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Transcriptionmédicale:comment fairele bon choixLa réduction des coûtset l’optimisation Ci-dessous, le point sur:des investissementssont des préoccupations — Les différents types de fournisseurs de services de transcription médicalemajeures pour toutentrepreneur qui se — Le phénomène d’externalisationrespecte. À traversce document, AsterOffice — Les barrières à l’externalisationsouhaite aider lesétablissements de santé — Les avantages de l’externalisation deà évaluer les différentes la transcription médicaleoptions concernantla transcription médicaleet à mieux répartir leursressources pourun résultat optimum.

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Quelles sont les différentes options qui s’offrent aux établissementsde santé en matière de transcription médicale?Les centres médicaux, comme toute autre entreprise, comptent de nombreuses tâchesnon-ciblées qui doivent être exécutées afin que l’ensemble du processus de travail se déroulebien. Les informations contenues dans les dossiers des patients jouent un rôle déterminantdans les soins de santé, et, la transcription médicale faisant partie intégrante de la gestionde ces dossiers, le choix du fournisseur de service est décisif. Ainsi, les établissementsde santé peuvent choisir de se tourner vers: 1. Un personnel fixe Embaucher une secrétaire médicale permanente peut sembler la solution la plus avantageuse. En effet, elle permet de choisir un nouveau membre d’une équipe, de le prendre à l’essai, de vous assurer de son engagement total pour répondre à vos attentes, de contrôler à votre guise tous les processus et, cela, dans le cadre d’un contrat de travail stipulant clairement les obligations de chacun. Mais ce luxe a un prix. Premièrement, vous devrez fournir l’espace de travail et le matériel adéquats. Deuxièmement, vous devrez verser à votre employé un salaire fixe, y compris lorsque celui-ci n’est occupé que pendant 80% de son temps de travail. Troisièmement, lorsqu’il tombe malade, il vous faudra trouver un remplaçant d’urgence. Enfin, un certain nombre d’obligations vous in- combent: vous devrez notamment prendre en charge les coûts d’assurance, les arrêts maladie et les congés maternité. Cette solution est donc viable à condition d’avoir des ressources et une charge de travail suffisantes. 2. Des professionnels indépendants Cette solution est certainement la plus économique, mais elle est aussi la plus risquée. En effet, il faut savoir que, derrière une opportunité alléchante, se cachent des risques de rupture de confidentialité et un manque de confiance. Les professionnels indépendants ne sont pas contraints de se soumettre à des obligations en cas de problème. Quant à la qualité du travail, elle n’est pas garantie. Cette solution pourrait donc vous convenir dans la mesure où vous acceptez d’en encourir les risques. 3. Un fournisseur de services professionnel Lorsque vous confiez vos tâches de transcription médicale à un fournisseur de services professionnel, vous combinez flexibilité et confiance. Vous ne payez que pour le travail accompli, seulement lorsque vous en avez besoin, et vous êtes certain d’obtenir un résultat de haute qualité, dans les temps, tout en profit- ant d’une garantie de protection des informations prévue par contrat. La plupart des établissements de santé finissent par choisir cette solution et, pour ceux d’entre eux qui s’en remettent au bon fournisseur de services, les bénéfices sont nombreux. C’est ainsi que l’on parvient à dominer un secteur; en faisant des investissements judicieux, en répartissant ses ressources et en gérant le flux de travail de manière efficace.Il va sans dire que, pour les centres de santé qui n’ont pas une charge régulière de transcriptionmédicale, les fournisseurs de service professionnels offrent une solution idéale, à la fois avanta-geuse et garantie sans risques. Même les grands établissements de santé, qui comptent avecdes secrétaires médicales internes, ont intérêt à prévoir une option de secours pour parer auximprévus. Toutes les solutions présentées ci-dessus comprennent l’aspect organisationnelde la collaboration professionnelle, mais pour obtenir une solution qui convienne aux véritablesexperts en stratégie, il faut ajouter le facteur géographique : l’externalisation vers des régionsoù la main d’œuvre coûte moins cher. Pourtant, sur ce point, beaucoup d’entreprises s’arrêtentà des stéréotypes négatifs qui font obstacle à l’acquisition de nombreux avantages.

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Externalisation: mythes et réalitésAvez-vous déjà ressenti les bénéfices de l’externalisation? Ne répondez pas tout de suite. Rienn’est jamais tout noir ou tout blanc, et l’externalisation de toute tâche, qu’il s’agisse de transcriptionmédicale ou d’autre chose, présente à la fois des avantages et des inconvénients. Étudions, donc,la situation de manière globale.Sur quoi les critiques formulées par les opposants de l’externalisation portent-elles?La qualité du travail?... Le manque de contrôle?... Les risques encourus?...Ces inquiétudes sont-elles propres à l’externalisation? Vous, ou quelqu’un de votre entourage,avez certainement déjà fait l’expérience d’une collaboration avec des fournisseurs de service locauxqui tourne mal dû à des défaillances, à un partenaire malhonnête, ou qui cherche tout simplementà économiser à tout prix. Il faut reconnaître que, même sans externalisation, le monde des affaires,comme la vie en général, représente un parcours semé d’embûches.Beaucoup de gens ne prennent pas la peine de comprendre le concept d’externalisation et le résu-ment hâtivement à la seule réduction des coûts. Animés par cette idée, ils s’efforcent de compresserau maximum les coûts en optant pour le contractant le moins cher ou, même, un indépendant.Comprenez bien qu’il n’y a pas de quoi être surpris par le résultat d’une telle collaboration.Afin d’en tirer de réels bénéfices, il faut considérer l’externalisation comme le fruit, non pas d’uneimpulsion opportuniste, mais d’une stratégie commerciale approfondie. Une décision d’externaliserbien pesée conduira à une réduction des coûts sans porter préjudice à la qualité, et à une gammed’avantages supplémentaires. Délais d’exécution 61% Réduction des coûts 29% Efficacité accrue 13% 0% 20% 40% 60% 80% 100% Progrès constatés par les entreprises qui externalisent la transcription médicale à des fournisseurs profession nelsCe n’est pas un hasard si, Alors, oui, l’externalisation Comment faire, donc,pour certaines entreprises, vise à réduire les coûts, pour transformerl’externalisation représente mais là n’est pas sa rai- le facteur risque deune source d’avantage son d’être principale. l’externalisation enconcurrentiel exception- Une approche réfléchie un facteur de réussitenel. En réalité, elles ont de l’externalisation peut décisif?eu l’intelligence de re- apporter à votre entre-chercher, dès le début, prise toute une série Il suffit de savoir quenon seulement une main d’avantages qui laisseront le souci d’économie doitd’œuvre bon marché, mais vos concurrents loinun modèle commercial derrière vous: comporter certainesde collaboration qui soit limites, et de prendreefficace: en compte les autres avantages de • Diminution des coûts • Accélération du processus commercial l’externalisation. Diminution des • dépenses liées au personnel • Accès à un personnel compétent Diminution des coûts • d’infrastructure • Amélioration du flux de travail

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Dépasser ses propres barrièresLes barrières auxquelles les entreprises se trou- Les patients réclament des prix toujours plusvent confrontées, en matière d’externalisation, bas, les concurrents quant à eux, tententsont de nature purement psychologique. de conquérir votre clientèle, et de plus enIl est décidément difficile à accepter que de plus de ressources peinent à maintenir le cap.remettre certaines tâches importantes à une Dans un tel environnement, toute entrepriseautre entreprise, ou à un autre pays, n’est pas prudente se doit de modifier son modèleforcément synonyme de perte de contrôle; économique. De plus, il n’y a aucun malque de payer un prix nettement inférieur à externaliser certains processus vers uneà celui pratiqué par vos partenaires locaux, entreprise qui crée des emplois, respecte lesne vous empêchera pas d’obtenir un service lois en vigueur et paie ses impôts. En quoide qualité ; que d’envoyer vos dossiers très est-ce un crime d’essayer de développerloin ne portera pas préjudice à la sécurité son activité, de fournir un meilleur rapportde vos informations ; et que, en exportant qualité prix aux patients et de s’imposerdu travail vers un autre pays, vous ne poussez dans un secteur, plutôt que de faire faillitepas vos compatriotes sous le seuil de pauvre- et de mettre tous ses employés au chômage?té. Et pourtant, c’est bien vrai. Quant au manque de contrôle et de sécurité,Regardons la situation telle qu’elle est c’est un problème du passé. Les technologiesvraiment. La quantité de travail externalisé de l’information actuelles ne laissent aucuneaugmente de manière significative d’année place au doute. Les fournisseurs profession-en année. Des entreprises du monde entier nels d’impartition offrent à leurs partenairesexternalisent certaines activités afin d’en tir- un contrôle complet sur les opérations exter-er un avantage concurrentiel, de fournir un nalisées, des rapports détaillés en temps réel,meilleur service à leurs clients et de cibler la ainsi qu’une fonction de surveillance. Des sys-distribution des ressources de développe- tèmes de protection des données à de mul-ment. Les emplois dans les centres d’appel, tiples niveaux et l’encodage d’éléments par-les services informatiques, la comptabilité, ticulièrement à risque permettent d’éliminerle domaine juridique et les transcriptions tout danger de perte ou de divulgationmédicales, connaissent une croissance im- involontaire de données. Ces garanties fontpressionnante de l’externalisation s’élevant partie intégrante de tout partenariat avecà 40% par année. un fournisseur professionnel de services de transcription médicale, grâce à l’engagement d’une équipe informatique et à des systèmes de sécurité de l’information à un niveau maximal et constant de performance.

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Tirer pleinement profit de l’externalisation de la transcription médicaleAux yeux des entrepreneurs qui considèrent l’externalisation comme un simple outilde réduction des coûts, le prix est le paramètre déterminant dans la prise de décision.Or, lorsque l’on choisit le fournisseur de services le moins cher, on est souvent déçu,au point de développer une aversion envers l’idée même d’externalisation. En revanche,lorsque l’on prend en compte les autres opportunités d’optimisation des processuscommerciaux, il y a de nombreux avantages stratégiques à la clé: Réduction - Le choix du bon fournisseur, de la bonne équipe, des meilleurs processus et technologies vous fera économiser 40% à 50% de vos des dépenses dépenses actuelles sans que la qualité en pâtisse Accélération - Le fait de confier la transcription médicale à un professionnel du flux spécialisé dans ce domaine garantit une qualité et des délais stables, de travail ce qui simplifiera vos processus et votre gestion en interne - L’embauche d’une secrétaire médicale professionnelle Réduction expérimentée coûte cher et implique de nombreuses obligations des coûts du côté de l’employeur. L’externalisation vous permet d’éviter d’infrastructure ces désagréments - L’embauche de professionnels requiert un investissement Réduction important au niveau de l’espace, du matériel, des équipements des coûts et de la formation. Le fait d’éviter ces coûts est un gain de taille d’infrastructure pour beaucoup d’entreprises Accés - Les entreprises de transcription médicale professionnelle à un personnel emploient un personnel qualifié et en assurent la formation compétent continue. Vos tâches seront accomplies par de vrais professionnels - En réduisant vos coûts, vous dégagez des fonds pour Avantage l’investissement de base. La compression des délais d’exécution concurrentiel permet d’accélérer les processus. Un partenariat de confiance contribuera à un service global de qualité Meilleure - En réduisant vos coûts, vous pourrez offrir à vos patients des modèles satisfaction de prix plus attractifs et l’optimisation des processus commerciaux client libèrera des ressources pour améliorer le service clientÀ présent, posez-vous la question à nouveau: avez-vous déjà ressenti les bénéficesde l’externalisation raisonnée? Maintenant que vous savez ce qui vous attend, le momentest venu d’adopter un modèle commercial plus élaboré. Si vous avez des questions ou besoin d’informations complémentaires, n’hésitez pas à contacter AsterOffice, nous serons ravis de vous répondre.