Cahier de charge Université d'été

1. CAHIER DE CHARGES

2. TABLE DES MATIÈRES
Introduction.............................................................................................................3
A. Qu’est-ce que l’Université d’été sur la francophonie des Amériques ?.............................3
Ses objectifs
Sa programmation
Ses publics cibles
Son engagement
B. Pourquoi accueillir l’Université d’été ?......................................................................4
C. Quelle structure vous appuiera ?............................................................................5
Un partenariat
Un comité scientifique
Un comité organisateur
Divers partenaires
Stratégie de communication
D. Les responsabilités de l’université hôte.....................................................................6
E. Les responsabilités du Centre de la francophonie des Amériques..................................6
F. Les exigences à satisfaire pour les installations..........................................................7
G. Quelles sont les étapes pour déposer votre candidature..............................................8
Gabarit de budget..............................................................................................9
*Source : Étude réalisée par Étienne Rivard, Université Laval, Québec

3. INTRODUCTION
Vous aimeriez accueillir l’Université d’été sur la francophonie des Amériques ? Avez-vous à cœur le rayonnement du fait
francophone dans les Amériques ? Le Centre de la francophonie des Amériques vous offre l’occasion de présenter votre
candidature à titre de partenaire et hôte de la prochaine édition.
Le cahier des charges est l’outil privilégié pour déposer votre dossier. Il a pour but de préciser l’objectif de l’Université
d’été, les responsabilités et les rôles attendus des partenaires, et de détailler la marche à suivre. Il est la feuille de route
des opérations et des communications entre les parties.
Diversité : la programmation doit couvrir tous
les aspects de la francophonie : sociaux, culturels,
politiques, juridiques, historiques et économiques.
Citoyenneté : la programmation doit prévoir des
activités culturelles contribuant au rapprochement et
à une meilleure connaissance de la communauté
francophone qui accueillera l’événement.
SES PUBLICS CIBLES
L’Université d’été sur la francophonie des Amériques
vise les publics suivants :
¬ Priorité aux étudiants
des 2e
et 3e
cycles ;
¬ Ouverture aux étudiants
de la fin du 1er
cycle ;
¬ Les professionnels, membres d’organismes
œuvrant dans la francophonie et les journalistes.
L’Université d’été est aujourd’hui reconnue comme un
lieu privilégié de développement des connaissances
en matière de francophonie des Amériques.
SON ENGAGEMENT
Le succès de l’Université d’été repose sur la qualité
du partenariat et sur le partage des coûts qui seront
établis entre les institutions concernées.
Si le Centre délègue à un partenaire l’administration
locale de la formation, il demeure toujours le porteur
principal du programme.
La logistique opérationnelle ainsi que les frais qui y
sont reliés sont sous la responsabilité de l’université
d’accueil.
POURQUOI ACCUEILLIR
L’UNIVERSITÉ D’ÉTÉ ?
Accueillir l’Université d’été sur la francophonie des
Amériques vous permet de :
¬ Faire connaître l’expertise de votre université
dans le domaine de la francophonie, sa vision
et les perspectives d’avenir ;
¬ Consolider des liens entre vous et
d’autres partenaires de la francophonie
des Amériques ;
¬ Promouvoir l’ensemble de votre programme
universitaire auprès de nouvelles clientèles
sur tout le territoire des Amériques ;
¬ Contribuer au maintien de l’enseignement de la
langue française et des cultures francophones ;
¬ Faire connaître la vitalité démographique
et la géographie de votre communauté.
CENTRE DE LA FRANCOPHONIE DES AMÉRIQUES
Le Centre de la francophonie des Amériques contribue à la promotion et à la mise en valeur d’une francophonie
porteuse d’avenir pour la langue française dans le contexte de la diversité culturelle en misant sur le renforcement
et l’enrichissement des relations ainsi que sur la complémentarité d’action entre les francophones et les francophiles
du Québec, du Canada et des Amériques.
Le Centre s’intéresse au développement et à l’épanouissement des francophones et des francophiles et soutient
le rapprochement des personnes, des communautés et des groupes intéressés par la francophonie. Il favorise les
échanges, le partenariat et le développement de réseaux francophones afin de soutenir des projets
structurants liés aux enjeux de société et diffuse l’information concernant diverses thématiques
liées à la francophonie.
QU’EST-CE QUE L’UNIVERSITÉ
D’ÉTÉ SUR LA FRANCOPHONIE
DES AMÉRIQUES ?
L’Université d’été sur la francophonie des Amériques
est une formation de haut niveau qui s’adresse
aux étudiants universitaires et aux professionnels.
Programme phare du Centre de la francophonie
des Amériques (Centre), elle accueille tous les deux
ans une quarantaine de participants de diverses
régions des Amériques ainsi qu’une trentaine de
conférenciers.
S ES OBJ ECTIFS
L’objectif central de l’Université d’été est de porter un
regard renouvelé sur la francophonie des Amériques.
L’Université d’été vise aussi à :
Positionner la francophonie des Amériques comme
un objet d’étude pluridisciplinaire central pour la
compréhension des Amériques;
Contribuer à l’émergence d’un nouvel objet d’étude
en regroupant sous ce thème une masse critique de
chercheurs et en sensibilisant à cette question une
nouvelle génération d’étudiants.
S A P ROGRAMMATION
L’Université d’été, d’une durée de sept jours, est
une formation intensive qui offre des conférences
magistrales, ateliers, tables rondes et quelques visites
sur le terrain dans la communauté d’accueil. Elle peut
conduire à l’obtention de trois crédits universitaires.
Rigueur : la programmation doit offrir un contenu
de haut niveau contribuant au développement
des connaissances sur les questions reliées à la
francophonie des Amériques.
A
B
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Témoignage de Linda Cardinal,
professeure responsable du cours et membre
du comité scientifique, édition 2015
La quatrième édition de l’Université d’été sur la
francophonie des Amériques sur le thème de l’économie
des échanges a permis d’offrir une formation de haut
niveau à une nouvelle génération d’étudiants et de jeunes
chercheurs francophones et francophiles de partout dans
les Amériques. L’Université d’été a contribué à incuber
de nouvelles idées pour poursuivre le développement et
l’épanouissement de la francophonie dans les Amériques;
elle a permis aux jeunes participants de tisser de
nouveaux liens entre eux et de rencontrer des chercheurs
connus pour leurs travaux sur la francophonie. Ce fut
une expérience mémorable. Un grand merci au CFA pour
son rôle de chef de file au sein de la francophonie des
Amériques.
4

4. DIVERS PARTENAIRES
Selon l’emplacement de l’Université d’été, d’autres
partenaires locaux, provinciaux ou gouvernementaux
seront appelés à collaborer avec le comité
organisateur pour un mandat ponctuel.
STRATÉGIE DE COMMUNICATION
La promotion de l’Université d’été est une
responsabilité partagée entre les partenaires.
La collaboration de l’université d’accueil est
primordiale pour assurer la promotion de l’événement
dans ses réseaux et sa communauté.
L’utilisation des médias sociaux et du site Web du
partenaire pour relayer l’information diffusée par le
Centre sur l’Université d’été doit être intégrée à la
stratégie de communication.
L’Université d’été s’appuie sur :
¬ Les activités de promotion et de diffusion
auprès des milieux francophones universitaires,
les associations et autres fédérations des
professeurs de français ;
¬ Le réseau informel des étudiants de
la francophonie des Amériques ;
¬ L’université d’accueil ;
¬ La participation des membres du comité
scientifique et du comité organisateur ;
¬ Les sites Web et le portail du Centre
ainsi que les réseaux sociaux ;
¬ La collaboration des médias locaux
pendant la formation.
LES RESPONSABILITÉS DU CENTRE DE
LA FRANCOPHONIE DES AMÉRIQUES
Même si le Centre de la francophonie des Amériques
délègue au partenaire l’administration locale de
l’événement, il demeure toujours le porteur principal
de l’Université d’été.
Le Centre s’engage à :
1. constituer et présider le comité organisateur ;
2. constituer le comité scientifique ;
3. assurer la coordination générale
de l’Université d’été et établir la programmation ;
4. assurer la gestion financière et solliciter des
partenaires financiers pour l’événement ;
5. élaborer et promouvoir l’appel à candidatures ;
6. constituer des comités de sélection
des candidats et informer les candidats
sélectionnés ;
7. élaborer et mettre en œuvre un plan
de communication et faire la promotion
de l’Université d’été auprès de son réseau
de membres;
8. fournir des outils promotionnels et développer
le site Web de l’Université d’été ;
9. prendre en charge les honoraires
et les coûts de transport des conférenciers ;
10. prendre en charge l’hébergement
en résidence des participants, des
conférenciers et des organisateurs ;
11. offrir un souper;
12. faire une évaluation de l’Université d’été
après l’événement.
RESPONSABILITÉS
DE L’UNIVERSITÉ HÔTE
L’université hôte s’engage à :
1. participer au comité organisateur ;
2. participer au comité scientifique ;
3. identifier et prendre en charge le professeur
responsable du cours ;
4. promouvoir l’Université d’été auprès
de son réseau et de sa communauté ;
5. participer aux comités de sélection
des candidats ;
6. mobiliser les médias locaux afin qu’ils couvrent
l’Université d’été (radio, télévision, journaux) ;
7. élaborer un montage financier de votre
contribution à l’événement, incluant la
contribution de partenaires potentiels ;
(*utiliser le gabarit proposé)
8. fournir des installations (salles,
hébergement, cafétéria) et assumer les frais
reliés à la location et à l’aménagement des
salles de cours;
9. fournir un soutien technique tout au long
de l’événement et en assumer les frais ;
10. assumer les frais de repas du matin et du midi
ainsi que des pauses-café pour 60 personnes ;
11. contribuer à la programmation d’une
journée dédiée à votre communauté ;
12. offrir une réception de bienvenue
et en assumer les coûts ;
13. organiser trois activités culturelles
de l’Université d’été et en assumer les coûts ;
14. suggérer une personnalité connue et engagée
pour assumer le rôle de présidence d’honneur ;
15. encourager la participation de la communauté
locale aux activités ouvertes au public ;
16. être présente durant toute
la durée de la formation;
17. collaborer à l’évaluation
de l’Université d’été après l’événement.
D E
LES RESPONSABILITÉS DES PARTENAIRES
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QUELLE STRUCTURE
VOUS APPUIERA ?
U N PA RT E NARIAT
Une fois l’université d’accueil choisie, une entente
sera signée avec le Centre.
Elle précisera les rôles et les responsabilités de
chacun ainsi que le partage des coûts reliés à la
tenue de l’Université d’été.
D’autres organismes pourront être appelés à être
associés comme partenaires, collaborateurs ou
commanditaires. À titre d’exemple, la Chaire pour
le développement de la recherche sur la culture
d’expression française en Amérique du Nord
(CEFAN) de l’Université Laval fut partenaire des trois
dernières éditions.
U N C OM ITÉ SCIE NTIFIQUE
Le comité scientifique définit la thématique, le cadre
pédagogique et les grandes lignes de la formation.
La programmation est pluridisciplinaire et couvre
tous les aspects de la francophonie des Amériques
(science politique, droit, économie, lettres, histoire,
géographie et sociologie). Le comité scientifique
est aussi appelé à recommander et à solliciter des
conférenciers.
Il est composé notamment d’historiens, de professeurs,
de diplomates et de représentants du Centre et de
l’université d’accueil.
U N C OM ITÉ ORGANISATE UR
Le Centre préside le comité organisateur
qui a la responsabilité de la coordination
générale de l’Université d’été, soit la planification,
la promotion, le transport de certains participants et
conférenciers, la programmation, la recherche de
sources de financement et l’évaluation.
C
Diffusion de l’émission Le Midi trente
Ottawa-Gatineau (Ici Radio-Canada Ottawa-Gatineau)
en direct à l’Université d’Ottawa dans le cadre
de la 4e
édition de l’Université d’été sur la
francophonie des Amériques, le 19 juin 2015.

5. Transport
A Que le campus soit desservi par
un circuit de transport en commun ;
B Que la ville soit desservie par un aéroport.
Sinon, préciser la distance
de l’aéroport le plus près.
Premiers soins
A Que votre campus dispose d’un service de
premiers soins et que l’accès à un service
médical en cas d’urgence soit indiqué.
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LES EXIGENCES À SATISFAIRE
POUR LES INSTALLATIONS
Locaux
A Qu’une salle plénière pouvant
accueillir une soixantaine de personnes soit
le lieu principal de la formation et qu’elle
dispose de l’équipement technique nécessaire
en matière de micro, présentation PowerPoint,
vidéo ainsi qu’un technicien disponible
en tout temps, etc. ;
B Que trois salles plus petites soient disponibles
pour la tenue d’ateliers
en sous-groupes ;
C Qu’une salle pouvant faire office
de quartier général aux organisateurs
soit disponible ;
D Qu’une salle pouvant servir
de salle de presse et de relations publiques soit
disponible.
Lieux d’hébergement
A Que les lieux d’hébergement
soient situés sur le campus ;
B Qu’ils soient adéquats pour les étudiants, les
conférenciers et les membres organisateurs.
Développement durable
A Qu’une politique de développement durable
soit en vigueur sur le campus (mesures de
récupération, vaisselle réutilisable, etc.).
Alimentation
A Qu’un service de cafétéria soit accessible sur
le campus et qu’il puisse prendre en compte
les problèmes d’allergie et de restrictions
alimentaires.
F
Témoignage de Patrick Chardenet,
membre du comité scientifique, édition 2015
Participer à l’Université d’été sur la francophonie des
Amériques, organisée par le Centre de la francophonie
des Amériques en partenariat avec l’Université d’Ottawa
comme établissement d’accueil, fut pour moi une riche
expérience. D’abord à l’occasion de ma collaboration au
comité scientifique qui a pu exprimer ses points de vue
académiques dans la préparation de la manifestation,
dans la définition des contenus et dans l’organisation
pédagogique, et ensuite lors de ma participation à
l’événement sous la forme d’une conférence et d’échanges
avec les étudiants et les autres conférenciers. Ce qui
m’a le plus marqué dans cette expérience du point de
vue cognitif est le lien permanent que crée le contexte
francophone entre le local et le global, entre les réalités
locales rapportées sous formes d’études, d’expériences
individuelles et sociales et lors de visites de terrain et
les autres francophonies des Amériques et du monde, la
« participation » à la même langue (pour reprendre le
terme de Senghor), dans la diversité de ses formes, de
ses apprentissages, construit du lien, du partage et du
questionnement entre connaissance fine et savoirs élargis.
Il y a bien un « objet » francophone et des problèmes qu’il
soulève entre le sujet et la société, entre les communautés
et les organisations humaines. En rassemblant des
acteurs de ces francophonies dans les Amériques et des
chercheurs, l’Université d’été sur la francophonie des
Amériques contribue à la diffusion et à l’enrichissement
de cette connaissance et de ces savoirs.
QUELLES SONT LES ÉTAPES
POUR DÉPOSER VOTRE CANDIDATURE
À TITRE DE PARTENAIRE ?
Votre dossier de candidature doit
comporter les informations suivantes :
1. Une lettre de motivation ;
2. Une présentation de votre institution qui
démontre notamment votre capacité à recruter
des étudiants, des conférenciers et des
journalistes intéressés par la francophonie dans
les Amériques ;
3. L’identification d’un chargé de dossier qui
servira de référent ;
4. Une carte de votre campus ;
5. La présentation des installations qui serviront
à accueillir l’événement (salles de cours et
de conférences, cafétéria, etc.) avec photos
ou vidéos (voir la section exigences pour les
installations) ;
6. La description des lieux d’hébergement que
vous suggérez ainsi que des frais associés ;
7. La présentation de votre communauté
francophone et la suggestion d’une
programmation culturelle et communautaire
qui permettront des rencontres avec des
acteurs issus de vos réseaux francophones et
francophiles ;
8. La présentation des médias francophones dans
votre communauté et la démonstration qu’il y
aura une couverture de presse ;
9. Votre politique de développement durable;
10. La présentation de votre contribution
financière, incluant les contributions
des partenaires potentiels en vous référant
au gabarit de la page suivante.
G
7

6. GABARIT DE BUDGET :
La réalisation d’une édition de l’Université d’été de la francophonie des Amériques
représente en moyenne un budget de l’ordre de 150 000 $ canadiens.
Dépenses CFA Partenaire Montant
Participation au comité organisateur X X
Participation au comité scientifique X X
Professeur responsable de la formation X
Accueil et transport local des participants X X
Repas du matin et du midi et pauses-café
pour 60 personnes pour la durée de la formation
X
Réception de bienvenue X
Organisation de trois activités culturelles
(salle, activité et logistique)
X
Organisation d’une journée dédiée
à la communauté francophone locale
X X
Frais d’honoraires et frais de déplacement des
conférenciers
X
Frais d’hébergement des conférenciers et des
participants
X
Location et aménagement des salles : une salle
plénière,
trois salles d’ateliers, une salle servant de quartier
général
et une salle de presse et de relations publiques
X
Soutien technique audiovisuel
pour la durée de la formation
X X
Communications et promotion de l’événement X X
Recherche de partenaires financiers X X
Total
9
LE CENTRE DE LA FRANCOPHONIE
DES AMÉRIQUES, C’EST AUSSI :
2, côte de la Fabrique, Case postale 110, succ. Haute-Ville, Québec (Québec) CANADA G1R 4M8
Téléphone : 418 646-3300 • Sans frais : 1 877 646-3322 • Télécopieur : 418 646-3232
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www.francophoniedesameriques.com
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