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Cronograma
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Costos del proyectos 
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  1. 1. INTEGRACIÓN BUSINESS CASE SECRETARÍA DE FINANZAS Y ADMINISTRACIÓN DEL GOBIERNO DEL ESTADO DE PUEBLA ADMINISTRACIÓN DE ACTIVOS TECNOLÓGICOS
  2. 2. Secretaría de Finanzas y Administración Antecedentes de la Organización Secretaría de Finanzas y Administración ● Giro: Gubernamental Secretaría que se encarga de la administración financiera del Gobierno del Estado de Puebla, la cual se encarga de gestionar los recursos: ● Financieros. ● Humanos. ● Materiales y Servicios generales y ● Tecnologías de la información. Objetivo de la empresa: Incrementar los ingresos del estado, mediante la promoción del cumplimiento voluntario de las obligaciones fiscales y el respeto a la ley, para contar con finanzas públicas sanas, sostenibles y crecientes en el tiempo. Garantizar finanzas estatales en equilibrio atendiendo a las necesidades y requerimientos de los programas y proyectos de desarrollo definidos como de mayor impacto y beneficio social para la ciudadanía, en el marco de los ejes rectores del Plan Estatal de Desarrollo y las disposiciones normativas federales aplicables.
  3. 3. Antecedentes de la Organización Dirección de Infraestructura y Soporte Técnico Dirección encargada de administrar, supervisar, controlar, gestionar toda la infraestructura tecnológica de Soporte, base de datos, Centros de datos y red gubernamental en la administración pública del estado de Puebla. Misión: Ser una Secretaría eficiente, dinámica, innovadora y estratégica, reconocida por sus altos estándares de calidad en la emisión de directrices en materia administrativa, financiera y fiscal que permiten el ejercicio de la administración pública estatal, con disciplina, legalidad y equidad, fomentando la cultura de la transparencia y el trabajo en equipo, para coadyuvar en el beneficio de las familias duranguenses y el pleno desarrollo del Estado. Visión: Ser la Secretaría de Finanzas y de Administración líder dentro del ámbito de su competencia, a través de la implantación de una cultura de crecimiento, responsabilidad y honestidad, mediante el fomento de la excelencia y calidad total. Sector: Gobierno Estatal.
  4. 4. Secretaría de Finanzas y Administración Problem Statement Actualmente en la Secretaría, el problema radica en no contar con la información suficiente, real y de manera inmediata de todos los activos tecnológicos de esta entidad. Como parte de las regulaciones gubernamentales es necesario contar con toda información relacionada a lo que se adquiere en ejercicios fiscales de cada administración, por ende es importante plantear mecanismos, procesos y estrategias tecnológicas que permitan identificar la cantidad de información que se necesita almacenar para su posterior explotación, así como las herramientas que ayudarán con la gestión de dicha información. Como ejemplo de los distintos tipos de activos que se necesitan controlar podemos enumerar: ● Equipo de comunicaciones. ● Equipo de servidores y almacenamiento. ● Equipo de escritorio y personal (laptops) ● Equipo de impresión. ● Equipo varios (lectores de código de barras, proyectores, cámaras, etc) ● Licenciamiento.
  5. 5. Secretaría de Finanzas y Administración Objetivos del Proyecto Proveer a la Secretaría de Finanzas y Administración del estado de Puebla con una propuesta de implementación de procesos y tecnología que le permitan gestionar de manera adecuada los activos a cargo del Departamento de Soporte Técnico de tal forma que pueda cumplir con sus políticas de control y transparencia.
  6. 6. Secretaría de Finanzas y Administración Beneficios Esperados ● Ahorro en tiempo del recurso humano involucrado por parte de Gobierno ● Ahorro en recursos financieros: al integrar a un tercero en el proyecto,tiende a delimitar entregables en tiempos bien definidos, lo que origina que el proyecto no se vaya a más tiempo del estimado creando un costo adicional del mismo. ● La integración de un método automático de identificación y conteo de activos, reduce tiempos en horas hombre, además evita el error humano o de otra índole que pueda crear inconsistencia en la información almacenada. ● Contar con un almacén de datos general que concentre toda la información de las áreas que tienen que ver con la gestión de activos tecnológicos. ● Integración de información concentrada en una sola fuente de datos, la cual deberá ser la fuente de información para todas las áreas involucradas en el proceso. ● Procesos y procedimientos estructurados para el funcionamiento integral de áreas operativas. ● Información en tiempo real, para la toma de decisiones o para insumos de otras áreas. ● Integridad de los distintos datos que comparten las áreas.
  7. 7. Secretaría de Finanzas y Administración Medidas de Progreso y desempeño KPI Descripción % de licencias de software usadas % de licencias usadas comparada con el número de licencias compradas Promedio de activos de hardware promedio de activos de hardware para poder tener un historial del volumen administrado y del crecimiento en el tiempo % de equipos de cómputo de usuario final El número de laptops más desktops dividido entre el staff de la mesa de ayuda expresado como porcentaje % de impresoras El número de imoresoras dividido entre el staff de la mesa de ayuda expresado como porcentaje Desviación de hardware desplegado Número de desviación entre lo registrado en el repositorio y el hardware desplegado
  8. 8. Descripción de la importancia del proyecto El proyecto es de vital importancia para la Secretaría y el propio Gobierno, por la responsabilidad jurídica y administrativa que implica; Un activo fijo es una erogación de recurso público, la cual debe ser transparente y lo más importante inventariada como parte de los activos del Gobierno. Un activo de gobierno debe cumplir con los criterios establecidos por las áreas normativas encargadas de revisar que esos bienes existan y no lleguen a desaparecer. Forma parte de la rendición de cuentas que en algún momento se debe dar a cualquier ciudadano al cuestionamiento en el uso del recurso Público; el no llevar un control y administración adecuada de estos activos, provocaría faltantes y por ende sanciones administraciones, jurídicas e incluso económicas. La importancia de contar con información en tiempo real, correcta, precisa, ofrece a los tomadores de decisión conocer la situación patrimonial del estado en ese rubro. Secretaría de Finanzas y Administración
  9. 9. Explicación del por qué es innovador. El proyecto cumple la mitigación a un problema importante para el Gobierno del estado, en específico para la Secretaría de Finanzas; Es innovador porque cumple con algunos criterios importantes como: 1. Toman riesgos haciendo lo que siempre han querido hacer. La decisión de implementar una herramienta de software tiene un gran riesgo debido al principio de eficiencia y eficacia de la aplicación de los recursos públicos. 2. Incluye la solución a la problemática no solo con la herramienta de software (Tecnología) incluye una identificación de procesos, procedimientos y definición de roles y responsabilidades. 3. Surge del esfuerzo desarrollado por la Secretaría en interacción de distintas áreas. 4. Utiliza la Gestión del conocimiento y la tecnología. Secretaría de Finanzas y Administración
  10. 10. Secretaría de Finanzas y Administración Análisis de riesgos Riesgo Descripción Plan de mitigación Riesgos técnicos Que el proveedor seleccionado no cuente con los recursos humanos capacitados suficientes de acuerdo a las necesidades del proyecto Hacer una búsqueda y selección adecuada de proveedor que cumpla con el conocimiento técnico adecuado y que esté bien posicionado con presencia y prestigio. Definir de manera explicita en el contrato los perfiles que serán requeridos y como se asegurará la compañía de siempre tener disponibilidad de estos perfiles
  11. 11. Secretaría de Finanzas y Administración Análisis de riesgos (Cont.) Riesgo Descripción Plan de mitigación Riesgos financieros Que exista una variación considerable en el tipo de cambio de pesos a dólares americanos. Los precios están calculados en pesos mexicanos, pero los productos se comercializan en dólares. Variaciones significativas al tipo de cambio pueden desviar el costo del proyecto o ponerlo en riesgo. Que exista un recorte de presupuesto después de iniciado el proyecto Efectuar las compras relacionadas con activos en dólares desde el inicio del proyecto y hacer un anticipo de pago del 70% u 80% del costo total Asegurar la disponibilidad del total de la inversión al inicio del proyecto y formar un fideicomiso para garantizar la disponibilidad de presupuesto
  12. 12. Secretaría de Finanzas y Administración Análisis de riesgos (Cont.) Riesgo Descripción Plan de mitigación Riesgos organizacionales Que existan cambios en la organización, organigrama o cambios de funciones durante la ejecución del proyecto en puestos clave como el del director de la secretaría, los key users, el líder proyecto Identificar key users y sponsors de proyectos adicionales para que en caso de cambio de alguno de ellos el proyecto no se impactado o pausado
  13. 13. Secretaría de Finanzas y Administración Cronograma
  14. 14. Secretaría de Finanzas y Administración Opciones Modesta Moderada Elaborada Estrategia de implementaci ón Con recursos humanos propios Con recursoshumanos de un tercero Servicios profesionales delfabricante Tiempo de implementaci ón 1 año, 3 meses (recursos part time) 1 año (recursos externos) 10 meses (recursos especializados) Módulos adicionales Ninguno Ninguno IT Service Managment Método de indentificació n de activos Manual, con etiquetas con número de inventario Automática, con etiquetas de código de barras Automática, con RFID Alcance de activos a incluir PC, Servidores, Impresoras, Licencias de SW PC, Servidores, Impresoras, Licencias de SW PC, Servidores, Impresoras, Licencias de SW
  15. 15. Secretaría de Finanzas y Administración Criterio de selección Opción seleccionada: MODERADA Criterio Elaborada Gestión del proyecto La realiza personal propio de la empresa experta en materia de implementación de herramientas de este estilo en el sector público. Análisis de procesos Se lleva a cabo con personal externo experto en procesos; estará trabajando en conjunto con los dueños del proceso y las áreas staff y de soporte para definirlos. Diseño de procesos Se lleva a cabo con personal externo experto contratado mediante un proceso de selección de proveedores, con ayuda del equipo de análisis de procesos, vacían la información recopilada y así modelar y diseñar el proceso, sin contemplar vicios que pudiera tener una personal de la misma Secretaría Entrenamiento a usuarios finales se realiza a través de un tercero experto en capacitar en base a los procesos y procedimientos alineados al negocio. Soporte técnico Es ejecutado por personal externo contratado mediante un proceso de selección de proveedores, el cual permite ahorrar tiempos en la
  16. 16. Secretaría de Finanzas y Administración Beneficios Tipo de objetivo Hacer cosas nuevas Hacer mejor las cosas Dejar de hacer cosas Medibles Beneficio: Mejora en control de inventario de todas las dependencias a cargo de la dirección general de tecnologías de la informacón Medición: Mejora en control de inventario con certeza de al menos un 97% de exactitud comparando el inventario físico con el inventario cargado en el sistema Beneficiado: Secretaría de finanzas y administración Beneficio: Eliminación de desperdicio de tiempo con un control de inventario manual, ineficiente e inexacto Medición: Reducción de tiempo invertido en el control de inventario en un 90% Beneficiado: Secretaría de finanzas y planeación
  17. 17. Secretaría de Finanzas y Administración Beneficios (Cont) Tipo de objetivo Hacer cosas nuevas Hacer mejor las cosas Dejar de hacer cosas Observables Beneficio: Automatización de proceso de captura de datos de activos de cómputo Medida: Reducción de pasos para la gestión de activos de cómputo Beneficiado: Dirección de infraestructura de soporte técnico Beneficio: Mejora en el proceso de gestión de ciclo de vida de los activos de cómputo Medida: Grado de implementación y aceptación de los procesos diseñados para la gestión del inventario por parte del personal que ejecuta las tareas de control Beneficiado: Dirección de infraestructura de soporte técnico
  18. 18. Secretaría de Finanzas y Administración Costos del proyectos Fase de implementación Gestión del proyecto Análisis de procesos Diseño de procesos Entrenamiento a usuarios finales Servidores Aplicación (OTC) HW/SW de detección de activos $ 50,000 $ 160,000 $ 220,000 $ 30,000 $ 30,000 $ 60,000 $ 50,000 $ 600,000 Costo anual de operación Soporte técnico Mantenimiento anual de HW Mantenimiento anual de SW $ 130,000 $ 10,000 $ 20,000 $ 160,000
  19. 19. Secretaría de Finanzas y Administración Bibliografía Dawes, S., Pardo, T., Simon, S., Cresswell, A., LaVigne, M., Andersen, D. & Bloniarz, P.,(2004). Making Smart IT Choices. Understanding Value and Risk in Goverment ITInvestments. 2nd ed. Albany, NY: Center for Technology in Goverment, University atAlbany. Retrieved from https://click.udlap.mx/bbcswebdav/pid142092dtcontentrid- 720822_1/courses/OI14MIT5011/smartit2%281%29.pdf KPIs in ITIL assets managment (http://kpilibrary.com/categories/itil-asset-management)

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