1. 1
2
2
2
2
2
3
3
3
4
5
5
5
5
8
Spis treści
Spis treści
Terminy dokonywania zapisów w PKPiR
Terminy dokonywania zapisów w podatkowej księdze przychodów i rozchodów
Zakup materiałów podstawowych oraz towarów handlowych
Pozostałe wydatki
Przychody ze sprzedaży
Kupno i sprzedaż dewiz u podatników prowadzących działalność kantorową
Dokumenty księgowe
Trochę teorii
Kontrola dokumentów księgowych (kontrola wewnętrzna)
Poprawianie błędów w dowodach księgowych
Przechowywanie dowodów księgowych
Dokumenty księgowe w rozporządzeniu w sprawie prowadzenia PKPiR
Ogólne wymogi dotyczące dowodów księgowych
Język dowodów księgowych
1 / 9
2. Terminy dokonywania zapisów w PKPiR
Zapraszam do kolejnej lekcji kursu „Zrozumieć PKPiR”.
Będziemy się w niej zajmować dwoma istotnymi kwestiami. Pierwszą z nich są terminy dokonywania zapisów w księdze w
różnych sytuacjach. Drugą – informacje o dokumentach księgowych, ich podziale i sposobie dokonywania korekt
dokumentów. Zapraszam.
Terminy dokonywania zapisów w podatkowej księdze przychodów i
rozchodów
Rozporządzenie w sprawie prowadzenia PKPiR zawiera pewne szczegółowe wytyczne dotyczące terminu dokonywania
zapisów w księdze.
Kiedy zaczniemy je analizować, zauważymy, że możliwe są trzy sytuacje, w których terminy ewidencjonowania będą się od
siebie różnić. Zanim zaczniemy ustalać, w jakich terminach należy dokonywać zapisów, poszczególnych rodzajów operacji,
powinniśmy ustalić, z którą z sytuacji mamy do czynienia. Nie jest to skomplikowane.
Pierwsza z sytuacji odnosi się do przypadku, kiedy przedsiębiorca zleca prowadzenie PKPiR biuru rachunkowemu.
Przedsiębiorca, co oczywiste, nie dokonuje wtedy zapisów w PKPiR samodzielnie, ale zobowiązany jest do prowadzenia
ewidencji dodatkowych, wskazanych w rozporządzeniu (o ewidencjach szczegółowo będzie traktowała lekcja nr 10). Biuro
rachunkowe ma natomiast obowiązek dokonać zapisów chronologicznie, na podstawie dostarczanych przez swoich klientów
dokumentów księgowych, w terminie do 20. dnia każdego miesiąca, za miesiąc poprzedni.
Dlaczego akurat do 20. dnia miesiąca? Do tego dnia powinniśmy bowiem obliczyć i odprowadzić zaliczkę na podatek
dochodowy od osób fizycznych – i dane pochodzące z PKPiR będą nam w tym celu niezbędne.
To bardzo wygodny termin – zwykle już około 10. dnia miesiąca dysponujemy wszystkimi dokumentami za poprzedni
miesiąc i możemy w prosty sposób, po ich uszeregowaniu według dat, dokonać zapisów w księdze, nie martwiąc się, że
chronologia zapisów zostanie naruszona.
Co bardzo ważne, również przedsiębiorcy, którzy prowadzą PKPiR samodzielnie, mogą skorzystać z tego terminu
dokonywania zapisów. Przedsiębiorcy dokonują zapisów w księdze w porządku chronologicznym, w terminie do 20. dnia
miesiąca za miesiąc poprzedni, zgodnie z par. 27 rozporządzania. Księgę w ten sposób prowadzą także przedsiębiorcy,
którzy prowadzą działalność w wielu zakładach. Ale uwaga: należy wtedy prowadzić ewidencję sprzedaży, chyba że
sprzedaż dokumentowana jest wyłącznie fakturami lub rejestrowana za pomocą urządzeń fiskalnych — wtedy obowiązek
prowadzenia ewidencji sprzedaży nie istnieje. Jak wspomniałem, wszystkie sytuacje, w których należy prowadzić
dodatkowe ewidencje, omówię w lekcji nr 10.
Każdy przedsiębiorca prowadzący PKPiR ma również prawo prowadzić ją na bieżąco – to kwestia wyboru, którą
rozporządzenie pozostawia nam. Jest to sposób dość kłopotliwy przy większym rozmiarze działalności lub dużej ilości
dokumentów, sprawdza się jednak znakomicie tam, gdzie liczba operacji jest niewielka. Przy tym sposobie prowadzenia
PKPiR terminy dokonywania zapisów poszczególnych operacji określone są jednak już dość dokładnie, stąd wymagana jest
szczególna uwaga.
Zakup materiałów podstawowych oraz towarów handlowych
Zakup materiałów podstawowych oraz towarów handlowych musi być wpisany do księgi niezwłocznie po ich otrzymaniu,
najpóźniej przed przekazaniem do magazynu, przerobu lub sprzedaży.
Pozostałe wydatki
Zapisy dotyczące pozostałych wydatków przedsiębiorca ewidencjonuje raz dziennie, po zakończeniu dnia,nie później niż
przed rozpoczęciem działalności w dniu następnym.
Przychody ze sprzedaży
W zależności od ewidencji prowadzonych przez przedsiębiorcę i od sposobu dokumentowania oraz rejestracji przychodów
terminy zapisów dotyczących przychodów ze sprzedaży różnią się.
Podatnicy prowadzący ewidencję sprzedaży albo ewidencję sprzedaży wskazaną w art. 109 ust. 1 lub 3 ustawy o VAT (to
ewidencja prowadzona przez podatników zwolnionych z VAT – konieczna do tego, aby właściwie ustalić moment utraty tego
zwolnienia) mogą dokonywać zapisów dotyczących przychodów wykazanych w tej ewidencji w jednej pozycji, na koniec
2 / 9
3. każdego miesiąca.
Oznacza to, że nie wpisujemy każdej sprzedaży osobno, nie wpisujemy również podsumowania dziennej sprzedaży na
koniec dnia – a dopiero po zakończeniu sprzedaży w danym miesiącu łączną wartość sprzedaży ujmujemy w PKPiR.
Podatnicy, którzy ewidencjonują obrót przy zastosowaniu kas rejestrujących, dokonują zapisów w księdze na podstawie
danych wynikających z raportów dobowych, skorygowanych o wartości dotyczące zwrotów towarów. Zapisów można
dokonywać na koniec każdego miesiąca, nie później niż w terminie do 20. dnia miesiąca za miesiąc poprzedni, na
podstawie danych wynikających z miesięcznych zestawień raportów dobowych. Można też dokonywać zapisów codziennie,
na podstawie dziennych raportów dobowych – decyzję w tej sprawie podejmuje podatnik.
Pozostali podatnicy zapisów dotyczących przychodów ze sprzedaży wyrobów, towarów handlowych i usług dokonują w
księdze raz dziennie po zakończeniu dnia, nie później niż przed rozpoczęciem działalności w dniu następnym.
Sprzedaż dokumentowana fakturami może zostać zaewidencjonowana jedną sumą, wynikającą z dziennego zestawienia
faktur (zestawienia sprzedaży). Sprzedaż nieudokumentowaną fakturami dokumentuje się dowodem wewnętrznym,
sporządzanym na koniec dnia, w którym w jednej kwocie wykazana jest wartość tych przychodów za dany dzień (jeśli nie
jest prowadzona ewidencja sprzedaży lub ewidencja przy zastosowaniu kas rejestrujących).
Kupno i sprzedaż dewiz u podatników prowadzących działalność kantorową
Zapisów dotyczących skupu i sprzedaży walut można dokonywać raz w miesiącu na podstawie prowadzonej na bieżąco
ewidencji kupna i sprzedaży wartości dewizowych. Zapisów dotyczących kupna i sprzedaży dewiz można także dokonywać
na bieżąco.
Wytyczne rozporządzenia dotyczące terminów dokonywania zapisów w PKPiR są sformułowane w sposób czasami budzący
wątpliwości – chodzi w szczególności o zapis odnoszący się do zakupu materiałów podstawowych oraz towarów
handlowych, który według rozporządzenia powinien być wpisany do księgi niezwłocznie po ich otrzymaniu, najpóźniej przed
przekazaniem do magazynu, przerobu lub sprzedaży.
Jest to temat częstych dyskusji na forach internetowych – podatnicy mają wątpliwości, w jaki sposób rozstrzygnąć
sprzeczność, jaką widzą w rozporządzeniu. Pozwala ono dokonywać zapisów w terminie do 20. dnia miesiąca za miesiąc
poprzedni, jednocześnie nakazując niezwłocznie wpisywać do księgi zakup towarów handlowych i materiałów
podstawowych. Sprzeczność ta jest jednak pozorna.
Obowiązek niezwłocznego wpisywania do księgi zakupu towarów handlowych i materiałów podstawowych dotyczy
wyłącznie podatników, którzy dokonują zapisów według sposobu trzeciego, czyli nie zlecili prowadzenia PKPiR biuru, a sami
nie zdecydowali się na wybór metody dokonywania zapisów w terminie do 20. Pozostali ewidencjonują zakup towarów
handlowych i materiałów podstawowych w PKPiR na ogólnych zasadach. Nie oznacza to jednak, że nie muszą w ogóle
ewidencjonować dostawy towarów po ich przyjęciu do zakładu. O ewidencjach, które należy w tym celu prowadzić będę
pisał w lekcji nr 10.
Reasumując
Dokonując wyboru sposobu dokonywania zapisów, powinniśmy kierować się przede wszystkim wygodą. Musimy
zastanowić się, czy nie lepiej dokonywać zapisów metodą przewidzianą dla biur rachunkowych. Oznacza to oczywiście
spiętrzenie prac w jednym momencie, jednak pozwala na sporą elastyczność planowania prac związanych z prowadzeniem
PKPiR.
Dodatkowo pozwala uniknąć kłopotów związanych z dokumentami, które otrzymujemy z opóźnieniem.
Dokumenty księgowe
Zapisów w PKPiR dokonujemy na podstawie prawidłowych dowodów księgowych (dokumentów księgowych). Co to jest
dokument księgowy?
Ogólnie rzecz biorąc, to dokument, który stwierdza rozpoczęcie lub zakończenie operacji gospodarczej i podlega ewidencji
księgowej (na jego podstawie dokonuje się zapisów w ewidencji). Dokument stanowi podstawowe uzasadnienie zapisu
księgowego.
Trochę teorii
Dokumenty zgodnie z ustawą o rachunkowości możemy podzielić na pewne grupy dowodów księgowych. Są to:
3 / 9
4. dowody zewnętrzne obce – otrzymane od kontrahentów;
dowody zewnętrzne własne – przekazywane w oryginale kontrahentom;
dowody wewnętrzne – dotyczące operacji wewnątrz jednostki.
Dowody zewnętrzne obce są sporządzane przez kontrahentów jednostki otrzymującej dowód i służą do udokumentowania
operacji gospodarczych polegających na sprzedaży albo przekazaniu jednostce składników majątkowych, towarów,
świadczeniu usług i innych czynności.
Dowody zewnętrzne własne dokumentują:
operacje polegające na sprzedaży kontrahentom towarów, składników majątkowych, usług oraz przekazywania
składników majątkowych na zewnątrz,
świadczenia przedsiębiorcy na rzecz budżetów lub instytucji, świadczenia umowne rzecz kontrahentów i świadczenia
dobrowolne.
Dowody wewnętrzne własne dokumentują natomiast:
operacje gospodarcze wewnętrzne, czyli takie w których uczestniczą tylko komórki organizacyjne jednostki księgującej
dowód,
koszty niewynikające ze świadczeń kontrahentów,
ustalenia powstałych strat i osiągniętych zysków,
stwierdzenia ilości i wartości uzyskanych od dostawców składników majątku, robót i usług oraz innych świadczeń,
powierzenie składników majątku pracownikom jednostki lub innym osobom,
operacje gospodarcze, które powinny być udokumentowane dowodami obcymi, gdy dowody te nie wpłynęły do
jednostki w terminie umożliwiającym konieczne księgowania.
Możemy również inaczej kategoryzować dowody ze względu na ich funkcję:
zbiorcze (zestawienia dowodów księgowych, polecenia księgowania) – służące do dokonania łącznych zapisów zbioru
dowodów źródłowych; w dokumencie zbiorczym wymieniamy wtedy pojedyncze dokumenty służące temu zestawieniu;
korygujące poprzednie zapisy – służące do korekt poprzednich zapisów, sprostowań lub zapisu storn;
zastępcze – wystawione do czasu otrzymania zewnętrznego obcego dowodu źródłowego (w przypadku
uzasadnionego braku możliwości uzyskania zewnętrznych obcych dowodów źródłowych, kierownik jednostki może
zezwolić na udokumentowanie operacji gospodarczej za pomocą księgowych dowodów zastępczych, sporządzonych
przez osoby dokonujące tych operacji; nie może to jednak dotyczyć operacji gospodarczych, których przedmiotem są
zakupy opodatkowane podatkiem od towarów i usług VAT);
rozliczeniowe – ujmujące już dokonane zapisy według nowych kryteriów klasyfikacyjnych, czyli dotyczące wszelkich
przeksięgowań przewidzianych w zakładowym planie kont i ewentualnie w innych przepisach, według dozwolonych
zasad i kryteriów.
Kiedy dowód księgowy możemy uznać za prawidłowy?
Prawidłowy dowód księgowy powinien stwierdzać fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym
przebiegiem i powinien zawierać:
określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego, tj. podanie nazwy dowodu i ewentualnie jego symbolu lub
innego oznaczenia, np. kodu oraz numeru identyfikującego ten dokument (tj. kolejnego numeru dowodu księgowego w
danej grupie rodzajowej),
określenie wystawcy i wskazanie stron (nazwy i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej,
datę sporządzenia dowodu oraz datę dokonania operacji gospodarczej,
opis operacji gospodarczej i jej wartość oraz dane ilościowe, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach
naturalnych – jeżeli dowód opiewa na walutę obcą, to powinien zawierać przeliczenie jej wartości według kursu
zgodnie z przepisami dotyczącymi przeliczania kursów,
własnoręczne podpisy osób odpowiedzialnych za prawidłowe dokonanie operacji gospodarczej i jej udokumentowanie.
Przy prowadzeniu PKPiR fakultatywne jest (ale pożądane w celach kontrolnych) stwierdzenie poprawności dokumentu i
notatka, do jakiego miesiąca należy dokument zaksięgować.
Treść zawarta w dowodach księgowych powinna odzwierciedlać przebieg operacji gospodarczej w sposób pełny i
zrozumiały – można jednak stosować ogólnie przyjęte skróty.
Dowody księgowe powinny być sporządzane w języku polskim, a w przypadku gdy stroną w operacji jest kontrahent
zagraniczny, dowód może być wystawiony także w języku obcym.
Kontrola dokumentów księgowych (kontrola wewnętrzna)
Kontrola ma na celu ustalenie prawidłowości samych dokumentów oraz prawidłowości operacji gospodarczych
4 / 9
5. przedstawionych w tych dokumentach. Każdy dowód księgowy powinien być sprawdzony pod względem:
merytorycznym,
formalno-rachunkowym.
Kontrola merytoryczna dokumentów polega na ustaleniu prawidłowości danych zawartych w dokumentach, tzn. czy
odpowiadają one rzeczywistości, jak również na stwierdzeniu, czy określona w dowodzie operacja gospodarcza była celowa
z punktu widzenia gospodarczego oraz zgodna z obowiązującymi przepisami.
Kontrola formalno-rachunkowa polega na ustaleniu, czy dokument zawiera wszystkie wymagane dla niego elementy, a w
szczególności nazwy, adresy, przedmiot i datę dokonania operacji, podpisy stron itp., oraz czy podane w dokumentach
dane liczbowe nie zawierają błędów arytmetycznych.
Poprawianie błędów w dowodach księgowych
Dowody księgowe i księgi rachunkowe powinny być przechowywane co najmniej przez okres 5 lat, licząc od początku roku
następującego po roku obrotowym, którego dotyczą. Dotyczy to również paragonów fiskalnych.
Powinny być rzetelne, to jest zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczych, które dokumentują, kompletne,
zawierające co najmniej dane określone jw., oraz wolne od błędów rachunkowych. Niedopuszczalne jest dokonywanie w
dowodach księgowych wymazywania i przeróbek. Treść i wszelkie dane liczbowe dowodów nie mogą być zamazywane,
przerabiane, wycierane, wyskrobywane lub usuwane innymi środkami (np. chemicznymi). Błędy w dowodach księgowych
mogą być poprawiane w ściśle określony sposób:
1. dowody źródłowe zewnętrzne obce i własne można korygować jedynie przez wysłanie kontrahentowi odpowiedniego
dokumentu korygującego zawierającego sprostowanie, wraz ze stosownym uzasadnieniem (o ile inne przepisy, np. o
podatku od towarów i usług, nie stanowią inaczej);
2. dowody księgowe wewnętrzne mogą być poprawiane poprzez skreślenie błędnej treści lub kwoty – z utrzymaniem
czytelności skreślonych wyrażeń albo liczb – oraz wpisanie poprawnej treści, daty poprawki i złożenie podpisu osoby
do tego upoważnionej (o ile odrębne przepisy nie stanowią inaczej); uwaga! nie jest dozwolone poprawianie
pojedynczych liter lub cyfr.
Przechowywanie dowodów księgowych
Dowody księgowe i księgi rachunkowe powinny być przechowywane co najmniej przez okres 5 lat, licząc od początku roku
następującego po roku obrotowym, którego dotyczą. Także paragony fiskalne od 01.01.2013 należy przechowywać przez
okres 5 lat.
Wyjątki od tej reguły określają przepisy szczególne.
Przedstawione wyżej zasady to zasady ogólne dotyczące dokumentów księgowych. Rozporządzenie w sprawie PKPiR
powtarza większość tych zasad, formułując jednak również pewne dodatkowe wymogi.
Dokumenty księgowe w rozporządzeniu w sprawie prowadzenia PKPiR
Dokumentowanie operacji w PKPiR wymaga posługiwania się prawidłowo sporządzonymi dowodami księgowymi. Stosując
podstawowy podział dowodów księgowych, omówiony wcześniej, możemy je podzielić na własne i obce. Dowody własne
możemy z kolei podzielić na wewnętrzne i zewnętrzne. Ten podział determinowany jest sposobem użycia dokumentów –
zewnętrzne przeznaczone są dla naszych kontrahentów, dokumenty wewnętrzne służą do dokumentowania różnego
rodzaju operacji, dla których nie mamy dokumentów księgowych zewnętrznych lub w przypadku zdarzeń występujących bez
udziału kontrahentów zewnętrznych (np. amortyzacja środków trwałych, przesunięcie miedzymagazynowe itp.).
Dowody księgowe muszą spełniać pewne normy ogólne, a ich część musi spełniać normy szczególne – wskazane w
przepisach dotyczących wybranych dokumentów (dowodów) księgowych. Typowym przykładem dokumentu, w stosunku do
którego przepisy formułują szczegółowe wymagania, jest faktura VAT i faktura korygująca VAT.
Ogólne wymogi dotyczące dowodów księgowych
Rozporządzenie w sprawie PKPiR jako dowody księgowe wskazuje:
1) faktury, faktury VAT RR, rachunki oraz dokumenty celne, wystawione zgodnie z odrębnymi przepisami, lub
2) dokumenty określające zmniejszenie kosztów uzyskania przychodów lub zwiększenie przychodów na podstawie art.
22p ustawy o podatku dochodowym (to przepis sankcyjny, związany z zapłatą kwoty powyżej 15 000 zł na rachunek
spoza wykazu rachunków lub z pominięciem rachunku bankowego - będziemy te sankcje omawiać w jednej z
5 / 9
6. kolejnych lekcji), zawierające co najmniej:
a) datę wystawienia dokumentu oraz miesiąc, w którym dokonuje się zmniejszenia kosztów uzyskania
przychodów lub zwiększenia przychodów,
b) wskazanie faktury, a jeżeli nie istniał obowiązek wystawienia faktury, wskazanie umowy albo innego
dokumentu, stanowiących podstawę do zaliczenia kosztu do kosztów uzyskania przychodów,
c) wskazanie kwoty, o którą podatnik zmniejsza koszty uzyskania przychodów lub zwiększa przychody,
d) podpis osoby sporządzającej dokument, lub
3) inne dowody, wymienione w § 12 i § 13 rozporządzenia, stwierdzające fakt dokonania operacji gospodarczej
zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem i zawierające co najmniej:
a) wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji
gospodarczej, której dowód dotyczy,
b) datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, z tym
że jeżeli data dokonania operacji gospodarczej odpowiada dacie wystawienia dowodu, wystarcza podanie jednej
daty,
c) przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji jest
wymierny w jednostkach naturalnych,
d) podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych - oznaczone
numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego
podstawie.
Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych – wyciąg
Art. 22p. 1. Podatnicy prowadzący pozarolniczą działalność gospodarczą nie zaliczają do kosztów uzyskania przychodów
kosztu w tej części, w jakiej płatność dotycząca transakcji określonej w art. 19 ustawy z dnia 6 marca 2018 r. – Prawo
przedsiębiorców:
1) została dokonana bez pośrednictwa rachunku płatniczego lub
2) została dokonana przelewem na rachunek inny niż zawarty na dzień zlecenia przelewu
w wykazie podmiotów, o którym mowa w art. 96b ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług – w przypadku dostawy
towarów lub świadczenia usług, potwierdzonych fakturą, dokonanych przez dostawcę towarów lub usługodawcę
zarejestrowanego na potrzeby podatku od towarów i usług jako podatnik VAT czynny, lub
3) pomimo zawarcia na fakturze wyrazów „mechanizm podzielonej płatności” zgodnie z art. 106e ust. 1 pkt 18a ustawy
o podatku od towarów i usług, została dokonana z pominięciem mechanizmu podzielonej płatności określonego w art.
108a ust. 1a tej ustawy.
2. W przypadku zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów kosztu w tej części, w jakiej płatność dotycząca transakcji
określonej w art. 19 ustawy z dnia 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców została dokonana z naruszeniem ust. 1,
podatnicy prowadzący pozarolniczą działalność gospodarczą w tej części:
1) zmniejszają koszty uzyskania przychodów albo
2) w przypadku braku możliwości zmniejszenia kosztów uzyskania przychodów – zwiększają przychody
– w miesiącu, w którym odpowiednio została dokonana płatność bez pośrednictwa rachunku płatniczego, został zlecony
przelew albo płatność została dokonana z pominięciem mechanizmu podzielonej płatności.
3. Przepisy ust. 1 i 2 stosuje się odpowiednio w przypadku:
1) nabycia lub wytworzenia środków trwałych albo nabycia wartości niematerialnych
i prawnych;
2) dokonania płatności:
a) po likwidacji pozarolniczej działalności gospodarczej,
b) po zmianie formy opodatkowania na zryczałtowaną formę opodatkowania określoną
w ustawie o zryczałtowanym podatku dochodowym albo w ustawie z dnia 24 sierpnia 2006 r. o podatku
6 / 9
7. tonażowym
– z tym że zmniejszenie kosztów uzyskania przychodów lub zwiększenie przychodów następuje za rok podatkowy, w którym
nastąpiła likwidacja tej działalności, albo za rok podatkowy poprzedzający rok podatkowy, w którym nastąpiła zmiana formy
opodatkowania.
4. Przepisów ust. 1 pkt 2 i ust. 2 w zakresie, w jakim przepis ten dotyczy płatności dokonanej z naruszeniem ust. 1 pkt 2, nie
stosuje się, jeżeli zapłata należności przez podatnika:
1) została dokonana przelewem na rachunek inny niż zawarty na dzień zlecenia przelewu w wykazie podmiotów, o którym
mowa w art. 96b ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług, a podatnik złożył przy pierwszej zapłacie należności
przelewem na ten rachunek zawiadomienie, o którym mowa w art. 117ba § 3 pkt 2 Ordynacji podatkowej, do naczelnika
urzędu skarbowego właściwego dla podatnika, który dokonał zapłaty należności, w terminie 7 dni od dnia zlecenia przelewu
lub
2) została dokonana przelewem na rachunek banku lub rachunek spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej:
a) służący do dokonywania rozliczeń z tytułu nabywanych przez ten bank lub tę kasę wierzytelności pieniężnych lub
b) wykorzystywany przez ten bank lub tę kasę do pobrania należności od nabywcy towarów lub usługobiorcy za dostawę
towarów lub świadczenie usług, potwierdzone fakturą, i przekazania jej w całości albo części dostawcy towarów lub
usługodawcy, lub
c) prowadzony przez ten bank lub tę kasę w ramach gospodarki własnej, niebędący rachunkiem rozliczeniowym
- jeżeli odpowiednio bank, spółdzielcza kasa oszczędnościowo-kredytowa lub podmiot będący wystawcą faktury, wraz z
informacją o numerze rachunku do zapłaty, przekazali podatnikowi informację, że rachunek wskazany do zapłaty jest
rachunkiem, o którym mowa w lit. a, b lub c, lub
3) została dokonana z zastosowaniem mechanizmu podzielonej płatności, o którym mowa w art. 108a ustawy o podatku od
towarów i usług, lub
4) wynika z faktury dokumentującej czynności z tytułu wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów, importu towarów, importu
usług lub dostawy towarów rozliczanej przez nabywcę.
Jako dowody księgowe rozporządzenie wskazuje również:
1) dzienne zestawienia dowodów (faktur dotyczących sprzedaży) sporządzone do zaksięgowania ich zbiorczym
zapisem;
2) noty księgowe, sporządzone w celu skorygowania zapisu dotyczącego operacji gospodarczej, wynikającej z dowodu
obcego lub własnego, otrzymane od kontrahenta podatnika lub przekazane kontrahentowi;
3) dowody przesunięć;
4) dowody opłat pocztowych i bankowych;
5) inne dowody opłat, w tym dokonywanych na podstawie książeczek opłat, oraz dokumenty zawierające dane, o
których już wspominałem przed chwilą, czyli:
a) wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji
gospodarczej, której dowód dotyczy,
b) datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, z tym
że jeżeli data dokonania operacji gospodarczej odpowiada dacie wystawienia dowodu, wystarcza podanie jednej
daty,
c) przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji jest
wymierny w jednostkach naturalnych,
d) podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych
- oznaczone numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego
podstawie.
Inne dowody własne
Na udokumentowanie zapisów w księdze, dotyczących niektórych kosztów (wydatków), mogą być sporządzone dokumenty
7 / 9
8. zaopatrzone w datę i podpisy osób, które bezpośrednio dokonały wydatków (dowody wewnętrzne), określające: przy
zakupie - nazwę towaru oraz ilość, cenę jednostkową i wartość, a w innych przypadkach - przedmiot operacji
gospodarczych i wysokość kosztu (wydatku).
Dowody te mogą dotyczyć wyłącznie:
1) zakupu, bezpośrednio od krajowego producenta lub hodowcy, produktów roślinnych i zwierzęcych, nieprzerobionych
sposobem przemysłowym lub przerobionych sposobem przemysłowym, jeżeli przerób polega na kiszeniu produktów
roślinnych lub przetwórstwie mleka albo na uboju zwierząt rzeźnych i obróbce poubojowej tych zwierząt;
2) zakupu od ludności, sklasyfikowanych w Polskiej Klasyfikacji Wyrobów i Usług (PKWiU), surowców roślin
zielarskich i ziół dziko rosnących leśnych, jagód, owoców leśnych i grzybów leśnych (PKWiU ex 02.30.40.0);
3) wartości produktów roślinnych i zwierzęcych pochodzących z własnej uprawy lub hodowli prowadzonej przez
podatnika;
4) zakupu w jednostkach handlu detalicznego materiałów pomocniczych;
5) kosztów diet i innych należności za czas podróży służbowej pracowników oraz wartości diet z tytułu podróży
służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących;
6) zakupu od ludności odpadów poużytkowych, stanowiących surowce wtórne, z wyłączeniem zakupu (skupu) metali
nieżelaznych oraz przeznaczonych na złom samochodów i ich części składowych;
7) wydatków związanych z opłatami za czynsz, energię elektryczną, telefon, wodę, gaz i centralne ogrzewanie, w
części przypadającej na działalność gospodarczą; podstawą do sporządzenia tego dowodu jest dokument obejmujący
całość opłat na te cele;
8) opłat sądowych i notarialnych;
9) wydatków związanych z parkowaniem samochodu w sytuacji, gdy są one poparte dokumentami niezawierającymi
wszystkich wymaganych danych, o których pisałem przed chwilą przy okazji innych dowodów opłat - podstawą
wystawienia dowodu wewnętrznego jest bilet z parkometru, kupon, bilet jednorazowy załączony do sporządzonego
dowodu.
Dowody wewnętrzne dotyczące rozliczenia kosztów podróży służbowych pracowników oraz wartości diet z tytułu podróży
służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących muszą zawierać co najmniej
następujące dane:
imię i nazwisko,
cel podróży,
nazwę miejscowości docelowej,
liczbę godzin i dni przebywania w podróży służbowej (data i godzina wyjazdu oraz powrotu),
stawkę i wartość przysługujących diet.
Ważne!
Zakup w jednostkach handlu detalicznego materiałów, środków czystości i bhp oraz materiałów biurowych może być
dokumentowany paragonami zaopatrzonymi w datę i stempel (oznaczenie) jednostki wydającej paragon - określającymi
ilość, cenę jednostkową oraz wartość, za jaką dokonano zakupu. Na odwrocie paragonu należy uzupełnić jego treść,
wpisując swoje nazwisko (nazwę zakładu), adres oraz rodzaj (nazwę) zakupionego towaru.
Wydatki poniesione za granicą na zakup paliwa i olejów mogą być dokumentowane paragonami lub dowodami kasowymi
(takie dowody księgowe również należy opisać).
Język dowodów księgowych
Dowód księgowy powinien być sporządzony w języku polskim. Treść dowodu musi być pełna i zrozumiała. Dopuszczalne
jest stosowanie skrótów ogólnie przyjętych.
Jeżeli w dowodzie podane jest wartościowe określenie operacji gospodarczej tylko w walucie obcej, podatnik posiadający
ten dowód jest obowiązany przeliczyć walutę obcą na złote, po obowiązującym w dniu dokonania operacji kursie, zgodnie z
zasadami określonymi w ustawie o podatku dochodowym. Wynik przeliczenia należy zamieścić w wolnych polach dowodu
lub w załączniku do dowodu sporządzonego w walucie obcej.
Błędy w dowodach księgowych można poprawiać wyłącznie przez skreślenie niewłaściwie napisanego tekstu lub liczby, w
sposób pozwalający odczytać tekst albo liczbę pierwotną, i wpisanie tekstu lub liczby właściwej. Poprawka dokonana w
dowodzie księgowym musi być potwierdzona datą i podpisem osoby dokonującej poprawki.
8 / 9
9. Uwaga!
Tych zasad nie stosuje się do dowodów księgowych, dla których ustalono odrębnymi przepisami zakaz dokonywania
jakichkolwiek poprawek, oraz do dowodów obcych. Dowody obce mogą być poprawione przez wystawienie i przesłanie
kontrahentowi dowodu korygującego (noty). Dowody własne zewnętrzne przesłane uprzednio kontrahentowi mogą być
poprawione tylko przez wystawienie dowodu korygującego (noty).
Na szczegóły dotyczące dowodów księgowych dokumentujących różne typy operacji przyjdzie czas w lekcji nr 9. A już teraz
zapraszam na kolejną lekcję, w której po raz pierwszy szczegółowo zajmiemy się zagadnieniem dla fiskusa i
przedsiębiorców prawie najważniejszym, czyli kosztami uzyskania przychodów.
9 / 9
