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Enterprise-Anforderungen an ECM Lösungen

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Vortrag von Zöller & Partner auf dem BITKOM ECM Solutions Park zur DMS Expo 2012.

Referent: Holger Jischke, Berater, Zöller & Partner GmbH

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Enterprise-Anforderungen an ECM Lösungen

  1. 1. Holger Jischke, Zöller & PartnerEnterprise-Anforderungen an ECM-Lösungen DMS Expo, Stuttgart 2012
  2. 2. Überblick  Das „E“ in ECM (Enterprise Content Management)  Ähnliche Anforderungen von Großunternehmen und mittelständischen Unternehmen – Benutzerverwaltung – Mandantenfähigkeit – Transportsystem – Mehrsprachigkeit / Locale Support – Schnittstellen und Entwicklungswerkzeuge – Verfügbarkeit, Skalierbarkeit und Virtualisierung – Administration & Monitoring – Rechenzentrumsbetrieb – …  Woran scheitert oftmals der Ausbau der Abteilungslösung zur unternehmensweiten ECM-Lösung?© Zöller & Partner GmbH, www.zoeller.de Enterprise Anforderungen, DMS Expo 2012 2
  3. 3. Unterschiedliche Perspektiven  Notwendigkeit zur Abdeckung unterschiedlicher Anforderungen: Anwendergruppen, IT- Infrastruktur, vorhandene ECM-Lösungen, Recht/Compliance© Zöller & Partner GmbH, www.zoeller.de Enterprise Anforderungen, DMS Expo 2012 3
  4. 4. Benutzerverwaltung  ECM-Einführung = Organisatorisches Projekt – Benutzer, Gruppen und Rollen zur Abbildung von Auf- und Ablauforganisation  Standard – Integration mit bestehenden Benutzerverwaltungen (LDAP / AD) – Inklusive SSO, Benutzer- & Gruppensynchronisierung  Besondere Anforderungen – Mehrere parallele ADs – Fail-Over-Mechanismen bei Anmeldung über einen AD-Service – Externe Indentity Management (IdM) Lösungen (z.B. Sun One Directory Server als Authentifizierungsdienst) – (zusätzliche) Authentifizierung über Drittsysteme (z.B. SAP) – Unterschiedliche Benutzerverzeichnisse mit unterschiedlichen Anmeldeverfahren – …  Projektspezifische Umsetzung – Knowhow – Offene (und gleichzeitig Release-fähige) Schnittstelle© Zöller & Partner GmbH, www.zoeller.de Enterprise Anforderungen, DMS Expo 2012 4
  5. 5. Mandantenfähigkeit  Aufwand für Konfiguration, Administration und Systempflege  Unterstützung mandantenabhängiger und mandantenübergreifender Einstellungen und Objekte – Konzernweite Vorgaben bzgl. Dokumentklassen, Aufbewahrungsfristen, Indexkriterien – Generelle Ablagestrukturen – Standardisierte Branchenkataloge – Einheitliche Genehmigungsverfahren – Firmenkalender – Anbindung an Drittsysteme: ERP, Portal, LDAP, …  Sonderfälle – Import-/Exportszenarien, Mandantensplittung – Evtl. Zusammenarbeit über Mandantengrenzen hinweg – Scanbetrieb© Zöller & Partner GmbH, www.zoeller.de Enterprise Anforderungen, DMS Expo 2012 5
  6. 6. Transportsystem  Transport der Konfigurationseinstellungen – Masken – Optionen und Einstellungen – Strukturen – Abläufe / Workflows – Customizing – Skripte – Berechtigungen – Benutzer- und Gruppenzuordnungen  Hilfestellung bei Mehrmandantenbetrieb  Verteilung von Lösungen© Zöller & Partner GmbH, www.zoeller.de Enterprise Anforderungen, DMS Expo 2012 6
  7. 7. ECM-Integration in Kernanwendungen© Zöller & Partner GmbH, www.zoeller.de Enterprise Anforderungen, DMS Expo 2012 7
  8. 8. Schnittstellen und Entwicklungssysteme  Standard-Schnittstellen – ERP: SAP, NAV, infor, … – Mail / Groupware: Outlook / Exchange, Notes / Domino, Groupwise, …  Dateischnittstellen – z.B. XML, CSV – evtl. Verzeichnisüberwachung  Programmierschnittstellen – API (Application Programming Interface) – Webservice – Umfang, Stabilität, Release-Fähigkeit  Komponentenübergreifende Durchgängigkeit – Durchgängiges Entwicklungs-, Integrations- und Automatisierungsframework – Komponenten- / Plattformübergreifend© Zöller & Partner GmbH, www.zoeller.de Enterprise Anforderungen, DMS Expo 2012 8
  9. 9. Mehrsprachigkeit & Locale Support  Benutzeroberflächen  Multi-Language-Support – Masken – Indexwerte – Strukturen – Suche  Korrekte Sortierfolge basierend auf dem lokalen Zeichensatz – Latin 1 (ISO-8859-1): Westeuropa – Latin 2 (ISO-8859-2): Mittel- und Osteuropa – Latin 5 (ISO-8859-9): Türkei – ... – Unicode  Landesspezifische Nummern-, Währungs- und Datumsformatierung bei Anzeige und Eingabe© Zöller & Partner GmbH, www.zoeller.de Enterprise Anforderungen, DMS Expo 2012 9
  10. 10. Verfügbarkeit, Skalierbarkeit und Virtualisierung  Server-Dienste – idealerweise Multi-CPU-, Multi-Core- und Multithreading-fähig – Durchsatzsteigerung durch zusätzliche Ressourcen (physikalisch / virtuell)  (Integrierte) Clustering- & Loadbalancing-Konzepte  Hochverfügbarkeit  Virtualisierung  Nutzung vorhandener Infrastruktur – Server – Storage – Datenbanken – Application Server© Zöller & Partner GmbH, www.zoeller.de Enterprise Anforderungen, DMS Expo 2012 10
  11. 11. Betriebs-Anforderungen  Unterstützung des Administrators – Leistungsfähige und gleichzeitig verständliche Admin-Tools – Arbeitsplatzunabhängig, Web-Konsole – Zentrale Administration ("Single-Point-of-Administration"), über Mandantengrenzen hinweg – Keine Änderung direkt in Datenbanktabellen, Registry, Konfigurationsdateien, etc. – Verteilte Administration durch Fachadministratoren – Evtl. Administrationsfunktion nach Vier-Augen-Prinzip  Wartungsarbeiten ohne Betriebsunterbrechung  Monitoring – Tivoli, OpenView, Nagios, RHQ, … – Plugin oder Musterkonfiguration© Zöller & Partner GmbH, www.zoeller.de Enterprise Anforderungen, DMS Expo 2012 11
  12. 12. Unternehmensweiter Ausbau: Praxis  Stockender Ausbau  Organisatorische oder innerbetriebliche Gründe für Verzögerungen  Fehlende Management-Unterstützung  Prioritäten  Nicht (wirklich) erfolgreiches erstes (Pilot-) Projekt  Produkt-Restriktionen / -Defizite  Neue Anforderungen – Verteilte Standorte – Viele Anwender – Höhere Verfügbarkeitsanforderungen – Weitere Sicherheitsaspekte, zusätzliche Compliance-Anforderungen, Datenschutzbestimmungen – Höhere Verarbeitungsmengen – …© Zöller & Partner GmbH, www.zoeller.de Enterprise Anforderungen, DMS Expo 2012 12
  13. 13. Weitere „E“-Anforderungen  Terminalserver-Unterstützung  Rechenzentrumsbetrieb  Keine praxisrelevanten Restriktionen und Limitierungen  Verwaltung und Customizing Endanwenderoberfläche  Unterstützung mobiler Anwender  Repository-übergreifende Suche  Storage (Konzepte, Produktsupport, integrierte Funktionen)  Temporäre / dynamische Erweiterung von Rechten im Rahmen der Vorgangsbearbeitung  …© Zöller & Partner GmbH, www.zoeller.de Enterprise Anforderungen, DMS Expo 2012 13
  14. 14. Fazit  Viele Enterprise-Anforderungen werden unterschätzt oder fallen erst zu spät auf.  Die Angebote am Markt unterscheiden sich erheblich bzgl. der Enterprise-Anforderungen.  Detaillierte „E“-Anforderungen sollten daher zwingend Teil des Anforderungskataloges sein, inkl. Preisabfrage zu Lizenzen und notwendigen Dienstleistungen.© Zöller & Partner GmbH, www.zoeller.de Enterprise Anforderungen, DMS Expo 2012 14
  15. 15. Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit !
  16. 16. Das Video zum Vortrag sowie weitere Informationen gibt es unter: http://ecm-navigator.de/termine/enterprise-anforderungen-ecm-loesungen Vortrag auf dem Forum des BITKOM ECM Solutions Park zur DMS Expo 2012 24. Oktober 2012, 10:30-11:00 Uhr 1

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