Con vistas a la administración sin papel y la racionalización operativa, la empresa necesitaba:
• Desmaterializar facturas activas y pasivas
• Reemplace los documentos en papel (carpetas del automóvil) con carpetas electrónicas
• Desmaterializar los contratos de venta de vehículos mediante una firma grafométrica
La solución? ARXivar
2. La Empresa
Volkswagen Group Florencia es una empresa que reúne
diversas realidades del territorio florentino:
6 show room distribuidos entre Florencia Norte ( Calle Pratese –
Osmannoro) y Florencia Sur ( Avenida Europa) todas renovadas en
los últimos 2 años, un importante centro de ventas de
automóviles usados ( Centro Usados), dos puntos de servicio
dotados de la mas moderna tecnología, una tienda de artículos
de última generación y un centro de clasificación logística.
No solo Volkswagen.
En los concesionarios de autos presentes en el área metropolitana
de Florencia puede encontrar todas las marcas del Grupo
Volkswagen; Audi, Seat, Skoda y vehículos comerciales y una
amplia disponibilidad de autos usados empresariales y 0km.
4. La Necesidad
La Empresa, con miras a la administración sin papel y la racionalización
operacional, necesitaba:
▪ Desmaterializar las facturas activas y pasivas.
▪ Sustituir los documentos en papel ( carpetas del automóvil) por carpetas
electrónicas.
▪ Desmaterializar los contratos de ventas de vehículos mediante la firma
grafométrica
▪ El objetivo final solicitado por la gerencia es eliminar casi todo el papel, a fin
de concentrar todos los documentos relacionados con un automóvil en
un «lugar» (carpeta electrónica) utilizable por todos los usuarios interesados
(preventa, administración, taller, agencias externas)
6. Desmaterialización y centralización
Con ARXivar se ha implementado la desmaterialización de las carpetas
que contienen toda la documentación activa procedente del sistema
pasivo y de gestión de los proveedores, así como los documentos útiles
para la gestión del ciclo del vehículo.
Se creó una interfaz de cliente (e-carpeta) que le permite insertar
documentos procedentes de fuentes externas de forma simple e
intuitiva, tanto en papel (en función de código de barras) como en formato
digital (con una interfaz de arrastrar y soltar)
Se ha desarrollado una interfaz basada en la web que muestra a los usuarios
la carpeta eletrónica y sus contenidos, lo que permite que los
departamentos de preventa, administración, talleres y agencias
externas accedan a los datos desde una única interfaz centralizada.
7. Los Beneficios
▪ Centralización e intercambio de información on line
para todos los departamentos de la compañia.
▪ Eliminación de archivos en papel.
▪ Eliminación de los tiempos de búsqueda de
documentos e información.
▪ Información empresarial organizada para la
práctica electrónica.
▪ Integración con otras soluciones de gestión
utilizada en la empresa.
▪ Modernización y reorganización de los procesos.
8. La palabra del cliente
«ARXivar ha demostrado de inmediato ser una
herramienta de organización de documentos
eficaz y gracias a la personalización realizada
resultó ser de fácil uso»
«Ha reducido los tiempos de acceso a los datos
gracias a la relación entre los documentos y ha
aumentado la usabilidad de la información digital
directamente desde el software»
Marco Mori – CIO Volkswagen Group Firenze Spa