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Festival 2017 - Patricia Lobaccaro

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Apresentação de Patricia Lobaccaro, da Brazil Foundation, realizada durante o Festival ABCR 2017, em São Paulo, entre os dias 17 e 19 de maio de 2017.

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Festival 2017 - Patricia Lobaccaro

  1. 1. Patricia Lobaccaro Galas e Eventos Beneficentes
  2. 2. Por que fazer um Gala? - Arrecadar recursos *** Tipo de recurso (discricionário, irrestrito) - Arrecadar Amigos (friendraising/constituency building) - Community Building (construção de uma comunidade de apoiadores) - Visibilidade para causa - Celebração/ reconhecimento dos doadores - Lançar uma campanha
  3. 3. Jornada do Doador Envolver Lidera Contribui Endossa (curte, compartilha) Segue Observa Gerar Valor Informar Nao enxergue seu doador como um $. Inspire/Envolva Oportunidade de liderar Sempre se pergunte como voce esta gerando valor Nutrir Legado Doação Maior/recorrente Primeira Doação Evento/Camapanha Potencial Doador GALA EVENTO COMITE DO GALA
  4. 4. Celebrar o que? Com quem?
  5. 5. Por que não fazer um Gala? - Não é a forma mais eficiente de arrecadar (receita x custo) - Custo Financeiro Tempo Recursos Humanos – sobrecarga na equipe De Oportunidade - Risco - Reputação/Imagem
  6. 6. Orçamento - Espaço (locação, seguros, Limpeza, gerador, ar condicionado, toldo, banheiros) - Acesso e Segurança (Ambulância, brigada de incêndio, CET, vallet, segurança) - Catering (comida, bebida, garçons) - Produção (decoracao, aluguel de móveis, flores, equipamentos, montagem desmontagem, palco, iluminação, som, projeção de vídeo) - Artístico (logística de viagem, transporte, alimentação, instrumentos, ECAD, camarins, ensaio, rider) - Equipe (Produtores, Recepctivo, etc) *** custos da sua equipe - Comunicação (design gráfico, impressos, backdrop, foto/vídeo, assessoria) - Outros (custos com leilão, etc) - CONTINGENCIAMENTO (10-30%)
  7. 7. Passo a Passo - Peças chave: comitê de organização (voluntário), conselho - 9 meses antes: - montar comite; convidar uma pessoa para presidir o comite; - orçamento e disponibilidade de datas e locais - pacote de patrocínio (níveis de apoio) - convite homenageados - 6 meses antes: negociação com fornecedores, prospectar patrocinadores, venda de mesas, convite a convidados especiais, enviar save the date - 3 meses antes: venda de convites e mesas, anúncio convidados especiais, press release, imprensa, produção do evento - 1 mês antes: envio de convites, imprensa (⅔ dos convites geralmente vendidos no último mês)
  8. 8. Passo a Passo - 1 mês antes: reuniões semanais, ajustes finais na produção - Semana anterior: distribuição das mesas (placement), run of show, reunião com equipe, voluntários e fornecedores no local, transporte itens do leilão; materiais impressos para leilão - No dia: montagem, logística do leilão, receptivo, imprensa, convidados especiais - Dia seguinte: desmontagem, release pos-evento,distribuição de fotos para imprensa, agradecimento aos principais apoiadores - Semana/mês seguinte: cobranças e pagamentos, agradecimento a todos os doadores - Nos meses seguintes: evento de agradecimento, cultivar doadores
  9. 9. Melhores Práticas - Evento não deveria custar mais do que 25% da receita total - Estrategias para Minimizar o Custo: parcerias ou patrocínios in-kind; fazer o evento na casa de alguem - Integrar programa/missão no evento
  10. 10. Melhores Práticas - Exemplo East Hampton Library Authors Night: tarde de autógrafos com 100 autores, toda renda de venda de livros doada, seguida por 25 jantares/saraus simultâneos na casa de pessoas (sem custo para a org.)
  11. 11. Melhores Práticas - Exemplo amfAR – arrecadou mais de US$13 milhões em 7 Galas em SP Evento na casa de uma familia que faz o underwriting do custo
  12. 12. Melhores Práticas - Exemplo BF – Galas Regionais
  13. 13. Obrigada!

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