Menschen mitnehmen
Vorteile des Change-Projektansatzes
bei der Implementierung von DMS beim LWL
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be-
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Budget
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Aufträge
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Kreativität
Intuition
Probleme
Verdeckte Hierarchien
Unsicherheit
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Merkmale langlebiger Unternehmen
• Sensibilität:
– Empfänglich für Veränderungen der Umwelt
• Identitätsgefühl:
– Starker ...
Menschen vor Strategie,
Strategie vor Organisation,
Organisation vor Technik
Realität
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Wachstum /
Ent-wicklung /
Veränderung
Innovatoren Frühe
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Klassischer Projektverlauf
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Münstersche Zeitung vom 18.10.2011
„Angst essen Seele auf“ *
Wo Freude ist,
ist kein Platz für Angst!
* Film von Rainer-Maria Faßbinder
JEDER MENSCH IM PROJEKT IST
VON BEDEUTUNG UND
ERFÄHRT WERTSCHÄTZUNG.
DIES SCHLIEßT INTERNE UND
EXTERNE BETEILIGTE EIN.
Kampf, Dominanz
Angst
Kommunikation
Keine Annahmen und Vermutungen, sondern fragen und zuhören.
Lauschen, dann können wir ...
PRAXISBEISPIEL
„Menschen mitnehmen“
beginnt mit dem Start des Projektes
• KnowHow Vermittlung
– Allgemeine Workshops
– Technik Workshop
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“Energie” zur Veränderung in den Abteilungen
erzeugen und nutzen (Eigenverantwortung,
Mitdenken, Gestaltung der eigenen Zu...
Beispiel: Abteilungs- / Teamworkshop
Beispiel Preisentwicklung im Projekt
Realisierungsstufe 1
Ursprungsangebot 1. Nachtragsangebot Aktueller Preis
100 %
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Beispiel Preisentwicklung im Projekt
Realisierungsstufe 1 bis 4
Ursprungsangebot 1. Nachtragsangebot Aktueller Preis
100 %...
Beratereinsatz kostete nur ca. 6 %
der Einsparungen
ohne Leistungskürzungen
in Übereinstimmung
mit den Anforderungen
der F...
Sicherstellung von
akzeptierten Ergebnissen
• Sämtliche Konzepte werden vor Abschluss des
Werkvertrags von einem Team aus ...
Rechtssicherheit
&
Ordnungsmäßigkeit
Rechtssicherheit & Ordnungsmäßigkeit
Rechtssicherheit & Ordnungsmäßigkeit
zusätzlich
Gesundheitsdatenschutz
WERKVERTRÄGE
FÜR JEDE EINZELNE REALISIERUNGSSTUFE
SCHAFFEN 1 JAHR IM VORAUS
PLANUNGSSICHERHEIT
HINSICHTLICH UMFANG, KOSTEN...
Statistik der Lessons Learned Beiträge
aus einer Realisierungsstufe
(10 = bester Wert)
Konzentration in der Nachbereitung ...
Potenziale nach Lessons Learned
• Anderer Umgang mit Fehlern
“Da fehlt noch was …”
• Bessere Abstimmung zwischen der Führu...
DMS Projekt - Stimmungsbarometer
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und uns sogar umbringen,
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Menschen mitnehmen
in Veränderungsprojekten
und abheben . . .
Machen Sie heute mal etwas ganz
anders als sonst und seien Sie
offen für das was dann passiert.
Ganzheitliches Change Mana...
[DE] Menschen Mitnehmen: Change Management | Dr. Rainer Kossow | Neuenkirchen 2011
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[DE] Menschen Mitnehmen: Change Management | Dr. Rainer Kossow | Neuenkirchen 2011

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Vortragsfolien "Menschen mitnehmen - Vorteile des Change-Projektansatzes bei der DMS-Einführung beim LWL | 2011 | Wie ganzheitliches Change Management, das beim Menschen im Unternehmen ansetzt, dazu beiträgt die gesamte Unternehmensstruktur vital zu halten und die Erfolgschancen hoch anzusetzen - gerade bei Projekten im Dokumenten- und Workflow-Management-Umfeld mit Veränderung der Arbeitsorganisation besonders wichtig..Flexibilität und Sensibilität sind hier die Stichworte. Als Beispiel wird das Projekt "Menschen mitnehmen" vom LWL Münster benutzt. Beratung für Change Management ist nachweislich nützlich und trägt sich selbst. Dr. Rainer Kossow ist Berater bei der PROJECT CONSULT Unternehmensberatung in Hamburg.

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[DE] Menschen Mitnehmen: Change Management | Dr. Rainer Kossow | Neuenkirchen 2011

  1. 1. Menschen mitnehmen Vorteile des Change-Projektansatzes bei der Implementierung von DMS beim LWL „Langzeitarchivierung digitaler Daten / Einführung von Dokumentmanagementsystemen im Kreis Lippe“ 20.10.2011 Dr. Rainer Kossow © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH
  2. 2. Änderungen be- greifen
  3. 3. Projektplan Budget Umsatz Termine Aufträge Ängste Kreativität Intuition Probleme Verdeckte Hierarchien Unsicherheit Initiative Begeisterung Gewinn
  4. 4. Merkmale langlebiger Unternehmen • Sensibilität: – Empfänglich für Veränderungen der Umwelt • Identitätsgefühl: – Starker innerer Zusammenhalt • Toleranz: – Aufgeschlossen für unkonventionelle Ideen • Konservatives Finanzgebaren Quelle: Arie de Geus, ehem. Chef-Stratege der Shell
  5. 5. Menschen vor Strategie, Strategie vor Organisation, Organisation vor Technik
  6. 6. Realität
  7. 7. Sicherheit Wachstum / Ent-wicklung / Veränderung
  8. 8. Innovatoren Frühe Umsetzer Frühe Mehrheit Späte Mehrheit Nachzügler Anzahl Zeit Einführung einer Veränderung (Innovationsperspektive) GLEICH - WERT – IG: Jeder Mensch kann einen Betrag leisten.
  9. 9. Klassischer Projektverlauf Motivation
  10. 10. Orchestrierung Veränderung Status quo (legitimiert) (legitimiert) Kommunikation Risiko Zielabweichung Veränderung nach WIBAS
  11. 11. Wer die Wahrheit sagt, braucht ein schnelles Pferd.
  12. 12. Gedanke Tat Austausch Kongruenz als Schlüssel Wort = = Gedanke Tat Wort = = Ergebnis nicht nicht nicht nicht ??
  13. 13. Münstersche Zeitung vom 18.10.2011
  14. 14. „Angst essen Seele auf“ * Wo Freude ist, ist kein Platz für Angst! * Film von Rainer-Maria Faßbinder
  15. 15. JEDER MENSCH IM PROJEKT IST VON BEDEUTUNG UND ERFÄHRT WERTSCHÄTZUNG. DIES SCHLIEßT INTERNE UND EXTERNE BETEILIGTE EIN.
  16. 16. Kampf, Dominanz Angst Kommunikation Keine Annahmen und Vermutungen, sondern fragen und zuhören. Lauschen, dann können wir uns besser verstehen. Es gibt nicht DIE Realität, nicht DEN Weg, sondern einen möglichen Weg, den ich aus verschiedenen Alternativen auswählen kann. Ehrlichkeit, Wertschätzung und gemeinsame „Augenhöhe“, auch wenn unterschiedliche Meinungen bestehen. Respekt und Vertrauen, Freude AKZEPTANZ Sicherstellung des Kommunikationsflusses als essentieller Erfolgsfaktor AKZEP-TANZ horizontal vertikal ehrlich gleichwertig transparent
  17. 17. PRAXISBEISPIEL
  18. 18. „Menschen mitnehmen“ beginnt mit dem Start des Projektes • KnowHow Vermittlung – Allgemeine Workshops – Technik Workshop – Management Workshop • Festlegung der Rollen und Verantwortlichkeiten mit Zeitkontingenten • Abteilungsworkshops („Unternehmen“ ist viele Organisationen“ ??) – INI 1 + INI 2 Termine je Abteilung / Team zur Vorbereitung – n Abteilungs- Teamworkshops mit individueller Betrachtung von typischen, exemplarischen Prozessen, die mit DMS machbar sind und einen Nutzen in der Abteilung oder für das Unternehmen insgesamt bringen. • Erstellen des Bebauungsplans, des Grobkonzeptes und der Ausschreibungsunterlagen – Arbeitsteilige Erstellung der Texte und erstes Review – DOKU 1 + DOKU 2 Termine je Abteilung / Team zur Abstimmung der Ergebnisse und Texte im Grobkonzept und den Ausschreibungsunterlagen • Finalisieren und Abnehmen des Bebauungsplans, des Grobkonzeptes und der Ausschreibungsunterlagen – Durch die betroffenen Abteilungen / Teams – Durch die Unternehmensleitung
  19. 19. “Energie” zur Veränderung in den Abteilungen erzeugen und nutzen (Eigenverantwortung, Mitdenken, Gestaltung der eigenen Zukunft, Freude) „Nicht treiben, sondern ziehen lassen“ Vorab informieren und Transparenz schaffen Zur Übernahme von Verantwortung auf allen Ebenen einladen Fehlerkultur ohne Angst leben Kongruenz vorleben Quick Wins erzielen Win-Win Situationen schaffen Realistische Ressourcenplanung evtl. mit neuem Spezialteam Anreize zur langfristigen Leistungsbereitschaft der Dienstleister schaffen Querschnittsabteilungen in die Lage versetzen, Fachabteilungen zu unterstützen Change Management Werkzeugkasten
  20. 20. Beispiel: Abteilungs- / Teamworkshop
  21. 21. Beispiel Preisentwicklung im Projekt Realisierungsstufe 1 Ursprungsangebot 1. Nachtragsangebot Aktueller Preis 100 % 89 % 70 %
  22. 22. Beispiel Preisentwicklung im Projekt Realisierungsstufe 1 bis 4 Ursprungsangebot 1. Nachtragsangebot Aktueller Preis 100 % 61 % 54 %
  23. 23. Beratereinsatz kostete nur ca. 6 % der Einsparungen ohne Leistungskürzungen in Übereinstimmung mit den Anforderungen der Fachabteilungen.
  24. 24. Sicherstellung von akzeptierten Ergebnissen • Sämtliche Konzepte werden vor Abschluss des Werkvertrags von einem Team aus der betroffenen Fachabteilung, IT, DMS-Kernteam, Datenschutzbeauftragten, Personalvertretung, RPA, Archivstelle und der DMS Projektleitung gesichtet und ggf. mitgezeichnet. • Abnahmeverfahren werden im Vorfeld mit Zuständigkeiten abgestimmt und zügig durchgeführt. Durch die detaillierte, zeitnahe Planung wird ein hoher Grad der Ergebniszufriedenheit erreicht.
  25. 25. Rechtssicherheit & Ordnungsmäßigkeit
  26. 26. Rechtssicherheit & Ordnungsmäßigkeit
  27. 27. Rechtssicherheit & Ordnungsmäßigkeit zusätzlich Gesundheitsdatenschutz
  28. 28. WERKVERTRÄGE FÜR JEDE EINZELNE REALISIERUNGSSTUFE SCHAFFEN 1 JAHR IM VORAUS PLANUNGSSICHERHEIT HINSICHTLICH UMFANG, KOSTEN UND RESSOURCEN (U.A. PERSONAL). EIN KLARES LANGFRISTIGES ZIEL, KLARE VEREINBARUNGEN UND “FAHREN AUF SICHT”!
  29. 29. Statistik der Lessons Learned Beiträge aus einer Realisierungsstufe (10 = bester Wert) Konzentration in der Nachbereitung auf die Werte 1-5 mit dem größten Verbesserungspotenzial
  30. 30. Potenziale nach Lessons Learned • Anderer Umgang mit Fehlern “Da fehlt noch was …” • Bessere Abstimmung zwischen der Führungsebene und der operativen Ebene. • Weniger Hierarchie, mehr Förderung der Eigeninitiative • Veränderungen als Chancen begreifen • Eingefahrene Denkmuster hinterfragen und bessere Alternativen erarbeiten und zulassen (Kreativität, Intuition, Improvisation fördern) • Interne Unternehmenskultur verbessern, Motivation erhöhen, Synergieeffekte nutzen • Bewusstsein für optimierten Arbeitseinsatz schaffen – Wer macht was am liebsten? (Präferenz) – Wer kann was am besten? (Kompetenz)
  31. 31. DMS Projekt - Stimmungsbarometer
  32. 32. 7.8 6.8 7.7 7.8 7.8 8.0 7.8 7.5 7.0 8.2 6.2 8.1 4.5 4.9 5.0 5.7 5.2 5.1 5.9 5.3 5.6 5.5 4.3 6.6 0.0 1.0 2.0 3.0 4.0 5.0 6.0 7.0 8.0 9.0 10.0 Fehlerkultur Kongruenz Transparenz Innovationsstärke Lernfähigkeit Wandlungsbereitschaft Motivation Interne Kommunikation Externe Kommunikation Führungsstil Personalentwicklung Ergebniszufriedenheit CMC Projekt Unternehmen CM-Benchmarking
  33. 33. Arbeit kann uns verkrüppelm und uns sogar umbringen, aber das ist nur eine Möglichkeit. Arbeit vermag uns auch Energien zu schenken, die zu besitzen wir uns nie hätten träumen lassen … (Frithjof Bergmann)
  34. 34. Menschen mitnehmen in Veränderungsprojekten und abheben . . .
  35. 35. Machen Sie heute mal etwas ganz anders als sonst und seien Sie offen für das was dann passiert. Ganzheitliches Change Management 28. und 29. November 2011 in Neuenkirchen bei Münster Rainer.Kossow@PROJECT-CONSULT.com Experiment zum Mitnehmen

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