Proses order sampai pengarsipan di PT SUCOFINDO Batam meliputi penerimaan order, pencatatan order, pembuatan purchase order, pengiriman barang, penerbitan invoice, pembayaran, dan pengarsipan berkas.

1. LAPORAN PRAKTIK KERJA INDUSTRI
PROSES ORDER SAMPAI DENGAN PENGARSIPAN
Disusun sebagai salah satu syarat mengikuti sidang Praktik Kerja Industri
SEKOLAH MENENGAH KEJURUAN (SMK) AL-AZHAR BATAM
JL.GUNUNG BROMO NO.1 BALOI INDAH - BATAM
TP.2019/2020
NAMA : ASMA UL HUSNA
NIS : 18.1700
JURUSAN : AKUNTANSI
DISUSUN OLEH:

2. KATA KATA MUTIARA
Jangan bandingkan prosesmu dengan orang lain
Karena,
“ Tidak semua bunga tumbuh dan mekar bersamaan ”
MOTTO
Tidak ada tekanan,Tidak ada berlian.

3. KATA PENGANTAR
1. Bapak Afrinaldy,S.Kom,MOS selaku Kepala SMK Al-Azhar Batam.
2. Bapak Ambar Prawidiyanto selaku Pimpinan (Kepala Cabang) PT SUCOFINDO.
3. Ibu Indra Azianti S.H.I selaku Pembimbing dari pihak SMK Al-Azhar Batam.
4. Bapak Jon Kenedi selaku Pembimbing dari pihak PT SUCOFINDO.
Puji syukur kehadirat Allah SWT atas segala Rahmat dan Hidayah-Nya, sehingga penulis dapat menyelesaikan Praktek
Kerja Industri (PRAKERIND) yang bertempat di PT SUCOFINDO CABANG BATAM, selama empat bulan dengan baik.
Sekaligus penulis dapat menyusun laporan ini sebagai kewajiban pelaksanaan Praktek Kerja Industri (PRAKRIND) di instansi ini.
Dengan adanya Praktek Kerja Industri (PRAKERIND) ini, penulis dapat menambah wawasan dan pengalaman ,serta dapat
mempraktekkan ilmu yang telah Bapak/Ibu guru berikan di sekolah sebagai penunjang selama mengikuti PRAKERIND. Dengan
di adakannya PRAKERIND ini, siswa tidak canggung dalam menghadapi dunia usaha sesungguhnya. Laporan ini merupakan
bukti tertulis bahwa penulis telah melaksanakan kegiatan PRAKERIND di tempat ini. Penulis mengucapkan banyak terimakasih
yang sebesar besarnya kepada semua pihak yang telah membantu , membimbing dan memberikan dukungan kepada penulis dalam
melaksanakan Praktek Kerja Industri (PRAKERIND).
Dengan terselesaikannya laporan ini , penulis ingin mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada :

4. 5. Ibu Helda Fahyuti selaku Kaprodi jurusan Akuntansi SMK Al-Azhar Batam.
6. Ibu Fatmalasari,S.Pd selaku Wali Kelas XI Akuntansi SMK Al-Azhar Batam.
7. Bapak H.Muhammad Rusdi,S.Ag,M.Sy selaku Koordinator Prakerind SMK Al-Azhar Batam.
8. Bapak Teuku Mahawira Nohan,S.T, M.I.T selaku System Administrator SMK Al-Azhar Batam
9. Seluruh Pengajar PRAKERIND yang telah senantiasa mengajar dan membimbing penulis.
10. Seluruh Karyawan PT SUCOFINDO yang telah banyak membantu dalam pelaksanaan PRAKERIND.
11. Bapak/Ibu guru, kakak kelas dan adik kelas penulis yang telah memberi dorongan material maupun spiritual.
12. Keluarga dan Saudara-saudara penulis, serta semua pihak yang telah banyak membantu dalam pembuatan
laporan ini yang tidak penulis sebutkan satu per satu.
Dalam menyusun laporan ini penulis telah berusaha semaksimal mungkin, tetapi penulis menyadari bahwa laporan ini jauh dari
kesempurnaan. Namun hal tersebut menutup adanya kelebihan dan kekurangan, untuk itu kritik dan saran yang membangun
sangat penulis harapkan untuk perbaikan.
Batam,….............2020
Asma Ul Husna

5. DAFTAR ISI
KATA MUTIARA DAN MOTTO……………………………………………………………………………………………..…………………….....……2
KATA PENGANTAR………………………………………………………………………………………………………………………………………..….....3
DAFTAR ISI………….………………………………………………………………………………………………………………………………………..………..5
DAFTAR GAMBAR……..............................................................................................................................................................6
BAB I PENDAHULUAN………………………………………………………………………………………………………………………………………...7
1.1 Latar Belakang……………………………………………………………………………………………………………………………..……8
1.2 Tujuan…………………………………………………………………………………………………………………………………………………..….8
1.3 Manfaat…………………………………………………………………………………………………………………………………………………..9
1.4 Rumusan Masalah……………………………………………………………………………………………………………………….……9
1.5 Waktu Pelaksanaan……………………………………………………………………………………………………………………...…9
BAB II TINJAUAN UMUM…………………………………………………………………………………………………………………………………...10
2.1 Sejarah Singkat Perusahaan…………………………………………………………………………………………………..11
2.2 Visi Dan Misi Perusahaan…………………………………………………………………………………………………………..12
2.3 Peraturan dan Tata Tertib……………………………………………………………………………………..………………..12
BAB III TINJAUAN KHUSUS……………………………………………………………………………………………………………………………...13
3.1 Landasan Teori……………………………………………………………………………………………………………………………….…14
3.2 Pembahasan Masalah………………………………………………………………………………………………..…………………16
BAB IV PENUTUP……………………………………………………………………………………………………………………………………………..…….18
4.1 Kesimpulan……………………………………………………………………………………………………………………………………….……19
4.2 Saran………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..19

6. DAFTAR GAMBAR
GAMBAR 2.1 PT Sucofindo Cabang Batam……………………………………………………………….…11
GAMBAR 3.1 Purchase Order……………………………………………………………………………………….….16
GAMBAR 3.2 Subjek File…………………………………………………………………………………………….………...16
GAMBAR 3.3 Contoh Invoice……………………………………………………………………………………..………17
GAMBAR 3.4 Rekapitulasi File Order………………………………………………………………….……….17
GAMBAR 3.5 Lemari Arsip………………………………………………………………………………………………….…17

7. BAB I
PENDAHULUAN

8. 1.1 Latar Belakang
Perkembangan dunia teknologi saat ini sangat pesat seiring dengan peningkatan kebutuhan layanan yang cepat dan efisien.
Pada suatu kegiatan usaha seperti pada sebuah perusahaan, sangat membutuhkan sumber daya manusia yang mampu memanfaatkan
teknologi sebagai alat untuk menopang kualitas maupun produktivitas usaha tersebut. Sumber saya manusia merupakan modal utama
dalam kegiatan tersebut. Maka dari itu kualitas tenaga kerja harus dikembangkan dengan baik. Salah satu caranya adalah memberikan
kesempatan pada siswa siswi untuk lebih mengenal dunia kerja dengan mengikuti kegiatan Praktek Kerja Lapangan (PKL). SMK AL –
AZHAR adalah salah stau instansi pendidikan yang mengajarkan tentang dunia kerja dan mengharuskan siswa siswinya untuk mengikuti
Praktek Kerja Lapangan (PKL).
Setiap siswa lulusan SMK dituntut untuk mempunyai suatu keahlian siap kerja. Oleh karena itu diadakan suatu program
Pendidikan Sistem Ganda (PSG), yaitu dengan melaksanakan Praktek Kerja Industri (PRAKERIND) agar setiap siswa lulusan SMK
mempunyai pengalaman dalam dunia usaha sebelum memasuki dunia usaha yang sesungguhnya setelah tamat sekolah.
1.2 Tujuan
a. Membentuk pola pikir yang membangun siswa dan siswi prakerind.
b. Melatih siswa untuk berkomunikasi dan berinteraksi secara professional di dunia kerja yang sebenarnya.
c. Membentuk semangat kerja yang baik bagi siswa-siswi prakerind.
d. Menambah dan mengembangkan ilmu pengetahuan dasar yang dimiliki oleh siswa dan siswi prakerind sesuai bidangnya masing
masing.

9. 1.3 Manfaat
a. Menghasilkan sumber daya manusia yang memiliki keahlian professional, dengan keterampilan, pengetahuan, serta etos kerja
yang sesuai dengan tuntutan zaman.
b. Mengasah keterampilan yang diberikan Sekolah Menengah Kejuruan (SMK).
c. Mengenalkan siswa siswi pada pekerjaan lapangan di dunia usaha dan industri, sehingga pada saatnya mereka terjun ke lapangan
pekerjaan yang sesungguhnya dapat beradaptasi dengan cepat.
d. Meningkatkan efisiensi waktu dan tenaga dalam mendidik dan melatih tenaga kerja yang berkualitas.
1.4 Rumusan Masalah
Bagaimana alur proses order sampai dengan pengarsipan di PT SUCOFINDO BATAM ?
1.5 Waktu Pelaksanaan
- Masuk kerja hari Senin s.d Jumat
- Libur kerja hari Sabtu, Minggu dan Hari Libur Nasional
- Jam masuk pukul 08.00 WIB dan Jam pulang kerja pukul 17.00 WIB
- Untuk hari Senin s.d Kamis jam Istirahat, Sholat, Makan (ISHOMA) pukul 12.00 s.d 13.00
- Untuk hari Jumat jam istirahat, Sholat, Makan (ISHOMA) pukul 11.30 s.d 13.30

10. TINJAUAN UMUM
BAB II

11. 2.1 Sejarah Singkat Perusahaan
Gambar 2.1 PT Sucofindo Cabang Batam
PT Superintending Company of Indonesia (selanjutnya disebut SUCOFINDO) merupakan Badan Usaha Milik Negara yang
dibangun antara Pemerintah Republik Indonesia dengan SGS, Perusahaan inspeksi terbesar di dunia yang berpusat di Jenewa, Swiss.
Berdiri pada tanggal 22 Oktober 1956 berdasarkan Akta Notaris Johan Arifin Lumban Tobing Sutan Arifin Nomor 42, awalnya
SUCOFINDO hanya berfokus pada layanan jasa Pemeriksaan dan Pengawasan di bidang perdagangan, terutama komoditas pertanian, serta
membantu pemerintah dalam menjamin kelancaran arus barang dan pengamanan devisa negara dalam perdagangan ekspor impor. Seiring
dengan perkembangan kebutuhan dunia usaha, SUCOFINDO melakukan langkah kreatif dan inovatif serta menawarkan jasa-jasa terkait
lainnya. SUCOFINDO telah mengembangkan jasa di bidang usaha inspeksi dan audit, pengujian dan analisis, sertifikasi, konsutasi, dan
pelatihan dalam bidang pertanian, Kehutanan, Pertambangan (Migas dan Nonmigas), Konstruksi, Industri Pengolahan, Kelautan, Perikanan,
Pemerintah, Transportasi, Sistem Informatika dan Energi Terbarukan.

12. 2.2 Visi dan Misi
2.2.1 Visi Perusahaan
Menjadi perusahaan Kelas Dunia yang kompetitif, andal, dan terpercaya di bidang inspeksi, pengujian, sertifikasi,
konsultasi dan pelatihan.
2.2.2 Misi Perusahaan
Menciptakan nilai ekonomi kepada para pemangku kepentingan terutama pelanggan, pemegang saham dan
karyawan melalui layanan jasa inspeksi, pengujian, sertifikasi, konsultasi serta jasa terkait lainnya untuk
menjamin kepastian berusaha.
2.3 Peraturan Dan Tata Tertib
1. Melakukan check-in pada saat masuk kerja dan check-up pada waktu pulang kerja.
2. Selalu menggunakan atau membawa kartu tanda pengenal pegawai.
3. Selalu menggunakan alat - alat keselamatan kerja dan selalu mencegah terjadinya tindakan atau keadaan yang dapat
menimbulkan bahaya.
4. Setiap insan sucofindo wajib datang tepat waktu.
5. Setiap insan sucofindo wajib menggunakan seragam sesuai hari yang telah ditetapkan.

13. TINJAUAN KHUSUS
BAB III

14. 3.1 Landasan Teori
3.1.1 Pengertian Proses Order ( Purchase Order )
Purchase Order (PO) adalah dokumen yang dibuat oleh pembeli untuk menunjukkan barang yang ingin mereka beli dari
pihak penjual. Purchase Order juga merupakan sebuah kontrak yang membentuk kesepakatan antara pembeli dan penjual
mengenai barang yang ingin di beli oleh pihak pembeli.
3.1.2 Aspek-Aspek dalam Purchase Order
Selain informasi yang memperlihatkan detail perusahaan yang terlibat dan tanggal pesanan, purchase order juga berisi
rincian penting tentang barang yang akan dibeli oleh pihak pembeli termasuk nama produk, jumlah barang yang dibeli,
harga, dan juga ketentuan tambahan untuk penjualan seperti diskon.
3.1.3 Fungsi Purchase Order
Pesanan pembelian dengan PO akan memberi rasa aman dari tindakan penipuan tambahan serta mengamankan
ketersediaan bahan dengan harga yang diinginkan.
3.1.4 Pengertian Invoice
Invoice adalah surat penagihan yang dikeluarkan oleh pihak penjual kepada pihak pembeli atau dalam hal ini
pelanggan sesuai kesepakatan yang tertera di Purchase Order. Invoice berisi rincian dari setiap barang atau produk
yang ditawarkan dengan harga sesuai kesepakatan PO.
3.1.5 Fungsi Invoice
fungsi invocie yaitu sebagai alat bukti pembelian sekaligus sebagai surat penagihan hutang pembelian.

15. 3.1.6 Jenis Jenis Invoice
1. Invoice Biasa
Invoice biasa adalah dokumen penagihan hutang yang paling umum. Biasanya catatan ini digunakan untuk
transaksi yang sederhana hanya berisi nama barang dan harga jualnya saja.
2. Invoice Peroforma
Invoice peroforma disebut juga invoice sementara. Biasanya, surat ini diberikan ketika suplai produk masih
belum rampung.
3. Invoice Konsuler
Biasanya dokumen ini disertakan untuk transaksi besar kelas antar negara. Yang paling sering menggunakan
dokumen ini adalah transaksi ekspor dan impor.
3.1.7 Pengertian Pengarsipan
Pengarsipan adalah proses menyimpan dan mengelola dokumen arsip menurut sistem pengarsipan tertentu.
3.1.8 Tujuan Pengarsipan
- Sebagai pusat ingatan dan informasi jika berkas diperlukan sebagai keterangan.
- Memberi data kepada pegawai yang memerlukan data mengenai hasil-hasil kegiatan dan pekerjaan pada masa lampau.
3.1.9 Sistem Pengarsipan
Sistem pengarsipan adalah cara pengaturan atau penyimpanan arsip secara logis dan sistematis dengan memakai abjad,
nomor, grafik, kronologi, dan subjek.

16. 3.2 Pembahasan Masalah
3.2.1 Alur Proses Order Sampai dengan Pengarsipan
A. Penerimaan dan Pencatatan Order
Dalam tahapan penerimaan dan pencatatan order ada beberapa hal
yang harus di isi, yakni Nomor order, Nama Pelanggan, Jenis
Kegiatan.Setelah semua terisi, selanjutnya memasuki tahap
Kelengkapan Dokumen.
Dalam tahap ini, pembeli juga diberikan hak untuk melakukan
penawaran harga ( Quotation ). Setelah quotation di terima dan
disepakati, masuk ke dalam proses pembuatan PO/WO/IWO.
Selanjutnya order di terima dan di buatkan Order Confirmation (OC).
Gambar 3.1 Purchase Order Gambar 3.2 Subjek File
B. Pelaksanaan Order
Tahap selanjutnya adalah pembuatan surat tugas, jika surat tugas telah diterbitkan, barulah masuk ke tahap pelaksanaan
pekerjaan. Setelah itu, akan dibuatkan atau di cetak :
- Draf Laporan/HPL/HAL - Media Invoice (Peroforma)
- Draf Setrifikat - Berita Acara
C. Pencetakan Sertifikat
Setelah subjek file diterima oleh PPS, petugas akan membuatkan Check List/Verifikasi Dokumen. Jika syarat yang di
tentukan belum terpenuhi, maka tidak bisa melakukan pencetakan sertifikat dan invoice.
Jika invoice sudah di terbitkan, maka subjek file akan di serahkan ke operasi.

17. D. Pendistribusian Dokumen
Setelah subjek file diterima, copy sertifikat dan data teknis.
Setelah di copy, sertifikat dan invoice diserahkan ke pelanggan.
Subjek file diserahkan ke operasi.
E. Pengarsipan
Setelah subjek file diterima di operasi, selanjutnya pemberian
label atau dibuatkan rekapitulasi file order.
Setelah file order di cetak, subjek file akan di simpan di lemari
pengarsipan. Jika telah 1 tahun, subjek file akan dipindahkan
kedalam gudang pengarsipan.
Gambar 3.5 Lemari ArsipGambar 3.4 Rekapitulasi File Order
Gambar 3.3 Contoh Invoice

18. PENUTUP
BAB IV

19. 4.1 Kesimpulan
4.2 SaranDari hasil laporan ini, dapat disimpulkan bahwa proses order sampai
dengan pegarsipan adalah proses kegiatan mulai dari awal
pemesanan sampai dengan selesainya semua kegiatan, dokumen dan
administrasi yang bersangkutan hingga pangarsipan dokumen ke
dalam lemari penyimpanan. Dalam proses order sampai dengan
pengarsipan ada 5 tahapan yang harus dikerjakan yaitu penerimaan
dan pencatatan order, pelaksanaan order, pencetakan sertifikat,
pendistribusian dokumen dan pengarsipan.
Dokumen yang diberikan ke klien adalah dokumen yang
asli, sedangkan yang di arsipkan di subjek file adalah
dokumen yang copy. Apapun yang di cetak, harus di copy
atau di scan untuk pegangan perusahaan, sehingga jika
terjadi kesalahan atau hal yang berhubungan dengan itu,
perusahaan punya dokumen pegangannya sendiri.

20. THANKS