Per essere efficaci le soluzioni di Document Management di livello Enterprise devono indirizzare ogni passo del ciclo di vita del documento, dalla creazione all’archiviazione fino alla conservazione. Questo concetto che possiamo chiamare – ciclo di vita del documento – abilita le aziende a gestire con efficienza i volumi crescenti di documenti vitali per il business. Molte aziende hanno progettato di sviluppare soluzioni di gestione del ciclo di vita del documento end-to-end ma solo poche organizzazioni sono riuscite a integrare con successo sistemi e processi.

1. DOCFLOW
Integrazione Documentale e
Business Process Management
nel Portale SharePoint
Andrea Cera – Client Manager
marketing@docflow.it
Tel 02 57 50 33 66 www.docflow.com
DocFlow Italia Spa
SOLUZIONI AGILI PER IMPRESE AGILI
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2. Indice
Ambito e Obiettivi
•
Sharepoint per l'Enterprise Web 2.0
•
Integrazione Collaboration / Document
•
Management
Archiviazione
–
Pubblicazione
–
Ricerca Federata
–
Business Process Management
•
Single Sign On
–
Web Parts di integrazione BPM
–
Integrazione Applicativi
–
Conclusioni
•
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3. Ambito e Obiettivi
L’ambito in analisi è l’integrazione dei sistemi Documentali e
•
del Business Process Management all’interno di un Portale
di Collaboration basato su SharePoint.
Obiettivo dell’integrazione è far si che dalla Intranet
•
aziendale si possa interagire in maniera semplice e
integrata con il sistema di Enterprise Content Managemt
(OpenText DM) e con le Applicazioni e i Processi aziendali
(Metastorm) :
Archiviare documenti dal Portale nel Documentale OpenText DM
–
Pubblicare documenti dal Documentale OpenText DM nel Portale SharePoint
–
Fare Ricerche Federate di documenti sia nelle librerie di SharePoint che nel
–
Documentale OpenText DM
Integrare le funzionalità di Metastorm BPM per la gestione e amministrazione dei
–
Processi (To Do List, Watch List, Process Administration, Dashboard)
Integrare gli applicativi aziendali basati sui processi di Metastorm
–
Integrare Security e Autentication
–
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4. Scenario
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5. Sharepoint per l'Enterprise Web 2.0
Collaboration
•
Grazie alle possibilità offerte da SharePoint è possibile lavorare in modo più efficiente con le altre
–
persone della propria organizzazione.
Social Networking
•
Facilita l'interazione e networking delle persone a livello aziendale aumentando la circolazione della
–
conoscenza e i contatti professionali aziendali:
Communities
•
Forums & Web Discussions
•
RSS
•
Wiki
•
Blogs
•
Folksonomy
•
Collaborative tagging
•
Social classification
•
Social indexing
•
Social tagging
•
Tag Cloud
•
Mashups (con Search)
•
Knowledge Management (KM)
•
Consente di aggregare documenti in strutture definibili dall'utente
–
Permette di formalizzare l'organizzazione aziendale con siti interni ed esterni quot;raccoglitoriquot; di
–
informazioni, dati, manuali e modulistica aziendale. Le funzionalità documentali di Sharepoint sono
ideali per portali di Formazione, E‐ Learning, Training, Project Management e per centralizzare la
knowledge dell' azienda.
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6. Collaboration > Document Management
Integrare in maniera bidirezionale il sistema di Collaboration
•
basato su SharePoint con il sistema di Document
Mananagemet basato su eDOCS per consentire di gestire i
documenti nel Portale mediante un interfaccia utente
unificata.
Singolo click per archiviare documenti da SharePoint in eDOCS
–
Pubblicazione documenti da eDOCS nel Portale SharePoint
–
Ricerca Federata dei documenti sia su SharePoint che in eDOCS
–
Inserimento in SharePoint di link a documenti archiviati in eDOCS
–
Possibilità di lavorare mediante l’interfaccia di SharePoint e archiviare in automatico i
–
documenti in eDOCS
Archiviazione in eDOCS da SharePoint mediante regole predefinite dipendenti dal ciclo
–
di vita del documento
Gestione della security mediante Single Sign On
–
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7. Archiviazione su DM da SharePoint
Dal menù contestuale dei documenti
SharePoint sarà resa disponibile la nuova
voce “Save document to DM” che consente
di archiviare i documenti in OpenText DM.
Al termine dell’operazione, in una finestra
separata, viene visualizzato il profilo
(attributi) del documento trasferito per
eventuali correzioni / integrazioni.
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8. Ricerca Federata
La funzionalità di ricerca può essere realizzata in modo da prendere
•
in considerazione sia i documenti residenti su MOSS 2007 che i
documenti storicizzati nel Documentale OpenText DM.
Per fare questo si può inserire nel menù di sinistra di MOSS una
•
nuova voce “Ricerca Federata” per attivare una WebPart che
richiede in input la KeyWord che verrà cercata nella document
library di SharePoint e nella libreria Documentale DM (vedere
screen‐shot successivo).
I risultati della ricerca vengono presentati in due schede separate, la
•
prima elenca i documenti trovati in SharePoint, la scheda
“Documentale” quelli estratti dal OpenText DM.
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9. Risultati SharePoint
KeyWord
Documenti trovati in eDOCS
Documenti trovati in SharePoint
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10. Risultati Documentale DM
Documenti trovati in eDOCS
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11. Business Process Management
Integrazione del BPM Metastorm all’interno del Portale
•
SharePoint in modo da consentire agli Utenti di vedere e
gestire i Processi nei quali è coinvolto mediante un accesso
facilitato e un interfaccia unificata.
Possibilità di inserire all’interno del Portale delle Web Parts
•
che ereditano gli attributi del Site con le seguenti
funzionalità:
Integrazione della Security mediante Single Sign On
–
To Do List dell’utente come tabella configurabile
–
Wath List dell’utente come tabella configurabile
–
Process Administration, per la gestione dei Processi
–
Custom List, per creare liste ad hoc
–
Interactive Dashboard, per visualizzare i KPI
–
Apertura dell’applicativo Metastorm all’interno del Site
–
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12. Web Parts di Integrazione BPM
To Do List integrata
Interactive
Dashboard
Process Administraion
Watch List integrata
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13. Conclusioni
Per raggiungere gli obiettivi di produttività desiderati occorre dare al team strumenti
di collaborazione, gestione del ciclo di vita del documento e gestione dei processi
aziendali con funzionalità evolute ma che sia possibile integrare nell’interfaccia
utente, nei sistemi di gestione e nelle politiche di sicurezza.
•SharePoint
Usabilità e integrazione con tools di creazione
–
Funzionalità di Collaboration
–
Social Networking
–
•eDOCS
Gestione del ciclo di vita del documento secondo le politiche aziendali
–
Storicizzazione e archiviazione
–
•BPM Metastorm
Gestione processi aziendali basati sulle persone
–
Applicazioni aziendali
–
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14. grazie
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ANDREA CERA
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