Keahlian untuk berkomunikasi dalam tim, sangat dibutuhkan dalam karir sebagai Entrepreneur. Slide ini diajarkan dalam kuliah Entrepreneurship, bertujuan agar peserta kuliah mampu memahami dasar-dasar komunikasi untuk membentuk team building.
3. DEFINISI KOMUNIKASI
• Komunikasi mencakup pemindahan
dan pemahaman makna
• Komunikasi yang sempurna
pikiran/ide yang dipersepsikan si
penerima persis sama seperti yang
dimaksud oleh pengirim
3
4. PROSES KOMUNIKASI
Noise Noise Noise
Source Channel Receiver
* Pathway
* Make sense
* Originator Messages * Corresponds Messages * Decode Process
* Encode Process
to senses
Feedback
Verbal and non-verbal
Noise
6. ARAH KOMUNIKASI
ke bawah
• informasi kebijakan dan prosedur,
memberikan instruksi, dll
ke atas
• informasi masalah yang dihadapi
karyawan, kemajuan, dll
Horisontal
• koordinasi dengan teman sejawat, dll
7. KOMUNIKASI
ANTAR
PRIBADI
KOMUNIKASI LISAN
pidato, percakapan 2 orang,
diskusi kelompok, desas-desus informal
KOMUNIKASI TERTULIS
memo, surat, email, laporan, buletin
KOMUNIKASI NON VERBAL
tatapan mata, kerutan dahi, ekspresi wajah
8. HAMBATAN KOMUNIKASI EFEKTIF
penyaringan
persepsi selektif
informasi berlebih
emosi
bahasa
kegelisahan komunikasi
9. Interpersonal Skill
Hubungan Antarpribadi
kemampuan berinteraksi secara efektif
dengan rekan sekerja, atasan, dan bawahan
Keterampilan hubungan antarpribadi:
- menjadi pendengar yang baik
- mengkomunikasikan gagasan
- menjadi anggota tim yang efektif
10. MENINGKATKAN
KOMPETENSI
KOMUNIKASI
MEMPERLUAS WAWASAN
Mempelajari prinsip, konsep, dan ide
MENGEMBANGKAN SKILL
Transfer ilmu ke praktek
MENGEMBANGKAN FLEKSIBILITAS
Berperilaku yang tepat
MENGGUNAKAN PRINSIP ETIKA
Menawarkan pilihan, membangun trust
OTHER ORIENTED
Self-oriented lebih rendah
12. BUKU REFERENSI
1) Hacker, Stephen K. & Couturier, Laurent,
2007, Understanding and Developing Trust
[online]. Available at :
http://www.performancecenter.org
2) Robbins, Stephen P., 2003, Organizational
Behavior 10th, USA : Pearson Education, Inc.
14. Connect
• Establish rapport with people
• Pay attention to people’s facial
expressions, body language, tone of voice
• See things from the other person’s point of
view
• Adjust your communication style to match
theirs
• Avoid criticizing, making negative
judgments
• Show interest in the other person’s
interests and concerns
15. Listen
• Encourage people to talk
• Show willingness to listen
• Ask open-ended questions
• Listen to what people are trying to
communicate, listen their emotions, listen also
to what they want
• Check to make sure you understand
16. Communicate
• Speak with sincerity and conviction
• Be sensitive to other people’s
communication style
• Know what you want to accomplish
• Listen at least as much as you talk
• Attune what you say with how you say it
17. Speak
• Project confidence
• Connect with your audience
• Keep it short and simple
• Ask for the feedback, was the message
understood
18. TEAM BUILDING
“Coming together is a beginning.
Keeping together is progress.
Working together is success.”
• Henry Ford
19. DEFINISI TEAMWORK
Tim adalah sekelompok individu dengan skill yang
saling melengkapi dan bekerja sama secara aktif
untuk mencapai tujuan tertentu, dimana mereka
merasa memiliki tanggung jawab bersama
(John Katzenbach & Douglas Smith)
19
20. TEAMWORK & INDIVIDUAL
TEAMWORK
Konsensus tujuan &
milestones
Penetapan tugas INDIVIDUAL WORK
Komunikasi/monitor
kemajuan Mengerjakan tugas
Solusi masalah Mengerjakan tugas
Pendefinisian hasil baru/revisi
21. PROSES TEAMWORK
tugas dikerjakan tugas dibagi semua orang
secara menjadi sub-tugas berkontribusi
berurutan dalam
menyelesaikan
tugas
Sharples, 1999: 171
22. TEAM BUILDING
Pemimpin dan anggota tim harus berusaha
bersama untuk mencapai teamwork
Team building membantu pencapaian teamwork
Serangkaian rencana aktivitas yang
dirancang untuk mengumpulkan dan
menganalisis data mengenai fungsi suatu
grup dan kemudian menginisiasi perubahan
untuk meningkatkan teamwork dan
efektivitas grup
22
24. JENIS SKILL
INTERPERSONAL SKILL
TECHNICAL SKILL
(empati, pemahaman
(Spesialisasi, metode,
perasaan & perilaku,
wawasan, prosedur)
hubungan kooperatif)
CONCEPTUAL SKILL ADMINISTRATIVE SKILL
(pengembangan ide (mengkombinasikan
& konsep untuk solusi technical, interpersonal,
masalah yg kompleks) & conceptual)
25. Acceptance
Overbearing
Floundering opinion Attribution Wanderlust
member
as fact
Rush to
Dominating Reluctant Discount & Feuding
accomplish-
member member plops members
ment
MASALAH DALAM TIM
26. TIPS KESUKSESAN TIM
kejelasan tujuan tim
rencana perbaikan
pendefinisian peran
komunikasi lancar
dukungan perilaku anggota
27. TIPS KESUKSESAN TIM (cont.)
prosedur pengambilan keputusan
partisipasi berimbang
penetapan aturan
kesadaran proses dalam tim
pendekatan ilmiah
28. BUKU REFERENSI
1) Thornberry, Neal, 2006, Lead Like An Entrepreneur, USA :
The McGraw-Hill Companies, Inc.
2) Scholtes, Peter R., 1988, The Team Handbook : How To
Use Teams To Improve Quality, USA : Joiner Associates,
Inc.
3) Sharples, M. (1999). How We Write: Writing as Creative
Design. London: Routledge.
4) Argyle, M. (1969). Social Interaction. Tavistock Press.
5) Heron, J. (1989). The Facilitator’s Handbook. Kogan Page.
Riset menunjukkan bahwa komunikasi yang buruk paling sering disebut sebagai sumber konflik antar pribadi. Para individu menghabiskan hampir 70% dari waktu terjaganya untuk berkomunikasi, seperti menulis, membaca, berbicara,mendengarkan. Oleh karena itu, tampaknya masuk akal untuk menyimpulkan bahwa salah satu kekuatan yang paling menghambat suksesnya kinerja kelompok adalah kurangnya komunikasi yang efektif. Apakah komunikasi itu? Komunikasi mencakup pemindahan dan pemahaman makna. Hanya lewat perpindahan makna dari satu orang ke orang lain, informasi dan gagasan dapat dihantarkan. Tetapi komunikasi itu lebih dari sekadar menanamkan makna. Komunikasi juga harus dipahami. Gagasan, tidak peduli seberapa hebatnya, tidak berguna sebelum diteruskan dan dipahami oleh orang-orang lain. Komunikasi yang sempurna akan muncul bila pikiran atau ide disampaikan sehingga gambaran mental yang dipersepsikan penerima, persis sama dengan yang dibayangkan oleh pengirim.
Proses komunikasi berlangsung sebagai berikut. Pesan disampaikan dari sumber atau pengirim ke penerima. Sumber mengawali pesan dengan mengkodekan pikiran. Pesan adalah produk fisik aktual dari sumber yang melakukan pengkodean. Bila kita berbicara, pembicaraan itu adalah pesan. Bila kita menulis, tulisan itulah pesan., nah kita sebagai entre muda harus memiliki kreibilitas dengan kata lain mendapatkan trust dari orang tersebut, sehingga pesan akan lebi mudah diterima oleh receiver Pesan diteruskan melalui sejumlah medium (saluran). Saluran itu diseleksi oleh pengirim yang harus menentukan apakah menggunakan saluran formal atau informal. Saluran formal dibangun oleh organisasi dan berfungsi mengirimkan pesan yang berhubungan dengan kegiatan profesional para anggota. Bentuk-bentuk pesan lain, seperti yang bersifatpribadi atau sosial, mengikuti saluran informal. Penerima adalah objek yang menjadi tujuan penyampaian pesan. Tetapi sebelum pesan dapat diterima, simbol-simbol di dalamnya harus diterjemahkan ke dalam bentuk yang dapat dimengerti oleh penerima. Langkah ini adalah pendekodean atau decoding pesan. Kaitan terakhir dalam proses komunikasi adalah lingkaran umpan balik. Umpan balik merupakan pengecekan mengenai seberapa sukses kita menyampaikan pesan seperti dimaksudkan semula. Dalam proses komunikasi seringkali terjadi noise, yaitu gangguan yang menyebabkan pesan tidak dapat disampaikan lancar. Misalnya : Noise pada pengirim, misalnya adalah pengirim tidak tahu bagaimana cara menulis yang baik Noise pada medium, misalnya adanya gangguan pada telepon sehingga suara terdengar putus-putus Noise pada penerima, misalnya penerima sedang berkonsentrasi pada hal lain sehingga tidak mendengarkan pesan dari pengirim secara seksama
Situasi Komunikasi Bisnis Ada 6 faktor yang sebaiknya kita pahami saat melakukan komunikasi bisnis, yaitu Pertama, purpose atau tujuan Kita harus mengetahui tujuan dari komunikasi yang dilakukan, misalnya untuk menyampaikan keluhan, informasi kemajuan perusahaan, dll Kedua, attendance atau penerima Cara kita berkomunikasi akan sangat bergantung dari siapa yang menerima pesan kita. Misalnya, jika penerima berasal dari kalangan awam, maka kita jangan menggunakan istilah-istilah yang hanya diketahui orang dalam perusahaan. Ketiga, informasi Kita harus mengetahui dan memastikan agar informasi yang disampaikan lengkap sesuai maksud semula. Hal ini untuk menjaga agar jangan sampai ada kesalahpahaman. Misalnya pada saat pendelegasian tugas. Jika ada informasi yang terlewat mengenai rincian pekerjaan, maka akan ada pekerjaan yang tidak selesai pada waktunya. Padahal mungkin penyelesaian ini merupakan hal yang penting bagi kelancaran hubungan perusahaan kita dengan perusahaan lain. Keempat, benefit Dengan mengetahui manfaat dari proses komunikasi yang dilakukan, maka manfaat tersebut bisa menjadi motivasi supaya kita berkomunikasi dengan sebaik-baiknya. Misalnya, jika kita berhasil menyampaikan keluhan karyawan pada atasan sehingga atasan kita mengerti, maka manfaatnya adalah atasan akan membuat peraturan baru yang lebih menyenangkan bagi karyawan. Kelima, objection Dalam proses komunikasi, biasanya ada keberatan-keberatan yang dimiliki baik oleh pengirim maupun penerima, yang jika keberatan ini tidak diketahui atau diperbaiki oleh kedua belah pihak, maka pesan tidak akan tersampaikan dengan baik. Misalnya adalah karyawan takut diberi sanksi atau dimarahi oleh atasan jika ia menyampaikan kritik. Jika atasan tidak memperbaiki kondisi ini, maka sampai kapanpun karyawan tidak akan berkata apa-apa. Akhirnya situasi ini akan makin memperumit hubungan atasan dan karyawan, misalnya karyawan menjadi tidak termotivasi dalam melakukan pekerjaan sehingga performansi perusahaan menjadi terganggu. Keenam, konteks Banyak hal yang terlibat dalam proses komunikasi selain pengirim, media, dan penerima. Kondisi lingkungan yang berbeda akan menyebabkan situasi komunikasi bisnis menjadi berbeda pula. Bayangkan suatu situasi dimana angka penjualan perusahaan sedang meningkat. Jika Anda sebagai karyawan ingin mengajukan kritik, maka mungkin atasan Anda akan menerimanya dengan senang hati. Sekarang bayangkan situasi sebaliknya. Angka penjualan perusahaan sedang menurun drastis. Apakah Anda sebagai karyawan berani mengajukan kritik pada saat itu, ataukah Anda akan menundanya sampai kondisi perusahaan membaik?
Komunikasi dapat mengalir secara vertikal atau horisontal. Dimensi vertikal dapat dibagi lebih lanjut menjadi ke arah bawah dan ke atas. Ke bawah Komunikasi yang mengalir dari satu tingkat dalam kelompok atau organisasi ke tingkat yang lebih bawah disebut komunikasi ke bawah. Contoh komunikasi ini adalah yang digunakan oleh pemimpin kelompok dan manajer untuk menetapkan sasaran, memberikan instruksi pekerjaan, dan mengemukakan umpan balik tentang kinerja. Namun komunikasi ke bawah tidak harus merupakan kontak lisan atau tatap muka. Ke atas Komunikasi ke atas mengalir ke tingkat yang lebih tinggi dalam kelompok atau organisasi. Komunikasi ini digunakan untuk memberikan umpan balik ke atasan, menginformasikan mereka mengenai kemajuan ke sasaran, dan menyampaikan masalah-masalah yang dihadapi. Sebagai contoh, FedEx membanggakan dirinya dalam hal program komunikasi ke atas yang terkomputerisasi. Semua karyawannya setiap tahun mengikuti survey iklim kerja dan tinjauan manajemen. Program ini disebut sebagai kekuatan sumber daya manusia terpenting oleh para penguji Malcolm Baldridge National Quality Award ketika FedEx memenangkan kehormatan tersebut. Horisontal Ketika komunikasi terjadi di antara anggota kelompok kerja yang sama, di antara manajer pada tingkat yang sama, atau di antara setiap personel yang secara horizontal ekuivalen, kita namakan itu sebagai komunikasi horisontal. Mengapa diperlukan komunikasi horisontal jika komunikasi vertikal kelompok atau organisasi itu efektif? Jawabannya adalah komunikasi horisontal sering diperlukan untuk menghemat waktu dan memudahkan koordinasi. Seringkali hubungan itu diciptakan secara informal untuk memotong hierarki vertikal dan mempercepat tindakan. Dalam kasus semacam ini, komunikasi terjadi dengan sepengetahuan dan dukungan atasan. Komunikasi horisontal dapat menciptakan konflik yang disfungsional bila saluran vertikal yang formal diterobos, bila anggota mengabaikan atasan mereka untuk menyelesaikan urusan, atau bila para atasan mendapati bahwa sejumlah tindakan atau keputusan telah diambil tanpa sepengetahuan mereka.
Ada tiga cara anggota kelompok menyampaikan makna di antara mereka, yaitu : Komunikasi lisan Sarana utama untuk menyampaikan pesan adalah komunikasi lisan, pidato, percakapan 2 orang, diskusi kelompok, dan desas-desus informal adalah bentuk populer dari komunikasi lisan. Keuntungan dari komunikasi lisan adalah kecepatan dan umpan balik yang dihasilkannya. Pesan verbal dapat disampaikan dan tanggapan diterima dalam waktu singkat. Jika penerima tidak yakin dengan pesan itu, umpan balik yang cepat memungkinkan pengirim dapat langsung mendeteksinya dan karenanya memungkinkan koreksi dini. Kerugian terbesar dari komunikasi lisan yang muncul dalam organisasi adalah ketika pesan itu harus melewati sejumlah orang. Semakin banyak orang yang dilewati oleh pesan itu, semakin besar kemungkinan terjadinya distorsi. Komunikasi tertulis Komunikasi tertulis mencakup memo, surat, email, fax, laporan berkala organisasi, atau alat lain yang dikirimkan via kata-kata atau simbol tertulis. Pesan dapat disampaikan dalam waktu yang tidak terbatas. Fitur ini sangat penting bagi komunikasi yang kompleks dan panjang. Rencana pemasaran untuk produk baru misalnya, akan berisi sejumlah tugas yang dikerjakan selama beberapa bulan. Manfaat dari komunikasi lainnya adalah kita biasanya lebih cermat terhadap kata yang ditulis daripada kata yang diucapkan. Kita didorong untuk berpikir lebih dalam tentang apa yang ingin Anda sampaikan dalam pesan tertulis daripada yang lisan. Tentu saja, pesan tertulis menyampaikan kekuarngan juga. Komunikas tertulis tidak membangun mekanisme umpan balik dalam dirinya. Akibatnya adalah bahwa mengirimkan memo tidak menjamin bahwa memo itu sudah diterima, dan jika diterima, tidak ada jaminan penerima akan menafsirkannya seperti yang dimaksudkan pengirim. Komunikasi non verbal Setiap kali kita secara verbal menyampaikan pesan ke seseorang, kita juga memberikan pesan non verbal. Setiap gerakan tubuh mempunyai makna dan tidak ada gerakan yang bersifat kebetulan. Dua pesan paling penting yang disampaikan bahasa tubuh adalah 1) sejauh mana individu menyukai orang lain dan berminat terhadap pandangan pemikirannya dan 2) status yang relatif diterima antara pengirim dan penerima. Misalnya, kita lebih mungkin untuk memposisikan diri lebih dekat ke orang yang kita sukai dan lebih sering menyentuh mereka. Sama halnya jika kita merasa bahwa kita berstatus lebih tinggi daripada yang lain, kita akan menunjukkan gerakan tubuh, seperti menyilangkan kaki, yang mencerminkan cara yang santai dan leluasa.
Sejumlah hambatan dapat mengganggu atau memperlambat komunikasi yang efektif, yaitu : Penyaringan Hambatan ini terjadi jika pengirim memanipulasi informasi sedemikian rupa sehingga akan tampak lebih menguntungkan di mata si penerima. Misalnya, manajer memberitahu atasannya apa yang dia rasa ingin didengar atasannya. Penyaringan biasanya akan terjadi jika ada perbedaan status. Faktor-faktor seperti ketakutan untuk menyampaikan kabar buruk dan keinginan untuk menyenangkan atasan sering menyebabkan terjadinya penyaringan. Persepsi selektif Hambatan ini terjadi jika penerima dalam proses komunikasi secara selektif melihat dan mendengar berdasarkan kebutuhan, motivasi, pengalaman, latar belakang, dan lainnya. Informasi berlebih Setiap orang memiliki kapasitas terbatas untuk mengolah data. Apa yang terjadi bila individu-individu memiliki lebih banyak informasi daripada yang dapat mereka pilah dan gunakan? Mereke cenderung menyeleksi, mengabaikan, melewati, atau melupakan informasi. Emosi Bagaimana perasaan penerima pada saat menerima komunikasi akan mempengaruhi cara dia menginterpretasikannya. Pesan serupa yang kita terima ketika marah sering diinterpretasikan secara berbeda dibandingkan ketika kita sedang senang. Emosi yang ekstrem seperti sorak kegirangan atau depresi paling mungkin menghambat komunikasi yang efektif. Bahasa Kata-kata bisa memiliki arti yang berbeda bagi orang yang berbeda pula. Usia, pendidikan, dan latar belakang budaya merupakan tiga dari variabel yang begitu mempengaruhi bahasa yang digunakan seseorang dan definisi yang dia berikan ke kata-kata itu. Hal yang penting adalah bahwa walaupun Anda dan saya berbicara dalam bahasa yang sama, Bahasa Indonesia, penggunaan bahasa kita jauh dari seragam. Jika kita tahu cara masing-masing dari kita memodifikasi bahasa itu, kesulitan komunikasi akan diminimalkan. Kegelisahan komunikasi Hambatan besar lainnya terhadap komunikasi yang efektif adalah bahwa beberapa orang, diperkirakan 5 sampai 20% dari populasi, menderita kegelisahan komunikasi atau kecemasan berlebih. Orang yang menderita kegelisahan komunikasi mengalami ketegangan dan kecemasan yang tidak pada tempatnya dalam komunikasi lisan, tulisan, atau keduanya. Misalnya, orang yang cemas dengan kemampuan lisan merasa luar biasa sulit untuk berbicara dengan orang lain secara tatap muka.
Meningkatkan kompetensi komunikasi Ada beberapa cara yang dapat kita lakukan untuk meningkatkan kemampuan kita dalam berkomunikasi, yaitu : Memperluas wawasan Perbanyaklah mempelajari prinsip, konsep, dan ide mengenai cara komunikasi. Misalnya cara menulis yang efektif, cara berbicara di depan umum, dsb Mengembangkan skill Latihlah diri Anda sebanyak mungkin dalam hal berkomunikasi. Bila Anda tidak bisa menulis dengan baik, biasakanlah menulis, misalnya lewat blog atau di buku harian. Ingat, orang bisa melakukan karena terbiasa. Mengembangkan fleksibilitas Sebagaimana telah dijelaskan sebelumnya, banyak hambatan yang dapat mengganggu atau noise proses komunikasi. Mengembangkan fleksibilitas berarti Anda akan semakin mampu beradaptasi dengan noise apapun. Semakin Anda mampu berempati dengan kondisi orang lain, semakin baik fleksibilitas Anda. Menggunakan prinsip etika Etika adalah prinsip utama yang harus Anda pegang pada saat berkomunikasi. Jangan paksakan keinginan atau kebutuhan Anda pada orang lain, berikan mereka pilihan. Bangun kepercayaan, tunjukkan Anda menghargai kepentingan setiap orang yang Anda komunikasikan. Ingat, setiap oran g ingin dihargai. Mereka akan menghargai Anda jika Anda pun menghargai mereka. Other oriented Jika kita selalu mementingkan kepentingan sendiri, maka kita akan selalu memandang proses komunikasi dari sisi kita, persepsi kita. Kita akan menjadi tidak peduli apakah pesan yang kita sampaikan tepat sasaran atau tidak. Oleh karena itu, akan lebih baik jika kita membiasakan menjaga keseimbangan antara kepentingan diri sendiri dengan orang lain.
Meningkatkan kompetensi komunikasi Ada beberapa cara yang dapat kita lakukan untuk meningkatkan kemampuan kita dalam berkomunikasi, yaitu : Memperluas wawasan Perbanyaklah mempelajari prinsip, konsep, dan ide mengenai cara komunikasi. Misalnya cara menulis yang efektif, cara berbicara di depan umum, dsb Mengembangkan skill Latihlah diri Anda sebanyak mungkin dalam hal berkomunikasi. Bila Anda tidak bisa menulis dengan baik, biasakanlah menulis, misalnya lewat blog atau di buku harian. Ingat, orang bisa melakukan karena terbiasa. Mengembangkan fleksibilitas Sebagaimana telah dijelaskan sebelumnya, banyak hambatan yang dapat mengganggu atau noise proses komunikasi. Mengembangkan fleksibilitas berarti Anda akan semakin mampu beradaptasi dengan noise apapun. Semakin Anda mampu berempati dengan kondisi orang lain, semakin baik fleksibilitas Anda. Menggunakan prinsip etika Etika adalah prinsip utama yang harus Anda pegang pada saat berkomunikasi. Jangan paksakan keinginan atau kebutuhan Anda pada orang lain, berikan mereka pilihan. Bangun kepercayaan, tunjukkan Anda menghargai kepentingan setiap orang yang Anda komunikasikan. Ingat, setiap oran g ingin dihargai. Mereka akan menghargai Anda jika Anda pun menghargai mereka. Other oriented Jika kita selalu mementingkan kepentingan sendiri, maka kita akan selalu memandang proses komunikasi dari sisi kita, persepsi kita. Kita akan menjadi tidak peduli apakah pesan yang kita sampaikan tepat sasaran atau tidak. Oleh karena itu, akan lebih baik jika kita membiasakan menjaga keseimbangan antara kepentingan diri sendiri dengan orang lain.
Examples list Hands on knees : indicates readiness. [6] Hands on hips : indicates impatience. [6] Lock your hands behind your back : indicates self-control. [6] Locked hands behind head : states confidence. [6] Sitting with a leg over the arm of the chair : suggests indifference. [6] Legs and feet pointed in a particular direction : the direction where more interest is felt [6] Crossed arms : indicates submissiveness. [7]