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Erfolgreiches
Bewerbermanagement
mit itdesign und
CAS genesisWorld
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Um die Chancen am Bewerbermarkt gerade für kleine
und mittelständische Unternehmen optimal zu nutzen,
bietet sich eine sof...
Stehen die Dokumente in Papierform zur Verfügung,
werden sie zunächst eingescannt und anschließend wie
beschrieben mit der...
erhält der Bewerber zeitnah nach dem Gespräch eine
Rückmeldung, ob es zu einem Einstellungsangebot, einem
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Erfolgreiches Bewerbermanagement mit itdesign und CAS genesisWorld

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Das Bewerbermanagement umfasst den Prozess von der Ausschreibung einer Stelle über die Verwaltung der Bewerberdaten bis hin zur endgültigen Personalauswahl sowie dem Erfassen eines Bewerber-Pools. Damit unterstützt das Bewerbermanagement zentrale Human-Resources-Aufgaben. Das Bewerbermanagement trägt zur Zeit- und Kostenersparnis bei, indem alle internen Prozesse systematisiert werden. Der Workflow aus Zusagen, Absagen sowie Eingangs- und Terminbestätigungen wird abgebildet und die Datenschutzrichtlinien werden eingehalten.

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Erfolgreiches Bewerbermanagement mit itdesign und CAS genesisWorld

  1. 1. Erfolgreiches Bewerbermanagement mit itdesign und CAS genesisWorld Das Bewerbermanagement umfasst den Prozess von der Ausschreibung einer Stelle über die Verwaltung der Bewerberdaten bis hin zur endgültigen Personalauswahl so- wie dem Erfassen eines Bewerber-Pools. Damit unterstützt das Bewerbermanagement zentrale Human-Resources-Aufgaben. Das Bewerbermanagement trägt zur Zeit- und Kostenersparnis bei, indem alle internen Prozesse systematisiert werden. Der Work- flow aus Zusagen, Absagen sowie Eingangs- und Terminbestätigungen wird abgebildet und die Datenschutzrichtlinien werden eingehalten. HERAUSGEBER: itdesign
  2. 2. Um die Chancen am Bewerbermarkt gerade für kleine und mittelständische Unternehmen optimal zu nutzen, bietet sich eine software-gestützte Abbildung der Recru- iting-Prozesse an. Ein systematisiertes Bewerbermanage- ment führt nicht nur zu einer besseren Bearbeitung der einzelnen Bewerbungen, sondern auch zu einem besseren Arbeitgeberimage, was sich wiederum auf die Anzahl der Bewerbungen positiv auswirkt. Dieser Artikel befasst sich mit dem ersten Schritt des Per- sonalprozesses, der Rekrutierungs- und Bewerbungspha- se. Dabei geht es um die Adresserfassung, die Steuerung und Bewertung der Vorstellungsgespräche sowie die Zu- oder Absage an den Bewerber. Warum das Bewerbermanagement mit CAS genesis- World abbilden? Die CRM-Software CAS genesisWorld bietet Ihnen eine Rei- he von Vorteilen: • Positives Image am Bewerbermarkt durch lückenlose Kommunikation • Zeitvorsprung im „War of Talents“ aufgrund kurzer Re- aktionszeiten • Zeitersparnis des Personalverantwortlichen durch transparente Prozesse und standardisierte Kommuni- kation • Leichte Erkennbarkeit erneuter Bewerbungen dank Dublettenprüfung • Keine zusätzlichen Kosten, da die Software bereits im Unternehmen im Einsatz ist • Akzeptanz der Software und Prozesse in den Fachab- teilungen durch einheitliche IT-Infrastruktur im Unter- nehmen • Keine Gefahr mehr, dass eine Bewerbung verse- hentlich nicht oder nicht rechtzeitig bearbeitet wird • exzellente Datenbasis zur Bewertung des eigenen Rec- ruiting-Prozesses Der Bewerbungseingang Die Daten eines Bewerbers werden in CAS genesisWorld erfasst. Hierzu steht ein Adress-Assistent zur Verfügung, der die Daten durch einfaches Kopieren in die Datenbank überträgt. Eine manuelle Eingabe oder Nachpflege ist je- derzeit durchführbar. Sollte sich der Kandidat bereits in der Vergangenheit auf eine Stelle beworben haben, weist CAS genesisWorld mit Hilfe der Dublettenprüfung auf die bereits existierende Adresse hin. Der Adress-Datensatz er- hält den Typ „Bewerber“ und ist damit eindeutig gekenn- zeichnet. Um den Datenschutz in Bezug auf die Bewerberdaten zu gewährleisten, ist es wichtig, dass Adressen vom Typ „Be- werber“ nur einer bestimmten Gruppe im Unternehmen zur Verfügung stehen. Hierzu wird eine eigene Benutzer- gruppe definiert. Nur die Mitarbeiter, die Teil dieser Benut- zergruppe sind, können den Adress-Datensatz einsehen sowie die damit verknüpften Dokumente wie beispielswei- se die Bewerbungsunterlagen, die als solche durch einen eigenen Typ gekennzeichnet sind. In den Feldern „Abteilung“ und „Funktion“ wird die Stelle festgehalten, auf die sich der Kandidat beworben hat. Im Notizfeld lassen sich bei Bedarf weitere Informationen zum Bewerber hinterlegen. Über den Status wird dargestellt, in welcher Phase des Be- werbungsprozesses sich ein Bewerber befindet. Zunächst erhält dieser den Status „Bewerbung eingegangen“. Als nächstes wird die Eingangsbestätigung an den Kandida- ten aus einer E-Mail-Vorlage gesendet und der Status auf „Über Eingang informiert“ geändert. Die Bewerbungsunterlagen sowie sämtliche Korrespon- denz mit dem Bewerber werden in digitaler Form direkt mit dem Datensatz des Kandidaten verknüpft und sind dadurch auf Anhieb zu finden. Die Bewerbungsdokumen- te lassen sich bequem per Drag-and-Drop mit der Bewer- beradresse verknüpfen.
  3. 3. Stehen die Dokumente in Papierform zur Verfügung, werden sie zunächst eingescannt und anschließend wie beschrieben mit der Adresse verknüpft. Die Dokumente lassen sich einfach in der Akte einsehen, sofern entspre- chende Benutzerrechte vorliegen. Wir empfehlen, den gesamten bis hier beschriebenen Pro- zess unmittelbar nach Bewerbungseingang, am besten noch an demselben Tag, durchzuführen. Bewerber sind meist sehr positiv überrascht, wenn sie eine zeitnahe Rück- meldung zu ihrer Bewerbung erhalten. Ein durchgängiger und transparenter Bewerbungsprozess wird somit erleich- tert und die Bewerber erhalten aufgrund des strukturier- ten und verlässlichen Vorgehens einen positiven Eindruck des Unternehmens. Ihrem Ziel des erfolgreichen Perso- nal-Recruitings kommen Sie damit einen deutlichen Schritt näher, da sie schneller sind als die Konkurrenz. Die Planung und Durchführung von Vorstellungsgesprächen War die Prüfung der Bewerbungsunterlagen positiv, legen Sie direkt aus der Bewerberadresse in CAS genesisWorld einen Termin für ein Vorstellungsgespräch an. Der Termin wird dadurch automatisch mit der Bewerberadresse ver- knüpft und ist sowohl in der Akte der Bewerberadresse als auch in Ihrem CAS genesisWorld Terminkalender sichtbar. Fügen Sie nun die beteiligten Kollegen und den benötigten Raum als Teilnehmer beziehungsweise als Ressource in den Termin ein. Über eine weitere E-Mail-Vorlage erhält der Bewerber eine Einladung zum Bewerbungsgespräch. Der Status der Bewerberadresse wird auf „Zum Gespräch eingeladen“ gesetzt. Nach Durchführung des Bewerbungsgesprächs
  4. 4. erhält der Bewerber zeitnah nach dem Gespräch eine Rückmeldung, ob es zu einem Einstellungsangebot, einem weiteren Gespräch oder zu einer Absage gekommen ist. Das weitere Vorgehen ist ähnlich strukturiert wie das bis- her beschriebene. Zusammenfassung Der gesamte Prozess wird über den Status der Bewer- beradresse gesteuert. So ist für jeden berechtigten Benut- zer ersichtlich, an welchem Punkt im Bewerbungsprozess sich ein Bewerber befindet. Alle Dokumente, E-Mails und Termine sind in der Akte einsehbar und stehen damit je- derzeit zur Verfügung. Über Listen und Erinnerungen im Navigator geht zudem kein Kandidat verloren und alle Bewerber erhalten eine zeitnahe Rückmeldung. Folgende Listenansichten, gefiltert nach dem Status des Adress-Da- tensatzes, sortieren die Bewerbungen und geben die Aktionen vor: Die Mitarbeiter der Personalabteilung gehen in einem de- finierten Zeitintervall die einzelnen Ansichten durch und lösen die nächsten Aktionen im Bewerbungsprozess aus. Eine aktive E-Mail-Benachrichtigung der Benutzer nach definierten Zeiträumen ist konfigurierbar. Benachrich- tigungen an die Kandidaten werden über Vorlagen und Serienbrieffunktionen standardisiert, aber dennoch per- sonalisiert, abgerufen und versendet. Der administrative Aufwand und damit die Reaktionsdauer entlang des Be- werbungsprozesses verringern sich auf ein Minimum. Ein positives und professionelles Vorgehen im Bewer- bungsmanagement wird die potenziellen Kandidaten für Ihr Unternehmen begeistern und den Grundstein zur Ak- quisition von talentierten und motivierten Fachkräften legen. Keine Zeit das Bewerbermanagement mit CAS genesis- World einzurichten? Um Sie in der Umsetzung Ihres Bewerbermanagement mit CAS genesisWorld zu unterstützen, hat itdesign in Zusam- menarbeit mit der orgavision GmbH ein Best-Practice-Pa- ket erarbeitet, welches die Prozesse und die Umsetzung in CAS genesisWorld ausführlich beschreibt. Es liefert Ihnen die fertigen Ansichten bereits mit. Das Paket ist eine stan- dardisierte Prozessbeschreibung der Abläufe im Personal- management. Damit haben Sie einen Best-Practice-Ansatz zur Hand, den Sie, gerne mit unserer Unterstützung, nach den speziellen Vorgaben Ihres Unternehmens anpassen und einsetzen können. „Der administrative Aufwand und damit die Reaktionsdauer entlang des Bewerbungsprozesses verringern sich auf ein Minimum.“

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