Dokumen tersebut membahas tentang protokoler. Secara singkat, protokoler adalah serangkaian aturan yang mengatur tata cara pelaksanaan acara resmi seperti upacara, jamuan makan, dan kunjungan untuk menjamin berlangsungnya acara dengan tertib, teratur, dan menghormati kedudukan serta jabatan para pesertanya. Protokoler meliputi pengaturan ruang, tempat duduk, tata upacara, busana, surat-menyurat, dan administrasi.

1. PROTOKOLER

2. Introduction
• Setiap institusi baik pemerintah maupun swasta pasti akan menyelenggarakan
acara baik yang bersifat resmi maupun tidak resmi (hiburan). Sering kita
menyaksikan penyelenggaraan acara yang berjalan
lancar, tertib, khidmat, menarik, tetapi tidak kurang juga kita menyaksikan
penyelenggaraan acara yang berjalan kacau dan mengecewakan peserta
acara.
• Terkait dengan acara resmi, pada umumnya dibedakan dua jenis yaitu acara
resmi kenegaraaan seperti Upacara Penerimaan Duta Besar, Jamuan Makan
Malam Kenegaraan. Selain itu acara resmi non kenegaraan seperti Upacara
Pelantikan dan Serah Terima Jabatan, Upacara Penandatanganan Naskah
Kerjasama, Upacara Peresmian Gedung Baru, Upacara Pembukaan
Seminar, Kongres, Upacara Dies Natalis, Upacara Wisuda, Upacara
Pengukuhan Guru Besar, dll. Agar pemyelenggaraan acara tersebut dapat
berjalan seperti seharusnya, pelaksana kegiatan harus memahami tentang
protokoler dan pembawa acara.

3. Video Tentang Kegiatan Protokol

4. SEJARAH DAN PENGERTIAN PROTOKOL
• Awalnya, istilah protokol berarti halaman pertama yang dilekatkan pada sebuah manuskrip atau
naskah. Sejalan dengan perkembangan jaman, pengertiannya berkembang semakin luas tidak
hanya sekedar halaman pertama dari suatu naskah, melainkan keselurahan naskah yang isinya
terdiri dari catatan, dokumen persetujuan, perjanjian, dan lain-lain dalam lingkup secara nasional
maupun internasional.
• Perkembangan selanjutnya, protokol berarti kebiasan-kebiasan dan peraturan-peraturan yang
berkaitan dengan formalitas, tata urutan dan etiket diplomatik. Aturan-aturan protokoler ini
menjadi acuan institusi pemerintahan dan berlaku secara universal.
• Masalah protokoler ditujukan pada keberhasilan pelaksanaan suatu kegiatan dan pada hal-hal
yang mengatur seluruh manusia yang terlibat dalam pelaksanaan suatu kegiatan. Suatu kegiatan
apapun pada dasarnya merupakan pelaksanaan dari hasil kerja tahapan-tahapan sebelumnya.
Tahapan-tahapan tersebut diperlukan untuk menunjang suksenya puncak acara.
• Dalam Rapat Kerja Nasional-Rakernas Protokol tanggal 7-9 Maret 2004 di Jakarta disepakati
keprotokolan adalah ”Norma-norma atau aturan-aturan atau kebiasaan yang dianut atau diyakini
dalam kehidupan bernegara, berbangsa, pemerintah dan masyarakat.”
• Keprotokolan di Indonesia diatur dalam Undang-undang nomor 8 tahun 1987, ialah serangkaian
aturan dalam acara kenegaraan atau acara resmi yang meliputi aturan mengenai tata tempat, tata
upacara dan tata penghormatan kepada seseorang sesuai dengan jabatan atau kedudukannya
dalam negara, pemerintahan atau masyarakat.

5. Sejarah dan Pengertian Protokol
• Kata Protokol berasal dari Bahasa Yunani“Prot os” (yang
pertama) dan “Kolla”(lem atau perekat). Diartikan sebagai
lembaran perintah atau keputusan raja kepada rakyatnya. Kata
Protokol dibawa ke Indonesia oleh Belanda dan diterjemahkan
dalam Bahasa Inggris.
• Protokol adalah serangkaian aturan-aturan keupacaraan dalam
segala kegiatan resmi yang diatur secara tertulis maupun
dipraktekan, yang meliputi bentuk-bentuk penghormatan
terhadap negara, jabatan kepala negara atau jabatan menteri
yang lazim dijumpai dalam seluruh kegiatan antar bangsa.

6. Beberapa pengertian protokol
Menurut buku panduan lengkap dalam dunia diplomatik dan sosial
Protokol adalah seperangkat aturan tentang perilaku dalam tata
kehidupan resmi dalam upacara yang melibatkan pemerintah dan
negara serta wakil-wakilnya. Protokol adalah suatu pedoman tata cara
internasional.
Menurut pasal 1 ayat (1) UU Nomor 8 Tahun 1987 Serangkaian aturan
dalam acara kenegaraan atau acara resmi yang meliputi aturan
mengenai tata tempat, tata upacara dan tata
penghormatan, sehubungan dengan penghormatan kepada seseorang
sesuai dengan jabatan dan/atau kedudukannaya dalam
negara, pemerintahan atau masyarakat.

7. Ruang Lingkup Protokol
Penghormatan kedudukan, kebangsaan dan penghormatan
terhadap jenazah.
Perlakuan terhadap lambang kehormatan NKRI, pejabat negara
, pejabat pemerintah dan tokoh masyarakat tertentu.
Pengaturan kunjungan dan upacara dalam acara kenegaraan
dan acara resmi.

8. Jenis-jenis Kegiatan Protokol
Jenis-jenis kegiatan keprotokolan dapat meliputi:
a. Jenis kegiatan Umum/ Kenegaraan
Jenis Kegiatan yang bersifat umum dapat pula berlaku di tingkat
Universitas/ Perguruan tinggi/ Kedinasan instansi, antara lain berbentuk:
1) Upacara pelantikan dan serah terima jabatan
2) Upacara penandatanganan naskah kerjasama
3) Upacara sumpah pegawai
4) Upacara peresmian/ pembukaan gedung baru
5)
Peresmian pembukaan seminar, symposium, diskusi dan sebagainya

9. JENIS KEGIATAN PROTOKOL
b. Jenis kegiatan yang bersifat Universitas/ Perguruan tinggi
1) Upacara Dies Natalies
2) Upacara wisuda sarjana
3) Upacara pengukuhan guru besar
4) Upacara promosi Doktor/ Doktor Honoris Causa

10. Aspek-aspek protokol
Regulation yaitu menguasai berbagai keprotokolan.
 Preseance yaitu memberikan kelayakan kepada orang atau
lambang, pengaturan tata tempat, pengaturan tata ruang.
Appearance yaitu penampilan seseorang yang bernuansa keprotokolan.
Koordinasi yaitu hubungan kerjasama seluruh anggota dalam
pelaksanaan kegiatan.
 Etiket yaitu tata sopan santun.
Bahasa yaitu penggunaan bahasa indonesia yang baik dan benar.
Security yaitu pengamanan.
Leadership yaitu seorang protokol harus mencerminkan seorang
pemimpin.

11. Unsur-unsur dalam protokol
1. Tata cara
Acara/Upacara harus dilakukan dengan khidmad & tertib, menurut
aturan dan adat yang sudah tetap dan harus ditaati.
2. Tata krama
Diperlukan kata-kata yang baik dan tepat menurut tinggi-rendahnya
derajat pejabat, disesuaikan dengan peristiwanya.
3. Aturan
Acara/Upacara terikat pada rumus-rumus tertentu yang sudah tetap
(seating arrangement, tata tempat, perlakuan terhadap bendera/lagu
kebangsaan, lambang negara).

12. Strategi Keprotokolan
• Adalah suatu pernyataan mengenai arah dan tindakan yang diinginkan
meliputi rencana program dan tindakan manajemen untuk mencapai tujuan
yang diinginkan yang menumbuhkan kepuasaan baik dari
pimpinan, pengamat dan masyarakat upacara. Dibagi menjadi 2 antara lain :
• Arah yaitu bahwa setiap pelaku didalam upacara dapat mengetahui tentang
peranan, tentang fungsi kegiatan yang akan dilaksanakan sehingga tidak
memerlukan secara optimal dari protokol officers.
• Tindakan yaitu mengdakan identifikasi segala sesuatu yang berkaitan dengan
penyelenggaraan acara yakni sumber daya aparatur, organisasi sistem
kerja/manajemen dan lingkungan pendekatan analisis CSIA yaitu Critical Succes
Issues Analysis yang terdiri dari analisis kekuatan, kelemahan dan peluang
internal serta tantangan baik yang bersifat internal maupun eksternal
organisasi.

13. Strategi keprotokolan meliputi :
• Empowernent (pemberdayaan) yamg meliputi responsible, self esteem, dan vision.
• Authority (kewenangan) lebih ditekankan pada masalah hak khususnya hak untuk
mengambil keputusan dan memberikan perintah. Mewujudkan three order dan
kendalanya antara lain :
• Administration Order, aspek administrasi keprotokolan dapat dilaksanakn sesuai
dengan prosedur atau memenuhi SOP.
• Legal Order, aspek regulasi keprotokolan yang berkaitan dengan tata tempat. Tata
upacara, tata penghormatan dapat dilaksanakan sesuai dengan ketentuan.
• Service Order, aspek pelayanan dalam kegiatan keprotokolan yang berkaitan dengan
urusan penyambutan, penerimaan, pengurusann dan hal-hal yang berhubungan dengan
fasilitas pendukung, keseluruhannya dapat berjalan dengan baik sehingga
mendatangkan kesan memuaskan publik.

14. TUGAS UMUM PROTOKOL MELIPUTI 5
BIDANG
•
•
•
•
•
1. Tata Ruang
2. Tata Tempat
3. Tata Upacara
4. Tata Busana
5. Tata warkat
TATA RUANG
•
•
•
•
•
•
•
Pengaturan ruangan (classroom, teater, conference, dsb).
Lambang negara, bendera, gambar Presiden dan Wakil Presiden.
Meja, kursi, dan podium.
Tata cahaya.
Tata suara.
Dekorasi.
Perlengkapan upacara (sirine, gong, prasasti, dll).

15. KEDUA
TATA TEMPAT

Adalah norma yang berlaku dalamhal tata tempat duduk para pejabat yang didasarkan
atas kedudukannya dalam ketatanegaraan, kedudukan administratif / struktural dan
kedudukan sosialnya.

Tata tempat duduk.

Tata urutan memasuki kendaraan

Tata urutankedatangan dan kepergian / pulang.

16. KETIGA
• TATA UPACARA
Adalah tata urutan kegiatan, yaitu bagaiamana acara harus
dilaksanakan sesuai jenis aktivitasnya. Yang perlu diperhatikan adalah:
• jenis kegiatan
• bahasa pengantar
• materi aktivitas
• menyusun acara dengan urutan yang benar
• menyiapkan personil yang terlibat dalam suatu acarmenetapkan urutan
dan menghubungi yang akan memberikan sanbutan sesuai jenjang
jabatannya, pejabat tertinggi memberikan sambutan terakhir.

17. KEEMPAT DAN KELIMA
• TATA BUSANA Menetapkan pakaian yang harus dikenakan pada
suatu kegiatan protokoler baik oleh para pejabat / undangan
maupun petugas pelaksana kegiatan.
• TATA WARKAT Penataan administrasi surat menyurat dan
undangan yang berkaitan langsung dengan acara yang
dilaksanakan.

18. Kaitan Protokol dan Citra
• “MEDAN - Peran protokol bukan sekadar pembawa acara atau
petugas penerima tamu. Lebih dari itu tugas protokol sangat strategis
karena dapat ikut meningkatkan pembentukan citra sebuah
organisasi,perusahaan, atau institusi. Dengan peran ini, protokol pada
akhirnya identik dengan performa suatu instansi.
Demikian yang disampaikan Gubernur Sumatera Utara, Gatot Pujo
Nugroho, melalui Sekdaprovsu Nurdin Lubis saat membuka rapat
koordinasi Keprotokolan di Hotel Grand Aston City Hall, Medan, hari
ini.” WEDNESDAY, 23 OCTOBER 2013 00:10

19. Daftar Pustaka
•
•
•
•
Atie Rachmiatie, 2007. Etiket Keprotokolan,www.kopertis4.or.i d diakses pada
tanggal 15 juni 2011
Materi Keprotokolan. www.google.com
PP 62/1990, ketentuan keprotokolan mengenai tata tempat. www.google.com