1. Suksesskriterier sett fra en innkjøpers ståsted
Anskaffelse av IKT og konsulenttjenester
Gunnar.Helge.Wiik@nav.no
Seniorrådgiver NAV
21. oktober 2010
Devoteam daVinci
Frokostseminar anskaffelser 21. oktober 2010

2. NAV, 27.10.2010 Side 2
Offentlige anskaffelser
 I Norge anskaffer det offentlige varer og tjenester for ca. 380 mrd
kroner i 2010.
 NAV anskaffet varer og tjenester for ca. 9,9 mrd kroner i 2009
 IKT - varer , vedl.og -support 650 MNOK
 Konsulentavtaler 1 357 MNOK
 § 1 Formål
– Loven og tilhørende forskrifter skal bidra til økt verdiskapning i samfunnet ved
å sikre mest mulig effektiv ressursbruk ved offentlige anskaffelser basert på
forretningsmessighet og likebehandling. Regelverket skal også bidra til at det
offentlige opptrer med stor integritet, slik at allmennheten har tillit til at
offentlige anskaffelser skjer på en samfunnstjenelig måte.
 Sukssesskriterie for en offentlig anskaffelse er å realisere § 1
formål.
– Hvordan klare det?
– Det følgende er et eksempel på en anskaffelse som pågår nå og viser hvordan denne gjennomføres for å
etterleve § 1

3. NAV, 27.10.2010 Side 3
NAV - Arbeids- og velferdsforvaltningen
TALL OG FAKTA
 Opprettet 1. juli 2006 som fusjon av Arbeidsmarkedsetaten
og Trygdeetaten
 Skal innen 2010 gjennomføre en av tidenes største
forvaltningsreformer: Lokale partnerskap stat/kommune
 14 000 ansatte (i statsetaten)
 ca 17 000 ansatte gjennom partnerskap med kommunene
 Nesten hele befolkningen er blant våre brukere
 Forvalter en tredjedel av statsbudsjettet, gjennom
ordninger som arbeidsledighetstrygd, attføring, pensjon,
barnetrygd, kontantstøtte, m.m.
 Kontor i alle kommuner

4. NAV, 27.10.2010 Side 4
Tre reformer samtidig
NAV Pensjon
Helse-
refusjoner
Organisering
Arbeidsprosesser
Kompetanse
IKT
Regler/lovgivning

5. NAV, 27.10.2010 Side 5
Oppsummering av dagens situasjon og
de viktigste utfordringene
 Omstillingen er i rute, men tar energi og oppmerksomhet fra løpende
produksjon og oppfølging av brukerne
 Vi har hatt betydelige restanser og har slitt med
saksbehandlingstidene på flere av de store ytelsesområdene
 Forbereder innføring av nye regelverk som nytt pensjonsregelverk og
arbeidsavklaringspenger
 Reformarbeidet har vært prioritert og det har liten grad har vært mulig
å prioritere andre oppgaver knyttet til utvikling og modernisering av
etaten

6. NAV, 27.10.2010 Side 6
Sentrale utfordringer på systemsiden i NAV
 Det store presset på utvikling har ført til at forebyggende vedlikehold,
konsolidering og feilretting har blitt prioritert lavere
 IKT-porteføljen preges av sprikende teknologi og komplekse
avhengigheter
 Den nye organisasjonsstrukturen stiller krav til arbeidsprosessene i
NAV som ikke støttes godt nok av eksisterende IKT-løsninger – f. eks.
post- og dokumenthåndtering
 Saksbehandlingssystemene har fått langt flere brukere enn systemene
var designet for
 Høy kompleksitet i et drifts-, utviklings- og forvaltningsperspektiv
 Strategiske/tekniske beslutninger blir ofte tatt i prosjekter
 Påvirkning fra eksterne tjenesteleverandører
 Kontroll og styring

7. NAV, 27.10.2010 Side 7
Etablering av forvaltningskontrakter for Ny
pensjonsløsning
 Konkurranseutsetting av et sentralt og virksomhetskritisk
område
 Informasjon og forventninger til leverandørmarkedet
 Kjøp av tjenester på et riktig nivå
 Profesjonalisering av kunderollen
 Ønske om å påvirke og motivere markedet
– Reelle og gode tilbud
– Ryddig og etterrettelig behandling
– God informasjon
– Profesjonell kjøper av tjenester

8. NAV, 27.10.2010 Side 8
Mål
 Etablere forvaltningskontrakter for Ny pensjonsløsning
 Inkludere systemer/komponenter fra eksisterende
porteføljer der dette gir bedre systemforvaltning for NAV

9. NAV, 27.10.2010 Side 9
Overordnet plan
 Informasjon og overgangsavtaler med leverandører
innenfor Pensjonsprogrammet: juni – september 2009
 Prekvalifisering av leverandører: Q3 – Q4 2009
 Anskaffelsesprosess: Q4 2009 – Q3 2010
 Overgangsfase for ny leverandør: Q3 2010 – Q2 2011
 Ny leverandør overtar forvaltningsansvaret: Fra Q3 2011

10. NAV, 27.10.2010 Side 10
Strategi
 Markedsvurdering
 Forvaltningsstrategi
 Anskaffelsesstrategi
 Sourcingstrategi
 Evt. endringer i rammeverk/utviklingsverktøy for
forvaltning?
 Føringer vedrørende metode for systemutvikling/
systemleveranse

11. NAV, 27.10.2010 Side 11
Markedsvurdering
 Markedssituasjonen
– Med dagens forholdsvis lave konjunkturer er det kapasitet i markedet
– Prisnivået har gått ned siste 12 måneder
– Nedgangen i verdensøkonomien på vei til å bunne ut
– Usikkert når markedet snur – vil det skje innenfor neste 6 - 12
måneder?
 Konkurransesituasjonen
– Dagens leverandører i pensjonsprogrammet har fortrinn
– Viktig å skape en god konkurransesituasjon gjennom
– Definere overgang fra program til forvaltning (oppstart- og
etableringsfase) som gjør andre leverandører i stand til å bygge seg opp
– Overgangsavtaler med dagens leverandører
– NDU sine ekstra kostnader for overgang til forvaltning med ny leverandør
tas ikke inn i evalueringen
– Kjennskap til virksomhetsprosessene i NAV skal vektlegges balansert i
evalueringen

12. NAV, 27.10.2010 Side 12
Forvaltningsstrategi
 NAV forvaltningsstrategi legges til grunn
– Leveranse av tjenester med resultatansvar fremfor kjøp av
løpende konsulenttjenester
– Leveransene skal beskrives iht definerte kvalitetskrav, og skal
følges opp ift måloppnåelse
– Større forutsigbarhet i forhold til kostnadsnivå for kunden
– Definert grunnlag for styring og oppfølging av kostnader
– Leverandørene skal følges opp i forhold til måloppnåelse og
kvalitet
– Kontraktene skal i størst mulig grad gjenspeile faktisk
samhandling og oppfølging av leveranser
– Klare forpliktelser hos leverandører
– Incentiver som sikrer kvalitetsmessig god forvaltning

13. NAV, 27.10.2010 Side 13
Anskaffelsesstrategi
1. Prosedyre og modell
2. Kvalifikasjonskriterier – prekvalifisering
3. Kvalifikasjonskriterier - konkurranse

14. NAV, 27.10.2010 Side 14
Prosedyre og modell
 Prosedyre: Over terskelverdi, konkurranse i 2 trinn med forhandling
 Kontraktene baseres på kontraktsstandardene fra Dataforeningen for
systemforvaltning samt NDU sine tillegg til disse standardene
– Vedlikeholdskontrakten
– Rammeavtale om utviklingstjenester
 Prismodell: I henhold til kontraktsstandardene fra Dataforeningen
– Fast pris for vedlikehold med feilrettingsforpliktelse
– Målpris med risikopåslag på estimat som hovedmodell for
videreutviklingsleveranser
– Løpende timebetaling for utredningsarbeid, evt. også målpris på utarbeidelse
av løsningsspesifikasjon
– Fast %-påslag for administrasjon av videreutvikling, versjonshåndtering/
konfigurasjonsstyring og feilretting under akseptansetest
 Kontraktsperiode: 4 år (inklusive oppstartfase) samt opsjoner på 1 år + 1
år
 Leverandørkonstellasjon: En leverandør innenfor forvaltning av hvert
område/portefølje

15. NAV, 27.10.2010 Side 15
Avklaringer
 Beslutningsmatrise
 Rollebeskrivelser
 Risikovurderinger
 Gjennomføringsevne i SPA
 Samarbeid med andre avdelinger i NDU, med direktoratet og med Pensjonsprogrammet
 Konkurransesituasjonen, forhold hos leverandørene
 Endringsprosesser innenfor NAV eller hos andre sentrale premissgivere
 Usikkerhet
 Hvert team har evaluert tilbudene fra alle de aktuelle leverandørene innenfor de respektive
kategoriene
 Teamene ble kun vurdert i forhold til kvalitetskriteriene
– Oppdragsforståelse
– Oppfyllelse av funksjonelle krav
– Oppfyllelse av ikke-funksjonelle krav
– Risiko ved migrering
– Metode for migrering
 Poenggivning og begrunnelser dokumentert i regneark

16. NAV, 27.10.2010 Side 16
Kvalifikasjonskriterier – prekvalifisering
 Obligatoriske krav (attester, regnskap etc)
 Tekniske og faglige kvalifikasjoner (eksempel fra Arena)
– Erfaring 25%
– Referanseprosjekter
– Kompetanse 25%
– CV’er for relevante ressurser
– Utfylt kompetansematrise (verktøy, rammeverk, metode, prosesser, ledelse)
for de samme personene
– Kapasitet 25%
– Beskrive og godtgjøre kapasitet for kvalifisert personell
– Beskrive bruk av evt. underleverandører
– Metode og kvalitetssikring 25%
– Kortfattet beskrivelse av relevant metode og verktøy
– Beskrivelse av forvaltningsprosesser
– Kvalitetssystem, sertifisering

17. NAV, 27.10.2010 Side 17
Kriterier – konkurranse
 Totalkostnad 35%
– Oppstartfase/etableringsfase
– Vedlikehold (ut fra erfaringstall for feil, support etc)
– Videreutvikling (ut fra prognose over utviklingsbehov)
 Kvalitet på tjenestene 65%
– Gjennomføringsevne 50%
– Forvaltningsorganisasjon
– Kompetanse og kapasitet
– Ledelse
– Referanseprosjekter
– Underleverandører
– Forvaltningsprosesser
– Utviklingsmetodikk
– Oppstartprosjekt
– Evt en konkret case??
– Kravoppfyllelse vedlikehold 10%
– Kravoppfyllelse rammeavtale 5%

18. NAV, 27.10.2010 Side 18
Omfang
Anskaffelse av forvaltningskontrakter - milepæler
Konkurranse Frist – forespørsel om å
delta i
konkurransen
Frist – utsendelse av
konkurransegrunnlag
Tilbudsfrist Avtaleinngåelse
Fellessystemer 5/1 13/1 25/2 7/5
Pensjon & Bidrag 8/1 25/1 25/3 18/6
Datavarehus 13/1 12/2 13/4 18/6
Fellesregistre 20/1 22/2 6/5 13/8
Integrasjon 22/1 12/4 23/6 29/10
Brev & arkiv 27/1 12/3 11/6 1/10
Økonomi 15/1 5/5 27/8 19/11

19. NAV, 27.10.2010 Side 19
Innhold av konkurransegrunnlag
 Betingelser for konkurransen
 Vedlegg 1 Kontraktsforlag Vedlikeholdskontrakt for programvare
– Del 1 Kontraktsdokument
– Del 2 Generelle kontraktsbestemmelser
– Del 3 Bilag
 Vedlegg 2 Kontraktsforslag Rammeavtale om utviklingstjenester
– Del 1 Kontraktsdokument
– Del 2 Generelle kontraktsbestemmelser
– Del 3 Bilag
 Vedlegg 3 Beskrivelse av programvaren
 Vedlegg 4 Forvaltning av programvaren
 Vedlegg 5 Internkontrollsystem for personvern,
informasjonssikkerhet og beredskap; Systemutvikling og
systemforvaltning

20. NAV, 27.10.2010 Side 20
6. De faste deltagerne i forhandlingsteamene
Anskaffelse Forhandlingsleder Forvaltningsledelse Innkjøp Koordinator
1 Fellessystemer Gunnar Helge Wiik
Pål Sundbye
Kristina Karlsen Gunnar Helge Wiik
Odd G. Alterhaug
Morten Tveit
2
Pensjon og
Bidrag Inger Beate Botheim
Pål Sundby
Trude Sponberg
Johnny Borgan Cecilie Trehjørningen Odd G. Alterhaug
3
Statistikk og
datavarehus Magne Nilsen
Christian Rosenvinge
Maria Tangen
Johnny Borgan
Jørgen Oddvar
Iversen NN
4 Fellesregistre Gunnar Helge Wiik
Dag Levkowetz
Berit Bergen Gunnar Helge Wiik Odd G. Alterhaug
5 Brev & Arkiv Gunnar Helge Wiik
Christian Rosenvinge
Johnny Borgan Gunnar Helge Wiik
Odd G. Alterhaug
Bente Ulvund
6
Integrasjon og
rammeverk Cecilie Trehjørningen
Dag Levkowetz
Daniel Engehagen Cecilie Trehjørningen (Odd G. Alterhaug)
7 Økonomi Gunnar Helge Wiik
Christian Rosenvinge
Bjarne Pettersen Gunnar Helge Wiik Odd G. Alterhaug

21. NAV, 27.10.2010 Side 21
Anskaffelse av forvaltningskontrakter - status
Konkurranse Tilbuds-
frist
Planlagt dato for
avtaleinngåelse
Status
Fellessystemer 25/2 7/5 Kontrakt signert 30/4 med Computas
Kontraktsverdi innlagt i Doffin etter avtaleinngåelse:
90 MNOK inkl. mva (6 år med årlig verdi på 15 MNOK)
Pensjon & Bidrag 25/3 18/6 Kontrakt signert 14.juni med Accenture
Kontraktsverdi innlagt i Doffin etter avtaleinngåelse:
330 MNOK inkl. mva (6 år med årlig verdi på 55 MNOK)
Datavarehus 13/4 18/6 Kontrakt signert 14.juni med Capgemini
Kontraktsverdi innlagt i Doffin etter avtaleinngåelse:
90 MNOK inkl. mva (6 år med årlig verdi på 15 MNOK)
Fellesregistre 6/5 13/8 Kontrakt signert 16.august med IBM
Kontraktsverd legges inn i Doffin etter avtaleinngåelse:
190 MNOK inkl. mva (6 år med årlig verdi på 31,7 MNOK)
Brev & arkiv 11/6 1/10 Kontraktsverdi 120 MNOK inkl mva
Integrasjon 23/6 29/10 Kontraktsverdi 150 MNOK inkl mva
Økonomi 27/8 19/11 Kontraktsverdi ca. 150+ MNOK inkl mva
Avtale ikke inngått. Verdi kan derfor ikke bekreftes.

22. NAV, 27.10.2010 Side 22
Oppsummering - suksesskriterier
 Planlegging og organisering
 Informasjon til markedet
 Likebehandling
 Forutsigbarhet
 Åpenhet og tilgjengelighet
 Planlegging og organisering