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Hybride Archivierung mit PDF/A

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Vortrag der Callas Software auf dem BITKOM ECM Solutions Park zur DMS Expo 2012.

Referent: Olaf Drümmer, Geschäftsführer "callas Software"

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Hybride Archivierung mit PDF/A

  1. 1. Hybride ArchivierungNeue Standards - neue Möglichkeiten bei der Archivierung Dietrich von Seggern, callas software Stuttgart, 25.10.2012
  2. 2. “PDF/A-3: Use of ISO 32000-1 with support for embedded files”  PDF/A-”Hülle”  Archivtauglich  Mit Nicht-PDF/A-”Beigaben”  Archivtauglichkeit fraglich  Separat zu ermitteln  Keine Hintertür für Ausnahmen! 2
  3. 3. PDF/A-3: Technisches Konzept (1) PDF/A-2 mit Nicht-PDF/A-Beigaben plus: Art der Beziehung explizit angegeben  Quelle (Source)  Alternativ-Darstellung (Alternative)  Rohdaten (Data)  Ergänzendes (Supplement) 3
  4. 4. PDF/A-3: Technisches Konzept (2) Zuordnung der eingebetteten Dateien zu Objekten in der PDFA-Hülle:  Datei  Seite  Objekt auf der Seite (z.B. pro Bild)  Kommentar oder Formularfeld  Logische Struktureinheit (in tagged PDF) Zusätzlich/optional: Beschreibungstext Zusätzlich/optional: XMP-Metadaten 4
  5. 5. Dateien in PDFs einbetten: Früher... Der Klassiker:  Datei-Anhang (file attachment annotation) Die Moderne:  Kollektion (einfache Darstellung in der Bedienungsoberfläche)  Portfolio (Flash-basierte Präsentation) »Privates« Einbetten von Dateien  Immer schon an vielen Stellen in einem PDF möglich  Aber unspezifiziert (jeder macht was er will, nichts passt außer mit sich selbst zusammen) 5
  6. 6. ... und heute in PDF/A-3: »Verbundene Datei« Expliziter Bezug Art der Beziehung zwischen PDF und verbundener Datei definiert Besser auffindbar, auch von anderen Programmen Künftig auch in PDF 2.0 Kompatibel mit bisherigen Konstrukten 6
  7. 7. Beispiel 1  Die Originaldatei ist immer mit dabei 7
  8. 8. Szenario »Mein Dokument ist mein Archiv« Hybrides PDF Öffnen / Bearbeiten noch möglich  “PDF/A-Hülle” muß immer neu erzeugt werden 8
  9. 9. Anwendung »Geschäftsdokumente« Zweifelsfrei austauschen,  Jederzeit robuste, eindeutige Darstellung Jederzeit archivierbar  Keine spätere Konvertierung Trotzdem Ändern und Weiter/Wieder-Verwendung möglich Z.B. … Vertragssituationen:  So wie jetzt unterzeichnen?  Oder Quelle ändern, PDF erstellen und neu übermitteln? 9
  10. 10. Erzeugung und “Bearbeitung”  Auf längere Sicht  Integriert in die Anwendung  Bereits heute in Open Office oder Adobe Illustrator  System-basiert (DMS, ECM, Branchenlösung, …)  Derzeit nur händisch z.B. mit pdfaPilot oder einem “PDF- Programm” 10
  11. 11. Erzeugung und “Bearbeitung”  Derzeit händisch z.B. mit pdfaPilot oder einem “PDF- Programm”  Auf längere Sicht  Integriert in die Anwendung  Bereits heute in Open Office oder Adobe Illustrator  System-basiert (DMS, ECM, Branchenlösung, …) 11
  12. 12. Beispiel 2  Digitale PDF/A-3 Akte aus mehreren Dateien und Ordner-Strukturen 12
  13. 13. Szenario »Digitale Akte« Vorgänge, komplexe Sachverhalte, heterogene Daten  Ersatz für ZIP-Archive für den einfachen Transport von Dateistrukturen  So archivierbar wie möglich, so pragmatisch wie nötig  »Digitale Ausdrucke« zur robusten Archivierung Hybrider Ansatz mitunter auch einfach nur » kleinstes Übel« Wegen erforderlicher Prozesskontrolle in der Regel nur auf Basis eines entsprechenden Systems oder einer Fachanwendung 13
  14. 14. Anwendung Digitale Akten Klassiker: E-Mail-Eingang Umfangreiche Vorgänge zwischen mehrere Beteiligten über längere Zeit Kombination aus Planungs- und Produktionsdaten, Dokumentation, Marketing (z.B. auf dem Hintergrund rechtlicher Anforderungen) Architektur, Engineering, Konstruktion Allgemein: Daten aus vielen Programm-Quellen, von vielen Zulieferern 14
  15. 15. Umsetzung digitale Akten: pdfaPilot (1) PDF/A-3 Pakete mit pdfaPilot 15
  16. 16. 16
  17. 17. Umsetzung digitale Akten: pdfaPilot (2) PDF/A-3 Pakete mit pdfaPilot 17
  18. 18. 18
  19. 19. Umsetzung digitale Akten: pdfaPilot (3) PDF/A-3 Pakete mit pdfaPilot 19
  20. 20. Ansicht in Adobe Reader
  21. 21. Ansicht in Adobe Reader
  22. 22. Überlegungen für die Praxis Zu Risiken und Nebenwirkungen 23
  23. 23. Fragestellungen Was ist archivtauglich, und was nicht? Auf PDF/A-2 bestehen – oder PDF/A-3 zulassen? Wie den Überblick behalten und Regeln durchsetzen? Was nützt eine AutoCAD-Datei ohne AutoCAD? Was ist, wenn PDF und Quelle nicht »matchen«? Was ist mit der Quelle, wenn das PDF »geändert« wurde (z.B. Kommentare, Metadaten, Seiten entfernt oder eingefügt, mit anderem PDF zusammengeführt, …)? 24
  24. 24. Empfehlungen für die Praxis Beschreibungstext (Description) lohnt sich Wo immer möglich, XMP Metadaten einsetzen Prozesse einführen und regelmäßig überprüfen Integration in das Fachsystem anstreben Abläufe und Austausch robust gestalten  Moderne Konstrukte (verbundene Dateien) mit erprobten und intuitiv bedienbaren Funktionen (Dateianhänge) kombinieren  Kompatibilität mit älteren und anderen Anwendungen 25
  25. 25. Ernstfall proben Ausgangspunkt: »nackter« PC  Was muß alles getan werden, um die archivierten Daten nutzen zu können? Repräsentative Stichprobe archivierter Daten Protokoll nötiger Software und Schritte (Dokumentation) Archiv reproduzieren durch »schwarzes Team«  Was kann alles schief gehen? 26
  26. 26. PDF/A-3 in der Praxis PDF/A-3 Vorläufer  B-to-B-Rechnungen in Brasilien (PDF/A-1 mit eingebettetem XML)  Große Industrieunternehmen (z.B. Automotive)  XPersonenstandsregister Standard zur elektronischen Rechnung (in Arbeit bei BITKOM, FeRD u.a.) LuraTech PDF-Compressor callas pdfaPilot Adobe Acrobat 11 27
  27. 27. Über callas software: Expertise und Produkte Gegründet 1993, PDF Produkte seit 1997 h Beteiligt an der PDF/ISO-Normierung seit 1999 15 Mitarbeiter in Berlin Mitte PDF/A-Buch: “PDF/A kompakt” (auch in englisch, französisch, italienisch, spanisch) Produktfamilien:  pdfaPilot: Archivierung und PDF/A  pdfToolbox: Publishing und Print Automatisierung und Integration über: Hotfolder, Kommandozeile und Softwarebibliotheken Interaktive Desktop-Produkte: Standalone und PlugIns für Acrobat
  28. 28. Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit Dietrich von Seggern Business Development Manager d.seggern@callassoftware.com www.callassoftware.com
  29. 29. Das Video zum Vortrag sowie weitere Informationen gibt es unter: http://ecm-navigator.de/termine/hybride-archivierung-mit-pdfa Vortrag auf dem Forum des BITKOM ECM Solutions Park zur DMS Expo 2012 25. Oktober 2012, 13:30-14:00 Uhr 1

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