Suuri kokouskysely tehtiin elokuussa 2012. Tutkimuksessa selvitettiin kokouskäytäntöjä ja kokoustekniikan käyttöä suomalaisissa yrityksissä.

1. Suuri kokouskysely
Kyselytutkimus elokuu 2012
Aronet-Esitysyhtiö Oy

2. Näin kysely tehtiin
Tavoite
 Selvittää kokousten tärkeys ja luonne yrityksissä
 Selvittää kokouksissa käytettävien apuvälineiden rooli
Toteutus
 Internetkysely, henkilökohtaiset sähköpostiviestit, linkki nettisivuilla

3. Vastaajat
 258
 67,2% on 45-65 vuotiaita
 61,5% miehiä
 58,7% on ylintä tai keskijohtoa
 Sähköpostikyselyllä tavoittaa siis todistetusti myös
”vanhemman” ikäpolven päättävässä asemassa olevat
miespuoliset henkilöt

4. Asema
35.0 %
31.8 %
30.0 %
26.9 %
25.0 %
23.3 %
20.0 %
15.0 %
58,7 %
11.2 %
10.0 %
6.7 %
5.0 %
0.0 %
Yrittäjä/Omistaja Ylin johto Keskijohto/päällikkö Asiantuntija Toimihenkilö

5. Vastaajista
 34,1% työskentelee yrityksissä, joissa on alle 50 työntekijää
 Yli 1000 työntekijän yrityksissä 17,9%
 49,5 % työskentelee julkishallinnon/ yhteiskunnallisten palveluiden alalla
 Yleisimmät vastuualueet
 Operatiivinen johtaminen
 Talous
 Henkilöstöhallinnointi

6. Kokouksiin kuluva aika
kokouksiin kuluu keskimäärin 31 % työajasta –
27 % vastaajista viettää kokouksissa yli 40 % työajastaan
100%
90%
80%
70%
60%
50%
40%
30% 22.2 %
20% 17.5 %
11.5 % 12.3 % 13.9 %
9.5 %
10% 4.0 % 4.8 % 3.2 %
1.2 %
0%
alle 10 % 10 % 11-20 % 21-30 % 31-40 % 41-49 % 50 % 51-60 % 61-70 % yli 70%

7. Kokousten tärkeys
 Keskimäärin 49,4 % kokouksista koetaan tärkeiksi
omalle työlle
 Työajastasi keskimäärin 15,3 % kuluu siis kokouksissa, jotka
eivät ole tärkeitä omalle työllesi
 53,4 % vastaajista ei koe olevansa kokouksissa
tärkeässä roolissa

8. Heikko valmistautuminen syö kokousten tehokkuutta
Eniten kokousten tehokkuutta heikentävät
Heikko valmistautuminen (66,8 %)
Aikataulujen yhteensopimattomuus
(50,2 %)
Epäselvät tavoitteet (47,2 %)
Osallistujien myöhästely (43,2 %)
Kokousten huono johtaminen (43,1 %)
0 20 40 60 80 100

9. Kokouksissa paljon kehitettävää:
monella saralla toimivuus alhaisella tasolla
Suunnittelu ja päätöksenteko yhdessä
Sisäiset koulutukset ja valmennukset
Työskentely etätiimeissä
Toimivuus
Ideointipalaverit Merkittävyys
Etäneuvottelut
Dokumenttien työstäminen tiimityönä
0 1 2 3 4 5 6 7
* Vastaajat arvioivat toimivuutta ja merkittävyyttä asteikolla 1-7

10. Aikataulut, tehokkuus, ammattimaisuus …
Tärkeintä yritykselle
Aikataulujen pitävyys (88,7 %)
Tehokas ajankäyttö (86,6 %)
Hyvän ja ammattimaisen vaikutelman
antaminen (83 %)
Ihmisten osallistaminen suunnitteluun
ja päätöksentekoon (77,7 %)
Tiimityö (75,7 %)
Teknologian hyödyntäminen
liiketoiminnan tukena (70 %)
0 20 40 60 80 100

11. Ympäristöä ei koeta tärkeänä
Vähiten tärkeää yritykselle
Kansainvälinen toiminta (47,8 %)
Ympäristöä säästävät toimintatavat
(22,7 %)
Edistyksellisyys (19,8 %)
Turhan matkustamisen välttäminen
(16,6 %)
Teknologian hyödyntäminen
liiketoiminnan tukena (15,0 %)
Tiimityö (12,1 %)
0 20 40 60 80 100
* Kansainvälisen toiminnan kärkisijaan saattaa vaikuttaa vastaajien yritysten koko ja kotimaisuus, eli kansainvälisyyden poissaolo
omassa yrityksessä

12. Mikä yksittäinen seikka parantaisi kokouksia?
Se, että kokouksiin ei osallistu pääkaupunkiseudun ihmisiä niin asiat sujuvat loistavasti!
puhuttaisiin vain asiaa eikä omia juttuja Parempi valmistelu
aikataulujen pitäminen ja hyvä valmistautuminen
NYKYTEKNIIKAN PAREMPI HYÖDYNTÄMINEN KOKOUSTILASSA
Kokouksen parempi johtaminen
oikeat henkilöt oikeaan aikaan palavereissa
Teknologian hyödyntäminen - etäkokoukset, neuvottelutilan välineistö
Valmistelu Täsmällisemmät tavoitteet palavereille
etäneuvotteluiden tekniikka; ääni & kuva Kokouskulttuurin kehittäminen
Onnistunut ajankäyttö Selkeämmät agendat.
Harkinta - onko tämä kokous pidettävä juuri nyt
ei puhuttaisi turhia vaan pelkästään asiaa
Smartboardin koulutus ja sen hyödyntäminen eri toimipisteiden välillä
Kuvallinen etäyhteys

13. Tie parempiin kokouksiin alkaa paremmasta
suunnittelusta
Kysely nosti esiin 3 teemaa, joilla kokouksia lähdettäisiin parantamaan
[1] Parempi suunnittelu [2] Etäyhteyksien [3] Kokousaikojen
kehittäminen rytmittäminen
 Agendan laatiminen ja
siinä pysyminen – Kokoustekniikan Kokousaikojen
kännykkäkuri käyttökoulutukset lyhentäminen
 Osallistujien Yhteyksien luotettavuus Kokousvapaa
perehtyminen päivä/viikko
kokousaiheeseen Modernin tekniikan
etukäteen parempi hyödyntäminen Vakituiset kokousajat
 Osallistujat tietävät
keitä on paikalla ja
miksi

14. Kokousten korvaamaton apuri - fläppitaulu
Käytetyimmät apuvälineet kokouksissa
Projektori (videotykki) (90,8 %)
Fläppitaulu (81,6 %)
Langaton verkkoyhteys (76,3 %)
Neuvottelutilan varausjärjestelmä (56,1 %)
Tussitaulu (53,9 %)
Videoneuvottelulaitteet (50,9 %)
Vierasverkko (48,7 %)
Älypuhelin (46,1 %)
Post-it laput (37,7%)
Konferenssipuhelin (32,9 %)
Etätyöohjelmisto (32,5 %)
0 20 40 60 80 100

15. Moderni kokoustekniikka vielä tuntematon alue monelle
Vähiten käytetyt apuvälineet kokouksissa ( käyttö %)
Kosketusnäyttö (5,3 %)
Interaktiivinen kosketustaulu (11,0 %)
Neuvottelutilan laitteiden
ohjausjärjestelmä (18,0 %)
Piirtoheitin (20,2 %)
Dokumenttikamera (20,2 %)
Taulutietokone (20,6 %)
0 20 40 60 80 100

16. Neuvotteluhuoneiden varustetaso ”hyvä” – onko tässä koko totuus?
100
90
39,5 %
80
70
60
50
40
30
20
10
0
4 5 6 7 8 9 10
 39,5 % vastaajista antoi yrityksensä neuvotteluhuoneiden varustetasolle arvosanaksi 8

17. Koulutustarjonta jakautuu lähes kahtia
Neuvottelutilan laitteiden käyttöön tarjottavat koulutukset
Koulutuksia järjestetään
54,4 %
Koulutuksia ei järjestetä
45,6 %

18. Mielikuvia modernista kokoustekniikasta
Sopii meidän yrityksellemme
Kallista
Auttaa minua työssäni
Olen kokeillut
Tärkeää kokousten onnistumiselle
Totta
Helppokäyttöistä Ei pidä paikkaansa
Luksusta
En tunne
En halua kokeilla ensimmäisten joukossa
0 50 100 150 200

19. Tulevaisuuden suunnitellut investoinnit
 Yritysten suunniteltujen investointien kärjessä
nelikko, joihin löytyy yksi yhdistävä laiteratkaisu
 Videoneuvottelulaitteet
 Etätyöohjelmisto
 Projektori (videotykki)
 Interaktiivinen kosketustaulu

20. Ristiriitaiset tulokset nostavat esille tulevaisuuden trendit:
Modernin kokoustekniikan valtakausi
on vasta alkamassa!
 Yrityksissä pidetään tärkeinä asioita, joiden toteuttamiseen
käytetään tällä hetkellä vanhentuneita apuvälineitä
 Ihmisten osallistamista, ammattimaista vaikutelmaa ja teknologian
hyödyntämistä – fläppitaulun avullako?
 Modernin kokoustekniikan ei koeta vaikuttavan kokousten
tehokkuuteen – toisaalta vain murto-osa vastaajista kertoo
käyttävänsä tätä tekniikkaa
 Moderni kokoustekniikka on siis ilmeisen tuntematonta monelle ja siksi
myöskään sen hyötyjä ei tunnisteta

21. 3 lääkettä parempiin kokouksiin
Moderni kokoustekniikka tarjoaa kaikkiin näihin korvaamattomia
apuvälineitä
[1] Parempi suunnittelu [2] Etäyhteyksien [3] Kokousaikojen
kehittäminen rytmittäminen
 Agenda:  Koulutukset:  Lyhyemmät kokousajat:
Materiaalin työstämien videokoulutukset, etäkouluttaminen Kokoustilojen
etätiimeissä ennen kokouksia automaatiojärjestelmät
 Luotettavat yhteydet:
 Perehtyminen: Etäyhteysjärjestelmien päivittäminen  Kokousvapaat:
Dokumenttien ja Energian, kustannusten ja
oheismateriaalien jako  Tekniikan hyödyntäminen: ympäristön säästö
osallistujille etukäteen Uusien laitteiden hankinta
 Vakituiset kokousajat:
 Osallistujat: Neuvotteluhuoneiden
Henkilö-/vastuuesittelyt varausjärjestelmät sekä
saatavilla kokouskohtaisesti etäyhteyksien luotettavuus

22. Kiinnostuitko?
Aronet-Esitysyhtiö Oy
+358 9 849 4133
www.aronet.fi
myynti@aronet.fi
Olli Sarvi, liiketoimintajohtaja
olli.sarvi@aronet.fi