1. Andrea Cabrera Andia
Secretariado Ejecutivo IV

2.  Qué es?
 Tipos de archivo
 Fases del archivo
 Materiales de archivo
 Funciones del archivo
 Clasificación del archivo
 Principios de la clasificación
 Sistemas fundamentales de la clasificación
 Sistema alfabético
 Desventaja y ventajas del archivo alfabético
 Sistema numérico
 Ventajas e inconvenientes del archivo numérico
 Sistema cronológico
 Desventajas del sistema cronológico
 Sistema de archivo por asunto
 Desventajas del archivo por asunto
 Sistema geográfico
 Desventajas y ventajas del archivo geográfico
 Finalidad del tema
 Bibliografía

3. QUE ES ?
Es uno de los instrumentos más
importantes, ya que en él se recopila en
forma organizada los registros,
documentos de interés para la empresa.
El procedimiento de clasificar, organizar
y conservar los registros de una
empresa en forma sistemática se le
conoce como archivar, actividad que se
realiza con la finalidad de lograr rapidez
y eficacia en la localización de los
documentos
INDICE

4. TIPOS DE ARCHIVO
 Archivo vertical:
Los documentos son almacenados
en carpetas individuales, colgando
de una guía dentro de las gavetas.
 Archivo lateral:
Los documentos se archivan uno al
otro como los libros de estantería
en una biblioteca
 Archivo horizontal:
Los documentos son almacenados en
plano, uno encima del otro en
carpetas, cajas, archivadores o
cajones.

5. FASES DE ARCHIVO
Archivo activo
• Donde los documentos son consultados frecuentemente
• La documentación por su valor administrativo, legal, operativo o fiscal no
pierde vigencia
Archivo semiactivo
• Se conservan los documentos que han sido retirados del archivo activo
• Su finalidad es suministrar información para comprobar operaciones realizadas
Archivo inactivo
• Se conservan los documentos de consulta poco frecuente
• Se almacenan allí hasta la destrucción de los mismos una vez que ya han cumplido
su función

6.  Carpetas:
Son utilizadas para colocar documentos
relacionados con una persona, firma o
institución o referidos a un mismo asunto
 Carpetas individuales:
Son asignadas a corresponsales activos
o personas con las cuales se mantiene
comunicación constante y a la cual se
hace necesario referirse
frecuentemente. Se ordena
alfabéticamente detrás de cada guía
primaria.
 Carpetas misceláneas:
Usadas para archivar documentos de aquellos
corresponsales con los cuales no es
frecuente la comunicación. Es el hogar
temporal de toda correspondencia.

7. MATERIALES DE
ARCHIVO
 Guías: tarjetas indicadoras hechas
de cartón fuerte y resistente,
provistas de una pestaña en la parte
superior donde aparece el título,
nombre o asunto. Se usan para
dividir las gavetas .
 Rótulo: título que parece impreso en la
pestaña superior de la guía. Identifica cada
guía, describiendo lo que aparece o debe
archivarse detrás de ella.

8. FUNCIONES DEL
ARCHIVOS
 Reunir ordenadamente todos
los documentos que circulan
en la empresa
 Asegurar la perfecta
conservación de los
documentos
 Asegurar la máxima rapidez
en la localización y envío de
los documentos requeridos
por las diversas
dependencias de la empresa.

9. Es el arte de ordenar objetos, documentos designando a cada uno su lugar respectivo. Se puede
considerar también como la distribución de documentos escritos de interés para la empresa,
suministrando a cada uno un orden específico de acuerdo a sus características.

10. CLASIFICAR
Se trata de decidir
el nombre bajo el
cual se archivará
un documento
ORDENAR Separar los
documentos en
aquellos grupos que
la clasificación ha
señalado
ARCHIVAR
Colocar los
documentos en un
lugar determinado

11. SISTEMAS FUNDAMENTALES DE
CLASIFICACIÓN
SISTEMA ALFABÉTICO
Se basa en el uso del abecedario,
tomando en consideración el
nombre de las personas u
organizaciones, razón por la cual
es uno de los más conocidos.
SISTEMA NUMÉRICO
Se utiliza la serie natural de los
número como elemento principal,
asignándolos progresivamente.
Cada documento se ordena
conforme a un número sin
considerar ningún otro elemento.

12. SISTEMA ALFABÉTICO
Sigue una secuencia lógica, basada
en el arreglo de los nombres de
acuerdo con el alfabeto, muy similar
al usado en los diccionarios. Este
sistema se ajusta a casi todos los
negocios.
VENTAJA:
La organización de carpetas y guías
es sencilla; no necesita de un
archivo auxiliar.

14. SITEMA DE ARCHIVO
NUMÉRICO
Consiste en asignar numero
consecutivos a las personas y/o
empresas que escriben, numerando
consecutivamente las carpetas, para
después archivarlas por orden
numérico.
Las guías se pueden acomodar en
varias formas:
En posición escalonada de izquierda a
derecha.
En las posiciones 1 y 2, todos los
membretes de los expedientes en la
tercera y cuarta posición.

16. Sistema cronológico
El control cronológico es un sistema que
consiste en ordenar los documentos de
acuerdo a la sucesión lógica de sus
fechas.
FINALIDAD:
Emplear las fechas como guías en el
manejo de cierta clase de asuntos, a
través de la combinación de nombres
(meses) y números (fechas).

18. Sistema de archivo por
asunto
Es aquel que tiene como función
archivar el material de acuerdo con
su contenido. En algunos casos es un
método muy útil.
Útil:
para llevar la correspondencia y
papeles de una actividad repetitiva.

20. Sistema geográfico
Hace asociación al sitio de un país,
departamento, ciudad, municipio, et. Del cual
se genera el documento.
REGLAS PARA ARCHIVAR:
Si al archivar los documentos, la división
geográfica se realiza a partir del país y con
auxilio de la sucesión alfanumérica, la
disposición de las guías es:
• Guía alfabética
• Guía del país con mayúsculas compactas
• Subguía del estado con mayúsculas
compuestas
• Expediente. El cual incluye el nombre de la
ciudad, la abreviatura del estado,
antecedente de una coma y la
denominación de la persona u
organización

22. Conocer las diferentes maneras de organizar los
documentos de una empresa, la facilidad que te puede
brindar tener en un ente un sistema de archivo.
Cada empresa conocerá que sistema emplear para que
le ayude y facilite en la organización para archivar.

23. • https://es.slideshare.net/guestb250c0/sistemas-de-
archivo-y-manejo-de-correspondencia
• https://es.slideshare.net/justagd/administrativo-mod-1-
archivo-y-clasificacion
• http://slideplayer.es/slide/10749708/
• http://calderavergara.blogspot.pe/2011/04/archivo-
numerico.html
• http://www.ejemplode.com/11-escritos/927-
sistema_de_archivo.html