Na een algemene inleiding over het onderwerp kregen deelnemers werkende principes aangereikt door Berenschot om zelforganisaties in de eigen praktijk vorm te geven. Verder werd een casus in de VVT behandeld en werden trends rond ICT in landurige zorg belicht. U kunt hier de presentatie van Berenschot downloaden.

1. 1 Zelforganisatie in de zorg
Waarom, wat en hoe?

2. Waarom doen we het?
2
Zelforganiseren…
• De kwaliteit van zorg en dienstverlening van patiënten centraal stellen
• Flexibele organisatie, zodat er makkelijker kan worden meebewogen met andere
doelgroepen, andere zorgvragen of zorgverlening op een andere plek
• Goed werkgever zijn, waar medewerkers met plezier en betrokkenheid werken
• Ondernemerschap en vakmanschap
• Financieel gezonde organisatie
Het werken in zelforganiserende teams helpt bij het bereiken van
deze doelen. Het is daarmee ook een middel, geen doel op zich.
Onderzoek Matthijs Almekinders, 2006 ‘Teams beter thuis in de zorg’ & Evaluatie uit eerste teams bij thuiszorg Amstelring, 2012’De nieuwe thuiszorg naar wijkgerichte en zelfsturende teams
Medewerker
OrganisatieCliënt
• Hogere betrokkenheid
• Ruimte voor persoonlijke ontwikkeling
• Grip op lastige cliëntsituaties
• Betere productiviteit
• Minder overhead
• Aantrekkelijke werkgever (boeien en verbinden)
• Lager ziekteverzuim
• Betere aansluiting persoonlijke
wensen cliënt
• Sneller inspelen op verstoringen
• Minder verschillende gezichten
(vertrouwen en nabijheid)

3. Wat is dat?
3
Zelforganiseren…
• De directe zorg en ondersteuning aan cliënten / patiënten en de focus op hun
eigen regie en welbevinden is leidend
• Dát bepaalt hoe de organisatie en de werkprocessen worden ingericht
• En dit betekent een kanteling in denken en organiseren
3
WAT HEEFT U
NODIG?
WAT HEEFT U
NODIG?
CLIËNT EN INFORMELE
NETWERK
ZORGPROFESSIONALS MANAGEMENT EN
ONDERSTEUNING

4. 4
• Een blauwdruk voor het werken met zelforganiserende teams bestaat niet
• Elke organisatie: en/of onderdeel van een organisatie:
• start met een andere beginsituatie
• heeft haar eigen sterke en zwakke kanten
• heeft een eigen organisatiecultuur
• en een eigen veranderingsvoorkeur
• Het invoeren van zelforganisatie moet daar bij aansluiten.
• Wel zijn er aan aantal werkende principes…
4
Zelforganiseren…
Hoe doe je dat?

5. 2 Zelforganisatie in de zorg
Werkende principes
5

6. 6
• De visie van de organisatie, ook ten aanzien van zelforganisatie en het
dienstverleningsconcept, en de kernwaarden zijn:
• helder, kort en krachtig geformuleerd vanuit het belang van de cliënt
• bekend bij alle medewerkers
• door de medewerkers in hun eigen bewoordingen vertaald naar de betekenis voor
hun eigen werk
• een meetlat bij keuzes, beslissingen en discussies
• Bestuurder, directie en management tonen voorbeeldgedrag in het nastreven van deze
visie en kernwaarden
Werkende principes
1. Zorg voor strategische helderheid

7. Visie op
dienstverlening en
zelforganisatie
Structuur
Processen
Cultuur
Middelen
7
Werkende principes
2. En vervolgens voor een consequente vertaling
• Opleidingen
• Stuurinformatie
• ICT-systemen en devices
• Omvang MT en teams
• Coördinatie mechanismen
• Landelijk, regionaal en/of
lokaal
• Centrale en/of decentrale
ondersteuning
• TBV-verdeling
• Evenwichtige
teamsamenstelling
• Gewenst gedrag
medewerkers & teams
• Wijze van inrichting
• Besluitvorming
• Eigenaarschap
• TBO-cyclus

8. • Sluit aan bij de eigen veranderstijl van de organisatie en/of van het betreffende
organisatieonderdeel
• Zoek hierbij naar de balans tussen ‘blauw’ en ‘wit’ (structuren en plannen vs.
natuurlijke ontwikkelingen bevorderen en faciliteren)
• Richt een project- of programmaorganisatie in, inclusief besluitvormingsproces,
communicatie, planning en budget
• Betrek alle gremia: COR, CCR en RvT/RvC. En indien het een
organisatieonderdeel betreft uiteraard ook de RvB.
8
Werkende principes
3. Faciliteer het ontwikkelingsproces

9. Op basis van literatuur weten we:
• “Afhankelijk van de uitgangssituatie kan het twee tot vijf jaar duren voor het
complete organisatieveranderingsproces rondom de invoering van
zelforganiserende teams voltooid is”
&
• “Binnen een half jaar zijn vaak de eerste resultaten al zichtbaar”
De praktijk, althans in de zorg, blijkt wat weerbarstiger…. Het vinden en behouden
van het juiste tempo blijft een uitdaging:
• Verklaar niet van de één op de andere dag leidinggevenden en ondersteunend
personeel boventallig
• Betrek medestanders bij de implementatie
• Stel wel heldere doelen en mijlpalen in de organisatie- en teamontwikkeling
9
Werkende principes
4. En neem hiervoor de tijd

10. • Onze kennis omtrent
zelforganisatie en bedrijfsvoering
hebben wij gebundeld in BeCOZ:
een spel ontwikkeld om
bestuurders, leidinggevenden en
medewerkers in de zorg te laten
ervaren wat de relatie is tussen
de primaire dienstverlening van
de organisatie, het werken met
zelforganisatie teams en de
aansluiting hierop vanuit de
bedrijfsondersteuning.
• Ook geeft het spel inzicht in
welke kaders en
implementatiestappen om welke
reden noodzakelijk zijn.
10
BERENSCHOT CANVAS ONDERSTEUNING EN ZELFORGANISATIE (BeCOZ)

11. 1. Diagnose van de IST situatie van teams en ondersteuning (eventueel met
Becoz spel).
2. Definiëren strategische speerpunten
3. Bepalen van de SOLL situatie op basis van de strategische speerpunten
4. Bepalen van de GAP
5. Definiëren van de kaders voor de implementatie
6. Implementatieplan
11
Aanpak

12. 3 Zelforganisatie in de zorg
Casus VVT instelling - HRM

13. Visie van de organisatie:
• We zijn in beweging. Naar elkaar toe. Elke dag ontmoeten mensen elkaar. Op
onze locaties, bij mensen thuis of op straat, klanten en medewerkers, elke dag ziet
iemand je staan. Door waar te nemen, te luisteren en ons te realiseren dat het
leven komt zoals het komt, leggen we de basis voor een aangenaam leven van
mensen. Een aangenaam leven betekent dat iemand kan zijn wie hij/zij is. Dat
mensen kunnen leven zoals zij dat willen. Dat ze er toe doen. Daar dragen wij
graag de zorg voor.
• Bij aangenaam leven hoort ook aangenaam werken. Onze medewerkers zijn onze
kracht en hebben de ruimte om invulling te geven aan de zorg voor onze klanten.
Wij willen dit met name realiseren door het werken met kleinschalige
zelforganiserende teams.
• En dit vraagt een passende ondersteuning: niet langer uitgaan van diverse functies
en afdelingen, maar omvorming van kolom naar proces denken.
Casus VVT-instelling

14. Inrichten van ‘het
medewerkersproces’:
• Samen met betrokken bij het
medewerkersproces (o.a.
zorgprofessionals, HR-adviseurs,
salarisadministratie, ICT-
medewerkers, etc.) verkenning
uitgevoerd naar huidige en
gewenste situatie
• Uitkomst is een nieuw ontwerp
van het medewerkersproces, met
een bijzondere focus op de
onderdelen werving & selectie én
administratieve indiensttreding
Casus VVT-instelling

15. Enkele vragen bij ontwerp en implementatie:
• Op wie heeft het proces betrekking: ook leerlingen, PNIL’ers, uitzendkrachten,
etc.?
• Hoe gaan we om met boventalligen én re-integranten?
• Wat is de rol van de leidinggevende, coach, het team en de individuele
medewerker?
Casus VVT-instelling
• Werken met een standaard
vaststellingsovereenkomst?
• Wat moet minimaal in een digitaal
personeelsdossier staan?
• Hoe gaan we digitaliseren?
• Op basis van profielen (OE en/of functie)
standaard rechten en middelen automatisch
toekennen?

16. 16
Teamvolwassenheid
Dimensie Fase 1 Fase 2 Fase 3 Fase 4
Professionaliteit Verkleinen van de kwetsbaarheid Team houdt opleidingsplan zelf bij Leden beoordelen en coachen
elkaar op de uitvoering
Team leidt a.d.h.v.
veranderingen nieuwe taken af
Taakverdeling Invoeren van eenvoudige
regeltaken
Team stemt direct op elkaar af en
regelt zelfstandig werkverdeling
Leden beoordelen en coachen
elkaar op regeltaken
Met de omgeving worden
zelfstandig afspraken gemaakt
Samenwerken Leiding verbetert het werkoverleg Opstellen van teamspelregels en
leden spreken elkaar hierop aan
Leden leren van elkaar Conflicten met de omgeving
worden zelfstandig opgelost
Resultaatgericht
werken
Leiding koppelt regelmatig de
prestaties van een ieder terug
Problemen worden systematisch
geanalyseerd en prestaties
verbeterd
Het team beslist mee over de
doelen van de organisatie
Het team stelt de doelen bij als
gevolg van veranderingen in
de omgeving

17. 1 Zelforganisatie en ICT
Trends in de langdurige zorg

18. 18
Zelforganisatie en ICT
Medewerker
OrganisatieCliënt

19. Heel
veel
12%
Veel
40%
Neutraal
28%
Weinig
20%
Informatie vraag van (relaties van) cliënten
- Zelfredzaamheid en duizenden apps
− ‘Tablet verdringt bord van schoot’ (CBS, 2015)
o 76% van de ouderen (65-75) gebruikt dagelijks internet t.o.v.
43% in 2006
o 55% van de ouderen hebben smartphone
o 96% van de huishoudens heeft internetaansluiting
19
Zelforganisatie en ICT
Cliënt
“Meer dan de helft van de respondenten is van
mening dat beeldschermzorg bij cliënten van grote
invloed is op de wijze waarop een organisatie over
vijf jaar zorg verleent”
- Berenschot

20. Heel veel
5%
Veel
16%
Neutraal
37%
Weinig
42%
Informatie vraag van (relaties van) cliënten
- Zelfredzaamheid en duizenden apps
20
Zelforganisatie en ICT
Cliënt
“42% van de respondenten zegt nu
weinig bezig te zijn met
beeldschermzorg bij cliënten”
- Berenschot

21. − (Relaties van) cliënten verwachten transparantie
(middels cliëntportalen)
− Cliënten zijn minder bang voor ICT dan ‘we’ denken
o Onderzoek Erasmus Universiteit (2014) naar
bereidheid om met tablets te gaan werken
21
Zelforganisatie en ICT
Cliënt

22. Informatie vraag van medewerkers
− Andere informatie behoefte van medewerkers
o Consumentenmarkt heeft veel invloed (Whatsapp, tablets)
• Vrouwen tussen 30-50 jaar, Whatsappen gemiddeld 40
minuten per dag
• Vrouwen tussen 30-50 jaar, gamen gemiddeld 22 minuten per
dag
o Kennis en vaardigheden verbeteren
o En .. vraagarticulatie wordt steeds beter (‘medewerkers weten
beter wat ze willen”)
22
Zelforganisatie en ICT
Medewerker

23. Oneens
37%
Eens
13%
Neutraal
29%
Niet van
toepassing
21%
Medewerkers zijn (nog) niet tevreden over hoe ICT-applicaties
(met name het ECD) hen ondersteunen in zelforganisatie
23
Informatie vraag van medewerkers
Medewerker
“13% van de respondenten is van mening
dat het ECD (zelforganiserende) teams
ondersteunt in hun informatiebehoefte”
- Berenschot

24. Medewerkers zijn (nog) niet tevreden over hoe ICT-applicaties
(met name het ECD) hen ondersteunen in zelforganisatie
Oneens
17%
Eens
25%
Neutraal
33%
Niet van
toepassing
25%
24
Informatie vraag van medewerkers
Medewerker
“25% van de respondenten is van mening
dat het ECD de zelforganiserende teams
goed ondersteunt” - Berenschot

25. Informatie positie van cliënt en medewerker
• Traditionele domeinen vervagen (cliënt, financieel, HRM):
• Generiek proces, met één portaal
• Team informatie (bijv. declarabiliteit)
25
Zelforganisatie en ICT Medewerker
Cliënt

26. Heel veel
20%
Veel
56%
Neutraal
20%
Weinig
4%
Informatie positie van cliënt en medewerker
• Informatie afkomstig van sensoren of ‘zelfmeetapps’
- Over 5 jaar meer informatie aanbod van andere bronnen dan het
ECD
26
Zelforganisatie en ICT Medewerker
Cliënt
“meer dan drie kwart van de respondenten is van
mening dat het smartphone apps invloed hebben
op de wijze waarop een organisatie over vijf jaar
zorg verleent” - Berenschot

27. Informatie positie van cliënt en medewerker
• Informatie afkomstig van sensoren of ‘zelfmeetapps’
- Over 5 jaar meer informatie aanbod van andere bronnen dan het
ECD
27
Heel veel
0%
Veel
9%
Neutraal
36%
Weinig
55%
Zelforganisatie en ICT Medewerker
Cliënt
“55% van de respondenten zegt nu weinig bezig
te zijn met smartphone apps ” - Berenschot

28. Informatie positie van cliënt en medewerker
• Big Data en het Internet of Things (IoT) -met zijn groeiende
hoeveelheid zelfmeetapps- bieden cliënten en zorgprofessionals
mogelijkheid om data te verzamelen en te combineren.
28
Zelforganisatie en ICT Medewerker
Cliënt

29. • Behoefte aan meer flexibiliteit in contracten
− SaaS & contracten
• ICT enabler voor realiseren van strategie
− inkoop – mogelijkheden om te digitaliseren
• Regelgeving omtrent informatiebeveiliging wordt strakker
− Europese privacy verordening
• ICT kosten stijgen
− Maar wat krijg ik er voor terug?
• Outsourcing van ICT infrastructuur en beheer wordt meer
gemeengoed
29
Zelforganisatie en ICT
Organisatie

30. • Teams hebben behoefte aan stuurinformatie
− Andere (verfrissende) blik van teams t.o.v. stuurinformatie
− 1 of 2 indicatoren per resultaatgebied
• Teams hebben behoefte aan informatie op 1 plek
− ECD biedt 80% van de (dagelijks) benodigde informatie
• Persoonlijke ervaring en beleving van de medewerker wordt belangrijk(-er)
− Is de vraag reëel?
• HRM processen ingericht op selfservice
• Teams hebben behoefte aan CRM
• Behoefte aan digitale kennisdeling
30
Zelforganisatie en ICT
Medewerker
Organisatie

31. 31
Wat betekent zelforganisatie voor de wijze waarop ik ICT moet organiseren?

32. 32
Wat betekent zelforganisatie voor de wijze waarop ik ICT moet organiseren (2)?
• Beslissende rol: besluitvorming over ICT-organisatie en beleid,
budgethouder.
• Aanbiedende rol: als leverancier leveren van ontwikkeling en beheer van
ICT.
• Vragende rol: als proceseigenaren (klant) articuleren van de behoefte aan
ICT.
• Regisserende rol: afstemming tussen proceseigenaren (klant) en ICT-
organisatie (aanbod).
• Strategische rol: advies over strategische mogelijkheden en toepassing van
ICT.
• Innovatieve rol: stimuleren ICT-innovaties en adviseren over externe ICT-
ontwikkelingen.
• Controlerende rol: controle op de uitvoer van beleid, het nakomen van ICT-
richtlijnen, en faciliteren van het investeringsproces.

33. 2 ICT waardebepaling

34. Waarom?
− ICT kosten stijgen (3% naar 5% afgelopen jaren)
− ICT vraag stijgt door (o.a.) zelforganisatie
− Zelforganisatie zet medewerker (en cliënt…) centraal en dus dient
ICT meer op hun wensen ingesteld te worden,
− maar dat moet goed georganiseerd worden.
− En de aanname is dat ‘alignment’ van ICT en de ‘business’
zorgen voor betere prestaties (Venkatraman)
34
ICT, zelforganisatie en het nut van waardebepaling

35. 35
Zelforganisatie en ICT waardebepaling - Medewerkers
• In hoeverre zijn medewerkers blij met het systeem?
• In hoeverre gebruiken ze het ook?
• Wat zijn de financiële baten voor de organisatie?
• Sluit ICT aan op onze organisatiedoelstellingen?
• Voorbeeld: ‘cliënt centraal’ en ontsluiting van het dossier voor de
cliënt
• Hoe volwassen is onze dienstverlening?

36. 36
ICT waardebepaling – wrap up (4)
ICT
kosten
ICT
waarde

37. 37
Berenschot Groep B.V.
Europalaan 40, 3526 KS Utrecht
T 030 - 2 916 916
Marco Jansen
• Senior consultant
• Sinds 2015 werkzaam bij Berenschot
• Voorheen informatiemanager bij een VVT-organisatie
• Gespecialiseerd in informatievoorziening en ICT
binnen zorgorganisaties
• 0610936822
• m.jansen@berenschot.nl
Eveline Castelijns
• Senior managing consultant
• Sinds 2009 werkzaam bij Berenschot
• Gespecialiseerd in zelforganisatie binnen
zorgorganisaties
• 06 57 99 72 44
• e.castelijns@berenschot.nl