Presentazione DocSuite BiblosDS Vecomp Software

DocSuite 8.50
Protocollo Informatico, Procedimenti Amministrativi Digitali
Gestione Documentale e Processi
www.vecompsoftware.it
Direzione GED Prodotti - Andrea Piccoli, 5 Maggio 2017

Andrea Piccoli
Andrea Piccoli
Direzione Business Unit Gestione Elettronica dei Documenti
Direzione Tecnica

DOCSUITE
“Accompagniamo la Pubblica Amministrazione
nella digitalizzazione dei procedimenti
amministrativi nel rispetto della normativa,
con trasparenza, efficacia ed efficienza,
abilitandola ad offrire servizi di qualità”.
«mira ad attuare i principi fondamentali:
trasparenza, responsabilità e merito, qualità
ed efficienza assunti quali valori e – ad un
tempo – quali obiettivi per la riscrittura del
rapporto tra la pubblica amministrazione ed i
cittadini con l’obiettivo di massimizzare il grado
di soddisfazione degli utenti»

AGENDA
• Protocollo e Fascicoli
• Scrivania
• Collaborazione e Tavoli
• PEC e PosteWeb
• Atti (delibere e determinazioni)
• Amministrazione Trasparente e ANAC
• Pratiche
• Archivi e Workflow
• Sicurezza e identità base
• BiblosDS e Conservazione Digitale
Presentazione DocSuite & BiblosDS, Architettura, Moduli Applicativi & Funzionalità
• Biblos Fast Import
• Biblos Fast Sender
• Biblos Fast Input
Moduli Applicativi: Addon
Normativa
Conservazione Digitale

DOCSUITE
DocSuite è il sistema di gestione documentale che ti permette
di mettere ordine alla complessità della digitalizzazione.
Nel corso dei più di 15 anni di storia il prodotto si è evoluto
attraverso la continua ricerca per l’innovazione tecnologica,
la passione per la normativa e i suoi aspetti applicativi, il
supporto e collaborazione dei nostri clienti e la continua
ricerca per la semplificazione.
Oggi DocSuite è un prodotto maturo e solido che agevola la
tua organizzazione nel vincere la quotidiana battaglia per la
corretta gestione documentale attraverso i suoi moduli
funzionali, che partendo dal ruolo centrale del protocollo
abilitano una serie di flussi documentali fondamentali per le
organizzazioni complesse.

BIBLOS DOCUMENT SERVER
BiblosDS è il motore di archiviazione e conservazione che
assicura la sicurezza e inalterabilità dei documenti della tua
organizzazione.
Un prodotto che fu pensato alla fine degli anni 80, le cui
prime versioni risalgono al 1992, e che ad oggi si è evoluto in
una garanzia di sicurezza, affidabilità e facilità di utilizzo.
BiblosDS abilita i processi di conservazione digitale,
archiviazione e archiviazione anticipata aggiornato alle
disposizioni in materia dell’ultimo DPCM del 13 Novembre
2014, automatizza la creazione dei lotti versamento, del
pacchetto di conservazione con firma digitale e marca
temporale e guida il Responsabile della Conservazione nella
sua importante funzione.

ARCHITETTURA
ImportMassivi
Fattura PA
PosteWeb
PEC & eMail
Scrivania
Dossier (Pratiche)
Collaborazione, Firma Digitale
Tavoli
Archivi (Unità Documentarie)
Protocollo
Fasicoli
Atti
Workflow
Funzionigramma
Organigramma
BiblosDS Web Services
BiblosDS Services
BiblosDS
Preservation
Portal
FileSystem
Azure
SQL Server
SharePoint
Sistemi Terzi (PARER)

OFFERTA E RIUSO
La logica della linea d’offerta è quella del Riuso.
Ovvero non prevediamo costi di licenza, ma solo un canone di assistenza e
manutenzione.
Nell’offerta MEPA / Consip è presente il canone di assistenza e manutenzione e il
canone dell’infrastruttura cloud per le taglie Small, Medium, Large
Riconosciamo che il valore della soluzione è dato dalla somma degli
investimenti delle aziende nostre clienti, quindi un patrimonio condiviso con
pubblica amministrazione.
La modalità di fruizione della soluzione può essere on-premise o software as a
service (cloud Microsoft Azure).
L’utilizzo delle WebApi e servizi di DocSuite è pubblico per favorire la massima
integrazione applicativa con altre soluzioni applicative.

ORGANIZZAZIONE PROGETTUALE
I progetti di adozione della piattaforma
sono sempre progressivi e basati su una
metodologia Agile. Si preferisce cioè un
approccio di adozione progressiva della
piattaforma e di digitalizzazione progressiva
dei procedimenti amministrativi.
Nel caso di alcune organizzazioni più complesse ci si
avvale anche di partnership per l’analisi organizzativa.
Per digitalizzare i procedimenti (e non i singoli
documenti) si deve iniziare con l’organizzazione.

ARCHITETTURA
Il funzionigramma
rappresenta
l’organizzazione in
termini di Unità
Operative (Uffici,
Settori) in base alle
“funzioni svolte” che
non sempre
coincidono con le
responsabilità
organizzative e le
risorse.
L’organigramma è un
riferimento formale per la
descrivere l’organizzazione
delle risorse umane e le
loro responsabilità in
termini gerarchici (chi
risponde a chi).

ARCHIVISTICA
Protocolli
Archivi
Atti
Registrazioni
Trasparenza
Serie Documentali
Registri / Repertori
Fascicoli periodici
Fascicoli persona
fisica e giuridica
vista logica
Aggregazioni per
rifetimento
Registri / Repertori
Fascicoli
procedimento
Miscelanea
Dossier
(Pratiche)
Classificatore
Titolario
Massimario di
Scarto
Piano Fascicolazione
Unità Documentarie
Unità Archivistiche
Documento (Informatico)
Metadati
(Segnatura)
Catena
Documentale
Fascicoli attività
Miscelanea
Miscelanea

UNITA’ DOCUMENTARIA – DOCUMENTO INFORMATICO
Le unità documentarie sono collezioni di
componenti documentali (file) e metadati associati
sia alle singole componenti che all’unità
documentaria.
Le unità documentarie sono hanno sempre una
classificazione. Altrimenti sono considerate semplici
componenti documentali.
(l’eml di una PEC, un documento acquisito per copia
di immagine, un singolo documento informatico).
BiblosDS garantisce per mezzo dell’applicazione
interna ed automatica di firme elettroniche e
impronte, sia ai metadati che ai file, la immutabilità
e la univocità della corrispondenza tra metadati e
componenti documentali. Le verifiche sono fatte ad
ogni consultazione e le impronte interne sono
riportate nel file UNI SInCRO di conservazione.
In modo coerente con il processo di conservazione
BiblosDS gestisce le versioni sia dei metadati che dei
file.

Scrivania
ImportMassivi
FatturaPA
PosteWeb
PEC & eMail
Scrivania
Pratiche
Collaborazione
Tavoli
Protocollo
Atti & Delibere
Fascicoli
Unità Documentarie (Archivi)
Workflow
Funzionigramma
Organigramma
BiblosDS Services
BiblosDS
Preservation
Portal
FileSystem
Azure
SQL Server
SharePoint
PAR
Scrivania
La tua solita
scrivania, ma
digitale.
I tuoi documenti,
da visionare,
firmare, gestire in
un unico luogo
Lo scadenziario
che ti aiuta a non
dimenticare
La Scrivania della DocSuite permette all’utente di avere in un unico punto di accesso e
consultazione la visione dei tutti i documenti che sono posti alla sua attenzione per essere visionati,
firmati, distribuiti, fascicolati, etc.
Tutte i moduli possono inviare email di notifica automatica contenente le URL per consultazione
diretta dei documenti segnalati.
Il Diario permette all’utente di avere una visione di tutte le attività fatte dall’utente in modo da
agevolare la ricerca di documenti su cui si è operato recentemente.
E’ un utile strumento che permette di accedere alle ultime cose fatte, quelle su cui si stà lavorando,
immediato, senza fare ricerche…
La Scrivania include due importanti funzionalità legate ai flussi documentali:
Evidenza: permette agli utenti di porre in evidenza ai responsabili aziendali registrazioni di unità
documentarie importanti. L’evidenza è personale ed estende le autorizzazioni legate alla distribuzione
di protocollo.
Scadenziario: ogni utente può assegnare delle proprie scadenze alle registrazioni di unità
documentarie e fascicoli. Una email di notifica avvisa l’utente delle scadenze imminenti
Chiedi Parere: permette in ogni momento di porre una questione su una registrazione di unità
documentale ad un altro utente della DocSuite e di ricevere un parere su tale registrazione

Protocollo e Fascicoli
ImportMassivi
FatturaPA
PosteWeb
PEC & eMail
Scrivania
Pratiche
Collaborazione
Tavoli
Protocollo
Atti & Delibere
Fascicoli
Workflow
Funzionigramma
Organigramma
BiblosDS Services
BiblosDS
Preservation
Portal
FileSystem
Azure
SQL Server
SharePoint
PAR
Protocollo: come gestire i documenti importanti dell’azienda in ingresso, uscita e tra
uffici
• Inserimento documenti da file, da scanner web twain, da SharePoint
• Gestione automatica file zip
• Controllo sulle estensioni trattabili
• Firma digitale integrata contestuale all’inserimento
• Gestione integrata rubrica aziendale, rubrica di settore, collegamento LDAP a IPA,
collegamento LDAP per rubriche aziendali presenti su altri sistemi (esempio
Exchange)
• Classificatore archivistico aziendale
• Distribuzione dei protocolli attraverso il concetto delle autorizzazioni
• Meta datazione minima da normativa, estensibile
Fascicolo: tutti i documenti
• Raccoglie i documenti di un procedimento, traccia il responsabile, l’apertura e la
chiusura
• Raccoglie i documenti di una certa classificazione periodicamente (esempio
fatture, cedolini, …)
• Raccoglie i documenti che si riferiscono ad un contatto (ad esempio tutta la
corrispondenza con un certo cliente) di un procedimento o di una serie
Protocollo
La genesi del
documento
digitale
Fascicolo
Organizza, traccia
e rende
recuperabile

Protocollo Ibrido
ImportMassivi
FatturaPA
PosteWeb
PEC & eMail
Scrivania
Pratiche
Collaborazione
Tavoli
Protocollo
Atti & Delibere
Fascicoli
Workflow
Funzionigramma
Organigramma
BiblosDS Services
BiblosDS
Preservation
Portal
FileSystem
Azure
SQL Server
SharePoint
PAR
Protocollo
La genesi del
documento
digitale
Fascicolo
Organizza, traccia
e rende
recuperabile
Etichetta di protocollo permette di
apporre i dati di protocollazione
sull’originale cartaceo.
Il codice a barre, o smart tag, nelle
diverse forme, permette di visualizzare
la registrazione elettronica relativa alla
protocollazione dell’originale cartaceo
che si sta' utilizzando.
In alcuni casi di protocollo generale il
cartaceo viene distribuito ai settori, in
altri casi resta nell’archivio cartaceo del
protocollo generale (e non entra nella
fascicolazione, se non nella serie
periodica (cartacea) del protocollo
generale !)

Protocollo Ibrido
ImportMassivi
FatturaPA
PosteWeb
PEC & eMail
Scrivania
Pratiche
Collaborazione
Tavoli
Protocollo
Atti & Delibere
Fascicoli
Workflow
Funzionigramma
Organigramma
BiblosDS Services
BiblosDS
Preservation
Portal
FileSystem
Azure
SQL Server
SharePoint
PAR
Protocollo
La genesi del
documento
digitale
Fascicolo
Organizza, traccia
e rende
recuperabile
E’ inoltre possibile definire una tabella di livelli di riservatezza / privacy.
Quando si inserisce un file è possibile definirne il livello di riservatezza.
Ciascun utente è autorizzato fino ad certo livello di riservatezza.
Anche se autorizzato alla visione della unità documentaria (protocollo) è
concessa la consultazione dei soli documenti con livello di riservatezza
uguale o inferiore a quelli autorizzati.
Contenitore
Contenitore
Contenitore Riservato
Protocollo
Doc Lev1
Doc Lev2
Doc Lev3
Doc Lev4
Livello
Classify
Riservato
Privacy
I contenitori della DocSuite
definiscono la sicurezza di
base delle unità
documentarie (e quindi
anche protocolli)
memorizzati al loro interno.
Il protocollo riservato
diventa quindi spesso un
contenitore il cui accesso ai
protocolli è ristretto a
specifici gruppi di utenti.

Protocollo Distribuzione
ImportMassivi
FatturaPA
PosteWeb
PEC & eMail
Scrivania
Pratiche
Collaborazione
Tavoli
Protocollo
Atti & Delibere
Fascicoli
Workflow
Funzionigramma
Organigramma
BiblosDS Services
BiblosDS
Preservation
Portal
FileSystem
Azure
SQL Server
SharePoint
PAR
Protocollo
La genesi del
documento
digitale
Fascicolo
Organizza, traccia
e rende
recuperabile
Protocollo GeneraleIngresso
Funzione
Competente
(Settore)
Funzione
Competente
Funzione in conoscenza
Uscita
Uscita
Uscita
Autorizzazione
Distribuzione
Uscita
Ingresso
Funzione
Competente
(Settore)
Funzione
Competente
Funzione in conoscenza
Uscita
Uscita
Uscita
Autorizzazione
Distribuzione
Accettazione
Rifiuto (motivato)
Sono possibili due modelli
organizzativi distinti, o anche in
alcuni casi una contemporaneità
dei due.
Nel primo modello il protocollo in
ingresso è gestito centralmente da
un ufficio di protocollo generale
che poi distribuisce ai diversi
settori aziendali. In questo modello
è possibile gestire il «rigetto» per
erronea distribuzione.
Nel secondo caso anche tutti o
alcuni settori gestiscono la
protocollazione in ingresso in
modo autonomo
In entrambi i modelli normalmente
la protocollazione in uscita è
gestita dai settori.

CLASSIFICATORE (TITOLARIO), PIANO FASCICOLI
ImportMassivi
FatturaPA
PosteWeb
PEC & eMail
Scrivania
Pratiche
Collaborazione
Tavoli
Protocollo
Atti & Delibere
Fascicoli
Workflow
Funzionigramma
Organigramma
BiblosDS Services
BiblosDS
Preservation
Portal
FileSystem
Azure
SQL Server
SharePoint
PAR
Protocollo
La genesi del
documento
digitale
Fascicolo
Organizza, traccia
e rende
recuperabile
Il classificatore (Titolario) è comune a tutta la DocSuite.
Il piano di fascicolazione si definisce sopra al classificatore andando a
impostare per ciascuna voce la tipologia di fascicolazione.
Se si seleziona una voce di classificazione non finale, le sottovoci sono
automaticamente trattate come sottofascicoli.

FASCICOLI, MISCELLANEA E IBRIDO
ImportMassivi
FatturaPA
PosteWeb
PEC & eMail
Scrivania
Pratiche
Collaborazione
Tavoli
Protocollo
Atti & Delibere
Fascicoli
Workflow
Funzionigramma
Organigramma
BiblosDS Services
BiblosDS
Preservation
Portal
FileSystem
Azure
SQL Server
SharePoint
PAR
Protocollo
La genesi del
documento
digitale
Fascicolo
Organizza, traccia
e rende
recuperabile
I fascicoli possono essere distribuiti e autorizzati come per i protocolli.
I metadati dinamici associabili al fascicolo permetto di gestire anche i
riferimenti alla individuazione, collocazione e stato del fascicolo cartaceo.
E’ ipotizzabile, con la firma digitale di attestazione di conformità da parte del
funzionario incaricato dematerializzare i fascicoli ibridi collegati.
Il fascicolo ha una
miscellanea che
permette di inserire
quei contenuti che
sono relativi alla
lavorazione del
fascicolo.
Quando il fascicolo
viene chiuso, si sceglie
quali contenuti della
miscellanea preservare
nel fascicolo.

Collaborazione e Tavoli, Firme Digitali
ImportMassivi
FatturaPA
PosteWeb
PEC & eMail
Scrivania
Pratiche
Collaborazione
Tavoli
Protocollo
Atti & Delibere
Fascicoli
Workflow
Funzionigramma
Organigramma
BiblosDS Services
BiblosDS
Preservation
Portal
FileSystem
Azure
SQL Server
SharePoint
PAR
Collaborazione
Approvare e
Firmare non è mai
stato così semplice
Tavoli
Crea, proponi,
modifica,
condividi…
In team
Collaborazione di occupa di realizzare un processo collaborativo di raccolta di
modifiche, visti di approvazione e firme digitali sui documenti prima che questi ultimi
siano protocollati o archiviati. Realizza il concetto dei libri firma che le segreterie
usano con i direttori per far visionare e firmare i documenti.
Tavoli è un modulo che permette di avere un’area di lavoro comune che integra una
raccolta documentale e una lavagna di condivisione con funzionalità di gestione delle
versioni, raccolta commenti, richiesta di approvazione e firma digitale.
Quando un tavolo viene chiuso il processo può proseguire con una collaborazione
oppure con la registrazione in una unità documentale.
Il modulo Tavoli è integrabile con una Document Library di Sharepoint.
I Tavoli integrano anche una libreria di template documentali condivisa a livello
aziendale, da cui iniziare la stesura dei nuovi documenti.

Firme Digitali e eIDAS
ImportMassivi
FatturaPA
PosteWeb
PEC & eMail
Scrivania
Pratiche
Collaborazione
Tavoli
Protocollo
Atti & Delibere
Fascicoli
Workflow
Funzionigramma
Organigramma
BiblosDS Services
BiblosDS
Preservation
Portal
FileSystem
Azure
SQL Server
SharePoint
PAR
Firme Digitali e
eIDAS
I tuoi processi e
procedimenti
digitali nel rispetto
della normativa
La DocSuite utilizza per i processi di firma digitale le componenti di CompEd Digitalsign
Professional, che nella versione 5.x supporta le seguenti modalità di firma:
• Firma digitale CaDES, PaDES, XaDES e marche temporali
• Firma grafometrica con estensione BioSign
• Firma remota con servizi di Aruba e InfoCert
• Firma grafica (firma elettronica)
La digitalizzazione dei processi e procedimenti amministrativi deve partire da una
analisi dei processi stessi e della valenza dei momenti e passaggi legati alla raccolta
delle firme digitali. Gli aspetti tecnici della firma in quanto tali, sono secondari rispetto
ad una attenta valutazione delle valenze di firma, del loro contesto probatorio ed
espressivo, della coerenza del processo digitale rispetto alla normativa.
eIDAS vuole semplificare l’impiego dei canali di autenticazione elettronici nei
confronti delle pubbliche amministrazioni. Ad esempio introducendo il
riconoscimento giuridico della semplice manifestazione della volontà di firma.

PEC, PosteWEB, email
ImportMassivi
FatturaPA
PosteWeb
PEC & eMail
Scrivania
Pratiche
Collaborazione
Tavoli
Protocollo
Atti & Delibere
Fascicoli
Workflow
Funzionigramma
Organigramma
BiblosDS Services
BiblosDS
Preservation
Portal
FileSystem
Azure
SQL Server
SharePoint
PAR
PEC, PosteWeb,
eMail
3 Moduli integrati
e un’unica
interfaccia per la
gestione di tutta la
comunicazione
nativa digitale e
cartacea.
Il modulo PEC permette di gestire tutta la posta PEC in arrivo in diverse caselle, anche
di provider diversi e di procedere in modo guidato alla protocollazione o archiviazione
dei documenti.
Guida l’utente a distinguere e gestire le diverse tipologie di PEC (anomalie, PEC, PEC
interoperabili, ricevute).
Permette la gestione degli invii PEC e delle relative ricevute di accettazione e
consegna in modo automatico.
Le PEC risultano sempre collegate ai protocolli o archivi da cui sono state gestite.
Gli archivi delle PEC possono essere sottoposti a conservazione digitale.
Scarica PEC ed allegati presso la struttura del cliente, tenendo sempre al minimo lo
storage sul provider di posta
Il modulo PosteWeb permette di gestire gli invii di Posta Prioritaria, Raccomandate RR
e Telegrammi in modo integrato con i documenti e di tracciare le corrispondenti
ricevute di consegna (include modulo per acquisizione massiva delle ricevute cartacee
delle raccomandate)

FatturaPA
ImportMassivi
FatturaPA
PosteWeb
PEC & eMail
Scrivania
Pratiche
Collaborazione
Tavoli
Protocollo
Atti & Delibere
Fascicoli
Workflow
Funzionigramma
Organigramma
BiblosDS Services
BiblosDS
Preservation
Portal
FileSystem
Azure
SQL Server
SharePoint
PAR
FatturaPA
Semplice e
completo,
permette invio e
gestione della
fattura elettronica
Il modulo Fattura PA permette di gestire il flusso di invio e controllo degli esiti del
dialogo con il sistema di interscambio SDI.
Gli XML della FatturaPA con firma digitale sono gestiti in contenitori assoggettati a
conservazione digitale e visualizzati in modo semplice e leggibile agli utenti.
Le ricevute delle comunicazioni con l’SDI sono mantenute collegate alle fatture stesse.

Dossier (Pratiche)
ImportMassivi
FatturaPA
PosteWeb
PEC & eMail
Scrivania
Pratiche
Collaborazione
Tavoli
Protocollo
Atti & Delibere
Fascicoli
Workflow
Funzionigramma
Organigramma
BiblosDS Services
BiblosDS
Preservation
Portal
FileSystem
Azure
SQL Server
SharePoint
PAR
Dossier
Il raccoglitore
elettronico dei dei
fascicoli dei
procedimenti.
I Dossier sono un modulo che permette di gestire un raccoglitore di diversi
documenti e fascicoli che compongono un affare amministrativo.
Le pratiche sono quindi anche un raccoglitore di fascicoli di procedimento,
permettendo così di articolare flussi documentali che racchiudono diversi fascicoli.
Le pratiche sono oggetto di workflow strutturato o opzionalmente un workflow
collaborativo tra i settori aziendali che permette di coinvolgere altri settori aziendali
nel completamento o valutazione di una pratica.
I workflow a livello dei fascicoli contenuti nella pratica, indipendenti da quest’ultimo,
permettono la gestione di flussi documentali che si sviluppano parallelamente
all’interno dell’azienda mantenendo il controllo da parte di un settore aziendale.
Possono essere definite diversi contenitori di pratiche ciascuno con una suddivisione in
cartelle tipica di tale tipologia di pratica.

DOSSIER (Pratiche) e PROCEDIMENTI
ImportMassivi
FatturaPA
PosteWeb
PEC & eMail
Scrivania
Pratiche
Collaborazione
Tavoli
Protocollo
Atti & Delibere
Fascicoli
Workflow
Funzionigramma
Organigramma
BiblosDS Services
BiblosDS
Preservation
Portal
FileSystem
Azure
SQL Server
SharePoint
PAR
Dossier
Il raccoglitore
elettronico dei dei
fascicoli dei
procedimenti.
Fascicolo
Fascicolo Attività
Pratica
Settore
Competente
Settore
Competente
Settore
Competente
Da Avviare
Sotto Fascicolo
I dossier e i singoli fascicoli che li
compongono si possono «muovere»
all’interno dell’organizzazione in
modo indipendente e in tempi diversi
trasferendo via via la competenza. Il
settore competente prende i diritti sul
singolo fascicolo o sull’intera pratica e
ne può a sua volta gestire il flusso o
restituirla.
I singoli fascicoli, hanno oltre al
concetto di aperto e chiuso, un
concetto di avvio che può avvenire in
un secondo tempo rispetto
all’apertura della pratica.
L’automazione di questi passaggi
porta all’introduzione del workflow.

Atti (delibere e determinazioni, verbali, disposizioni, …)
Atti digitali, la via
per la efficienza,
efficacia nel
rispetto della
trasparenza e anti
corruzione.
Il modulo degli Atti premette di gestire in digitale l’intero flusso di proposta, adozione,
pubblicazione ed esecutività degli atti.
Integra la gestione degli ordini del giorno e della sedute di deliberazione da parte
dell’organo politico di governo. Le comunicazioni con gli organi di controllo sono
gestite in modo integrato con la PEC.
Il modulo comprende la gestione dell’albo on line ed integra in modo nativo le
funzionalità del modulo amministrazione trasparente e pubblicazione dei dati ANAC
(ex AVCP).
I registri mensili di adozione e pubblicazione sono gestiti in digitale con eventuale
marca e firma digitale.
Permette anche attraverso la produzione e firma digitale di attestazioni di
dematerializzazione, di uniformare in una versione digitale eventuali gestioni miste
digitali e cartacee alla fine del ciclo di esecutività dell’atto in modo da rendere
omogenea e completa la conservazione digitale della serie degli atti.
ImportMassivi
FatturaPA
PosteWeb
PEC & eMail
Scrivania
Pratiche
Collaborazione
Tavoli
Protocollo
Atti & Delibere
Fascicoli
Workflow
Funzionigramma
OrganigrammaBiblosDS Web Services
BiblosDS Services
BiblosDS
Preservation
Portal
FileSystem
Azure
SQL Server
SharePoint
PAR

Atti (delibere e determinazioni)
Atti digitali, la via
per la efficienza,
efficacia nel
rispetto della
trasparenza e anti
corruzione.
ImportMassivi
FatturaPA
PosteWeb
PEC & eMail
Scrivania
Pratiche
Collaborazione
Tavoli
Protocollo
Atti & Delibere
Fascicoli
Workflow
Funzionigramma
BiblosDS Services
BiblosDS
Preservation
Portal
FileSystem
Azure
SQL Server
SharePoint
PAR
Tavolo di condivisione
per redazione dei
documenti
Raccolta firme digitali
Proposta
Adozione
ODG
PEC
Organi di
Controllo
Dati ANAC
(Ex AVCP)
Pubblicazione
Albo
Pretorio
Online
Esecutività
Amministrazione
Trasparente
ANAC
Conservazione
Digitale
(Anticipata)
Protocolli
Conservazione
Digitale
Fascicolo

Amministrazione Trasparente e ANAC
Amministrazione
Trasparente
Pubblicazione e
gestione integrata
nel flusso atti e
nella gestione
documentale
ANAC
Dati associati ai
contratti
pubblicati in modo
integrato
Il modulo permette di gestire la fase preparatoria, di conferma e di pubblicazione dei
contenuti per assolvere al D.lgs. 33/2013 e del D.lgs. 97/2016 (FOIA) della
Amministrazione Trasparente. E’ Allineato alle recenti circolari (2017) di ANAC.
Il modulo include un sito pubblico che può essere collegato al sito aziendale che
permette la consultazione esterna dei dati, la fruizione degli stessi in modalità open
data e la consultazione dei documenti in formato strettamente PDF/A
indipendentemente che l’origine sia un documento informatico o un file con formati
Microsoft Office o Open Office.
Il modulo può essere fruito in modo indipendente dagli altri moduli della DocSuite o
integrato nel flusso degli Atti.
Il modulo ANAC permette di gestire la predisposizione e pubblicazione in formato XML
dei dati per ANAC sui contratti e loro avanzamento. Permette integrazioni con il flusso
atti e con eventuali sistemi di contabilità esterni aziendali.
ImportMassivi
FatturaPA
PosteWeb
PEC & eMail
Scrivania
Pratiche
Collaborazione
Tavoli
Protocollo
Atti & Delibere
Fascicoli
Workflow
Funzionigramma
BiblosDS Services
BiblosDS
Preservation
Portal
FileSystem
Azure
SQL Server
SharePoint
PAR

Archivi
Archivi
Il documento
informatico,
nell’archivio
digitale
Gli archivi permettono di gestire diverse tipologie di unità documentarie la cui
struttura può essere liberamente definita come composizione di catene documentali
e meta dati con l’apposito designer. Realizzano le serie documentali archivistiche.
Le unità documentarie possono essere successivamente al loro inserimento utilizzate
in workflow strutturati ed in particolare protocollate.
Un esempio sono i contratti con firma digitale previsti come obbligo dal Codice degli
Appalti, che costituiscono un archivio e una repertorio, ma sono anche oggetto nella
loro interezza di protocollazione per lo scambio di documenti con il fornitore.
Ne sono esempi le varie categorie documentali gestite in azienda come ad esempio
offerte, ordini, reclami, …
Gli archivi sono anche lo strumento principale per gestire sia la raccolta dati attraverso
il sito pubblico (esempio portale fornitori -> archivio fornitori) che la gestione di
procedimenti amministrativi avviati dal sito pubblico (esempio richieste accesso agli
atti -> archivio richieste accesso atti).
ImportMassivi
FatturaPA
PosteWeb
PEC & eMail
Scrivania
Pratiche
Collaborazione
Tavoli
Protocollo
Atti & Delibere
Fascicoli
Workflow
Funzionigramma
BiblosDS Services
BiblosDS
Preservation
Portal
FileSystem
Azure
SQL Server
SharePoint
PAR

Workflow
ImportMassivi
FatturaPA
PosteWeb
PEC & eMail
Scrivania
Pratiche
Collaborazione
Tavoli
Protocollo
Atti & Delibere
Fascicoli
Workflow
Funzionigramma
Organigramma
BiblosDS Services
BiblosDS
Preservation
Portal
FileSystem
Azure
SQL Server
SharePoint
PAR
Workflow
Per disegnare i
tuoi processi
documentali e
rendere più
produttivi i flussi
di lavoro aziendali
I workflow sono realizzati in con il Microsoft Workflow Manager, il medesimo di
Sharepoint per mezzo di una serie di custom action (azioni) che vanno a specificare le
azioni che un ruolo deve fare all’interno della DocSuite. I ruoli possono corrispondere
ad utenti o gruppi identificati dai settori o dall’organigramma.
Le azioni che compongono il workflow corrispondono sempre a funzionalità della
DocSuite e possono essere automatiche o richiedere all’utente di compiere delle
azioni.
La scrivania delle attività (di workflow) indica all’utente tutte le attività che deve
compiere.

WORKFLOW – RUOLI DINAMICI
ImportMassivi
FatturaPA
PosteWeb
PEC & eMail
Scrivania
Pratiche
Collaborazione
Tavoli
Protocollo
Atti & Delibere
Fascicoli
Workflow
Funzionigramma
Organigramma
BiblosDS Services
BiblosDS
Preservation
Portal
FileSystem
Azure
SQL Server
SharePoint
PAR
Workflow
Per disegnare i
tuoi processi
documentali e
rendere più
produttivi i flussi
di lavoro aziendali
Durante l’esecuzione dei workflow, nella attribuzione di responsabilità delle singole
azioni, nasce il problema di introdurre un efficace metodo dinamico di attribuzione
basato sui metadati e sullo stato del workflow.
La manutenzione della tabella che definisce le regole di corrispondenza dei ruoli è
disponibile all’utente amministratore finale, senza modifiche alla definizione del
workflow.
Le organizzazioni evolvono e mutano frequentemente, i processi sono corrispondenti
dalla organizzazione.

WebApi - WebService - ExternalViewer
ImportMassivi
FatturaPA
PosteWeb
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Workflow
Funzionigramma
Organigramma
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BiblosDS
Preservation
Portal
FileSystem
Azure
SQL Server
SharePoint
PAR
WebApi
ExternalViewer
Per integrare la
DocSuite nei tuoi
processi
documentali e
rendere più
produttivi i flussi
di lavoro aziendali
La DocSuite è pronta per estendere le proprie funzionalità integrando altri sistemi di
gestione sia contabili, sia sistemi dedicati al CRM, sia sistemi di gestione verticali
(esempio applicativi Avelco, Zen, … per Sanità Pubblica).
Un completo insieme di WebApi e di WebService, unità alla flessibilità del motore di
workflow della DocSuite, permette di dialogare con gli archivi e con le attività della
DocSuite.
Anche le integrazioni molto spinte con Microsoft Sharepoint che permettono di gestire
l’integrazione di flussi documentali collaborativi e aspetti di CMS con la gestione
documentale (archivistica) a norma della DocSuite, sono basate sull’utilizzo della
WebApi pubbliche.
La consultazione dei documenti archiviati e gestiti all’interno della DocSuite da parte
di sistemi terzi avviene in modo sicuro e controllato attraverso l’utilizzo
dell’ExternalViewer.
Sistema DocSuite
Workflow Attività
Workflow Attività Automatica
Documento
Documento
Richiesta di archiviazione
Richiesta di protocollazione e invio PEC
Richiesta di Workflow
Riferimenti archivio
Eventi di protocollo
(esempio fascicolo)
Riferimento archivio

Evoluzione DocSuite 2017 - 2019
In accordo con le «strategie per la crescita digitale» del Consiglio dei Ministri, in attesa del
piano triennale per la digitalizzazione di AGID, nella traccia della circolare n.2 del 24 Giugno
2016 di AGID;
Tenendo conto del nuovo CAD, Dlg. 179 del 26 Agosto 2016
Si individuano i seguenti servizi da integrare nella evoluzione della DocSuite:
http://www.agid.gov.it/agenda-digitale-italiana/verso-italia-login
Servizi al cittadino, portale fornitori,
accesso atti
Gare e appalti telematici
Mercato per la PA
Gestione contratti
Trasparenza, Open Data

WhistleBlower
WhistleBlower
La gestione delle
segnalazioni di
vigilanza della
anticorruzione in
modo semplice e
sicuro, a norma.
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Segnalante
Intranet Sharepoint
Accesso alla intranet in modalità autenticata
Ricevente/i
Archivio segnalazioni
Segnalazione
Active Directory
Dati segnalante
Recupero dati segnalante
Mail notifica inserimento nuova segnalazione
Salvataggio segnalazione
Accesso ricevente
Segnalazione
Azioni ricevente
Svela identità
Identità
segnalante
Identità
segnalante
Conservazione
Biblos

Sicurezza
Sicurezza &
identità
Una gestione
Windows – Nativa
che assicura la
facile
implementazione
e la sicurezza
certificata
Microsoft
L’autentica utente della DocSuite è Windows Integrated, quindi collegata al dominio
del sever.
Lo scambio di sicurezza avviene per mezzo di token di autentica e quindi le credenziali
non viaggiano mai in chiaro tra il client e il server.
La gestione dei gruppi utente può essere integrata con il dominio AD oppure essere
gestita in modo autonomo sul database DocSuite. Nella configurazione autonoma è
possibile anche l’utilizzo multi dominio che permette di avere gruppi con utenti di
domini diversi.
I contenitori della DocSuite definiscono la suddivisione dei documenti in «armadi
logici» ciascuno con una propria sicurezza di base attribuita ai documenti contenuti.
I settori della DocSuite definiscono la struttura del funzioni-gramma aziendale.
Settori e Contenitori e gruppi sono poi posti in relazione con l’organigramma
aziendale.
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FileSystem
Azure
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SharePoint
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Workflow
Funzionigramma
Organigramma
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BiblosDS
Preservation
Portal
FileSystem
Azure
SQL Server
SharePoint
PAR
BiblosDS
La suite completa
per la gestione
della
conservazione
digitale a norma e
l’accesso alla
documentazione
BiblosDS crea e gestisce in automatico la creazione dei lotti di versamento in formato
SiNCRO.
BiblosDS guida il responsabile della conservazione nelle attività di:
Verifica congruenza dei documenti versati prima della conservazione
Processo di creazione del pacchetto di conservazione con firma digitale e marca
temporale
Verifica periodica di uno o più supporti di conservazione e reportistica per il
manuale della conservazione
Consultazione delle conservazioni effettuate e creazione del pacchetto di
distribuzione.
Il Manuale della Conservazione Digitale, redatto e mantenuto dal Responsabile della
Conservazione è un documento vivo che riporta i riferimenti alle modalità di
conservazione, ai sistemi e ruoli coinvolti e le evidenze delle attività di conservazione.
Strategy
definition
Asset
allocation
2
Processo
Acquisizione Archiviazione
Verifica Estrazione
Calcolo
impronta
Chiusura
Riversamento
su supporto
DVD
Conservazione
Audit
1 2
3 4 5 6 7
8
Preparazione
Chiusura

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BiblosDS
La suite completa
per la gestione
della
conservazione
digitale a norma e
l’accesso alla
documentazione
Archivio Corrente
Archivio Deposito
Conservazione Anticipata
Fascicolo / Serie
Unità documentarie

MODULI APPLICATIVI ESTERNI
AddOn
Abilitano processi
di automazione
per l’inserimento,
l’invio e la
gestione dei
documenti, anche
cartacei
Biblos Fast Import
Consente l’inserimento automatico di documenti in archivi e protocollo a partire da
coppie di documenti XML e PDF contenenti la meta-datazione e i contenuti
documentali.
(esempio: fatturazione attiva prodotta dal gestionale)
Biblos Fast Sender
Consente l’inserimento massivo in protocollo e il successivo invio di comunicazioni
massive e personalizzate. Supporta l’uso di stampa unione per i contenuti dinamici
della comunicazione e l’invio, anche iterato, attraverso PEC e PosteWeb.
Biblos Fast Input
Consente la gestione dell’indicizzazione massiva dei documenti acquisiti da scanner
per successiva archiviazione. L’indicizzazione può essere guidata dalla acquisizione di
codici a barre da porre in collegamento con eventuali file XML contenenti la meta-
datazione prodotti al gestionale.
(esempio: ciclo fatturazione passiva, acquisizione con bar code)
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Workflow
Funzionigramma
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SQL Server
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FileSystem
Azure
SQL Server
SharePoint
PAR

NORMATIVA
La digitalizzazione dei procedimenti amministrativi consente nuove modalità di
comunicazione e interazione con cittadini e imprese attraverso l’erogazione di servizi e
la realizzazione di un unico punto di accesso. I procedimenti amministrativi incentrati
sulla gestione documentale garantiscono la corretta gestione dell’intero ciclo di vita
dei documenti dalla produzione alla conservazione.
(http://www.agid.gov.it/agenda-digitale/pubblica-amministrazione/gestione-procedimenti-amministrativi)
I sistemi per la gestione documentale consentono infatti di:
Automatizzare i processi di classificazione, fascicolazione e definizione dei metadati
(informazioni base e specifiche per tipologia di documenti) - Documento informatico
Automatizzare la fase di registrazione dei documenti in ingresso e uscita e
assegnazione alle unità organizzative
Flussi documentali e protocollo
Dematerializzare il trattamento dei flussi documentali sia in ingresso che in uscita
Dematerializzazione
Supportare l’archiviazione dei documenti informatici e delle copie
Conservazione
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FileSystem
Azure
SQL Server
SharePoint
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DocSuite & la
Normativa
Una storia da
raccontare,
sinonimo di Best
Practice

NORMATIVA
DocSuite & la
Normativa
Una storia da
raccontare,
sinonimo di Best
Practice
Regole tecniche per il protocollo informatico ai sensi degli articoli 40 -bis , 41, 47, 57 -bis e 71, del
Codice dell’amministrazione digitale di cui al decreto legislativo n. 82 del 2005.
Art. 3. e 4. Adeguamento organizzativo e funzionale -> Nomina e compiti Responsabile Gestione
documentale
Art. 5. Manuale di gestione documentale descrive il sistema di gestione, anche ai fini della
conservazione, dei documenti informatici e fornisce le istruzioni per il corretto funzionamento del
servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi.
Art. 7. Requisiti minimi di sicurezza dei sistemi di protocollo informatico -> registro giornaliero di
protocollo trasmesso in conservazione entro il giorno successivo
Art. 16. Modalità di trasmissione dei documenti informatici mediante l’utilizzo della posta elettronica
-> PEC registrate all’IPA
Art. 17. Modalità di trasmissione dei documenti informatici in cooperazione applicativa
(DPCM 1° aprile 2008 regole tecniche e di sicurezza per il funzionamento del Sistema pubblico di
connettività)
Art. 20. Segnatura di protocollo dei documenti trasmessi -> file XML
Trasmissione tra PA via PEC: circolare AGID n. 60 del 23 gennaio 2013
«… a decorrere dalla conclusione dell’iter di emanazione dei decreti attuativi delle disposizioni del
Codice dell’Amministrazione Digitale in materia di documento informatico e gestione documentale,
protocollo informatico e di formazione e conservazione dei documenti informatici».
Specifiche tecniche negli allegati: 1) Glossario/Definizioni, 2) Formati, 3) Standard e Specifiche
tecniche, 4) Specifiche tecniche del pacchetto di archiviazione, 5) Metadati:
FASCICOLO INFORMATICO con RESPONSABILE DEL PROCEDIMENTO
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FileSystem
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SQL Server
SharePoint
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NORMATIVA
DocSuite & la
Normativa
Una storia da
raccontare,
sinonimo di Best
Practice
Regole tecniche in materia di formazione, trasmissione, copia, duplicazione,
riproduzione e validazione temporale dei documenti informatici nonché di formazione
e conservazione dei documenti informatici delle pubbliche amministrazioni ai sensi
degli articoli 20, 22, 23 -bis , 23 -ter , 40, comma 1, 41, e 71, comma 1, del Codice
dell’amministrazione digitale di cui al decreto legislativo n. 82 del 2005.
Adeguamento entro 18 mesi dalla entrata in vigore (G.U. 12/1/2015 + 30 gg.)-> Agosto
2016
Art. 2, comma 2: «Il presente decreto detta le regole tecniche previste dall’art. 23 -ter,
commi 3 e 5, dall’art. 40, comma 1 e dall’art. 41, comma 2 -bis del Codice in materia di
documenti amministrativi informatici e fascicolo informatico»
Art. 7, 11 e 15 Trasferimento nel sistema di conservazione dei documenti informatici,
amministrativi, fascicoli e repertori (rif. decreto del Presidente del Consiglio dei
ministri 3 dicembre 2013, in materia di conservazione dei documenti informatici).
Art. 13. Formazione dei fascicoli informatici (rif. CAD art. 41 e 46, e DPR n. 445 art. 64,
comma 4)
Art. 14. Formazione dei registri e repertori informatici (rif. DPR n. 445 art. 53, comma
5, CAD art. 40, comma 4)
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Fascicoli
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FileSystem
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SharePoint
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NORMATIVA – CONSERVAZIONE
DocSuite & la
Normativa
Una storia da
raccontare,
sinonimo di Best
Practice
Regole tecniche in materia di sistema di conservazione ai sensi degli articoli 20, commi
3 e 5 -bis , 23 -ter , comma 4, 43, commi 1 e 3, 44 , 44 -bis e 71, comma 1, del Codice
dell’amministrazione digitale di cui al decreto legislativo n. 82 del 2005.
Art. 4. Oggetti della conservazione:
a) pacchetti di versamento; b) pacchetti di archiviazione; c) pacchetti di distribuzione.
Art. 11. Formati degli oggetti destinati alla conservazione -> Allegato 2
Specifiche tecniche negli allegati:
1) Glossario/Definizioni
2) Formati
3) Standard e Specifiche tecniche
4) Specifiche tecniche del pacchetto di archiviazione,
5) Metadati
Adeguamento entro 36 mesi dalla entrata in vigore (G.U. 12/3/2014 + 30 gg.)
-> Aprile 2017
Il sistema di conservazione garantisce autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e
reperibilità dei documenti informatici, come previsto dal CAD (art.44).
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Workflow
Funzionigramma
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FileSystem
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NORMATIVA – TRASPARENZA FOIA
DocSuite & la
Normativa
Freedom of
Information Act
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NORMATIVA – TRASPARENZA
DocSuite & la
Normativa
Trasparenza
Il nuovo decreto trasparenza, così come modificato dal D.lgs 97/2016, dispiegherà
effettivamente tutta la sua efficacia il 23 dicembre 2016, tuttavia, in attesa che le linee
guida dell'ANAC.
L’ANAC, in questo periodo transitorio, (ad eccezione dei dati relativi agli Enti pubblici
vigilati, controllati e partecipate, e ai Titolari di incarichi politici e dirigenziali da
subito operativi) vigilerà solo sugli obblighi di trasparenza non modificati, mentre sui
nuovi obblighi e su quelli oggetto di modifica interverrà nella fase immediatamente
successiva al termine del periodo di adeguamento.
I dati a pubblicazione obbligatoria, previsti dal previgente D.lgs. 33/2013, oggetto di
correzioni dal FOIA, da un lato sono stati in parte abrogati, dall'altro sono stati integrati
di ulteriori adempimenti.
Il nuovo codice degli appalti dlg. 50/2016 introduce integrazioni al decreto
trasparenza con ulteriori informazioni da pubblicare a decorrere dal Giugno 2016
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SharePoint
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NORMATIVA – CAD 2016
DocSuite & la
Normativa
CAD 2016
• Spid. Sulla questione del capitale sociale per diventare gestore di identità digitale, il nuovo Cad prevede che con un
capitale sociale inferiore a 5.000.000 si potranno erogare livelli di servizio inferiori a quello “massimo” prestato
dagli attuali gestori dell’identità (ovvero Tim, Poste e Infocert). Da segnalare anche un aggiornamento della
disciplina antiriciclaggio, per prevedere l’uso di Spid nel cosiddetto “adeguato riconoscimento” bancario. Viene
inoltre meglio precisata la funzione dell’identità digitale, identità delle persone fisiche (e delle imprese, attraverso
le persone fisiche legali rappresentanti) attraverso cui sarà anche possibile accedere ai servizi ed inviare
comunicazioni tramite il domicilio digitale, aprendo la strada a Italia Login come punto unico di accesso.
• Commissario all’Agenda digitale. Viene istituita la figura del commissario governativo all’agenda digitale. Il
commissario si potrà avvalere dei soggetti pubblici e sostituire alle amministrazioni competenti ad adottare
provvedimenti dovuti per l’attuazione degli obiettivi.
• Posta elettronica certificata. Diversamente da quanto previsto per imprese e professionisti, la Pec non è un
obbligo per i cittadini ma un domicilio digitale sarà comunque messo a disposizione sull'Anagrafe nazionale della
popolazione residente (Anpr), secondo le modalità individuate con decreto ministeriale.
• Documento informatico. Viene reintrodotta la definizione di documento informatico: è considerato tale l’atto che
viene sottoscritto con firma elettronica avanzata, qualificata o digitale che lo rendono efficace ai fino probatori in
linea con quanto previsto dall’articolo 2702 del codice civile.
• Conservazione. L’articolo 43 stabilisce che il cittadino non è più obbligato a conservare il documento informatico
conservato per legge dalle amministrazioni e, dunque, può richiederne l’accesso.
• PA "paperless". Slitta a dicembre l'addio alla carta delle amministrazioni.
• Processo telematico. Il nuovo Cad si applica al processo (civile, penale, amministrativo, contabile e tributario) dove
non diversamente disposto dal processo telematico.
• Moneta elettronica. Il nuovo Codice dell’Amministrazione Digitale individua nella “moneta elettronica” il
principale strumento di pagamento delle pubbliche amministrazioni, le quali sono tenute ad accettare, tramite la
piattaforma, i pagamenti spettanti a qualsiasi titolo attraverso sistemi di pagamento elettronico, ivi inclusi, per i
micro-pagamenti, quelli basati sull’uso del credito telefonico. Possono comunque essere accettate altre forme di
pagamento elettronico.
• Cultura digitale. Lo Stato deve attuare tutta una serie di iniziative atte ad incentivare la diffusione della cultura
digitale tra i cittadini, avuto il dovuto riguardo ai minori e alle categorie ad alto rischio di esclusione, anche al fine
di determinare un serio incremento e una crescita di competenze di informatica giuridica e l’utilizzo dei servizi
digitali delle pubbliche amministrazioni con azioni mirate, avvalendosi degli strumenti utilmente messi a
disposizione, come ad esempio il servizio radiotelevisivo.
• Agenzia per l’Italia Digitale. Sarà compito di Agid portare a compimento gli obiettivi prefissati dall’Agenda Digitale
Italiana. Tutto questo avverrà in stretta sinergia con gli indirizzi dettati dal Presidente del Consiglio dei ministri o
dal Ministro delegato, e con l’Agenda digitale europea.
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GESTIONE DOCUMENTALE TOP PORTFOLIO

PREMIO FIASO AUSL Reggio Emilia
(2016 Politecnico di Milano)

andrea.piccoli@vecompsoftware.it
(Direzione Tecnica, Direzione Gestione Documentale)
alina.dan@vecompsoftware.it
(Direzione Formazione)
maurizio.volanti@vecompsoftware.it
(Direzione Smart Business Solutions)
francesco.giachi@vecompsoftware.it
(CEO, Direzione Commerciale)
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Tel. 045 860 0171
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