•Âm điệu
•Tổng quan hoặc hình ảnh toàn cục
Loại ra thông tin không liên quan
Làm đơn giản bằng cách dùng bản
phác thảo, màu sắc …

34. Những cách để thêm sắc thái vào sự
trình bày
• Kết hợp : Chữ viết, ký hiệu, biểu đồ, hình
ảnh…
• Thêm màu sắc để nhấn mạnh, thận trọng
về ý nghĩa của màu sắc
• Sử dụng bút chiếu, che phủ hoặc làm
biến mất slide …
• Thay đổi backgrounds để chuyển bước
hoặc chuyển chủ đề mới
• Thay đổi trình tự nhìn (ngang, dọc, xiên)

35. 5. Sử dụng overhead projector
 Những tiện lợi của Overhead Projectors
 Những điểm bất tiện của Overhead
Projectors
 Các kỹ thuật trình bày với Overhead
Projectors
 Overhead Projection Survival Kit

36. Những tiện lợi của Overhead Projectors
 Tập trung được sự chú ý của thính giả :
 Gây sự chú ý lên phương tiện trình bày.
 Ngừng sự chú ý lên người nói.
 Có thể hiệu chỉnh giấy trong lúc trình bày
 Highlight các điểm quan trọng
 Viết lên giấy trong như viết lên bảng.
 Làm đơn giản thông tin phức tạp bằng
cách đặt các giấy trong lên nhau.
 Giấy trong dễ mang đi.

37. Những điểm bất tiện của Overhead Projectors
 Overhead projector khó vận chuyển.
 Overhead projection kém “chuyên nghiệp”
hơn slides

38. Các kỹ thuật trình bày với
Overhead Projectors
• Chuyển đổi sự chú ý :
– Vào màn hình hay vào người trình bày.
• Tắt projector khi không dùng.
• "Chalkboarding"
– Dùng projector như bảng đen
• Pointing để nhấn mạnh
– Dùng đèn pin rọi để kéo sự chú ý tại nơi
chiếu.

39. Các kỹ thuật trình bày với
Overhead Projectors
• Highlighting
– Dùng màu khác với màu gốc để gây chú ý.
• Che nội dung trình bày
– Mở từng chủ đề mỗi lúc.
– Hướng chú ý vào phần được mở.
– Ngừa sự sao lãng.
• Phủ lấp các giấy trong lên nhau
– Làm đơn giản các khái niệm phức tạp.
– Từng phần được trình bày từng lúc.

40. Overhead Projection Survival Kit
Cần chuẩn bị các thiết bị hỗ trợ :
– Extension Cord (dây nối).
– Ungrounded Plug Adapter (ổ cắm 3 chấu).
– Spare Bulb (bóng dự phòng).
– Transparency Pen (bút lông xóa).
– Acetate Film (giấy trong).

41. 6. Một số điểm cần lưu ý khi thuyết trình
Đứng trước cử tọa, thuyết trình viên phải bình
tĩnh, tự tin, chủ động sáng tạo trong ứng xử. Khi
thuyết trình, cần lưu ý những nguyên tắc sau đây:
 Nói
 Đứng
 Đối diện
 Điểm chính
 Công cụ
 Thời gian
 Diện mạo
 Chiến lược

42. Một số điểm cần lưu ý khi thuyết trình
• Nói: Nói chứ không phải là đọc bài.
– Nói đủ lớn để mọi người nghe rõ, phát âm chuẩn xác,
không nói quá nhanh hay quá chậm.
– Thay đổi âm lượng, nhịp điệu, âm điệu của giọng nói.
Tránh nói đều đều một cách buồn tẻ.
– Cần đặt câu hỏi cho người nghe; cần trao đổi nhiều
• Đứng: Đứng và di chuyển
– Đứng thuyết trình trừ phi bị bắt buộc phải ngồi nói..
– Thỉnh thoảng di chuyển và có điệu bộ chứ không nên
đứng yên một chỗ
– Đừng đút tay vào túi, đừng hấp tấp…

43. Một số điểm cần lưu ý khi thuyết trình
• Đối diện: Đối diện cử tọa
– Nhìn vào mắt cử tọa (eye-contact) để nhận biết sự
truyền đạt của mình được tiếp nhận như thể nào.
Qua đó có thể thay đổi cách tiếp cận hay phương
pháp truyền đạt cho thích hợp.
– Theo dõi cử tọa, có niềm say mê với chủ đề và nhạy
bén đáp ứng những nhu cầu của cử tọa
• Điểm chính: Trọng tâm
– Tập trung vào điểm chính, tránh sa đà vào chi tiết.
– Tổng kết những điểm chính trước khi nói và sau khi
kết thúc bài thuyết trình.

44. Một số điểm cần lưu ý khi thuyết trình
• Công cụ:
– Sử dụng công cụ hỗ trợ nhuần nhuyễn,
chính xác
– Tránh nói với screen mà nói với cử tọa
– Thẻ ghi nhớ (đề cương, giới thiệu,
thành ngữ, lời kết ..)
• Thời gian:
― Giành đủ thời gian cho các câu hỏi và nhận xét
trong và sau khi thuyết trình
― Cần phân rõ thời gian cho từng nội dung, từng slide
― Phải thường xuyên kiểm soát thời gian để hoàn tất
bài thuyết trình đúng giờ

45. Một số điểm cần lưu ý khi thuyết trình
• Diện mạo
– Buổi thuyết trình gồm những người ăn mặc trang
trọng mà quí vị thì không, có nghĩa là quí vị thiếu sự
tôn trọng với chủ đề và người nghe
– Buổi thuyết trình khá thoải mái mà quí vị lại ăn mặc
quá trang trọng thì có nghĩa là quí vị chưa hiểu về
người nghe – lạc lõng.
• Chiến lược trình bày
– Bám sát theo đúng nội dung và thời gian thuyết trình,
tránh lạc đề. Giữ đúng tiến độ
– Truyền tải thông tin đơn giản và trực tiếp
– Chuyển dần từ đơn giản đến phức tạp