Atelier 1h la gestion du temps du chef d'entreprise

ATELIER 1H-
LES OUTILS DE L’EFFICACITE
PROFESSIONNELLE POUR LA GESTION
DU TEMPS
(RE)DEVENEZ MAÎTRE DE VOTRE TEMPS!

INTRODUCTION
• Présentation de l’intervenante : Claudie Leprestre
Si vous aviez plus de temps, qu’en feriez-vous ?
J’ai créé OPTIM assistance avec l’objectif de permettre aux chefs d'entreprise de gagner en efficacité.
Assistante export depuis 15 ans, je fournis aux petites entreprises un service à la carte d’aide administrative
et commerciale.
Pour une société qui se lance à l’international, ce sera un accompagnement opérationnel à l’export, avec la
maitrise de l’anglais et de l’allemand, ainsi que des techniques du commerce international.
Par ailleurs, j’ai été moulée dans la culture de l’Excellence opérationnelle chez Toyota en début de carrière.
Cette habitude de l’organisation et la suppression des gaspillages (lean) ne m’a jamais quittée depuis. J’ai
d’ailleurs renforcé mes compétences par une certification fin 2016. Je propose à mes clients non seulement
du consulting et de la formation en efficacité, mais aussi la gestion de projets pour améliorer un ou des
processus.
Grâce à un bilan de compétences, j’ai compris la nécessité pour moi de travailler en indépendant pour
satisfaire ma soif de challenge. Cela se confirme totalement, avec des clients aussi ravis que les missions
sont variées : de la création de sites internet vitrine aux dossiers spécifiques à l'agroalimentaire, en passant
par l’assistance d’un exportateur d'équipements de bowling, d’une coach en management ou
d'entrepreneurs en maçonnerie ou en transport international. J’adore cette proximité, cette relation de
confiance, humaine, qui me lie à chacun de mes clients.
Pour résumer, j’aide les entreprises à optimiser leurs ressources : par l’externalisation des tâches
administratives, commerciales et export, ainsi que par le conseil en efficacité professionnelle.
Débordé ? Je peux vous aider !

INTRODUCTION
• Quelles conséquences en cas de mauvaise gestion du temps?
• Etat de stress / panique
• Diminution de l’efficience (plus de temps pris et risque d’erreur accru)
• Retards : perte de clients, de crédibilité, image négative, surcoûts…
• CONSTAT : 24 heures par jour, ni plus, ni moins, pour tous.
• Méthode des 100 blocs :
• Journée : 1 440 minutes (24h)
• Sommeil : 440 minutes (7,33 h)
• Reste en tout et pour tout : 100 blocs de 10 minutes par jour.
• Votre rôle : Bien répartir vos tâches journalières faire le meilleur usage de ces 100 blocs pour atteindre
vos objectifs.

INTRODUCTION
• Combien de Kapla cette boite contient-elle?

IDENTIFIEZ LES GASPILLAGES
• Pour faire BIEN du PREMIER COUP : Où se trouvent les gaspillages à
traquer?
• Déplacements
• Surproduction (surtraitement dans les services et environnements administratifs)
• Attentes
• Stocks
• Transports
• Retouches & Rebuts
• Etapes superflues
Cela ne vous aura pas échappé, les 7 gaspillages constituent un DE.S.A.S.T.R.E.!

IDENTIFIEZ LES VOLEURS DE TEMPS
• Qui sont-ils?
• Les collaborateurs
• Les e-mails
• Le téléphone
• Les réseaux sociaux
• Les clients
• Le mélange vie pro/vie perso
• Les imprévus / les problèmes
• Les retards et la procrastination
• Et… à vos suggestions…

CLARIFIER SES OBJECTIFS
• Comment fixer un objectif?
• Règle d’or : il doit être SMART
• Spécifique : simple, important
• Mesurable : motivant, qui a du sens
• Atteignable : accepté,
• Raisonnable (Relevant) : pertinent, réaliste, basé sur des résultats
• Temporel : Limité dans le temps
Astuce: votre objectif doit émaner de vos propres velléités et ne dépendre que de vous!

PRIORISER AU QUOTIDIEN
• MATRICE D’EISENHOWER
Classer les tâches par ordre d’importance et d’urgence :

PLANIFIER AU QUOTIDIEN
• REGLE D’OR DE LA GESTION DU TEMPS AU QUOTIDIEN : NERAC
• Notez ce que vous avez à faire
•Estimez le temps que prend chaque tâche pour être réalisée
• Réservez du temps pour l’imprévu
• Arbitrez objectivement selon l’importance et l’urgence des actions à faire
•Contrôlez : que vous avez tenu votre agenda du jour, réservé assez de temps pour
les imprévus...

AGIR SUR SOI : LA CHRONOBIOLOGIE

AGIR SUR LES AUTRES
• OSER DIRE « NON »
• C’est une habitude à prendre, mais qui est nécessaire pour atteindre ses objectifs, tout
en conciliant sa vie personnelle avec ses responsabilités professionnelles.
• Pesez le pour et le contre, gardez en tête votre matrice d’Eisenhower
• DECULPABILISEZ!
• Respecte vos valeurs, vos limites, votre motivation, votre liberté
• Expliquez gentiment que cela ne fait pas partie de vos priorités actuellement
• Restez factuel et constructif sur votre situation
• Vous pouvez rediriger votre interlocuteur vers un confrère, un collègue, une solution
alternative
• « Merci d’avoir pensé à moi mais je ne peux accepter ; mon refus n’est pas dirigé
contre vous/toi, je le fais pour moi »

AGIR SUR LES AUTRES
• EXPLIQUER SIMPLEMENT LE REFUS OU LE REPORT
• « Non, j’ai pour politique de… »
• « Non, pas maintenant »
• « Non, j’ai déjà prévu autre chose »
• « Non, je préfère refuser plutôt que de mal faire le boulot »

AGIR SUR LES AUTRES
• COMMUNIQUER DES PLAGES DE DISPONIBILITE
• Commence par une éducation des collaborateurs ou des clients
• Si c’est vraiment important, votre interlocuteur s’arrangera pour respecter le créneau que
vous lui avez indiqué
• Attention : à vous de vous rendre effectivement disponibles pendant ces périodes!
• Optimise le temps à des moments où vous ne seriez pas efficaces (après le déjeuner, après
une réunion ou une session sur un projet qui a réclamé beaucoup de concentration…)
• 1h par jour ou 2h trois fois par semaine, à vous de «sentir » le bon rythme en fonction des
besoins de vos partenaires et de votre activité.
• Toujours les mêmes : cette régularité est la clé de la réussite de cet outil.
• Faites respecter votre décision et groupez vos propres sollicitations extérieures.
• Favorise l’autonomie des collaborateurs

AGIR SUR LES AUTRES
• SAVOIR DELEGUER
• Réserve votre temps pour votre cœur de métier
• Responsabilise et valorise vos collaborateurs par la confiance apportée
• Communiquer clairement et précisément sur l’objectif de la mission confiée
• Prendre le temps d’expliquer et de suivre le travail accompli au début
• Accepter de ne pas avoir la maîtrise, le pouvoir et le contrôle de tout vous-mêmes!
• Adapter sa demande à la personne concernée (compétences, mentalité)
• Des tâches intéressantes
• Laisser au collaborateur le libre choix de la méthode

AGIR SUR LES METHODES
• LA GESTION DES E-MAILS
• Le traitement des courriels constitue rarement notre cœur de métier. Pourtant, les cadres
passent en moyenne 5,5 h/jour sur leur messagerie!
• Voici donc un levier de gain de temps INCONTOURNABLE
• Un outil : la méthode CAP
• Elle consiste à consulter ses messages par séries. Elle donne une vision globale des mails reçus et
de prioriser leur traitement.
• Conformément à la chronobiologie, gardez votre temps avec l’esprit « frais » en 1ère partie de
matinée et ne consultez vos e-mails qu’à partir de 10h30, puis prévoyez une seconde séquence
après le déjeuner, puis une dernière en fin de journée.
• Pour préserver votre liberté et votre indépendance, elle impose de désactiver toute notification,
sonore ou visuelle, qui viendrait vous déconcentrer et vous tenter de le traiter immédiatement,
au détriment de votre activité en cours (1 interruption = 10 minutes de perdues à se
reconcentrer!).

• Classez les messages « pour information » (cc), qui n’attendent pas d’action de votre part
et contenant des données qui peuvent vous servir plus tard et non accessibles ailleurs.
• Action : Laisser dans la boite de réception les messages qui attendent une action de votre
part.
• Si traitement < 2 minutes : à faire immédiatement
• Si traitement > 2 minutes et urgent : à faire dans la journée
• Si traitement > 2 minutes et non urgent : planifier dans l’agenda
• Poubelle : supprimez tout le reste.

• Technique pour la rédaction d’e-mails efficaces
• Destinataires : sélectif, en principal les personnes qui ont une action à
réaliser. En copie (cc) les personnes pour information, en copie cachée (cci)
quand on ne veut pas que le destinataire voit les autres destinataires en copie
cachée (confidentialité).
• Objet : Précis et concis, il détermine souvent l’ouverture et le traitement du
message.

• Corps du message : court. Objectif clair.
• Politesse et personnalisation à ne pas négliger (bonjour Pierre/Paul/Jacques, …).
• Ton adapté à la situation
• Commencez par exposer en quoi votre destinataire est impliqué.
• Allez à l’essentiel, phrases courtes. Paragraphes aérés pour la lisibilité et mettre en
valeur les liens logiques.
• Un seul sujet traité par message
• Ecriture en majuscules = Lecture indigeste
• Oui aux , parce qu’on a le droit de mettre un peu de douceur et de sourire, même
dans un e-mail ;-)!

• Conclusion du message : court. Objectif clair.
• Formaliser l’action requise, par qui si nécessaire et pour quand.
• Politesse de remerciement et de salutation
• Convivialité et personnalisation (« bonne journée », « bonne semaine », « à lundi »…)
• Signature:
• avec vos coordonnées, pour pouvoir vous joindre facilement par un autre moyen.
• automatique

AGIR SUR LES MÉTHODES
• Le télétravail en alternance
• Evidemment, qui dit « télétravail », dit « travail » et nécessite pour vous d’être clair sur
votre disponibilité personnelle sur les temps de travail (famille, amis, mais aussi pour
vous-mêmes) : vous êtes à la maison mais vous travaillez donc ne répondez pas au
téléphone personnel, à la porte et sachez tolérer la pile de linge et la vaisselle (ou la
console de jeux vidéos!) qui vous tendent les bras.
• Alternance pour garder mixer les bénéfices du télétravail (concentration, efficacité,
chronobiologie, calme) avec ceux du travail sur site (vie sociale, communication, esprit
d’équipe et coopération…)
• Rythme idéal : 2 jours par semaine
• On peut rarement bien télétravailler avec des enfants en bas âge dans la maison!

• RESOLUTION DE PROBLEMES
• Se baser uniquement sur les
FAITS et les données
• Technique des 5 Pourquoi?

• PRENDRE DES NOTES ET ORGANISER SES IDEES
• Le mindmapping (= carte mentale = carte heuristique)
• Qu’est ce que le mindmapping?
• Un mode de représentation graphique autour d’une idée centrale
• Un mode de prise de notes synthétique, utile, rapide, parlant et facilement
mémorisable
• Organise clairement les idées et les relie entre elles
• Ergonomique avec la possibilité de codes couleurs, d’ajout d’images, d’icônes, de
dates, de vidéos, de liens vers des sites
• Un outil collaboratif avec la possibilité de le faire évoluer et de le partager avec
d’autres membres de son équipe

• PRENDRE DES NOTES & ORGANISER SES IDEES
• Dans quel(s) cas l’utiliser?
• Pour analyser les causes d’un problème
• Au cours d’une réunion : partir de l’objectif (au centre), ajouter les points à l’ordre
du jour autour, y ajouter pendant la réunion les décisions prises… et voilà, votre
compte-rendu est écrit! Sur une page, il sera LU et COMPRIS.
• Dans le cadre d’une gestion de projet
• Pour former/expliquer
• Pour brainstormer

• Des exemples?

AGIR SUR LES MOYENS
• USEZ DE TOUS LES MOYENS MODERNES A VOTRE DISPOSITION
• Les dossiers partagés
• Via Onedrive, Dropbox, icloud, Google Drive ou sur serveur via un FTP, vous travaillez à
plusieurs sur un seul et unique fichier qui est donc toujours à jour, sans encombrer votre
messagerie, avec la possibilité soit de consulter uniquement, soit de modifier le(s)
fichier(s).
• Auto-disciplinez votre accès à Internet et aux réseaux sociaux
• Oui, il y a des millions de choses intéressantes à apprendre sur Internet, de la vie du chat de
ma meilleure copine sur Facebook, à ce dernier article sur le management 4.0 que Ginette
vient de publier sur LinkedIn, à l’article suggéré par MSN sur les dernières folies de Loana
pendant que je consultais la météo…
• Mais notez le temps passé sur les réseaux sociaux chaque jour, semaine, mois… Était-ce
raisonnable au regard de votre objectif et de votre véritable projet personnel à court-
moyen-long terme?
• Réservez votre accès aux réseaux sociaux à vos moments de repos Pomodoro (ou le midi en
dégustant votre sandwich). 20 minutes par jour constitue une consommation raisonnable
de réseaux sociaux.

AGIR SUR LES MOYENS
• Doodle : au lieu d’encombrer les messageries de tout un groupe pour fixer une
date de réunion ou bien pour déterminer, à l’occasion du pique-nique familial, qui
apporte des entrées, du pain, du fromage et du dessert, laissez chacun remplir sa
part dans un tableau partagé.
• Alerte Google : elle fait le travail de veille à votre place! A partir d’un mot-clé et
des paramètres indiqués, Google vous avertit si le moteur de recherche détecte
l’arrivée d’une nouvelle page Web à ce propos.
• Agenda partagé : Travaillez sur un seul et unique support pour organiser votre
temps, qui, lui aussi, est unique! Vous pouvez le synchroniser avec celui de votre
conjoint, de vos enfants, de vos collègues (avec différents niveaux d’accès au
contenu du détail des RDV, bien sûr!)

AGIR SUR LES MOYENS
• Mindomo : Le logiciel de mind mapping le plus simple à utiliser, sans formation
nécessaire.
• Google Keep : Votre liste de choses à faire, votre pense-bête.
• Waze : Réduit vos temps de déplacements en cas d’embouteillages ou autres
imprévus. Cette appli calcule automatiquement l’itinéraire le plus rapide à
l’instant T.
• Brain focus : Régule vos séances de production « pomodoro ».

AGIR SUR LES MOYENS
• Appblock : bloque momentanément les notifications et/ou l’ouverture des
applications sélectionnées aux jours/heures que vous avez choisis afin de limiter votre
risque de déconcentration.
• Loop – suivi d’habitudes : Noter ce qui vous tient à cœur, à réaliser chaque jour,
heure, mois… puis « tiquez » au fur-et-à-mesure pour entretenir votre autosatisfaction
et ainsi booster votre motivation.
• Skype : la visio-conférence peut vous économiser beaucoup de temps et de coûts avec
les avantages de la réunion physique (communication non verbale, complémentaire
aux échanges oraux), sans les inconvénients (trajet).

CONCLUSION
• LES LOIS DU TEMPS :
• Loi de Parkinson : Plus on a de temps pour réaliser une tâche, plus cette tâche prend du temps.
• Loi de Murphy : Toute chose prend plus de temps que prévu.
• Loi d’Illich : au-delà d’un certain seuil de travail, l’efficacité décroît.
• Loi de Carson : Faire un travail de façon continue prend moins de temps que de le faire en plusieurs fois.
• Loi de Fraisse : 1h n’est pas toujours égale à 1h.
• Loi de Pareto : 20% de nos activités produisent 80% de nos résultats (et vice versa!).

Prochaine formation :
1er et 8 Décembre 2017

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