Sverre Rosèns populære Key Note fra Dell Solutions Tour 2013 om "Effektiv dialog med forretningen"

1. Effektiv dialog med forretningen om IT
Sverre Rosén
5. september 2013

2. 09.09.2013
Guide til effektiv dialog med forretningen om IT
1
2
3
4
6
7
8
Behandle forretningen som VIP
Legg alltid fram en plan
Gi alternativer / finn løsninger
Fortell en tydelig, overbevisende historie
Vis hvordan du prioriterer brukernes problemer
Vis hvordan du reduserer egne kostnader
Lag et forståelig dashboard
5 Visualiser IT og målbilder

3. Forretningen
IT-organisasjonen
1 Behandle forretningen som VIP
«Hun hadde ikke fylt ut
riktig skjema!»

4. 4
Forretningen
Prosjekt
Porteføljestyring
Forvaltning
Arkitektur
CIO
Helpdesk
Leverandører
1 Behandle forretningen som VIP

5. 5
Lag din egen 100-dagers plan
Establish team
Address issues
Review plans
Set strategic
agenda
• Define meeting
structure
• Hold social event
• Meet key
business
personnel
• Identify and prioritize
burning issues
• Organize action
• Review existing
strategy
• Review existing
projects
• Clarify and prioritize
goals
• Ensure action plans to
achieve goals
• Develop organizational
capabilities
• Inform and inspire IT
and business
2 weeks 6 weeks 4 weeks
2 Legg alltid fram en plan

6. 6
2011 2014 2016
Differentiate the businessImprove the businessFix the basics
Initiative 1
Initiative 2
Initiative 3
Initiative 4
Initiative 5
Initiative 6
Initiative 7
Initiative 8
Initiative 9
Initiative 10
Burning issues
Improve
business
Improve
IT
Improve
business
Improve
IT
Differentiate
Improve
IT
Improve
business
Initiative 1
Initiative 2
Initiative 3
Initiative 4
Initiative 5
Initiative 6
Initiative 7
Initiative 8
Initiative 9
Initiative 10
Initiative 1
Initiative 2
Initiative 3
Initiative 4
Initiative 5
Initiative 6
Initiative 7
Initiative 8
Initiative 9
Initiative 10
Visualiser den langsiktige reisen
2 Legg alltid fram en plan

7. Lag strukturerte sammendrag
7
Utfordring
Løsning
Situasjon
3 Fortell en tydelig, overbevisende story
SFR må etablere egen infrastruktur
• SFR er skilt ut fra Statoil
• SFR må derfor anskaffe egen infrastruktur
• SFR har valgt å outsource til leverandør A
Prosjektet er forsinket på grunn av et urutinert team
• Forsinkelsen er minst 3 måneder, og planene er uklare
• Leverandør A stiller med et altfor urutinert team
• Egen prosjektledelse klarer ikke å korrigere kursen
Hele teamet må oppgraderes og ny plan utarbeides
• Leverandør A må fly inn rutinerte ressurser
• SFR må rigge opp ny prosjektledelse
• Det nye teamet må lage en realistisk plan

8. Skisser ditt storyboard før produksjon
8
3 Fortell en tydelig, overbevisende story

9. Det er lett å finne problemer med et forslag
9
4 Gi alternativer / finn løsninger
Konstruktiv dialog
+ Raskest leveranser
+ Lavest kostnader
+ Forsinker ikke andre
prosjekt
- Må tro på forbedring
- Må leve m/forsinkelse
- Må ta replan kost

10. Skyt heller ned alternativene
10
4 Gi alternativer / finn løsninger
Bruke advokaterKonstruktiv dialog
+ Mulig å redusere
påløpte kostnader
+ Raskest leveranser
+ Lavest kostnader
+ Forsinker ikke andre
prosjekt
+ Få sikrere leverandør
i framtiden
- Høyst usikkert utfall
- Øker forsinkelse
- Enorm indirekte kost!
- Må tro på forbedring
- Må leve m/forsinkelse
- Må ta replan kost
- Et år forsinkelse!
- Forsinker andre prosj
- Enorme kostnader!
Velge ny leverandør

11. 2) Pump
3) OPT
1) ATG
4) POS
5) Office PC
6) Broadband
Visualiser IT-løsningene og kost
5 Visualiser IT og målbilder
Item Unit cost Units Total
ATG X Y Z
Pump X Y Z
OPT X Y Z
POS X Y Z
Office PC X Y Z
Broadband X Y Z

12. Visualiser forretningsprosesser og problemer
12
5 Visualiser IT og målbilder
Nåværende kundeopplevelse (bokkjøper)
Nåværende prosess (bokselger)
Lagre bøker
Reise til
bokhandel
Finne
interessant
bok
Høy terskel
Stort lager /
lite utvalg
Lite
referanser
Lese bok
Ofte skuffet
Komme
tilbake
senere
Irritert / Faller
fra
Bestille
manglende
bok
OK
Betale bok
Dyrt
På
lager
Ja
Nei

13. Visualiser målbilde for kundeopplevelsen
13
5 Visualiser IT og målbilder
Enter Get advice Purchase Read1 2 3 =

14. Guide til effektiv dialog med forretningen om IT
1
2
3
4
6
7
8
Behandle forretningen som VIP
Legg alltid fram en plan
Gi alternativer / finn løsninger
Fortell en tydelig, overbevisende historie
Vis hvordan du prioriterer brukernes problemer
Vis hvordan du reduserer egne kostnader
Lag et forståelig dashboard
5 Visualiser IT og målbilder

15. Visualiser viktigste utfordringer og kompleksitet
15
6 Vis hvordan du prioriterer brukernes problemer
Problem # brukere Frekvens Kritikalitet Kundeprioritet
Tregt nettverk 36
27
8
12
8
Møterom fungerer dårlig
Kan ikke bruke SharePoint
Ofte svarte skjermer
Hjemmekontorløsning ustabil
Kompleksitet

16. Synliggjør strukturert kostnadsprogram
16
7 Vis hvordan du reduserer egne kostnader
Nr Tiltak Effekt
MNOK
Årlig Investering
MNOK
Status
1 Hoppe over en
generasjon
Windows OS
20 Nei 2,0 Realisert
2 Konsolidere
databaser
12 Ja 15 Hypotese
3 Fjern ubrukt HW &
SW
7 Ja 0,4 Realisert
4 Tune stormaskin 4 Ja 0,6 Pågår
5 Skifte til Dell HW
neste fornyelse
1 Ja 0,0 Hypotese
Investering
Gevinst
HøyLav
LavHøy
1 23
5
4
Kjør ASAP Neste år
ParkertPri 2
Brainstorm tiltak
Prioriter quick-wins
Følg opp gevinster
Pågår Hypoteser
4
13
Total
27
44
Realisert

17. Visualiser status på ditt område på en side
8 Lag et forståelig dashboard
Economy Operations
«Light at the end of a long tunnel», but a very
challenging 2013 ahead with many critical
implementations. General resources fatigue risk
Previous
Now
Initiatives
01 - Connect (ERP)
02 - Exit IT – (application migration)
03 - NCBM Fuel Card Platform
04 - Content Management Tool
05 - Strategic HR application
Economy Top 5 initiatives Operations & Maintenance
Network performance
PC & mobile user satisfaction
Microsoft Exchange
Distributed servers
Mainframe
Area Budget Actual Gap
Dep 1 55 50 -5
Dep 2 78 85 +10
Dep 3 35 36 +1
Total +6
Risk matrix
1. Serious budget overrun
2. Largest project fails
3. Security breach
Sannsynlighet
Konsekvens
HøyLav
LavHøy
1
23
Key issues
Planned activities
1. Implement cost cutting program
2. Risk analysis of largest project
3. Improve PC & mobile services
1. Budget overrun
2. Largest project is struggling
3. Users not satisfied with PC & mobile

18. Guide til effektiv dialog med forretningen om IT
1
2
3
4
6
7
8
Behandle forretningen som VIP
Legg alltid fram en plan
Gi alternativer / finn løsninger
Fortell en tydelig, overbevisende historie
Vis hvordan du prioriterer brukernes problemer
Vis hvordan du reduserer egne kostnader
Lag et forståelig dashboard
5 Visualiser IT og målbilder

19. Large Commedd
Dell Solutions Tour
Oslo 5th of September
Event tag: #DellST13