Bernigaud Sename Forum 2016

1. Panorama de la collecte
d’archives électroniques
dans les collectivités
Groupe Am@e (AAF),
représenté par
Florence BERNIGAUD et Céline SENAME
30 mars 2016

2. L’enquête
Les dates clefs :
– Enquête conçue en octobre-novembre 2015
– Diffusée en décembre 2015 et clôturée le 30 janvier 2016
– Analyse des résultats en février-mars 2016
Méthode et acteurs de conception et de validation
du questionnaire
– Souhait d’ouvrir un maximum cette enquête afin de tenir
compte des (nombreux) projets en cours
Méthode et acteurs d’analyse des réponses

3. L’enquête
• 257 réponses
et 202 analysées

4. L’enquête
1er objectif : connaître les archives électroniques
collectées… et aller plus loin…
Objectifs :
– Identifier le contexte de la collectivité, du service
d’Archives et du système d’information concerné
– Décrire la démarche d’archivage électronique
– Connaître la stratégie de collecte électronique
– Les archives collectées et leur diffusion
– Des analyses de cas, au choix des répondants

5. Les résultats
La collectivité type compte 2000 agents et son service
d’archives moins de 10 ETP
Collectivités au profil homogène
• Collectivités au profil plus hétérogène
Collectivités Agents Service archives
12 régions 1/3 entre 1000 et 2000 agents 90 % moins de 10 ETP
41 départements ¾ entre 1000 et 5000 ½ : moins de 30 agents
Collectivités Agents Service archives
40 intercommunalités ½ moins de 1000 agents 85 % moins de 10 ETP
109 communes 3/4 moins de 2000 agents
4 de plus de 5000 agents
90% moins de 10 ETP

6. Les résultats
Ce que savent les archivistes sur le SI
Beaucoup de réponses incomplètes…
- Volumétrie du SI : inconnue pour les 2/3
- ½ des SI gérés en interne
- entre 100 et 200 applications (départements)
- politique de sécurité validée (26%)
- stockage des données sécurisé et répliqué:
- Désignation d’un référent pour les questions
d’archivage électronique 20%

7. Les résultats
Le projet d’archivage électronique
Stratégie et axes de travail

8. Le projet d’archivage électronique
60%
des répondants démarrent
ou ont une démarche en cours
Les actions menées :
Des chiffres qui démontrent la stratégie généralement
employée – on y décèle les grandes étapes et la
progression des projets :
- Sensibilisation décideurs/agents
- Diagnostic : sur la production et les besoins
- Collecte
- Communication

9. 0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
70%
80%
90%
ÉTAPE 1
ÉTAPE 2
ÉTAPE 3
ÉTAPE 4
Le projet d’archivage électronique

10. Le recours à une assistance à maîtrise
d’ouvrage (AMOA)
¼ des répondants avec AMOA
– Départements (47 %) et régions (29) surtout
Sujets multiples, notamment pilotage et cadrage
Efficacité relative vis-à-vis de la mise en œuvre de la
collecte
Le projet d’archivage électronique

11. Les alliés de l’archiviste
Le projet d’archivage électronique
0 20 40 60 80 100 120
Service Qualité
PRADA - Personne responsable de l'accès
aux documents administratifs
Chargé de mission Open data
Correspondant Informatique et Libertés
Service des Affaires juridiques
Référent Sécurité du SI
Chargé de mission dématérialisation
(e-administration)
Chef de projet informatique

12. Le rôle des correspondants-archives
Seulement 12 collectivités
signalent le rôle moteur des correspondants
dans la collecte d’AE
Alors qu’une majorité de collectivités déclarent s’appuyer sur un
réseau de correspondants archives (62%)
Encore peu de correspondants ont fait l’objet d’une
sensibilisation ou d’une formation à l’AE (18%)
Le projet d’archivage électronique

13. Les outils :
La boîte à outils Astaré (AAF)
44 collectivités
déclarent utiliser la boîte à outils Astaré
Recensement des applications
38% des collectivités,
en grande majorité encore au fil de l’eau
Seules 20 procèdent à un recensement global pour prioriser
leurs actions (10%), principalement en commune et
intercommunalité
Le projet d’archivage électronique

14. Le projet d’archivage électronique
Modes de communication sur l’archivage
électronique

15. Le projet d’archivage électronique
Les collectivités dénoncent
principalement le manque
de portage par les décideurs
(62%)
Puis, quasiment au même
niveau, le manque de
moyens et de compétences
sur ce sujet
Les freins au projet d’archivage électronique

16. Les résultats
Le système d’archivage électronique

17. 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60%
à l'étude
déployé
pas de SAE
SAE
Le système d’archivage électronique
47 %

18. Périmètre du SAE
Dans les collectivités qui ont un SAE en production ou en projet :
Le système d’archivage électronique
Les 2
Intermédiaire
Définitif
1/5e avec mutualisation
ou mutualisation prévue
SAE mutualisé
15%
Mutu prévue
6%

19. Périmètre du SAE
15% de SI Archives mixtes
Dans les autres cas :
1/10e avec interfaçage
1/5e avec interfaçage prévu
mais pas encore opérationnel Intermédiaire
Le système d’archivage électronique
Mixte
2 outils distincts

20. Les résultats
La collecte

21. Collecte déjà effectuée
Sur 122 collectivités engagées sur l’archivage électronique :
21 % ont collecté
60 % ont des collectes prévues dans les 2 ans
Producteurs visés :
Service de la collectivité : 67 %
Service de l’Etat : 21 %
Service d’autres collectivités 14 %
Personne physique ou morale 12 %
Elus : 10 %
Organisme privé chargé d’une mission de service public : 5 %
Année de démarrage : 2007
Archivage définitif à 45 %
Intermédiaire
Le système d’archivage électronique

22. 0 2 4 6 8 10 12 14 16 18
Plans
Contenus internet
Mails
Contenus intranet
Marchés publics
Données sociales
Documents graphiques
Arrêtés
Finances - flux PESv2
Finances - autres données
Archives orales
Archives audiovisuelles
Délibérations
Autres actes soumis au contrôle de légalité
Photographies
Autre
Documents bureautiques
Types d’archives collectées : 96 opérations signalées
Intermédiaire
Le système d’archivage électronique
Encore à explorer

23. Intermédiaire
Le système d’archivage électronique
1/3 des collectivités ont rédigés des profils
d’archivage dont :
75 % régions
44% départements

24. Intermédiaire
Le système d’archivage électronique
31 % de transfert par supports amovibles

25. Le système d’archivage électronique
Modalités de stockage
Interne Externe
26%
3%
22%

26. Évolution des pratiques de gestion suite à la mise
en place ou à l’étude d’un SAE
Mise en œuvre de tableau de gestion mixte pour 1/3 des
collectivités
Adaptation grille de récolement : 7 %
Dématérialisation partielle des procédures archivistiques
(bordereaux) : 16 %
Pas de signature électronique
Intermédiaire
Le système d’archivage électronique

27. Collecte à venir :
72 collectivités
annoncent se lancer dans les 2 prochaines années
Le système d’archivage électronique
17
28
23
4
Intercommunalités
Communes
Départements
Régions

28. Typologies visées à l’avenir : 338 opérations prévues
Intermédiaire
Le système d’archivage électronique
0 5 10 15 20 25 30 35 40 45 50
Contenus intranet
Contenus internet
Mails
Documents graphiques
Archives orales
Archives audiovisuelles
Plans
Données sociales
Photographies
Documents bureautiques
Finances - autres données
Autres actes soumis au contrôle de légalité
Arrêtés
Délibérations
Marchés publics
Finances - flux PESv2

29. Les résultats
Les études de cas

30. Les études de cas
45 cas décrits
8
11
22
4
Intercommunalités Communes Départements Régions
Cas analysés plus nombreux en Départements, mais assez homogènes :
essentiellement liés aux projets de dématérialisation (actes, marchés…).
Spécificités plutôt liées aux archives audiovisuelles
Proportion de cas moins importante en communes, mais plus grande
hétérogénéité :
grand livre comptable, photographies, discours…

31. Les études de cas
Tendances générales (1/4)
Cotation
62% en W
24% sans cotation
4% série spécifique
Volumétrie
1/2 = à comptabiliser en Go
1/3 = en Mo
1/10 = en To
W
Pas de
cotation
Autre

32. Les études de cas
Tendances générales (2/4)
Leviers
Le top 3 :
1. Implication de l’archiviste missionné
2. Demande du service producteur
3. Implication du service informatique
Freins
Le top 3 :
1. Manque d’outils
2. Manque de moyens humains
3. Manque de temps côté services versants
Risques à éviter grâce à la collecte :
à la fois patrimoniaux (42%) et réglementaires (36%)

33. Les études de cas
Tendances générales (3/4)
Conséquence de la collecte :
Dans 18% des cas, ajout de métadonnées dans le SI de production
Automatisation de la collecte assez faible :
Dans 67% des cas, les exports et traitements sont encore manuels
Les bordereaux de versement
0
5
10
15
20
25
SEDA avec profil d'archivage Bordereau de versement
classique (manuel)
Seuls les contenus de
données sont collectés

34. Les études de cas
Le cas du grand livre comptable

35. Les résultats
Communication et valorisation

36. Communication
SAE à l’étude ou déployés
• Une communication faible
– 1/3 sans demande
– 16 % archives non accessibles
• 2 modalités de recherche
– base de données mixte
– sans application
• Public à 90 % interne

37. Valorisation des archives
collectées
50 %
de la valorisation est
réalisée par les services de la
collectivité
Intermédiaire

38. Les résultats
Portraits chinois

39. Les portraits chinois