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オンラインイベント 各種ガイドライン 1.5版 公開(Teams、SpatialChat)

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5Gイノベーション事務局で利用している参加者/登壇者/事務局向けのオンラインイベントガイドラインの更新版です。
2020/7/2 の「5GI-Live#3:withコロナの新しい日常を考える」ではイベント本編をMS Teams、アフタートークをSpatialChatにて実施しました。
※SpatialChatは一部有料化されましたのでご注意ください

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オンラインイベント 各種ガイドライン 1.5版 公開(Teams、SpatialChat)

  1. 1. オンラインイベント 各種ガイドライン (Teams、SpatialChat) 1.5版 2020/06/29 1
  2. 2. 目次 P3 参加者ガイドライン P5 当日説明資料 P9 登壇者ガイドライン(Teams) P19 登壇者ガイドライン(SpatialChat) P23 事務局ガイドライン(Teams) P30 事務局ガイドライン(SpatialChat) P34 トラブル対応マニュアル :利用場所 :connpassへの掲載 :進行より画面共有し当日説明 :登壇者事前共有 :登壇者事前共有 :事務局内周知 :事務局内周知 :事務局内周知/登壇者事前共有 2
  3. 3. 参加者ガイドライン 3 connpass掲載
  4. 4. 参加者ガイドライン(Teams) ・申込者多数の場合、抽選となる場合がございます。 ・イベント前日、当日に、イベント接続先URLを、connpass参加登録者にメールで通知致します。  connpassに登録されているメールアドレスが受信可能なものであることをご確認ください。  また迷惑メール設定によっては受信できない可能性がありますので、ドメイン「@connpass.com」からのメールを  受信許可するように予め設定をお願い致します。 ・Teams接続確認用のミーティングルームを下記日程でOpen致します。接続やUIの確認など実施頂けます。   ① */* **:**-**:** **URL**   ② */* **:**-**:** **URL** ・ツールの利用方法やネットワークの接続など、個別の質問には対応しかねますことご了承ください。 ・配信ツールの問題(Teamsのサービスが落ちているなど)で緊急時に事務局からTeams内で連絡を行えない場合、  connpass本イベントページ(**URL**)への掲載、もしくはconnpassからの参加者一斉メールにて  緊急連絡を実施いたします。 ・本イベントの録画録音は禁止とさせて頂きます 4
  5. 5. 当日説明資料 ・ガイダンス ・参加者へのイベント中のお願い ・アジェンダ共有 5
  6. 6. ガイダンス ● 5Gイノベーション活動の取り組みのこれまでの流れ ○ 5Gイノベーション運営事務局として1年以上月一程度のイベントを行ってきました ● コロナウィルスと緊急事態宣言時におけるWeb開催 ○ そのイベントをなるべく継続したい。と考えて、オンラインでの開催を計画してきました。 ○ どうしても自粛ムードの中で、出来ることであれば、やらないよりはやったほうがいいと考えています。 ● オンラインツールでの開催について ○ 最近になって様々な問題が発見されました。 ○ その他のツール利用の可能性について、基本的には公開情報であるということと、その他のツールの運営及び、登壇者、視聴される皆様の利便性考慮 しオンラインツールを利用しました。 ○ セキュリティー的には、これらの情報を参考にしています。 ○ https://www.ipa.go.jp/security/ciadr/vul/alert20200403.html ■ 必ずソフトウェアのアップデートをお願いします。 ■ それでもオンラインツールの活用が気になるという方は、申し訳ございません、今回はこのタイミングでご退出とソフトのアンインストールをお願 いいたします。 ● オンラインで開催するときに望ましい行動 ○ こういうのはやめてください ○ こういうのは望ましいです。 ● みんなで盛り上がっていきましょう 6 イベント毎に準備
  7. 7. お願い   ・マイクのミュート をお願いします   ・カメラをONにする場合は映り込むものに注意! 歓迎されること   ・ご意見・ご質問はslidoへ! https://www.sli.do/ → #5gi を入力しJoin   ・slidoの他の質問等に 👍(いいね!)する   ・チャット、ツイート、ブログなどで感想を書く #5gi 歓迎されないこと   ・チャットやslidoで個人または企業を傷つけたり、差別、嫌がらせを行う   ・ここで出会った人へのハラスメント   ・スパム行為(同じ発言を繰り返す、不適切なリンクを送る、過度な勧誘 等)    →こうした行為が確認された場合は退室頂く場合がございます 参加者へのイベント中のお願い 7 イベント毎に準備 slido 質問QRコード 5GI-Live#2 用
  8. 8. アジェンダ共有 #アジェンダ貼り付け# 8 イベント毎に準備
  9. 9. 登壇者ガイドライン(Teams) 9 登壇者へ事前共有
  10. 10. 登壇者ガイドライン(Teams) ・事前にMicrosoft Teamsクライアントのインストールとサインイン可能な状態に設定をお願いします ・アカウント名が変更可能であれば 「社名_氏名」 など、わかりやすい名前に設定をお願い致します ・資料共有などの操作がある為、スマホではなくPCやタブレットでの参加を推奨しております ・回線品質の安定したネットワーク環境で接続してください   ※一般的に安定するのは LAN(有線) > Wifi > モバイル(テザリング) 。スマホのテザリングで長時間接続維持は困難です   ※ご家庭のWifiであれば、イベント時間帯はご家族の動画視聴など帯域を使う利用は控えて頂く等ご配慮頂けると幸いです ・オンラインイベントでは表情で意図をしっかり伝える必要がある為、登壇者はカメラを常時ONでお願いします ・登壇者は顔が常に見える為、他の登壇者のセッションや司会の問い掛けに頷くなどリアクションを大きめにお願いします   →カメラがない or 画質が荒い場合はWebカメラを事務局より貸し出し致します ・マイクの準備をお願い致します(PC本体のマイクではノイズを拾いやすい為)   →お手元になければ事務局より貸し出し致します ・マイク本体や(有線の場合)ケーブルに髪や服が当たらないように注意してください   ※有料かつ一定のCPUスペックを要求されますが、ノイズキャンセリングソフトご紹介(https://jp.vcube.com/service/krisp) 10 ①ツール・機材について
  11. 11. 登壇者ガイドライン(Teams) ・できる限り静かな場所での参加をお願い致します   ※家のチャイム、タイマーや目覚まし時計、スマホの着信音など可能な限り注意 ・写りをよくする為に明るい環境で、可能であれば登壇者の前にライトをおくなどしていただくと印象が大きく代わります ・背景に写ってはいけないもの(著作物:絵画やポスターなど)が映り込まないようにしてください ・背景効果 機能の説明   ・スペック条件を満たせば、クロマキーなど準備せずとも背景効果(背景をぼかす、背景画像を設定する)が利用可能です   ・背景と服の色や肌色は極力被らないようにして頂くと、人に背景が掛かってしまうことが少なくなります   ・背景にものなど多くない方が処理が軽くなります ②参加環境について 11
  12. 12. #背景効果の設定方法 ※ミーティング参加時に設定   登壇者ガイドライン(Teams) 12 ①背景のトグルをクリック ③背景に効果が反映された ことを確認し、 「今すぐ参加」をクリック ②背景効果を選択
  13. 13. #背景効果の設定方法 ※ミーティング参加後に設定   登壇者ガイドライン(Teams) 13 ③背景画像  を選択 ※ミーティング参加時に設定 ①背景のトグルをクリック ※ミーティング参加後に設定する場合 ①メニュー(•••)から、  「背景効果を表示する」を選択 ②背景効果を選択 ③「適用」をクリック ※もしくは「プレビュー」で背景に  効果が反映されたこと確認し、  「適用してビデオをオンにする」  をクリック
  14. 14. 登壇者ガイドライン(Teams) ・資料については公開可能な情報で準備をお願いします ・資料は必ず、事前(イベント3営業日前迄)に共有をお願いします  ・資料の形式は可能であればパワーポイント(.pptx)で展開をお願いします ・フォントサイズは大きめに設定(パワポで最小フォントサイズ20ptくらい)してください。  スマホで視聴する方にも配慮をお願いします ・セッションではご自身の端末で資料共有をお願いします   ③セッション資料について 14
  15. 15. #Teams セッション資料の共有方法 登壇者ガイドライン(Teams) 15 ①画面共有 アイコンを選択 ②資料を表示している アプリケーション or ウィンドウを選択
  16. 16. 登壇者ガイドライン(Teams) ・会議参加用URLを送付致しますので、普段ご利用のメールアドレスを事務局にご連絡ください ・通常のセミナーとは違い、オンラインのイベントですのでライブ感を重視し、セッション中にも合いの手や  詳しい説明を求めたり、質問を取り上げる可能性があります。  資料(スライド)の移動などのタイミングで、話しの間を少し(数秒程度)空けて頂けると司会等が会話を挟みやすく  なりますのでご配慮お願いします ・リハーサルの実施日程を調整させてください ・リハーサル時に、司会進行との打ち合わせを実施させてください  →回線やカメラ/マイクの品質確認と、司会進行と内容や進め方の認識合わせを実施予定 ・ご利用の端末で通知音がなるアプリケーション(メーラー、slack、メッセンジャー等)は通知をオフにするか、  (緊急連絡などに利用しないのであれば)アプリを終了しておくなどご対応をお願いします ④その他お願い事項 16
  17. 17. #登壇者リハーサル ■リハーサルアジェンダ ①接続環境確認、ガイドライに沿って操作等説明  ・接続が安定しているか確認  ・カメラ/音声の品質や撮影環境は問題ないか確認  ・ガイダンス内容の説明  ・資料の準備状況確認  ・緊急時連絡方法の確認 ②司会進行と内容の打ち合わせ、ノウハウ共有  ・セッションの内容の事前共有や、どの様なやりとりを行うのか   司会進行と登壇者間で認識合わせ ③イベントアジェンダに沿った操作確認  ・実際のアジェンダに沿って、画面の共有や解除などの動作を   リハーサル 17  ■準備物  ・本番利用する接続環境  ・当日使用する端末(PC、タブレット)  ・緊急連絡用端末(スマホ)   ★スマホへTeamsアプリのインストールをお願い致します   ★Teamsへの招待URLをスマホへ転送をお願い致します  ・共有資料(操作確認用の為、作成中でも別資料でも結構です) 登壇者ガイドライン(Teams)
  18. 18. 登壇者ガイドライン(Teams) ・会議参加用URLを発行しますのでそちらでアクセスをお願いします ・イベント数分前よりTeamsへ参加者が入室します。(司会進行が簡単なアンケートや注意事項の周知実施)  イベント開始30分前には会議室をOpenしますので、そのタイミングでお送りしたURLより会議への参加を  お願いします。 ・ネットワークやTeamsの不調で接続ができない場合、  5GI事務局メーリングリスト(5g-innovations-ml@nttdocomo.com)へメール、もしくはご存知の事務局メンバーへ直接、  電話等でご連絡ください  ※イベント前は各種対応に追われていることが予想される為、お手数ですが複数の手段でご連絡頂けると確実です ・座談会では他の登壇者が話している際もミュートを切って相槌や補足など積極的に行ってください ⑤当日注意事項 18
  19. 19. 登壇者ガイドライン(SpatialChat) 19 事務局内部で周知
  20. 20. 登壇者ガイドライン(SpatialChat) ・イベント(本編)終了後、事前に展開されているSpatialChatのスペース用URLよりアクセスしてください -名前の入力を求められるので、「氏名@社名」など入力してください。※ビデオOFF時のアイコンは頭文字1文字です ・操作説明は背景左下に記載しております -PC推奨 Chrome推奨 -自分の丸アイコンをドラッグし移動します。人と近づけばその人の音声が大きく、離れれば小さくなります -上部のメニューでカメラON/OFF、マイクON/OFFの操作が可能です -拡大、縮小が可能です -他人の丸アイコンのにカーソルを乗せた際に表示されるスピーカーアイコンをクリックすると、"自分だけ”その他人の 音声を聞こえなくすることができます  →近づいたのに相手の声が聞こえないな と思ったら、その人の音声をミュートしていないかご確認ください -コンテンツは貼り付けた当人にしか削除できません。そのコンテンツに関する会話が終わった場合、事務局より  削除をお願いする場合がございます 懇親会/アフタートーク 対応 20
  21. 21. 登壇者ガイドライン(SpatialChat) ・登壇者はマイク/ビデオ共にONで参加をお願いします ・登壇者はスペース背景に記載されている登壇者別のエリア内、指定の場所に移動してください ・座談会に引き続き、進行役がファシリテートいたします ・SpatialChatはレコーディングが不可能です。記録用に事務局がボイスレコーダー等で録音を行います。※一般公開はしません ・ネットワークやSpatialChatの不調で接続ができない場合、5GI事務局メーリングリスト(5g-innovations-ml@nttdocomo.com)へ  メール、もしくはご存知の事務局メンバーへ直接、電話等でご連絡ください  ※イベント前は各種対応に追われていることが予想される為、お手数ですが複数の手段でご連絡頂けると確実です ・予定終了時間に進行役が終了アナウンスした後、右上の✖アイコンで各自ログアウトし終了です ・全体で集まって締める場合、 -それぞれのエリアの進行役、事務局より集合スペースへ移動して欲しい旨を各エリアでアナウンスします -司会進行や事務局(D社員)より締めの言葉とログアウトのアナウンスを行います ・部屋を閉じることはできませんので、残って雑談して頂くことも可能です 懇親会/アフタートーク 対応 21
  22. 22. #コンテンツの貼り付け方法 登壇者ガイドライン(SpatialChat) 22 ④左右下端をドラッグ&ド ロップでリサイズし、適切な 場所へ配置 ※Share Screen の場合 ②貼り付けるコンテンツ の ウィンドウを選択 ※ブラウザの種類により  内容は異なります ③許可する ※ブラウザの種類により  内容は異なります ①共有したいコンテンツを選択 左から ・Share Video (Youtube)   →Youtube ビデオのリンクを入力 ・Share Image   →画像のリンクを入力 or ローカルファイルを選択 ・Share Screen   →全画面 or 共有するアプリケーションウィンドウを選択
  23. 23. 事務局ガイドライン(Teams) 23 事務局内部で周知
  24. 24. 事務局ガイドライン(Teams) ・Teams(最新バージョン)をインストールし利用可能な状態に設定しておく ・イベント参加(Teamsでの視聴用/操作用)端末以外に連絡用端末を準備し、事務連絡はslackのイベント用チャネルにて実施 ・事前に発行されたイベント用URLを確認する 共通準備 24
  25. 25. 事務局ガイドライン(Teams) ・自身が[開催者]の場合はイベント開始30分前に会議室を立ち上げ、下記を確認/実施する -登壇者・司会進行・事務局の接続確認、および承認 -名前、プロフィール画像の確認 -登壇者・司会進行を[発表者]へ変更 -登壇者の画面共有の操作を確認 -レコーディングの開始 -イベント開始数分前に 参加者リスト→アクセス許可の管理 から、ロビーをバイパスするユーザー:全員  へ変更 -すでに承認待ちになっている参加者を順次許可 ・ミュート/ビデオOFFで参加し、司会進行への連絡は連絡用端末にて実施(slack) ・プロフィール画像は統一のものを予め設定しておく ・タイムキーピングの実施(セッション時間などチェックし、随時司会進行へ連絡) 役割別対応:開催者  1/2 25
  26. 26. 事務局ガイドライン(Teams) ・休憩時間の対応 参加者へのイベント中のお願い を画面共有 -slackなど停止 -休憩用資料に実施のセッション再開時間記載 -資料共有 -別端末でslackで開始確認を登壇者 /事務局にアナウンスし、共有停止 役割別対応:開催者  2/2 26
  27. 27. 事務局ガイドライン(Teams) ・イベントURLよりミーティングに参加する ・チャットやSli.doの投票などへ貼り付けるもの(その場でのアンケートなど)は事前に貼り付けデータを準備しておく ・トラブルに備え、登壇者の発表資料を共有できるように準備しておく ・利用の端末で通知音がなるアプリケーション(メーラー、slack、メッセンジャー等)は通知をオフにするか、  (緊急連絡などに利用しないのであれば)アプリを終了しておくなど対応 ・冒頭で「イベント趣旨説明」、「ガイダンス」、「参加者へのイベント中のお願い」、「本日のアジェンダ」 を周知 ・事務局からのタイムキーピングの情報や連絡事項を全体へ周知 ・合いの手や他の参加者から意見を求めるなど都度、やりとりを活性化 ・登壇者のセッション中に視聴者が分かりにくいかなと思った部分は言い換えたり質問する。  頷くなどリアクションも大きめに行い、登壇者のセッション中もミュートを切って相槌や補足など実施 ・登壇者との会話は(タイムキーピングの話しなど事務的なものを含めて)、極力視聴者にも聞こえるように伝える ・座談会モデレータへの事務連絡は発言にて伝える。もし話しにくい内容であれば「事務連絡があるのでslackを確認して」と  発言する。 役割別対応:司会進行 27
  28. 28. 事務局ガイドライン(Teams) ・イベントURLよりミーティングに参加する ・事務局は基本的にはミュート/ビデオOFFで参加し、司会進行への連絡は連絡用端末にて実施(slack) ・プロフィール画像は統一のものを予め設定しておく ・チャットでのやり取りを確認し、面白い内容があれば取り上げるように司会進行へ連絡。 ・チャットで質問などあれば、sli.doへ転記する ・不適切なsli.doでの質問やチャット、進行の妨害(挙手を繰り返す、不適切なリンクの貼り付けなど)をチェックし、  見つけた場合は必要に応じて対応 ・イベント視聴し、下記を随時確認しslackへ共有 -配信品質に問題がないか -sli.doの意見・質問で不適切な内容がないか ・担当を決め、座談会/質問会でSli.doの回答中の質問を優先処理、回答済みの質問をアーカイブ処理する 役割別対応:事務局 (司会進行以外) 28
  29. 29. 事務局ガイドライン(Teams) ・司会進行から(イベント終了10分後開始で)懇親会/アフタートークを実施する旨、URLをconnpassへ掲載する旨をアナウンス ・[開催者]もしくは[組織内のメンバー]が会議室を立ち上げ、下記を確認/実施する -登壇者・進行役・事務局の接続確認、および承認 -登壇者・進行役を発表者へ変更 -開始時間に 参加者リスト→アクセス許可の管理 から、ロビーをバイパスするユーザー:全員  へ変更 -(URL掲示と順番が前後した場合、)すでに承認待ちになっている参加者は順次承認 ・登壇者・進行役はマイク/ビデオ共にONで参加、事務局は話す場合は同様にマイク/ビデオON ・(イベント終了10分後、)事務局でconnpassの分かりやすい場所にTeamsのURLを掲示 ※事前接続MTGのURLなどは削除する ・事務局連絡は引き続き連絡用端末にて実施(slack) ・進行役はチャットからコメントを拾う、挙手により意見を求める、場合によってはミュートを解除し発言してもらうなど、  コミュニケーションの活性化を測る。 ※基本的には指示しない限りはミュートしてもらう様、繰り返しアナウンス ・[開催者]もしくは[組織内のメンバー]は予期せぬ参加者の音声をミュートするなどトラブル対応を実施 ※all mute など活用 ・予定終了時間に進行役が終了アナウンスした後、[開催者]が会議を終了させる ※複数会場ある場合はすべての会議を終了 懇親会/アフタートーク 対応 29
  30. 30. 事務局ガイドライン(SpatialChat) 30 事務局内部で周知
  31. 31. 事務局ガイドライン(SpatialChat) ・事務局でconnpassの分かりやすい場所にSpatialChatのURLを掲示 ※事前接続MTGのURLなど紛らわしいものは削除 ・司会進行から(イベント終了後開始で)懇親会/アフタートークを実施する旨、URLをconnpassへ掲載する旨をアナウンス -PC/chrome推奨であることも伝える ・事前に展開されているSpatialChatのスペース用URLよりアクセス -名前の入力を求められるので、登壇者・進行役以外は「事務局_**」とする。※ビデオOFF時アイコンが”事”となる ・登壇者・進行役はマイク/ビデオ共にONで参加、事務局は話す場合は同様にマイク/ビデオON ・登壇者・進行役はスペースの背景に記載されている登壇者別のエリア内、会話開始 ・進行役は参加者にミュートを解除し発言してもらうなど、コミュニケーションの活性化を測る。  ※基本的には指示しない限りはミュートしてもらう様、繰り返しアナウンス ・事務局連絡は引き続き連絡用端末にて実施(slack) ・事務局は数名、操作説明・雑談 のエリアに待機。 -操作説明の記載されている場所や、エリアの説明、その他疑問など無いか参加者へ積極的に案内を行う 懇親会/アフタートーク 対応 31
  32. 32. 事務局ガイドライン(SpatialChat) ・登壇者別エリアにも(進行役以外)最低1名は事務局が参加 -ボイスメモ、ボイスレコーダーなどで会話を録音 ※自分の音声やタイプ音も入ってしまうので出来るだけ注意 (以下、可能であれば対応) -パワポ or メモ帳などを準備しウィンドウを開いておく ※予め文字サイズやウィンドウのサイズは調整しておく。貼り付け後にウィンドウサイズなど動かすと  貼り付けたコンテンツを吹き出しに合わせてリサイズしたものが元に戻ってしまう -上メニューのshare screenからコンテンツ貼り付けし、エリアの吹き出しの中にサイズ調整し配置 -進行に合わせ議題や質問内容などを記載し、周りの参加者や他のエリアからも何について話しをしているかわかるように  ※議事録をとる必要はなく、その時々の話題だけを簡潔に記載 「***についてどう思うか」など  ※参加者の個人情報については記載しないように注意 ・予定終了時間に進行役が終了アナウンスした後、右上の✖アイコンで各自ログアウトしてもらう  ※部屋を閉じるなどはできない。参加者が残って雑談して頂くことは可能 ・全体で締める場合は一度中央などに集まってもらう -それぞれのエリアの進行役、事務局より集合スペースへ移動して欲しい旨を各エリアでアナウンス -司会進行や事務局(D社員)より締めの言葉とログアウトのアナウンス 懇親会/アフタートーク 対応 32
  33. 33. #コンテンツの貼り付け方法 事務局ガイドライン(SpatialChat) 33 ④左右下端をドラッグ&ド ロップでリサイズし、適切な 場所へ配置 ※Share Screen の場合 ②貼り付けるコンテンツ の ウィンドウを選択 ※ブラウザの種類により  内容は異なります ③許可する ※ブラウザの種類により  内容は異なります ①共有したいコンテンツを選択 左から ・Share Video (Youtube)   →Youtube ビデオのリンクを入力 ・Share Image   →画像のリンクを入力 or ローカルファイルを選択 ・Share Screen   →全画面 or 共有するアプリケーションウィンドウを選択
  34. 34. トラブル対応マニュアル  Zoom/Teams/SpatialChat共通 34 事務局内部で周知/登壇者へ事前共有
  35. 35. トラブル対応マニュアル 司会進行、登壇者が参加しない ・slack、直接電話などで連絡をとる ホストがミーティングを立ち上げない ・(Zoom)「ホストの前の参加の許可」はミーティング作成時に許可しているのでミーティングに参加し、  共同ホスト(ミーティング作成時に設定)が配信の開始など対応を実施 ・(Teams)組織内のメンバーが代わりに参加し対応  ※組織内のメンバーがロビーをバイパスし、発表者権限を持つように予め設定。  イベントに組織内ユーザーが発表者として設定されていない場合は、ホストへslack等で連絡をとる。  繋がらない場合は、他の事務局メンバーがマニュアル参考に会議をスケジュールし、URLと接続先が変更になった旨を  connpassイベントページとconnpassからの参加者向けメッセージにて周知 サービス側の不調などにより Zoom/Teams/SpatialChatへアクセスができない ・対応をslackにて協議し、connpassイベントページへ掲載、connpassイベント参加者へのメッセージ配信で通知 35
  36. 36. トラブル対応マニュアル 司会進行、登壇者が落ちた ・司会進行もしくはホストが「しばらくお待ちください」とアナウンス ・復帰後、必要に応じてホストから権限を付与する  ※(Zoom)ダイヤルインの場合はslackにて電話番号を確認して権限付与など対応 司会進行、登壇者の音声が聞こえなくなった ・slackで連絡、気づかない場合は音声で声をかける ・(slackをみていない、こちらの声も聞こえていないなど)反応がない場合は、ホストが画面共有を停止し気づかせる 司会進行、登壇者の音声が聞き取りにくい ・司会進行や事務局から聞き取りにくい旨を伝え、「ビデオのOFF」などで解決を図る ・司会進行もしくはホストが「しばらくお待ちください」とアナウンス ・解決しない場合は音声のみをスマホ等、モバイル回線からのアクセスを実施。※PCで画面共有を継続する場合はマイク、  スピーカーをミュートする -画面共有が難しい場合は司会進行やホストが画面共有を代替実施し、ページ送りを指示してもらう 36

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