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Was für den optimierten Ablauf spricht       Schafft die Basis für die schrittweise Umsetzung/        Einführung einer BP...
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Ein Kundenbeispiel …
Klassifikation beim Posteingang von SIXT       Alle Eingangsdokumente werden am Ort        und zum Zeitpunkt ihres Eingan...
Folgeanwendung: Ordnungswidrigkeiten29.10.2012 /   Folie 12   AnyDoc Präsentation
Wichtig bei der Klassifikation       Hohe Erkennungsqualität                         State-of-the-art Klassifikationstec...
Klassifikationsmethoden                                                             Datei, Bild, Quelle, Dimensionen...   ...
AnyDoc®CLASSIFY™: Flexibilität durch Modularität29.10.2012 /   Folie 15      AnyDoc Präsentation
Beispiel: AnyDoc®CLASSIFY™       Flexibler Klassifizierungsworkflow                Inkl. 60+ Werkzeuge mit einfacher Dra...
In der Fachabteilung:                          Eingangsrechnungen effizient verarbeiten29.10.2012 /   Folie 17            ...
Moderne Rechnungsverarbeitung       Automatische Erfassung von        Eingangsrechnungen       Automatisierte formelle  ...
Beispiel: AnyDoc®INVOICE™ Standard-Applikation29.10.2012 /   Folie 19    AnyDoc Präsentation
Beispiel: AnyDoc®INVOICE™ Individual-Lösung29.10.2012 /   Folie 20   AnyDoc Präsentation
Kurzvorstellung AnyDoc Software       Spezialist für Software zur automatischen        Dokumentenerkennung und –verarbeit...
Einige unserer über 3’500 Kunden      Banken,      Industrie, Handel,   Dienstleistungs-   Öffentl. Verwaltung,   Versorge...
Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!   Wir freuen uns auf Ihren Besuch auf dem   BITKOM-Stand (Halle 5 C55) oder bei   ALO...
Das Video zum Vortrag sowie weitere Informationen gibt es unter:http://ecm-navigator.de/termine/von-der-poststelle-die-fac...
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Von der Poststelle in die Fachabteilung: Effizientere Prozesse und besserer Kundenservice durch Multi-Channel Prozessautomatisierung

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Vortrag von AnyDoc Software auf dem BITKOM ECM Solutions Park zur DMS Expo 2012.

Referent: Dr. Rainer Czech, Vertriebsleiter, AnyDoc Software

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Von der Poststelle in die Fachabteilung: Effizientere Prozesse und besserer Kundenservice durch Multi-Channel Prozessautomatisierung

  1. 1. Von der Poststelle in die Fachabteilung: Effizientere Prozesse und besserer Kundenservice durch Multi-Channel Prozessautomatisierung Dr. Rainer Czech AnyDoc Software Deutschland GmbH29.10.2012 / Folie 1 AnyDoc Präsentation
  2. 2. Agenda Von der Poststelle in die Fachabteilung  Ist-Situation  Die Vorteile des optimierten Ablaufes In der Poststelle: Dokumente und E-Mails automatisch klassifizieren  Anforderungen  Kundenbeispiele In der Fachabteilung: Eingangsrechnungen effizient verarbeiten Kurzvorstellung AnyDoc Software  Besuchen Sie uns auf dem BITKOM-Stand (Halle 5 C55)  oder bei ALOS (Halle 5 C15)29.10.2012 / Folie 2 AnyDoc Präsentation
  3. 3. Unser heutiges Thema … auf einen Blick Digitale Prozesse und Akten Abteilungen, Mitarbeiter, SystemeEingangspostEmails, …
  4. 4. Ist-Situation Die tägliche Dokumentenbearbeitung (Hauspost, E-Mails, Fax, SMS,…) belastet die Organisation und verursacht erhebliche Produktivitäts- und Qualitätsverluste.29.10.2012 / Folie 4 AnyDoc Präsentation
  5. 5. Der optimierte Ablauf Dokumente werden früh digitalisiert, automatisch klassifiziert, verarbeitet und den entsprechenden Geschäftsprozessen zugewiesen, verteilt und archiviert.29.10.2012 / Folie 5 AnyDoc Präsentation
  6. 6. Was für den optimierten Ablauf spricht Schafft die Basis für die schrittweise Umsetzung/ Einführung einer BPM-Strategie. Unterstützt ortsunabhängige Arbeitsformen Steigert die Auskunftsbereitschaft Beschleunigt und verbessert den Informationsfluss Befreit kostbare Mitarbeiter-Ressourcen von Routine- Arbeiten Erhöht die Messbarkeit und Effizienz der Arbeitsabläufe Erhöht die Compliance mit internen und externen Vorgaben29.10.2012 / Folie 6 AnyDoc Präsentation
  7. 7. In der Poststelle: Dokumente und Emails automatisch klassifizieren29.10.2012 / Folie 7 AnyDoc Präsentation
  8. 8. Dokumente erkennen - Terminologie Klassifizieren: Um welche Art von Dokument handelt es sich?  «Klassen» (Dokumenttypen) sind unternehmensseitig vorgegeben  Bestimmt durch Organisations-/Prozess- und/oder Aktenstruktur Indexieren: Welche weiteren Daten werden zur korrekten Zuordnung und Ablage benötigt?  Kunden-Nr., Lieferanten-Nr., Personal-Nr., Patienten-Nr., …  Rechnungs-Nr., Bestell-Nr., Vertrags-Nr., Versicherungs-Nr., … Extrahieren: Welche relevanten Daten sollen automatisch mit ausgelesen werden?  Rechnungen/Gutschriften: automatische Rechnungsverarbeitung  Anträge: automatische Erfassung & Kontrolle  etc.29.10.2012 / Folie 8 AnyDoc Präsentation
  9. 9. Email-Klassifizierung Eingehende Emails stellen viele Unternehmen vor besondere prozesstechnische & organisatorische Herausforderungen „Email-Flut“ führt zu Engpässen bei der gewünschten „taggleichen“ Erstbearbeitung  Adressänderungen, Bescheinigungen, …  Anfragen, Beschwerden, … Das Ideal: Emails im gleichen Prozess wie gescannte Papierpost bearbeiten, indexieren und weiterleiten können  Existierende Lösungen im Bereich frühes Scannen bieten diese Möglichkeit oftmals nicht oder nur sehr eingeschränkt Emails sind vielfach „sehr kompliziert“ …29.10.2012 / Folie 9 AnyDoc Präsentation
  10. 10. Ein Kundenbeispiel …
  11. 11. Klassifikation beim Posteingang von SIXT Alle Eingangsdokumente werden am Ort und zum Zeitpunkt ihres Eingangs an den verschiedenen Standorten gescannt SIXT kennt als Konzern 4 Mandanten mit derzeit 65 Dokumentenklassen Je nach Mandant sind für die verschiedenen Dokumentenklassen unterschiedliche Adressaten hinterlegt29.10.2012 / Folie 11 AnyDoc Präsentation
  12. 12. Folgeanwendung: Ordnungswidrigkeiten29.10.2012 / Folie 12 AnyDoc Präsentation
  13. 13. Wichtig bei der Klassifikation Hohe Erkennungsqualität  State-of-the-art Klassifikationstechnologie  Nutzung aller relevanten Dokumentenmerkale Einfache Bedienung und Handhabbarkeit  Ergonomie der Arbeitsplätze  Einfache Trainierbarkeit  «Short time to application» Flexibilität der Lösung  Unternehmen, Strukturen, Prozesse ändern sich ständig!  Multi-Channel-Verarbeitung  Modularität statt «Black box»29.10.2012 / Folie 13 AnyDoc Präsentation
  14. 14. Klassifikationsmethoden Datei, Bild, Quelle, Dimensionen... Mathematische Verfahren (Inhalt und Beziehungen) Schlüsselwörter und Texte (positive/ negativ) Rechenleistung Vergleich von Inhalten (DB & Regeln) Formular- & FreiForm- Verarbeitung Digitaler Fingerabdruck (Seiten & Zonen) Barcode (1D / 2D) Grösse, Format, Quelle (cm, KB, .tif, .jpg….) Selbstlernend und Feineinstellungen29.10.2012/ Folie 9 AnyDoc Präsentation
  15. 15. AnyDoc®CLASSIFY™: Flexibilität durch Modularität29.10.2012 / Folie 15 AnyDoc Präsentation
  16. 16. Beispiel: AnyDoc®CLASSIFY™ Flexibler Klassifizierungsworkflow  Inkl. 60+ Werkzeuge mit einfacher Drag & Drop Funktion  Keine Programmierkenntnisse erforderlich  Geringer Trainingsaufwand  Mehrere Hierarchiestufen für die Klassifikation Multi-Channel-/ Multi-Format-Verarbeitung  Integrierte Email-Klassifikation Zentrales System- und Produktionsmanagement Frei skalierbar29.10.2012 / Folie 16 AnyDoc Präsentation
  17. 17. In der Fachabteilung: Eingangsrechnungen effizient verarbeiten29.10.2012 / Folie 17 AnyDoc Präsentation
  18. 18. Moderne Rechnungsverarbeitung Automatische Erfassung von Eingangsrechnungen Automatisierte formelle Rechnungsprüfung Automatisierte Identifikation von Buchungskreisen Automatisierter Bestellabgleich Echte Freiformerkennung =unabhängig vom Layout Eingangsrechnungen effizient verarbeiten Erweiterbar auf andere Dokumenttypen - „Mandantenfähigkeit “29.10.2012 / Folie 18 AnyDoc Präsentation
  19. 19. Beispiel: AnyDoc®INVOICE™ Standard-Applikation29.10.2012 / Folie 19 AnyDoc Präsentation
  20. 20. Beispiel: AnyDoc®INVOICE™ Individual-Lösung29.10.2012 / Folie 20 AnyDoc Präsentation
  21. 21. Kurzvorstellung AnyDoc Software Spezialist für Software zur automatischen Dokumentenerkennung und –verarbeitung  Innovative Lösungen für alle Aufgabenstellungen rund um die automatisierte Posteingangs- und Dokumentenverarbeitung Seit 1989 erfolgreich tätig Über 3’500 begeisterte Kunden weltweit Internationales Vertriebs- und Servicenetz29.10.2012 / Folie 21 AnyDoc Präsentation
  22. 22. Einige unserer über 3’500 Kunden Banken, Industrie, Handel, Dienstleistungs- Öffentl. Verwaltung, Versorger Versicherungen Reise Unternehmen Gesundheitswesen
  23. 23. Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Wir freuen uns auf Ihren Besuch auf dem BITKOM-Stand (Halle 5 C55) oder bei ALOS (Halle 5 C15)!29.10.2012 / Folie 23 AnyDoc Präsentation
  24. 24. Das Video zum Vortrag sowie weitere Informationen gibt es unter:http://ecm-navigator.de/termine/von-der-poststelle-die-fachabteilung-effizientere-prozesse-und- besserer-kundenservice-durch-multi-channel-prozessautomatisierung Vortrag auf dem Forum des BITKOM ECM Solutions Park zur DMS Expo 2012 25. Oktober 2012, 10:30-11:00 Uhr 1

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