Curso "Organización y dirección de reuniones"

1. ORGANIZACIÓN Y DIRECCIÓN DE
REUNIONES
PRESENTACIÓN.
La comunicación determina cuán bien trabajamos unos con otros. La diaria tarea de explicar, poner al día,
aconsejar y consultar dentro de una empresa ocurre entre otras vías mediante memorandos y reuniones
de trabajo.
Tan preocupadas están las empresas por la creación de un sistema eficaz de comunicaciones que las
reuniones son a menudo un foro primario para sacar a relucir diferentes puntos de vista. Esta "acción
social empresarial" con frecuencia implica muchas dimensiones de interacción y presenta la oportunidad
de estimular y estructurar una comunicación adecuada.
OBJETIVOS
 Conocer las técnicas necesarias para preparar, convocar y llevar a cabo reuniones productivas y
eficaces
 Desarrollar las habilidades adecuadas para conducir las reuniones en el trabajo
 Proporcionar las nociones necesarias para potenciar la participación de los asistentes,
obteniendo un mejor resultado e implicación del grupo
También, se examinarán las oportunidades, problemas y normas que comprenden las reuniones internas.
Se buscarán las pautas para la dirección eficaz de reuniones, con el propósito de mostrar cómo se
pueden satisfacer las necesidades de los asistentes por medio de una dirección justa y equilibrada y
cómo se compaginan mediante el seguimiento de acciones de éxito definidas por la reunión.
Por otro lado explicamos las complejidades de la participación, especialmente desde el punto de vista del
asistente. Esto es aplicable a las reuniones que se hacen para estudiar el estado de asuntos de los
departamentos, a las de toma de decisiones y determinación de políticas, o incluso puramente
informativas.
Las reuniones que usted dirige o a las que asiste pueden tener una valiosa utilidad práctica en su carrera
y en las prioridades que usted asume cada día, o pueden convertirse en una pérdida de esfuerzos y de
tiempo. La eficacia de las reuniones en cualquier empresa depende de las actitudes y de las acciones de
los participantes.
Usted puede cambiar las cosas, sentando un tono positivo en las reuniones y definiendo lo que deben
lograr.

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ORGANIZACIÓN Y DIRECCIÓN DE REUNIONES
ACREDITACIONES.
Al finalizar el curso, y una vez superados los exámenes, el Alumno obtiene:
 Diploma y Certificado de Profesionalidad, expedidos por nuestro Centro, con el número de horas
lectivas y de prácticas cursadas, así como las calificaciones obtenidas.
 Diploma / Certificado expedido por el Centro Colaborador que acreditan la especialidad cursada.
CONTENIDO.
TEMA 1.- LAS REUNIONES: PROPÓSITO, MITOS Y CARACTERÍSTICAS
El propósito de las reuniones.
Mitos sobre la participación.
Características de las reuniones.
TEMA 2.- DIRIGIR LA REUNIÓN
Alcanzar los resultados deseados.
La planificación previa.
La dirección de la reunión.
El seguimiento.
Las herramientas para dirigir.
El ambiente físico.
Los materiales.
La agenda.
Título.
Hora y lugar.
Tema y definición.
Asistentes.
Temas.
El tono de las reuniones.
El dirigente activo y el pasivo.
La empresa y sus objetivos.
Los objetivos departamentales.
Las prioridades individuales.
El interés del equipo.
La prerreunión.

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ORGANIZACIÓN Y DIRECCIÓN DE REUNIONES
TEMA 3.- LISTA DE ASISTENTES
A quién invitar y por qué.
La reunión secundaria.
Evaluar la lista de asistentes.
Proponer reducciones.
TEMA 4.- CÓMO CONTROLAR LA REUNIÓN
Establecer las reglas del juego.
Crear la participación.
TEMA 5.- SEGUIMIENTO DE LA REUNIÓN
Obteniendo resultados de las reuniones.
La necesidad de actuar de inmediato.
Haciendo actas.
Repaso en la siguiente reunión.
Delegando tareas
.
TEMA 6.- EL TIEMPO: ADMINISTRADO O PERDIDO
Enfoque a la acción.
Papeles y posiciones sociales de los miembros del grupo.
Superar los defectos de las reuniones.
Definir las prioridades de tiempo.
Reduzca el enfoque.
Argumente falta de tiempo.
Tome notas de seguimiento.
No agrande la agenda.
Termine a tiempo.
Elaborar la convocatoria de reunión con una agenda detallada.
Limitar la frecuencia en las reuniones.
Análisis de problemas en una reunión.
Definición exacta del problema.
Análisis: investigación de los hechos.
Elaboración de soluciones.
Qué acciones emprender.

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Cómo afrontar un problema en una reunión.
TEMA 7.- CÓMO DEBEN PREPARARSE LAS REUNIONES PARA OBTENER SUS PROPÓSITOS
Consejos para prepararse.
Agendas divergentes.
La importante prerreunión.
Un completo desacuerdo.
Acuerdo con reservas.
Aceptación.
Obtener apoyo.
Expresar sus ideas.
TEMA 8.- CÓMO CONVERTIRSE EN UN EXCELENTE ANIMADOR DE REUNIONES
Las cualidades del animador.
La importancia de la escucha.
Defectos en la escucha.
Cómo se puede mejorar la escucha.
Seguridad y preparación.
Seguridad delante del grupo.
Entrenamiento físico.
Entrenamiento psicológico.
Consejos ante situaciones imprevistas.
Fallos en temas materiales.
Saber guardar silencio.
Funciones del animador.
Función de clarificación.
Función de control.
Función de relajamiento.
Función de dinamización.
Enfoque común.
Protección y participación.
Neutralidad.
Incitar a los participantes a que se expresen.
Técnicas para hacer hablar a los miembros de un grupo.

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Ayudar al grupo a plantear bien los problemas.
Ayudar al grupo a progresar en su camino.
Reformular.
Utilizar medios técnicos para dar más viveza a la reunión.
Dinamizar un grupo que está bloqueado.
El grupo está callado, apático.
El grupo se muestra agresivo.
El grupo da vueltas en redondo.
Asertividad.
Definición de asertividad.
Comparación de comportamientos.
¿Cómo podemos ser asertivos?
ANEXO - DOCUMENTACIÓN PRÁCTICA.
Ejercicios
Ejercicio 1.Cómo mejorar las reuniones.
Ejercicio 2.Convocatoria de reuniones.
Ejercicio 3.Lista de asistentes.
Ejercicio 4.Dirección de reuniones.
Ejercicio 5.Seguimiento vs. Resultados.
Ejercicio 6.Control del tiempo.
Ejercicio 7.Procedimiento.
Ejercicio 8.Nivel de participación.
Ejercicio 9.Dificultades en la reunión.
Ejercicio 10.Crear el mejor ambiente.
Materiales adicionales
Plan de cinco etapas para conseguir reuniones más breves y productivas.
Pautas a seguir.
Reunión eficaz.
Esquema desarrollo de la reunión.
Hoja de valoración: ¿es usted un buen animador?
Modelos.
Hoja de evaluación de la reunión.

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Guía explicativa de los conceptos de reuniones a valorar.
Hoja de evaluación sobre el uso eficaz de las preguntas.