O documento discute estratégias para coordenadores de academias melhorarem seu desempenho, incluindo como montar uma equipe eficiente, realizar reuniões produtivas e mensurar resultados. É destacada a importância de definir "índices" claros para acompanhar o desempenho de cada departamento.
3. Num mercado em franco crescimento,
em que o número de academias dobra
a cada três anos*, dúvidas e angústias
fazem parte do cotidiano dos gestores
do mercado de fitness. Toda decisão
acaba por representar um passo, para
frente ou para trás, nessa caminhada
em meio à concorrência acirrada.
* Fonte: Fitness Brasil 19/12/2007
http://www.fitnessbrasil.com.br/novo_site/news_detalhe.asp?Id=613
4. A 4GOAL está em todas as regiões brasileiras, oferecendo
soluções financeiras, comerciais, técnicas e mercadológicas
para a otimização de empresas em diversos segmentos.
Lucratividade sustentável
Crescimento e liderança
Harmonização do ambiente de trabalho
Treinamentos e capacitações
4GOAL – Sua Meta, Nosso Objetivo
5. Com a experiência acumulada pelos consultores
4GOAL, desenvolvemos ferramentas específicas para
o mercado de fitness.
Soluções e realizações
7. CONTEÚDO PROGRAMÁTICO:
Como planejar sua atuação na coordenação – entender por que ser
líder; como montar sua equipe, motivação para liderança
Como desenvolver as pessoas que você lidera - alinhamento de
expectativas, como e por que delegar tarefas, eliminar preconceitos
Como realizar reuniões produtivas - tipos de reuniões, como conduzi-las,
como finalizá-las, check-list
Como e por que mensurar os resultados obtidos – estratégias para ter
parâmetros de evolução e sua importância na gestão
Quais os principais drives de cada departamento - quais índices são
importantes e por que eles são a base
8. Créditos
Esta apresentação foi montada com a equipe 4GOAL.
Com especial participação do consultor Fernando Tadeu.
Muito obrigado à toda equipe!
9. REFLEXÃO – VOCÊ QUER SER COORDENADOR?
a) O que é ser um coordenador?
b) Qual o propósito deste cargo?
c) O que se almeja com este trabalho?
d) Quais as características fundamentais?
e) O que isso o ajudará na sua carreira e na vida pessoal?
CONSTRUIR O CONCEITO!
10. COMO COORDENADOR - 1º passo é montar sua equipe:
Como contratar: através de um processo de seleção
Básico: Perfil e características necessárias dos candidatos para a função
Saber previamente: função, horário, dias de trabalho, benefícios, salário
Etapas a seguir:
a) Ter um cartaz atraente e bem feito com as informações mais importantes
b) Utilize as mídias sociais e outros meios para divulgar sua necessidade
b) Ter o conhecimento do DISC (amanhã vocês terão tal conhecimento)
c) Fazer uma seleção de currículos
d) Fazer uma dinâmica pertinente
e) Realizar provas específicas
f) Realizar uma conversa individual
11. Na conversa individual – para contratar é preciso:
Criar sintonia com as pessoas e liderá-las;
a) Alinhar as expectativas
b) Deixar claro suas tarefas e atribuições
c) Rotinas, relatórios e prazos, cada departamento tem seus drives
d) Qual desempenho esperado
e) Como se dará o desenvolvimento
Um item importante: Saber o que a pessoa contratada espera da academia
Como ele entende sua posição na equipe
12. Motivação para liderança
Todas as respostas obtidas;
Tudo o que foi acertado com relação a:
Tarefas, rotinas, atribuições e prazos,
Metodologia a ser aplicada,
Comportamento, relacionamento com a equipe, postura, etc.
ISSO DEVE SER PACTUADO E ASSINADO PELOS DOIS!
FAZENDO, ASSIM, O REGISTRO DO QUE SE ESPERA DO COLABORADOR.
Para isso, damos o nome de CONTRATO EMPREENDEDOR
14. Atuação como CHEFE
TRAZ ALGUNS
CONCEITOS OU
“PRÉ CONCEITOS”:
Só eu consigo fazer;
Meu time não está preparado
Eles não têm boas ideias
Eles só pensam em personal
Prefiro fazer sozinho
15. atuação como LÍDER
O LÍDER
PROCURA
SEMPRE:
Fazer o time ser participativo;
Utiliza as boas ideias dos colaboradores, motivando-os
Incentiva todos a pensarem em como encantar o cliente
Constrói com o time as soluções para o bom atendimento
É justo nas considerações: baseado no contrato empreendedor
16. COMO DESENVOLVER AS PESSOAS QUE VOCÊ LIDERA
ALINHE AS EXPECTATIVAS - este é um caminho para envolver a equipe,
que tem um fator fundamental para iniciar o trabalho de coordenação
onde todos saberão:
Seus propósitos
Como você irá atuar
O que se espera deles
Como serão monitorados
Que haverá reuniões produtivas (amanhã falaremos mais)
17. COMO DESENVOLVER AS PESSOAS QUE VOCÊ LIDERA
DELEGAR TAREFAS: estratégia para desenvolver e medir vários
aspectos do colaborador:
Envolvimento
Desenvolvimento
Pontualidade
Comprometimento
Conhecimento
Resiliência (facilidade em se adaptar a novas situações)
Organização e capacidade de cumprir prazos.
18. COMO DESENVOLVER AS PESSOAS QUE VOCÊ LIDERA
DELEGAR TAREFAS: cuidados importantes:
Explique o que você quer que seja feito
Estabeleça um prazo para entrega
Anote tudo o que é combinado (por isso, prepare-se antes)
Se a pessoa tiver dificuldade, ajude-a (antes do prazo)
Incentive e parabenize ao receber
Dê sempre o crédito do trabalho para quem o executou
19. COMO DESENVOLVER AS PESSOAS QUE VOCÊ LIDERA
Estagiários:
Tenha um programa de estágio – forme seus profissionais
Deixe claro todas as etapas de desenvolvimento
Veja qual base de conhecimento que ele tem
Importante saber:
É o primeiro emprego
Já trabalhou ou estagiou em outro ramo de atividade
Como a família o motiva nos seus projetos
20. PRINCÍPIOS DE UM PROGRAMA DE ESTÁGIO
Programa de Estágio: Divida o estágio em etapas bem definidas
Determine:
Quanto tempo tem cada etapa
O que vai ser pedido em cada etapa e por quê
Deixe claro que cada etapa terá uma prova teórica e prática
Por que da prova:
Você deixa claro para o seu formando – como você quer que ele aja
em cada momento
21. Sugestão de progressão do estágio:
Etapa 1 – Comportamental: simpatia, postura, atitude, agilidade
Etapa 2 – Atendimento: prontidão, antecipação, organização
Etapa 3 – Técnico A: formas de abordagem, conhecimento básico para atender
determinado setor
Simular situações práticas: correção, instrução, motivação, etc.
Prova teórica e prática
Etapa 4 – Técnico B: conhecimento básico para corrigir X setor da musculação para atender
outro setor
Simular situações práticas: correção, instrução, motivação, etc.
Prova teórica e prática
22. DINÂMICA
Separar em grupos - Nos grupos devem ter:
A) Pessoas recém-formadas
B) Pessoas formadas e com experiência
C) Pessoas em formação (final do curso)
D) Pessoas em formação (início ou meio do curso)
Montar ideias iniciais, com sugestão de todos, de um programa de estágio para
um setor da academia.
Exercitar o CONSENSO de ideias
23. COMO PLANEJAR SUA ATUAÇÃO NA COORDENAÇÃO
Cada grupo elege uma pessoa para ser o redator
Cada grupo traz amanhã o que foi conseguido hoje
Com uma apresentação melhor
Topam o desafio?
24. NECESSIDADE DO SER HUMANO
Todos nós temos necessidades como:
dinheiro;
segurança;
reconhecimento;
prazer no trabalho;
sensação de contribuir com a comunidade.
25. Nas academias, as pessoas entram pelo serviço
prestado. Mas elas só ficam pelo relacionamento.
As empresas com um bom ambiente de trabalho
conseguem melhor produtividade e desempenho.
DISC
33. PRIMÁRIO E BACK UP
Reforça
ou
ameniza!
Di Id
Is Si
Sc Cs
Dc Cd
34. O D.I.S.C. NÃO É:
• Uma medida de inteligência.
• Uma indicação de valores de uma pessoa.
• Uma medida de habilidades ou experiências.
• Uma medida de educação.
• Uma medida de personalidade.
TODAS as pessoas exibem TODOS os quatro estilos
comportamentais, em diferentes proporções!
35. COMO PLANEJAR SUA ATUAÇÃO NA COORDENAÇÃO
Realize reuniões produtivas
Planeje os encontros com seu time de forma estratégica
• Todos os participantes devem saber previamente o assunto da
reunião
para que venham preparados e com foco no tema proposto
• Na reunião:
crie as “regras de ouro”
defina quem vai ser o relator para escrever a ata
estimule sempre as decisões por consenso
mantenha o foco e um forma motivadora
distribui a ata
acompanha as ações definidas e prazos
36. COMO PLANEJAR SUA ATUAÇÃO NA COORDENAÇÃO
Realize reuniões produtivas
Tenha pelo menos 3 tipos de reuniões
• Aprendizado e construção
• Informativa
• De decisão
As reuniões serão diferentes;
com propostas objetivas e mais produtivas
37. COMO PLANEJAR SUA ATUAÇÃO NA COORDENAÇÃO
Reuniões de “Aprendizado e construção”
Tem o objetivo de construir com a equipe o mais importante:
“o fazer sentido”
Entender por que fazer tal tarefa
Envolver e desenvolver a equipe
Estas têm uma duração entre (1:00h a 2:00h)
Sempre finalize a reunião com :
Ações a realizar
Responsável por executar
Prazo
38. COMO PLANEJAR SUA ATUAÇÃO NA COORDENAÇÃO
Reuniões “Informativas”
Tem o objetivo de informar e analisar: um acontecimento, um
resultado parcial ou do mês, um novo processo.
Esta é mais objetiva, pouco tempo de duração (30 a 45 minutos)
Sempre finalizar com
Ações a realizar
Responsável por executar
Prazo
39. COMO PLANEJAR SUA ATUAÇÃO NA COORDENAÇÃO
Reuniões de decisão –
tem o objetivo de explicar o que foi decidido, para compartilhar com
a equipe.
Podem ser decisões estratégicas tomadas pela direção
Podem ser decisões tomadas por consenso
Sempre anotar o que foi falado na reunião (check-list ou ata)
Finalizar a reunião com:
Ações a realizar
Responsável por executar
Prazo
40. Check list para uma reunião com resultado
Antes
Definição dos participantes, preparação da pauta
Convocação dos participantes, divulgação da pauta
Inclusão de temas
Preparação do local
Preparação dos recursos
Durante
Abertura: ajustar expectativas e explicitar resultado esperado
Combinar as "regras de ouro"
Definição do relator da ata
Ativação equilibrada dos participantes
Manutenção do foco
Decisões por consenso
Intervalo
Ritmo motivador
Participantes avaliam a reunião
Depois
Distribuição da ata
Acompanhamento das ações combinadas
41. Porque mensurar os resultados obtidos -
Estratégia para ter parâmetros de evolução
É muito importante que as empresas monitorem e tenham
fechamentos mensais para conseguir analisar o desempenho dos
colaboradores, dos departamentos e da empresa como um todo.
Controles de departamento
Para fazer sentido: cada departamento deve monitorar aquilo que é
possível gerenciar e melhorar
42. O que e como mensurar os resultados obtidos
Estratégia para ter parâmetros de evolução
Ter um bom software ou conhecer planilha Excel é fundamental
Estes controles devem ser concluídos / fechados todo mês com o mesmo critério para que
possamos analisar
Cada departamento deve criar seus “drives”.
Vendas – monitorar visitantes, venda, renovação, ligações de acompanhamento e agendamentos
de aula experimental, etc.
Musculação – monitorar quantidade de clientes na sala, quantidade agendamentos, quantidade
de troca de treinos, quantidade de novos clientes
Ginástica – monitorar quantidade de clientes na sala, por aula, por professor, pelo dia da semana
Com estes índices conseguimos traçar estratégias, corrigir o caminho dos departamentos,
realizar projeções e acompanhá-la, em fim ter o controle do processo.
43. Quais os principais drives de cada departamento
Índices são importantes e porque eles são a base
Devemos ter “índices quantitativos” e “índices qualitativos”
Vendas
Analise sempre índice de conversão vendas e renovação
Analise a eficiência das ligações
Analise sua perda mensal (pessoas que não renovaram)
Ginástica
Nº de clientes por aula
Nº de aulas X frequência do cliente
Media semanal de frequência
Limpeza , organização da sala, assessórios suficiente
44. Quais os principais drives de cada departamento –
índices são importantes e porque eles são a base
Musculação
Números de novos treinos
Número de agendamentos e prescrições
Número de mudança de treino
Quantidade clientes por hora X nº de professores (analisar sempre)
Avaliação de desempenho (trimestral)
Piscina
Nº de clientes por nível
Nº de aulas X frequência do cliente
Quantidade de vagas por turma
Média semanal de frequência
Limpeza, organização do ambiente, assessórios suficiente
46. Exemplos
de controle
de venda
renovação renovação renovação
a renovar renovaram Percentual a renovar renovaram Percentual a renovar renovaram Percentual
dia 05 63 35 56% dia 05 82 54 66% dia 05 45 32 71%
dia 15 109 55 50% dia 15 98 68 69% dia 15 132 73 55%
dia 25 130 67 52% dia 25 108 59 55% dia 25 73 39 53%
total 302 157 total 288 181 total 250 144
ICREN ICREN ICREN
58%
vendas vendas vendas
Visitantes Visitantes Visitantes
236
planos novos rematricula Percentual planos novos rematricula Percentual planos novos rematricula Percentual
mensal 15 8 14% mensal 10 8 14% mensal 15 8 18%
quadrimestral 17 10 16% quadrimestral 10 4 11% quadrimestral 6 9 12%
semestral 55 19 45% semestral 32 14 37% semestral 28 17 35%
9 meses 6 0 4% 9 meses 1 1 2% 9 meses 4 0 3%
anual 15 3 11% anual 17 5 17% anual 15 3 14%
15 meses 9 8 10% 15 meses 16 8 19% 15 meses 17 6 18%
24 meses 0% 24 meses 0% 24 meses 0%
sub total 117 48 sub total 86 40 sub total 85 43
Total Geral 165 ICVD 57% Total Geral 126 ICVD 65% Total Geral 128 ICVD 54%
janeiro
Março
faturamento Março
janeiro
Fevereiro
Fevereiro
faturamento Fevereiro
Março
1º Semestre 2013 - vendas e renovação
R$ 283.320,77
63%
195
52%
290
faturamento janeiro
R$ 388.288,75
R$ 318.541,40
47. Exemplos
de controle
de carteira
jan fev mar
nº alunos 2267 2248 2279
1
mensal 93 83 100
quadrimestral 180 166 174
semestral 706 686 695
9 meses 139 136 131
anual 610 612 610
15 meses 445 472 475
24 meses 94 93 94
renovação jan fev mar
a renovar 302 288 250
renovados 1º 157 181 144
renov. Repesc. 35 32 22
total 192 213 166
ICREN 64% 74% 66%
não renovados 110 75 84
turn over 5% 3% 4%
vendas jan fev mar
visitante 290 195 236
matricula 117 86 85
re-matricula 48 40 43
TOTAL VENDA 165 126 128
ICVD 57% 65% 54%
VENDA MEDIA 1205,87 1037,59 1041,62
QUANT. VENDA 322 307 272
clientes distr. por plano
análise renovação
análise vendas
48. Exemplos
de controle
de carteira
CARTEIRA DE CLIENTES
regra regra regra
quantidade de
ciclos que o
cliente passou
colocar a fase de
treino do aluno
fazer de forma
agendada
ajustar carga e
ou exercicios
após 15 dias
agendar com os
clientes entre 30
ou 40 dias
data provavel
de mudança de
treino
data efetiva de
mudança de
treino
NOMES
matriculado
desde
ciclos fase de treino prescrição ajuste
proximo
agendamento
previsão de MT
MT realizado
em:
Fernanda Moreira Alves 10/01/12
Gabriela Lodeiro de Melo 06/02/12
Renata F. Santiago 04/01/12
Bruna Verni de Martino 27/03/12
Carla Michelle Pazetto Ochiari 07/05/12
Bruna Nogueira Matos Silva 24/04/12
Eliana C. Benedito Maronato 20/04/12
Eliedalia Souza Lemos 03/04/12
Edna Lucia P. da Silva 05/0411
Gabriela Neves Balsamao 26/01/12
Hideti Onishi 20/01/12
Isabel Pereira Nunes 14/05/12
ciclo completo de atendimento
PROFESSOR Paulo Adriano
49. Exemplos
de controle
de carteira
FEVEREIRO
NOVAS PRESCRIÇÕES MUDANÇAS TREINO - CLIENTES
agenda veio não veio MT veio não veio agenda veio não veio MT veio não veio
1 João 17 14 3 26 23 3 15 12 3 35 32 3
2 Pedro 30 25 5 28 23 5 15 12 3 36 28 8
3 José 20 17 3 14 11 3 22 16 6 26 19 7
4 Flavio 6 5 1 6 6 0 5 3 2 2 2 0
5 Guilherme 16 13 3 5 4 1 5 4 1 6 5 1
6 Zeca 18 13 5 30 26 4 16 12 4 38 30 8
7 G
8 H
9 I
107 87 20 109 93 16 78 59 19 143 116 27
agenda veio não veio MT veio não veio agenda veio não veio MT veio não veio
percentuais 100% 81% 23% 100% 85% 17% 100% 76% 32% 100% 81% 23%
Nº MATRICULAS 51
CLIENTES A RENOVAR 68
CLIENTES RENOVADOS 49
CLIENTES NÃO RENOVADOS 19
ENVIE TAMBÉM A QUANTIDADE DE CLIENTES POR PROFESSOR
NOVAS PRESCRIÇÕES
ACADEMIA
COLETA de DADOS
total
Nº MATRICULAS
CLIENTES A RENOVAR
CLIENTES RENOVADOS
JANEIRO
MUDANÇAS TREINO - CLIENTES
CLIENTES NÃO RENOVADOS
76
75
50
25
ENVIE TAMBÉM A QUANTIDADE DE CLIENTES POR PROFESSOR
52. Para finalizar:
Primeiro,
quero fazer um agradecimento especial
Guilherme Sari
Representante e consultor
em Brasília
53. COORDENADOR, VOCÊ PODE MAIS!
Planeje sua atuação na coordenação: cuide das PESSOAS e dos processos, e motive seu time
Desenvolva as pessoas que você lidera: inove, coloque seu coração e invista nas
pessoas; converse com seu time, alinhe as expectativas
Realize reuniões produtivas e motivadoras: utilize os conceitos de organização e
desenvolvimento – conduza as pessoas para cuidar do cliente
mensure os resultados obtidos sempre: crie seus controles e mantenha os critérios –
envolva seu time nisso
Tenha seus principais drives para cada departamento: acompanhe todo mês – crie seu
histórico com sua realidade
Didaticamente: Faça do simples para o avançado! Mas faça!
54. Referências bibliográficas
DISC - Willian Marston,
Metanóia – Roberto Trajan
Pegadas - Roberto Trajan
Empresa de Corpo, Mente e Alma
O Desafio da liderança – (Posner e Kouzes)