Projektstrukturplan

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Projektstrukturplan, Arbeitspakete, Nutzen und Aufbau von Projektstrukturplänen

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Projektstrukturplan

  1. 1. Workshop ProjektmanagementProjektplanung: ProjektstrukturplanMai 2013
  2. 2. Projekt strukturieren• Was soll geliefert werden?• Bis wann soll geliefert werden?• Wie ist das Kostenbudget?• Wer sind die Beteiligten/Betroffenen (Stakeholder)?• Kunden• Geschäftsführung• Kollegen• Lieferanten• Anlieger, Nachbarn• Banken• Sonstige
  3. 3. ProjektstrukturplanDIN 69 900:"hierarchisch über verschiedeneGliederungsebenen aufgebauteDarstellung des Projekts".ProjektTeilaufgabeArbeitspaketFunktionsbereiche
  4. 4. ProjektstrukturplanProjektTeilaufgabeArbeitspaketFunktionsbereiche Objekte
  5. 5. Teilaufgaben und Arbeitspakete• Teilaufgabe:•Kann weiter zerlegtwerden• Arbeitspaket:•Kann nicht weiter zerlegtwerden•Kann auf einer beliebigenStrukturebene liegen
  6. 6. Folie11• Projekt Nr.• Gehört zu Teilaufgabe• Arbeitspaket Nr.• Arbeitspaketbeschreibung• Ziel• Aktivitäten• Voraussetzungen und notwendige Zulieferungen• Verantwortlich• Termine• Anfangstermin• Endtermin• Kalkulierte Kosten z.B.• Engineering• Material• Fertigungslöhne• TransportArbeitspakete definieren
  7. 7. Wozu der Fokus auf Arbeitspakete?• Die „action method“ von Scott Belsky (Making Ideas Happen)–Grundannahme: Alles ist ein Projekt: Vorbereitung einer Präsentation,Personalentwicklung für einen Mitarbeiter, ein neues Auto kaufen,…–Jedes Vorhaben wird auf drei Grundelemente heruntergebrochen:Action steps (Arbeitspakete): konkrete Aufgaben, die dasVorhaben voranbringenReferences: Hintergrundinformationen, Memos, Protokolle,sonstiger Schriftverkehr der archiviert werden sollBackburner Items: Punkte die im Moment noch nichthandlungsorientiert sind, aber dies in Zukunft werden können(Chancen): Dem Kunden im richtigen Moment eine Zusatzleistungverkaufen, eine Idee die vielleicht verwirklicht werden kann etc.
  8. 8. Arbeitspakete bringen das Projekt voran• Im Projekt müssen wir uns auf die actions steps fokussieren, da dieseunmittelbar handlungsorientiert sind und dies die einzigen Punktesind, die das Projekt wirklich voranbringen ->Selbstorganisation.• Oscar Wilde sagte:“ Action is the last resource of those who know not how to dream. ”Das darf er auch sagen, denn er ist kein Projektleiter im 21. Jahrhundert
  9. 9. Arbeitspakete im Projekt• Auch wenn der Projektleiter kreativ sein soll bei der Identifikation vonChancen im Projekt, muss sein Fokus auf der Durchführung liegen.• Bei Forschungsprojekten gilt dies möglicherweise nur inabgeschwächter Form. Neue Chancen können zu einer bewusstherbeigeführten Richtungsänderung führen
  10. 10. Arbeitspakete definieren• Wichtig: Nur ein Verantwortlicher• Erfüllung bzw. Beendigung der Arbeitspakete muss überprüfbar sein• Auch extern vergebene Dienstleistungen/Zulieferungen alsArbeitspakete definieren• Vor Allem bei neuartigen Projekten Brainstorming oder Mindmapping zurFestlegung der Arbeitspakete• Die Arbeitspakete werden durch die jeweils Verantwortlichen unterAufsicht der Projektleitung definiert• “ Ein Arbeitspaket ist möglichst als ein in sich geschlossenesLeistungselement zu definieren - mit klaren einfachen Abgrenzungenund Schnittstellen zu anderen Arbeitspaketen.” Andreas, D.; Sauter, B.;Rademacher, G.: Projekt-Controlling und Projektmanagement im Anlagen- undSystemgeschäft. Frankfurt/M. 5. Auflage 1992• Ein Arbeitspaket sollte soweit möglich einer Projektphase zuzuordnensein
  11. 11. Arbeitspakete definieren• Die für das Arbeitspaket geplante Zeit sollte verglichen mit derProjektdauer nicht zu groß sein. Ansonsten ist es schwierig, denFortschritt im Arbeitspaket zu messen und einzuschätzen.• Notfalls das Arbeitspaket weiter in Vorgänge aufteilen.• Für die Kostenkontrolle ist es wichtig, sich an die Vorgaben des ERP-Systems zu halten, um die Kosten den Arbeitspaketen möglichst 1:1zuordnen zu können.• Moderne ERP-Systeme haben Projektmodule, welche auf diespezifischen Anforderungen des Projektcontrolling zugeschnitten sind.• Die Größe des Arbeitspakets (z.B. gemessen in Mitarbeiterwochen) istauch vom Risiko der Aufgabe abhängig. Routinearbeiten können ingrößere Arbeitspakete zerlegt werden als risikoreiche Projektaufgaben.
  12. 12. Gliederung des Projektstrukturplans• Grundsätzlich möglich sind die Objekt- und die Verrichtungsgliederung.• Auf den obersten Ebenen sollten die Teilaufgaben aus dem Vertrag abgeleitetsein, d.h. bei Liefergeschäften in der Regel zumindest teilweiseobjektorientiert.• Die Arbeitspakete sind natürlich immer verrichtungsorientiert („action points“).
  13. 13. Der PSPKraftwerkTurbineKonstruktion Fertigung TransportGenerator ProjektmanagementTechnischeDokumentationObjekt-orientiertVerrichtungs-orientiertObjekt-orientiertTeilaufgabenVerrichtungs-orientiertArbeitspakete
  14. 14. • Bieten sich an, wenn ähnliche Projekte mehrmals und durchunterschiedliche Projektleiter durchgeführt werden• Vorteile: einheitliches Vorgehen bei der Erstellung Checkliste bei Auslegung als Maximalplan -> Wirken damit der Gefahrentgegen, relevante Punkte zu vergessen Verringerung des Planungsaufwands Erfahrungsdaten für standardisierte ArbeitspaketeStandardprojektstrukturpläne
  15. 15. • Am Wichtigsten: Ein vollständiger Projektstrukturplan ist dieGrundlage für die Kommunikation im Projekt• Grundlage für die Ablauf- und Terminplanung• Grundlage für die Projektkostenplanung bzw.Projektkostenschätzung und das projektbegleitendeKostencontrolling• Basis für die projektbegleitende Dokumentation und dieGliederung des PflichtenheftsZweck des Projektstrukturplans
  16. 16. • Grundlage für die Zuweisung von Aufgaben und Verantwortung imProjekt• Basis für die arbeitspaketbezogene Risikoanalyse• Erledigung eines Arbeitspakets als Mikromeilenstein• Mittel für die Strukturierung von Projektsitzungen– z.B. Verbrauchte Stunden in % versus Abarbeitungsstand in %– Erreichung der „Mikromeilensteine“Zweck des Projektstrukturplans
  17. 17. Wichtig dabei• Projektstrukturplan muss vollständig sein• Er muss ständig aktualisiert werden, z.B. wenn neue Teilaufgaben oderAPs dazukommen wie–Zusatzaufträge–Unvorhergesehenes• Projektstrukturpläne sollten einheitlich im Unternehmen erstellt werden,damit sich alle, auch sporadisch dazukommende Mitarbeiter schnell inihnen zurechtfinden.
  18. 18. Projekt: 08/15 Projektleiter : Müller Stand: 01.08.2012ArbeitspaketEntwurfSchaltschrankArbeitspaketStücklisteerstellenJuliJahr 2012August Sept. Oktober Nov.ArbeitspaketMaterial bestellenArbeitspaketSchaltschrankmontierenTerminplanung Balkenplan (Ausschnitt)
  19. 19. Unser Training Center in Braunschweig
  20. 20. Der Trainer Name: Bernd Stolte Geboren 1963 in Braunschweig BWL-Studium in Braunschweig und Göttingen) Über 20 Jahre Erfahrung im Technischen Verkauf und imManagement von internationalen Projekten Auslandserfahrungen in mehr als 20 Ländern weltweit Fürhungserfahrung seit 2001 2006 - 2009 Geschäftsführer eines Maschinenbau-Unternehmens in den Niederlanden 2009-2012 Geschäftsführer einer Automatisierungsfirma Seit 2010 freiberuflicher Trainer (Coaching38) Seit 2012 Geschäftsführender Gesellschafter bei inlingua – IBSSprachschule GmbH in Braunschweig
  21. 21. KontaktVerwaltung:Auf dem Klinte 138162 Cremlingen / Germanywww.coaching-38.deinfo@coaching-38.deTelefon +49-531-46 114Training Center:Waisenhausdamm 1238100 Braunschweig / GermanyPhone +49-531-46 114

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