Descripción de documentación administrativa

1. UF 0519
Gestión auxiliar
de documentación
administrativa
básica
MF0969_1 OPERACIONES AUXILIARES DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS Y
GENERALES

2. Contenidos
Los documentos administrativos de las entidades públicas y
privadas
Documentos administrativos en la gestión de la compraventa
Documentos administrativos en la gestión productiva
y de personal
Otros documentos administrativos y empresariales
Operaciones informáticas de facturación y nóminas

3. Capacidades y criterios de evaluación
C1: Aplicar las técnicas de registro y clasificación
de la documentación administrativa básica,
especificando su función, elementos y requisitos
fundamentales, a través de aplicaciones
informáticas adecuadas.

4. C2: Operar con medios de pago básicos,
identificando los requisitos fundamentales de los
justificantes de las operaciones, los emisores y
receptores, y los importes y cálculos necesarios.
C3: Aplicar procedimientos de control de existencias
de documentación, material y equipos de oficina y
los métodos de registro y acceso, y el stock de
seguridad establecido.

5. •Objetivos:
• Alcanzar los conocimientos básicos necesarios para
realizar una gestión integral en la empresa, que
sea adecuada y eficaz.
• Identificar la documentación administrativa pública
y privada e identificar aquellos documentos más
relevantes en la administración comercial de la
empresa, atendiendo a sus características, tipos,
funciones, etc.

6. •Objetivos:
• Reconocer las herramientas básicas en la gestión
de la tesorería, pudiendo identificar igualmente
los documentos propios de esta área, adquiriendo
conocimientos básicos sobre las formas y medios
de cobro y pago más usuales.
• Adquirir conocimientos para llevar un control del
almacén de la empresa, mediante sus
documentos tipo, criterios a adoptar, funciones,

7. UD_1
GESTIÓN AUXILIAR DE
DOCUMENTACIÓN
ADMINISTRATIVA BÁSICA

8. CONTENIDOS:
1. Los documentos administrativos en entidades
públicas y privadas
2. Documentos administrativos en la gestión de la
compraventa
3. Documentos administrativos en la gestión
productiva y personal
4. Otros documentos administrativos y empresariales
5. Operaciones informáticas de facturación y
nóminas

9. 1. Los documentos
administrativos de las entidades
públicas y privadas

10. 1.ELEMENTOS
2.FUNCIONES
3.CARACTERÍSTICAS
4.CLASIFICACIÓN
5.MÉTODOS DE REGISTRO
6.NORMATIVA BÁSICA PARA SU ELABORACIÓN

11. DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS
1) Son documentos que producen
efectos (alguna adquisición, modificación,
transferencia o extinción de derechos u
obligaciones)
con independencia del tipo de soporte que
los contenga.

12. 2) Emitidos por algún órgano
administrativo
3) Válidos o ajustados a la ley o la
normativa

13. Otra definición:
DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS
Son el soporte de los distintos actos
de la Administración Pública, la
forma externa de los mismos

14. LOS DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS DE LAS
ENTIDADES PÚBLICAS Y DE LAS PRIVADAS
TIENE DIFERENCIAS IMPORTANTES, AUNQUE A
VECES PUEDAN PARECER LOS MISMOS.

16. La regulación normativa de los
documentos administrativos la podemos
encontrar recogida en la ley de
procedimientos administrativos:

17. 1. Elementos
encabezado, texto y
final

18. Un documento es el producto de la
actividad humana y que reflejamos en él.
Esta actividad va a quedar plasmada en el
el documento como una información

19. En todo documento aparecen:
 El soporte material:
Papel, lienzo, cinta, papiro, pergamino….
 El medio de fijación operativo o lenguaje elegido para fijar el
escritura alfabética, imagen analógica, escritura digital.

20. La información:
mensaje, contenido, noticia, carta, testamento ,
ley….

21. Los elementos que caracterizan a los
documentos administrativos,
en entidades privadas y públicas son:
encabezado, texto y final.

22. A) El encabezado
Se trata de la parte superior del
documento. Está compuesto de:
• membrete
• nombre del año
• lugar y fecha
• código,
• destino,
• asunto y referencia

23. – El membrete.
Inscripción que caracteriza a la institución,
organismo o entidad que emite el documento.
Se imprime en la parte superior izquierda de
los papeles y sobres correspondientes.

24. – Nombre del año.
Cada calendario tiene un nombre diferente y es
marcado por decreto ley por el Gobierno (en los
documentos oficiales).

25. – Lugar y fecha.
Es la zona dedicada a indicar dónde y cuándo
se elaboran los documentos.
Se suele incluir:
el nombre de la localidad, el día, el mes y el
año de la elaboración del documento

26. – Código.
Nos indica o identifica a la empresa o institución
que remite el documento.
Por ejemplo: UGT, CCOO, ONCE…
– Destinatario.
En esta parte identificaremos a la persona,
institución o empresa a la que se envía el
documento.

27. – Asunto.
Se explica aquí de forma resumida el motivo del
documento, mediante una frase clara y concisa.
– Referencia.
Se utiliza muchas veces para no repetir el asunto del
documento, ya que se trata del código y fecha
abreviados del documento que sirve como referente.
Ejemplo: OFICINA nº158-07-AR.

28. B) El texto
Es la parte principal del documento.
La encontramos dividida en secciones.
Dependiendo del tipo de documento, cada
una de ellas se estructurará de una forma u
otra.

29. Características en su elaboración de los
documentos administrativos
– Claridad.
La fácil comprensión del
documento puede facilitar
el entendimiento
del mensaje que se
quiere transmitir

30. – Integridad.
Las ideas que queremos transmitir a través
del documento no deben presentar vacíos ni
ambigüedades.
La información debe ser coherente y
completa.

31. – Brevedad.
Para una correcta comprensión del texto,
las ideas, no solo se deben presentar de
forma clara, concisa y coherente,
sino que deben ser expresadas sin
rodeos y de forma directa.

32. – Cortesía.
La redacción del texto deben ser cordial, respetuosa.
El mensaje entregado al lector debe ser positivo, sin
dejar a un lado la jerarquía establecida.
– Corrección.
Debemos mencionar que los documentos
administrativos no deben contener errores gramaticales
o de ortografía.

33. Si queremos presentar varias ideas en el
documento entonces:
debemos administrarlas y ordenarlas de
forma comprensible,
para que lleguen lo más directamente posible al
lector.

34. C) El final
Se sitúa en el extremo inferior del
documento y debe incluir:
la antefirma, firma, posfirma, sello,
anexo, “con copia” y pie de página.

35. – Antefirma.
Se trata de una frase de cortesía para
concluir la redacción del texto y precede
a la firma.
– Firma.
Contiene nombre y apellidos de la
persona que se responsabiliza del

36. – Posfirma.
Se trata de la profesión o grado académico o
cargo que desempeña la persona que firma el
documento.

37. – Sello.
Es el instrumento legal que da validez al
documento. En las Administraciones Públicas es
de forma circular. Da autenticidad y legalidad a lo
que expresamos en el texto.

38. – Anexos.
Es una parte opcional, muy utilizada para adjuntar
documentos, recibos, facturas, certificados, etc., que
completen el texto del documento.
– Pie de página.
Normalmente se identifica el nombre de la empresa,
dirección o persona responsable de la elaboración del
documento.

39. Cada una de las partes que hemos escrito forma el
documento administrativo, lo que no quiere decir
que todos los documentos contengan todas las
partes en función de las características de cada uno.
Encontraremos documentos más completos y
menos completos.

40. ELEMENTOS

41. 1. DE LOS DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS EN
ENTIDADES PÚBLICAS
– N.º de expediente
– Objeto
– Interesad@-s
– Tipo
– Fecha de inicio
– Tipo de
procedimiento
– Órgano,
persona o unidad
– Disposición legal
( publicación )
– Lugar y fecha
– Antefirma
– Nombre y apellidos
del firmante

43. SOLICITUD

44. SOLICITUD

48. NOTIFICACIÓN

49. NOTIFICACIÓN

50. – Nº de serie (fra., albarán, pedido)
– Fecha
– Información sobre las partes
– Objeto de la emisión del documento
– Aceptación de las partes: generalmente, con la firma
del documento
2. DE DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS EN
EMPRESAS PRIVADAS

52. 2.- FUNCIONES DE LOS DOCUMENTOS
ADMINISTRATIVOS
Los documentos administrativos son :
El soporte material por el que se materializan los
actos administrativos
FUNCIÓN PRINCIPAL :
producir derechos u obligaciones entre las
partes

53. FUNCIONES GENERALES :
1. de constancia
2. De comunicación

54. 1º) Se trata de un documento de
constatación
b. Garantizar el derecho
de los ciudadanos a
acceder a ellos
a. Es decir, garantizar la
conservación de la actuación
administrativa en soporte
material,
posibilitar la demostración de
su existencia, sus efectos ,
posibles errores.

55. 2º) Cumple una función de
comunicación
● Servir como medio de
comunicación de los actos de
la Administración y las empresas
● Puede ser:
–Comunicación interna
–Comunicación externa

56. –Comunicación interna:
entre las unidades que componen la
organización.
–Comunicación externa:
la organización con el exterior, es decir, con los
usuarios o con otras organizaciones.

57. 3. Características

62. Clasificación
Los documentos
administrativos surgen
de los distintos tipos de
gestiones que realizan
las entidades públicas y
privadas.
4. Clasificación

63. 4. Clasificación
Los documentos administrativos públicos son diversos
y de infinidad de características.
Se pueden agrupar en:
a) Documentos administrativos dentro del marco del
procedimiento
b) Documentos administrativos de decisión: resoluciones
y acuerdos
c) Documentos de transmisión
d) Documentos de constancia

64. 1.5.- MÉTODOS DE REGISTRO EN LAS
INSTITUCIONES PÚBLICAS

65. Para que un documento dirigido a un órgano
administrativo surta efecto es necesario que sea
recibido por dicho órgano.

66. Existen oficinas con la finalidad de recibir documento
y remitirlos al órgano o autoridad administrativa
correspondiente, se denominan Registros.
Regulados en el art. 16 de la ley 39/2015 de
Procedimiento Administrativo Común de las
Administraciones Públicas.

67. Los órganos administrativo deben de llevar un registro
general en que se hará el correspondiente asiento de
todo escrito o comunicación que sea presentado o que
se reciba en cualquier unidad administrativa propia.

68. También se anotarán
la salida de los escritos y comunicaciones
oficiales dirigidas a otros órganos o
particulares.

69. Los órganos administrativo pueden crear en las
unidades administrativas de su organización otros
registros para facilitar la presentación de escritos y
comunicaciones, estos registros serán auxiliares del
registro general, al que comunicarán toda anotación
que efectúen.

70. – Registros generales.
Se considera la oficina de registro general en la que
se reflexiona y remite solicitudes, escritos y
comunicaciones para varios organismos públicos.
Todo organismo administrativo tiene asignado una
oficina de registro general.

71. – Registros auxiliares.
Realizan funciones idénticas y para los mismos
organismos administrativos del registro general, estas
oficinas se encuentran situadas en dependencias
diferentes.

72. De cada registro general dependerán varias oficinas
de registro auxiliares. Deben remitir una copia de
todos sus registros al registro general o central. Este
deberá certificar, reflexionar o remitir solicitudes,
escritos y comunicaciones.

73. Los asientos se anotarán respetando el orden
temporal de recepción o salida de los escritos y
comunicaciones, e indicarán la fecha del día de
la recepción o salida de los mismos.

74. Una vez registrados, los escritos y
comunicaciones serán cursados, sin dilación, a
sus destinatarios y unidades administrativas
correspondientes desde el registro en que se
hayan recibido

75. El registro consiste:
1. Estampar un sello en cada documento, asignando
un número correlativo y poniendo la fecha de la
entrada o salida.
El sello se estampa en la parte superior normalmente

76. 2. Realizar los asientos o anotaciones
registrales en el libro correspondiente
de entrada o salida .
Veamos el ejemplo del libro pág. 5

78. Los registros generales, y todos los registros de las
Administraciones públicas que se establezcan para
la recepción de escritos y comunicaciones
deberán instalarse en soporte informático.

79. Las administraciones suscriben convenios de
colaboración entre ellas, y establecen sistemas
de intercomunicación y coordinación de los
registros entre sí para garantizar la
compatibilidad informática y la transmisión
telemática de los asientos registrales.

80. Todo el registro general informatizado debe
cumplir con:
la Ley de Protección de Datos

83. 5. Normativa básica para su elaboración
A la hora de elaborar un documento
administrativo tenemos que tener en cuenta la
estructura que debe de tener. Debe de ser
ordenada y se realiza mediante la separación de
párrafos

84. En la estructura básica podemos distinguir:
 La identificación del emisor, es decir, del órgano
que dicta el acto administrativo.
 La motivación del acto
 La resolución del acto
 El pie, donde se incluye la fecha, y otros elementos
del acto

85. Requisitos fundamentales