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ARXivar per Susa Trasporti: Dematerializzazione Documenti di Trasporto

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Susa Trasporti aveva esigenza di trovare una soluzione integrabile con i suoi sistemi e tecnologie per la dematerializzazione massiva dei Documenti di Trasporto presso la filiale di partenza.

Al momento del ritiro della merce e della bolla, il DDT viene scansionato grazie ai moderni scanner Fujitsu fi-7160 di cui ogni magazzino merce è stato dotato.

I documenti scannerizzati sono archiviati e organizzati in ARXivar, non viaggiano più verso la destinazione della merce e sono immediatamente a disposizione, in formato elettronico, del destinatario.

Veröffentlicht in: Software
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ARXivar per Susa Trasporti: Dematerializzazione Documenti di Trasporto

  1. 1. Un nostro caso di successo
  2. 2. L’azienda Susa Trasporti è un operatore logistico presente su tutto il territorio nazionale con filiali dirette o corrispondenti. La specializzazione nel settore automotive hanno permesso a Susa di acquisire e fidelizzare clienti come BMW, FCA, GENERAL MOTORS, SKF, TOYOTA, VOLVO TRUCK, alcuni dei quali da oltre 20 anni scelgono di avvalersi dei suoi servizi logistici
  3. 3. 5.000.000 di spedizioni all’anno 480 dipendenti diretti 157 milioni di euro di fatturato L’azienda 40 punti di distribuzione
  4. 4. L’esigenza Trovare una soluzione integrabile con sistemi e tecnologie di Susa Trasporti per la dematerializzazione massiva dei Documenti di Trasporto presso la filiale di partenza. In fase di ritiro della merce dal cliente, i colli e il DDT cartaceo venivano prelevati contemporaneamente. Al rientro in filiale, i dati del ddt alimentavano il flusso informatico in AS400 per tracciare la spedizione. Susa aveva necessità di far convergere 3 canali diversi e paralleli con destinazione sulla filiale che doveva effettuare la consegna. • La Merce viaggiava attraverso il canale magazzino con i facchini • La Bolla di accompagnamento viaggiava attraverso il canale-ufficio • Il Dato informatico registrava tali spostamenti Tali canali erano scollegati: L’obiettivo di Susa era trovare il modo di farli viaggiare ed arrivare assieme a destinazione.
  5. 5. La soluzione
  6. 6. Dematerializzazione con scanner Fujitsu Al momento del ritiro della merce e della bolla, il DDT viene scansionato grazie ai moderni scanner Fujitsu fi-7160 di cui ogni magazzino merce è stato dotato. Questi scanner sono stati scelti per le prestazioni di scansione e soprattutto per l’ottima capacità di gestire documenti cartacei anche molto critici dal punto di vista di formato e grammatura. Cosa che sarebbe stata impensabile con una multifunzione.
  7. 7. Dematerializzazione con scanner Fujitsu I documenti scannerizzati sono archiviati e organizzati in ARXivar, non viaggiano più verso la destinazione della merce e sono immediatamente a disposizione, in formato elettronico, del destinatario.
  8. 8. Cattura DDT e archiviazione Un’applicazione interna cattura bolle o gruppi di bolle, genera dei file jpg. e li invia ad ARXivar (20.000 documenti al giorno) Lato scanner, un operatore è guidato dal programma. Le bolle acquisite cambiano colore con l’evoluzione del loro stato. I documenti archiviati in ARXivar sono esposti tramite piattaforma web (es. bolle consegnate) ARXivar si integra al gestionale AS400 e al programma di scannerizzazione garantendo centralizzazione gestionale e flussi unici di lavoro.
  9. 9. Scansione POD (Proof Of Delivery)
  10. 10. I risultati 1) Dematerializzando il DDT in partenza, non si ha più esigenza di doverlo trasportare fino a destinazione. 2) Tutta la catena interna di approvvigionamento di questo documento può accedere da portale al documento dematerializzato. • Ufficio accrediti • Ufficio contabilità • Ufficio sinistri • Etc. 4.800.000 di documenti digitalizzati in distribuzione (POD) 2.500.000 in partenza (Bolla di spedizione)
  11. 11.  Riduzione dello scambio di mail, eliminando il rischio di perdita/cancellazione documenti e riducendo il numero di addetti coinvolti nei processo di verifica.  Informazioni centralizzate e immediatamente disponibili  Organizzazione e fascicolazione dei documenti  Ridotto l’utilizzo della carta  Migliorata e unificata a livello corporate la gestione dei documenti. I vantaggi
  12. 12.  Gestione Acquisti (progetto in corso)  Gestione Offerte, Contratti e Manleve Clienti  Gestione Scadenziario Clienti  Gestione Pratiche legali con Clienti  Gestione Contratti Fornitori di Trasporto  Gestione Contratti Fornitori non di trasporto (progetto in corso)  Gestione eventi e sinistri su trasporti (progetto in corso)  Gestione documenti del personale e relativi cedolini paga  Gestione documenti di trasporto (mandato Cliente), POD (ricevuta di consegna a destino), comunicazione verso i Clienti di differenze su pesi e volumi. Altri processi gestiti con ARXivar
  13. 13. La parola al cliente «La riorganizzazione e il pieno controllo dei flussi di lavoro e delle relative autorizzazioni, ha consentito a Susa un sensibile miglioramento delle proprie performances gestionali, in termini di sicurezza e certezza dei dati, velocità di esecuzione, disponibilità degli stessi sia nei confronti degli utenti interni che esterni (clienti/fornitori) all’azienda. Uno strumento in continua evoluzione, di cui si apprezza in modo particolare, l’alta compatibilità con altri sistemi software e hardware, costituendone un vero punto di forza.» Valentina Lucaccioni, Vice Presidente Susa S.p.A.

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