En esta SlidShare vamos a mostrarle los beneficios de una gestión dinámica del presupuesto, cómo se vinculan los presupuestos operativos con los objetivos estratégicos de la empresa y así tener mayor seguridad a la hora de tomar decisiones dirigidas a que su negocio mejore. Controlará mes a mes, el cumplimiento y las desviaciones del presupuesto realizado, las causas para poder corregir estas desviaciones presupuestarias, analizar los objetivos y facilitar la toma de decisiones, todo bajo la correcta contabilidad de costes, paso previo indispensable para una eficaz gestión de presupuestos.
Importancia de estar asegurado por el monto correcto
Ejemplo presupuesto anual empresa tipo comercial, vinculación de presupuestos operativos con objetivos estratégicos.
1. PRESUPUESTO ANUAL
Ejemplo para empresa tipo comercial
¿Cómo vincular los presupuestos
operativos con los objetivos
estratégicos?
2. Situación
“Comercial 4.0” se dedica a la compraventa del producto X4.O.
4 departamentos:
Adminis tra ció n, a lma cén, repa rto y co mercia l
Vende con un margen del 20%
Co mpra a 100 € y vende a 120 €)
Inventario inicial de 500€
3. TOTAL AÑO
Ventas principales 842.000,00
Compras -719.000,00
Variación de inventario 45.400,00
Margen sobre aprovisionamientos 168.400,00
Resultado del último ejercicio completo finalizado
4. Los gastos de “Comercial 4.0”
Algunos gastos son propios de cada
departamento.
Po r ejemplo, lo s s ueldo s de lo s tra ba ja do res .
Otros gastos se dividen entre varios por ser
indirectos.
Po r ejemplo, la s co mis io nes ba nca ria s .
5. Costes de ADMINISTRACION: teniendo en cuenta los directos e
indirectos en base a criterios objetivos.
TOTAL AÑO
Sueldos de administración -15.600,00
Seguridad Social -3.900,00
Limpieza del departamento -240,00
Material de oficina -183,00
Teléfono de administración -713,00
TOTAL COSTES DIRECTOS -20.636,00
Gastos de I+D imputados 0,00
Alquileres imputados -4.500,00
Servicios de profesionales imputados -537,27
Seguros imputados 0,00
Comisiones Bancarias imputadas -86,40
Gastos de publicidad imputados 0,00
Luz y Agua imputadas -721,48
Otros gastos diversos imputadas 0,00
Gastos de viaje administrador imputados 0,00
Costes financieros menos ingresos imputados -550,65
Resultados extraordinarios imputados 0,00
TOTAL COSTES SECCIÓN -27.031,80
6. Costes de ALMACENAJE: teniendo en cuenta los directos e
indirectos en base a criterios objetivos.
TOTAL AÑO
Sueldos almacén -18.000,00
Seguridad Social -4.500,00
Reparaciones de almacén 0,00
TOTAL COSTES DIRECTOS -22.500,00
Gastos de I+D imputados 0,00
Alquileres imputados -24.750,00
Servicios de profesionales imputados -585,80
Seguros imputados 0,00
Comisiones Bancarias imputadas -94,21
Gastos de publicidad imputados 0,00
Luz y Agua imputadas -786,65
Otros gastos diversos imputadas 0,00
Gastos de viaje administrador imputados 0,00
Costes financieros menos ingresos imputados -600,39
Resultados extraordinarios imputados 0,00
TOTAL COSTES SECCIÓN -49.317,04
7. Costes de COMERCIAL: teniendo en cuenta los directos e indirectos
en base a criterios objetivos.
TOTAL AÑO
Sueldos de comerciales -18.000,00
Seguridad Social Comerciales -4.500,00
TOTAL COSTES DIRECTOS -22.500,00
Gastos de I+D imputados 0,00
Alquileres imputados 0,00
Servicios de profesionales imputados -585,80
Servicios de profesionales imputados 0,00
Comisiones Bancarias imputadas -94,21
Gastos de publicidad imputados 0,00
Luz y Agua imputadas -786,65
Otros gastos diversos imputadas 0,00
Gastos de viaje administrador imputados 0,00
Costes financieros menos ingresos imputados -600,39
Resultados extraordinarios imputados 0,00
TOTAL COSTES SECCIÓN -24.567,04
8. Costes de DISTRIBUCION: teniendo en cuenta los directos e
indirectos en base a criterios objetivos.
TOTAL AÑO
Sueldos de repartidores -18.000,00
Seguridad Social repartidores -4.500,00
Reparaciones vehículos de reparto -3.050,00
Combustible de vehículos de reparto -2.916,00
TOTAL COSTES DIRECTOS -28.466,00
Gastos de I+D imputados 0,00
Alquileres imputados -6.750,00
Servicios de profesionales imputados -741,13
Seguros imputados 0,00
Comisiones Bancarias imputadas -119,19
Gastos de publicidad imputados 0,00
Luz y Agua imputadas -995,23
Otros gastos diversos imputadas 0,00
Gastos de viaje administrador imputados 0,00
Costes financieros menos ingresos imputados -759,58
Resultados extraordinarios imputados 0,00
TOTAL COSTES SECCIÓN -37.831,13
9. La cuenta de resultados analítica es la siguiente:
TOTAL AÑO
Ventas 842.000,00
Costes directos
(aprovisionamientos y variación de
inventario)
-673.600,00
Margen directo 168.400,00
Costes de administración -27.031,80
Costes de almacenaje -49.317,04
Costes comerciales -24.567,04
Costes de distribución -37.831,13
Margen final 29.653,00
10. Teniendo en cuenta las unidades de producto vendidas:
TOTAL AÑO
Unidades de
producto vendidas
7.016,67
Ventas entre precio
de venta
11. Obtenemos los ratios por unidad de producto vendido:
TOTAL AÑO
Ingresos por unidad 120,00
Costes directos por unidad -96,00
Margen directo por unidad 24,00
Costes de administración por
unidad
-3,85
Costes de almacenaje por
unidad
-7,03
Costes comerciales por unidad -3,50
Costes de distribución por
unidad
-5,39
Margen final por unidad 4,23
12. Así podemos ver la importancia de cada departamento en relación
a lo producido.
Y medir su eficiencia período a período.
TOTAL AÑO
Costes de administración sobre
ventas
-3,21%
Costes de almacenaje sobre
ventas
-5,86%
Costes comerciales sobre ventas -2,92%
Costes de distribución sobre
ventas
-4,49%
Margen final sobre ventas 3,52%
13. TOTAL AÑO
Costes de administración sobre ventas -3,21%
Costes de almacenaje sobre ventas -5,86%
Costes comerciales sobre ventas -2,92%
Costes de distribución sobre ventas -4,49%
Margen final sobre ventas 3,52%
Almacenaje es
el
departamento
más costoso.
Representa casi
un 6% de las
ventas.
De cada 100€, “Comercial
4.0” se lleva 3,52€ , una vez
acometidos todos los gastos.
15. Objetivos
Existen préstamos que atender por valor de
30.000 euros.
Los accionistas exigen dividendos por los
resultados del año por 30.000 euros.
Por tanto, “Comercial 4.0” debe generar
60.000 euros después de gastos en el año
16. Se presupuestan la siguientes cifras:
Beneficio necesario anual 60.000,00
Margen sobre
aprovisionamiento
20%
17. Para lograr el beneficio necesario hay que tener en cuenta los costes
necesarios:
En principio se mantiene el mismo personal que el año anterior.
Gastos de personal necesarios
Sueldos administración 15.600,00
Seguridad Social dep. administración 3.900,00
Sueldos almacén 18.000,00
Seguridad Social dep. almacén 4.500,00
Sueldos de comerciales 18.000,00
Seguridad Social comerciales 4.500,00
Sueldos de repartidores 18.000,00
Seguridad Social repartidores 4.500,00
TOTAL 87.000,00
18. Restos de gastos necesarios
Gastos de I+D 0,00 La empresa no prevé inversiones en I+D
Alquileres 37.200,00 El contrato de alquiler prevé una subida de 100 euros mensuales
Reparaciones de almacén 0,00 Son instalaciones nuevas, no se prevén reparaciones
Reparaciones vehículo de reparto 6.300,00 Se presupone un importe superior al necesitar mas ventas
Servicios de profesionales 3.000,00
Minuta del asesor de 200 euros mensuales + 50 por posibles
eventualidades (notarios, registro…)
Seguros 0,00 No tiene la empresa gasto por seguros
Comisiones bancarias 600,00 En base a criterios históricos, se presupuestan 50 euros al mes
Gastos de publicidad 0,00 La empresa no tiene intención de invertir en publicidad
Luz y Agua 3.290,00 Se asume la misma cifra que el año anterior
Combustible de vehículos industriales 5.832,00
Se asume un incremento en base al precio de la gasolina y al
mayor número de viajes
Limpieza departamento de administración 240,00 La empresa externa no prevé subir la mensualidad
Material de oficina 180,00 Mas o menos en los niveles del año anterior
Teléfono de administración 840,00 Se asumen 70 euros mensuales
Gastos financieros 4.800,00
Con los préstamos y pólizas actuales, se prevén unos 400 euros
mensuales de intereses
TOTAL 62.282,00
19. Gastos de personal previstos 87.000,00
Resto de gastos fijos previstos 62.282,00
Beneficio necesario 60.000,00
TOTAL A GENERAR 209.282,00
TOTAL A GENERAR ENTRE MARGEN
SOBRE COMPRAS 1.046.410,00
Ventas necesarias para acometer los gastos fijos
y el beneficio necesario establecido en los
objetivos.
20% de las
ventas, que
es lo que le
queda a la
empresa
sobre el
precio de
compra.
Establecido
en los
objetivos
20. ¿Y AHORA QUÉ?
-Analizar los números.
-Ver cifras de ejercicios pasados de ventas por
empleado.
-Conversar con los responsables del
departamento.
¡Tomar decisiones!
21. Conclusiones
Con el mismo personal es imposible llegar a ese
nivel de ventas.
Decisiones:
-Aumentar el personal en una persona por
departamento.
-Volver a calcular las ventas necesarias.
22. Gastos de personal necesarios
doblando al personal
Sueldos administración 36.000,00
Seguridad Social dep. administración 9.000,00
Sueldos almacén 36.000,00
Seguridad Social dep. almacén 9.000,00
Sueldos de comerciales 36.000,00
Seguridad Social comerciales 9.000,00
Sueldos de repartidores 36.000,00
Seguridad Social repartidores 9.000,00
Total 180.000,00
23. El resto de gastos se mantienen del presupuesto inicial por
lo que:
Aunque sería necesario un aumento de ventas de un 80%, con
este supuesto se contaría con el doble de personal.
La gerencia lo ve posible y decide finalmente actuar según estas
premisas.
Gastos de personal previstos 180.000,00
Resto de gastos fijos previstos 62.282,00
Beneficio necesario 60.000,00
TOTAL A GENERAR 302.282,00
TOTAL A GENERAR ENTRE MARGEN SOBRE
COMPRAS 1.511.410,00
24. PRESUPUESTO AÑO 2016 TOTAL AÑO
Ventas principales 1.511.410,00
Compras -1.240.000,00
Variación de inventario 30.872,00
Margen sobre aprovisionamientos 302.282,00
GASTOS DE PERSONAL
Suelos administración -36.000,00
Seguridad Social dep. administración -9.000,00
Sueldos almacén -36.000,00
Seguridad Social dep. almacén -9.000,00
Sueldos de comerciales -36.000,00
Seguridad Social comerciales -9.000,00
Sueldos de repartidores -36.000,00
Seguridad Social repartidores -9.000,00
Margen sobre compras y gastos de personal 122.282,00
TOTAL AÑO
OTROS GASTOS DE EXPLOTACIÓN
Gastos de I+D 0,00
Alquileres -37.200,00
Reparaciones de almacén 0,00
Reparaciones vehículo de reparto -6.300,00
Servicios de profesionales -3.000,00
Seguros 0,00
Comisiones bancarias -600,00
Gastos de publicidad 0,00
Luz y Agua -3.290,00
Combustible de vehículos industriales -5.832,00
Limpieza departamento de administración -240,00
Material de oficina -180,00
Teléfono de administración -840,00
Otros gastos diversos 0,00
Gastos de viaje administrador 0,00
Margen de explotación 64.800,00
Costes financieros menos ingresos
financieros -4.800,00
Resultados extraordinarios 0,00
Margen final 60.000,00
25. Transcurrido enero
-Comparamos las cifras reales con las
presupuestadas.
- Prestamos especial atención a las desviaciones
producidas de una cuantía relativa relevante
para analizar las causas.
(un 10% de diferencia sobre lo presupuestado por
arriba o por abajo)
27. PRESUPUESTO 2016
Enero
presupuestado
Enero
real Diferencia Diferencia % Incidencias
Ventas 135.000,00 126.570,00 -8.430,00 -6,24%
Costes directos (aprovisionamientos y
variación de inventario) -108.000,00 -101.256,00 6.744,00 -6,24%
Margen directo 27.000,00 25.314,00 -1.686,00 -6,24%
Costes de administración -4.487,96 -2.495,44 1.992,52 -44,40% ¡atención!
Costes de almacenaje -6.120,03 -6.146,39 -26,37 0,43%
Costes comerciales -3.988,78 -4.015,14 -26,37 0,66%
Costes de distribución -5.208,23 -5.003,26 204,97 -3,94%
Margen final 7.195,00 7.653,76 458,76 6,38%
Unidades de producto vendidas 1.125,00 1.054,75 -70,25 -6,24%
Ingresos por unidad 120,00 120,00 0,00 0,00%
Costes directos por unidad -96,00 -96,00 0,00 0,00%
Margen directo por unidad 24,00 24,00 0,00 0,00%
Costes de administración por unidad -3,99 -2,37 1,62 -40,69% ¡atención!
Costes de almacenaje por unidad -5,44 -5,83 -0,39 7,12%
Costes comerciales por unidad -3,55 -3,81 -0,26 7,37%
Costes de distribución por unidad -4,63 -4,74 -0,11 2,46%
Margen final por unidad 6,40 7,26 0,86 13,46% ¡atención!
28. PRESUPUESTO 2016
Enero
presupuestado
Enero
real Diferencia Diferencia % Incidencias
Ventas 135.000,00 126.570,00 -8.430,00 -6,24%
Costes directos (aprovisionamientos y
variación de inventario) -108.000,00 -101.256,00 6.744,00 -6,24% No relevante
Margen directo 27.000,00 25.314,00 -1.686,00 -6,24%
Costes de administración -4.487,96 -2.495,44 1.992,52 -44,40% ¡atención!
Costes de almacenaje -6.120,03 -6.146,39 -26,37 0,43%
Costes comerciales -3.988,78 -4.015,14 -26,37 0,66%
Costes de distribución -5.208,23 -5.003,26 204,97 -3,94%
Margen final 7.195,00 7.653,76 458,76 6,38%
Unidades de producto vendidas 1.125,00 1.054,75 -70,25 -6,24%
Ingresos por unidad 120,00 120,00 0,00 0,00%
Costes directos por unidad -96,00 -96,00 0,00 0,00%
Margen directo por unidad 24,00 24,00 0,00 0,00%
Costes de administración por unidad -3,99 -2,37 1,62 -40,69% ¡atención!
Costes de almacenaje por unidad -5,44 -5,83 -0,39 7,12%
Costes comerciales por unidad -3,55 -3,81 -0,26 7,37%
Costes de distribución por unidad -4,63 -4,74 -0,11 2,46%
Margen final por unidad 6,40 7,26 0,86 13,46% ¡atención!
Los sueldos de administración no han aumentado
en lo previsto puesto que la empresa todavía no
ha contratado a otra persona.
29. PRESUPUESTO 2016
Enero
presupuestado
Enero
real Diferencia Diferencia % Incidencias
Ventas 135.000,00 126.570,00 -8.430,00 -6,24%
Costes directos (aprovisionamientos y
variación de inventario) -108.000,00 -101.256,00 6.744,00 -6,24% No relevante
Margen directo 27.000,00 25.314,00 -1.686,00 -6,24%
Costes de administración -4.487,96 -2.495,44 1.992,52 -44,40% ¡atención!
Costes de almacenaje -6.120,03 -6.146,39 -26,37 0,43%
Costes comerciales -3.988,78 -4.015,14 -26,37 0,66%
Costes de distribución -5.208,23 -5.003,26 204,97 -3,94%
Margen final 7.195,00 7.653,76 458,76 6,38%
Unidades de producto vendidas 1.125,00 1.054,75 -70,25 -6,24%
Ingresos por unidad 120,00 120,00 0,00 0,00%
Costes directos por unidad -96,00 -96,00 0,00 0,00%
Margen directo por unidad 24,00 24,00 0,00 0,00%
Costes de administración por unidad -3,99 -2,37 1,62 -40,69% ¡atención!
Costes de almacenaje por unidad -5,44 -5,83 -0,39 7,12%
Costes comerciales por unidad -3,55 -3,81 -0,26 7,37%
Costes de distribución por unidad -4,63 -4,74 -0,11 2,46%
Margen final por unidad 6,40 7,26 0,86 13,46% ¡atención!
Las desviaciones del resto de gastos de
explotación son de haber presupuestado de
forma prudente, habría que plantearse si
modificar el presupuesto de meses siguientes en
partidas como comisiones bancarias o luz y agua.
30. PRESUPUESTO 2016
Enero
presupuestado
Enero
real Diferencia Diferencia % Incidencias
Ventas 135.000,00 126.570,00 -8.430,00 -6,24%
Costes directos (aprovisionamientos y
variación de inventario) -108.000,00 -101.256,00 6.744,00 -6,24% No relevante
Margen directo 27.000,00 25.314,00 -1.686,00 -6,24%
Costes de administración -4.487,96 -2.495,44 1.992,52 -44,40% ¡atención!
Costes de almacenaje -6.120,03 -6.146,39 -26,37 0,43%
Costes comerciales -3.988,78 -4.015,14 -26,37 0,66%
Costes de distribución -5.208,23 -5.003,26 204,97 -3,94%
Margen final 7.195,00 7.653,76 458,76 6,38%
Unidades de producto vendidas 1.125,00 1.054,75 -70,25 -6,24%
Ingresos por unidad 120,00 120,00 0,00 0,00%
Costes directos por unidad -96,00 -96,00 0,00 0,00%
Margen directo por unidad 24,00 24,00 0,00 0,00%
Costes de administración por unidad -3,99 -2,37 1,62 -40,69% ¡atención!
Costes de almacenaje por unidad -5,44 -5,83 -0,39 7,12%
Costes comerciales por unidad -3,55 -3,81 -0,26 7,37%
Costes de distribución por unidad -4,63 -4,74 -0,11 2,46%
Margen final por unidad 6,40 7,26 0,86 13,46% ¡atención!
Sucede lo contrario con los gastos financieros,
infrasupuestados en un principio, podría ser que
por la financiación del aumento de ventas no
cobradas o porque nos estén cobrando intereses
abusivos y que hayamos descubierto un problema
que haya que arregla.
31. Conclusiones 1
- El margen final por unidad en el mes es
superior al presupuestado, debido al hecho de
que se presupuestó un coste de
administración más alto del real.
32. Conclusiones 2
- Reunirse con el responsable de administración
para ver si es necesario contratar a una
persona con la carga de trabajo que hay o por
el contrario se modifica el presupuesto
dejando al mismo personal actuar en la
sección.
33. “Vincular los presupuestos operativos y
financieros con los objetivos estratégicos es la
clave para tomar decisiones correctas y
optimizar su gestión.”
34. Carrillo Asesores Tributarios y
Abogados
¿QUIERE SABER MAS?
Carrillo Asesores
Santa Catalina, 8 -30004 Murcia
Carrillo & Ruiz – Jarabo
Antonio Maura, 8 -4 D -28014 Madrid
T. 968 242 258 / 91 532 29 35
E. info@carrilloasesores.com
www.carrilloasesores.com
Despacho en Murcia, Yecla, Fuente Álamo, Madrid y Argelia