1. Documents d’activité et archives
à France Télécom – Orange :
d’un modèle défensif et protecteur à un
modèle économique offensif
Arnaud Jules

2. Un des principaux
opérateurs de
télécommunications
dans le monde
•
CA : 43,5 milliards €
en 2012
•
170 000 salariés dans
le monde dont plus
de 102 000 en France
•
France Télécom – Orange :
plus de 231 millions de clients dans le monde
•
Cotée sur Euronext
Paris et sur New York
Stock Exchange
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3. Un opérateur global
mobile
35 pays
167,4 millions de clients dans le monde
Internet et fixe
14,4 millions de clients ADSL et Fibre
9,5 millions de Livebox
9,1 millions de clients
de la téléphonie sur Internet
5,1 millions de clients de la TV
numérique
entreprises
3 700 multinationales clientes
2,7 millions de clients professionnels,
PME et entreprises en France
28 centres de services clients dédiés
réseaux
400 000 km de câbles sous-marins,
soit près de 10 fois le tour de la Terre
des réseaux 3G déployés dans 26 pays
44,6 millions de lignes fixes
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4. Conséquences ou opportunités pour la gestion des
documents d’activité
• Contraintes réglementaires et législatives de plus en plus exigeantes
aux niveaux :
• National
• Européen
• International
• Un contexte de « Big Data »
• Une pression économique toujours plus importante
Une bonne gestion de l’information = une bonne image de marque
Un secteur d’activité aux évolutions et usages technologiques en
constante évolution
• Cloud Computing
• BYOD (Bring Your own Device)

5. Les fondamentaux de notre démarche
Préserver des preuves,
Réutiliser les informations,
Construire le capital informationnel
Démarche basée sur l’analyse de risques et sur l’utilisation des normes
internationales comme outils méthodologiques, de consensus et structurants
Démarche basée sur une priorisation de certains documents d’activité dits
« information de référence » :
Démarche basée sur une approche globale du cycle de vie de l’information
de la production/acquisition à la destruction dans lequel l’archivage est un des
processus.
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6. Traduction opérationnelle de la démarche
• Un sponsor : le secrétaire général du Groupe
• Un porteur : La Direction de la Gestion et Conservation de l’Information
(Information & Records Management)
• Une politique d’archivage & de Records Management et une politique de Sécurité
Groupe interopérables
• L’activité de l’entreprise modélisée en 16 grand processus pour la gestion des
documents d’activité (référentiels et règles de gestion)
• Une méthodologie de déploiement de la politique d’archivage & RM en 8 étapes
• Une externalisation cadrée de la conservation des archives papier
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7. Une maturité grandissante mais toujours mise à l’épreuve
Garantir les droits en
cas de litige
Faciliter la prise de
décision
Soutenir la stratégie
de l’entreprise
Affirmer et protéger des droits
en conservant les documents à
valeur probante
Qualité & organisation de
l’Information : conserver
uniquement ce qui est utile
Opérateur de confiance
Entreprise responsable et
numérique
Etre en accord
avec les lois et
règlements
Efficacité
opérationnelle &
économique
Fiabiliser et optimiser
la dématérialisation
des processus
Identifier et préserver ce qui
peut rendre compte des
activités de l’entreprise
Réduire la masse
d’informations disponible
Faciliter son accès
Maîtriser le parc des
applications informatiques de
stockage et de partage
Qualité de service
Evolution des usages
Gains de productivité
Identifier et préserver documents vitaux
documents et données identifiés comme indispensables à la poursuite des
activités de l’entreprise au lendemain d’une catastrophe
Modèle défensif
Objectifs de performance
Modèle offensif
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8. La gestion des documents d’activité s’inscrit donc dans une chaine
de valeur liée à la gestion du cycle de vie de l’Information
Capturer, Acquérir
Partager, collaborer
Distribuer
Portail
Scanners
Tablettes
Données et
Documents
Télécopies
Mails
Applications
Métier
Formulaires
Électroniques
Sorties
d’Applications
Créer, Organiser,
Gérer, Valider
Archiver
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9. Une externalisation partielle et fortement encadrée pour le
papier
En interne
• 2 sites de conservation
• Gestion de documents vitaux et
confidentiels
En externe
•
Labellisation de 2
prestataires remis en
concurrence régulièrement
•
Harmonisation du contenu
des contrats et des grilles
tarifaires
•
Durée identique des contrats
• Gestion des archives historiques
7 kml
d’archives
– Reconduction simultanée
– Pas de tacite reconduction
– Contrat Orange (accord
cadre)
•
Application des procédures
« Groupe » de versement,
contrôle, communication et
de destruction
100kml d’archives
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10. Une internalisation en silo pour l’archivage électronique des
factures clients dématérialisées (France) et autres
documents sériels
•
Criticité des processus et de l’application d’archivage électronique
– utilisation de la plate-forme d’archivage à valeur probante pour la consultation des
factures par le client final sur le portail www.orange.fr
•
Savoir faire interne
•
Très grande volumétrie
– Près de 3 milliards de documents archivés, 20 téraoctets
– 360 millions de nouveaux documents par an
– Moyenne de 700 000 consultations/jour, pointes à plus de 1 000 000 consultations/jour
•
Des objectifs d’efficacité opérationnelle, environnementaux et économiques
– réduction des coûts de traitement des factures papier, d’impression et
d’affranchissement : économie de 71 M€ / an
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11. Une stratégie de GED industrielle, mutualisée, rentable et
interopérable avec les outils de production et de distribution
de l’information
–
–
–
–
–
53 référentiels ( bases ) en production
22,5 To de données
87 millions de documents
1 salarié sur 5 utilise la GED
1 cout de gestion du document tombé à 0,02
centime d’euros/an
14
12
12,5
Volumétrie en téra-octets
10
8
6
8,5
4
5
2
1,5
2
2007
2008
0
2009
2010
2011
70
Nbre de documents ( en milions)
60
50
60
40
30
46
20
32
10
0
10
2007
18
2008
2009
2010
2011

12. Un fonctionnement mixte pour la dématérialisation des contrats mobiles
Objectifs : qualité de service - réduction des coûts de fonctionnement – productivité
Boutique Orange
d’
Centre d’homologation
Contractualisation de la commande
sur une application
Visualisation du contrat et des documents
numérisés sur l’outil de gestion
documentaire du groupe
Signature du contrat électronique
par le client sur une tablette
graphique
Rapprochement automatique
des informations contrats clients
numérisés et des données de
l’acte de vente
Certificat électronique déposé
sur les contrats garantissant
l’intégrité du document
Numérisation à la volée
des pièces justificatives
du client (RIB, CNI …)
Homologation immédiate
des contrats clients
numé
Archivage numérique direct des
contrats clients en interne et papier
chez un tiers- archiveur
tiers-
constaté
Délai moyen de traitement constaté :
1 jour (contre 1 semaine avant)
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13. Un fonctionnement internalisé pour l’archivage des délégations de
pouvoir et de signature
Organiser - Partager
Capturer
L’ensemble des
délégations
reçues
est scanné.
2
Serveur de
Dématérialisation
Avec OCR
Archiver
Serveur d’archivage électronique
Serveur de gestion
documentaire
3
6
5
Et conservation des
originaux papier
1
4
Salariés FT
Les DPDS sont envoyés par
courrier papier au Secrétariat
Général.
indexation des
données de
chaque DPDS
7
Chaque salarié peut alors
retrouver une délégation
en 3 clics
Protection de nos
accè
droits et accès à
facilité
l’information facilité

14. En synthèse, fonctionnement mixte entre l’internalisation et
l’externalisation
•
Une politique d’archivage & de Records Management et des procédures qui
s’appliquent à toutes les entités et aux tiers-archiveurs
•
Stratégie de mutualisation et de « gestion de portefeuilles » pour les outils
technologiques
•
Un choix d’internalisation/externalisation fait en fonction :
–
–
–
–
•
de la criticité des documents,
des besoins et usages des processus « Métier »
de contraintes logistiques,
de coûts
Ce choix se fait donc en cohérence avec les recherches de retour sur
investissement, de qualité de service, de contraintes opérationnelles ou de
réduction des coûts
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15. MERCI DE VOTRE
ATTENTION
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