Successfully reported this slideshow.

Sop terbaru 2016

4.283 Aufrufe

Veröffentlicht am

penyusunan sop

  • Als Erste(r) kommentieren

Sop terbaru 2016

  1. 1. PENYUSUNAN STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR DI LINGKUNGAN POLRI DISAMPAIKAN OLEH KAROSUNLUHKUM DIVKUM POLRI BRIGJEN POL Dr. R. SIGID TRI H., Drs., S.H., M.Si.
  2. 2. UU NO 30 TH 2014 TTG ADMINISTRASI PEMERINTAHAN PERMENPAN RB NO 35 TH 2012 TTG PEDOMAN PENYUSUNAN SOP ADMINISTRASI PEMERINTAHAN2 1 2 1  PASAL 7 (2) Hrf H (2) PEJABAT PEMERINTAHAN MEMILIKI KEWAJIBAN: h. MENYUSUN SOP PEMBUATAN KEPUTUSAN DAN/ATAU TINDAKAN;  PASAL 49 (1) PEJABAT PEMERINTAHAN SESUAI DENGAN KEWENANGANNYA WAJIB MENYUSUN DAN MELAKS PEDOMAN UMUM SOP PEMBUATAN KEPUTUSAN KEPUTUSAN ADALAH KETETAPAN TERTULIS YG DIKELUARKAN OLEH BADAN DAN/ATAU PJBT PEMERINTAHAN DLM PENYELENGGARAAN PEMERINTAHAN TINDAKAN ADALAH PERBUATAN PJBT PEMERINTAHAN UNTUK MELAKUKAN/TDK MELAKUKAN PERBUATAN KONKRET DLM RANGKA PENYELENGGARAAN PEMERINTAHAN
  3. 3.  PENGATURAN 1. PERATURAN 2. PEDOMAN 3. JUKLAK 4. S.O.P 5. SURAT EDARAN  PENETAPAN  PENUGASAN NAS DIN ELEKTRONIK FORMULIR NAS DIN KORESPONDENSI NASKAH DINAS KHUSUS LAPORAN TELAHAAN STAF NASKAH DINAS ARAHANJENIS NASKAH DINAS PEDOMAN TATA NASKAH DINAS INSTANSI PEMERINTAH SBGMN DIMAKSUD DLM PASAL 1 MRPKN ACUAN BAGI SELURUH INST PEMERINTAH DLM MENYELENGGARAKAN TATA NASKAH DINAS PSL 2 TATA NASKAH DINAS YG TELAH ADA DI INST PEMERINTAH SCR BERTAHAP AGAR DISESUAIKAN DGN PEDOMAN TATA NASKAH DINAS INST PEM INI PLG LAMBAT 2 TAHUN SEJAK PERMEN INI DITETAPKAN. 3 PSL 3 PERMENPAN NO. 80 TH 2012 TTG PEDOMAN TATA NASKAH DINAS INSTANSI PEMERINTAH
  4. 4. DEFINISI SOP SERANGKAIAN INSTRUKSI TERTULIS YANG DIBAKUKAN MENGENAI BERBAGAI PROSES PENYELENGGARAAN AKTIVITAS ORGANISASI, BAGAIMANA DAN KAPAN HARUS DILAKUKAN, DIMANA DAN OLEH SIAPA DILAKUKAN. SEBAGAI SALAH SATU UPAYA PENATAAN TATA LAKSANA INSTANSI PEMERINTAH YG EFEKTIF DAN EFISIEN. TUJUAN SOP MEMBERIKAN PANDUAN BAGI SATKER MABES POLRI/POLDA DLM MENGIDENTIFIKASI, MENYUSUN, MENDOKUMENTASIKAN, MENGEMBANGKAN, MEMONITOR SERTA MENGEVALUASI SOP. 4
  5. 5. MANFAAT SOP  SBG STANDARDISASI CARA YG DILAKUKAN PERS POLRI DLM MENYELESAIKAN PEKERJAAN YG MENJADI TUGASNYA.  MENGURANGI TINGKAT KESALAHAN & KELALAIAN YG MUNGKIN DILAKUKAN PERS POLRI DLM LAKS TUGAS.  MENCIPTAKAN UKURAN STANDAR KINERJA YG AKAN MEMBERIKAN PERS POLRI CARA KONKRIT UNTUK MEMPERBAIKI KINERJA SERTA MEMBANTU MENGEVALUASI USAHA YG TELAH DILAKUKAN  MENINGKATKAN AKUNTABILITASPELAKSTUGAS  MENJAMIN KONSISTENSI PELAYANAN, BAIK DARI SISI MUTU, WAKTU, DAN PROSEDUR  SBG INSTRUMEN YG DPT MELINDUNGI PERS POLRI DARI KEMUNGKINAN TUNTUTAN HUKUM KRN TUDUHAN MELAKUKAN PENYIMPANGAN  MENGHINDARI TUMPANG TINDIH PELAKS TUGAS  MEMBANTU PENELUSURAN TERHADAP KESALAHAN PROSEDURAL DALAM MEMBERIKAN PELAYANAN 5
  6. 6. PENYUSUNAN PELAKSANAAN PRINSIP SOP  KEMUDAHAN & KEJELASAN  EFISIENSI & EFEKTIVITAS  KESELARASAN  KETERUKURAN  DINAMIS  ORIENTASI PD PENGGUNA ATAU PIHAK YG DILAYANI  KEPATUHAN HUKUM  KEPASTIAN HUKUM  KONSISTEN  KOMITMEN  PERBAIKANBERKELANJUTAN  MENGIKAT  SELURUH UNSUR MEMILIKI PERAN PENTING  TERDOKUMENTASI DGN BAIK 6
  7. 7. JENIS SOP 7
  8. 8. DIDASARKAN PD GIAT YG LANGSUNG MENDUKUNG TUPOKSI/ TIDAK LANGSUNG NAMUN BERLANGSUNG SCR PERIODIK GIAT DIBATASI CAKUPANNYA DAN HARUS MENCERMINKAN HASIL AKHIR APAKAH BERUPA PRODUK (DOK, SURAT, LAP) ATAU BERUPA NILAI TAMBAH (LEGALISASI, PERIZINAN, DLL) AKTIVITAS DIPECAH SCR CERMAT DLM SATUAN GIAT YG TERKECIL DAN MANDIRI SBG PEDOMAN DLM PELAKS TUGAS/TNGG JWB, DOK SOP HARUS MEMILIKI KEKUATAN HUKUM YG DITETAPKAN DGN PERATURAN/KEPUTUSAN PIMPINAN JUDULSESUAI DGNISIKEGIATANDANPRODUKAKHIR,CONTOH:  JUDUL“PENYUSUNANRENSTRA”=PRODUKAKHIR“RENSTRA”  JUDUL “PEMBERIAN IZIN” = ISI GIAT DIMULAI DARI PERMOHONAN DIAJUKAN S.D.DITERIMANYAIZINOLEHPEMOHON S O P 8 MENGGUNAKAN 5 (LIMA) SIMBOL FLOWCHART YAITU MULAI/ SELESAI,PROSES,KEPUTUSAN,ARAHGIAT,PINDAHHALAMAN
  9. 9. 1 BAGIAN IDENTITAS  logo & nama Satker  Nomor SOP,  tgl pembuatan  tgl revisi  tgl efektif  pengesahan pejabat Satker  judul SOP  dasar hukum  keterkaitan  Peringatan  Kualifikasi pelaksana  peralatan/  perlengkapan  Pencatatan & pendataan. 2 BAGIAN FLOWCHART  No. Urut  Uraian Kegiatan  Pelaksana  SimbolFlowchart  Mutu Baku (kelengkapan, waktu, output)  Keterangan 1 HALAMAN JUDUL Berisi Judul SOP, Satker, tahun pembuatan, informasilainygdiperlukan 2 PER/KEP PIMPINAN Dokumen SOP sbg suatu pedoman harus memiliki kekuatan hukum 3 DAFTAR ISI Membantu mempercepat pencarian & perubahan pd bagian tertentu. 4 PENJELASAN SINGKAT Membantu mempercepat pencarian & perubahan pd bagian tertentu. 9 UNSUR DOKUMENTASI UNSUR PROSEDUR DOKUMEN SOP
  10. 10.  IDENTPELAKSANA  BUATFLOWCHART  MENGISIMUTUBAKU&KET  MENGISIIDENTITASSOP(NOMOR,TGL, PEJABAT YGMENSAHKAN,JUDUL SOP)  HALAMAN JUDUL/COVER  PER/KEP PIMP/LMBR PENGESAHAN  DAFTAR ISI  PENJELASAN SINGKAT PENGGUNAAN  IDENT PENANGGUNG JWB GIAT  IDENT LANGKAH AWAL GIAT  IDENT LANGKAH UTAMA GIAT  IDENT LANGKAH AKHIR GIAT  IDENT TUGAS DAN FUNGSI  IDENT GIAT  IDENT OUTPUT  MERUMUSKAN JUDUL 10 1 2 3 4 IDENT JUDUL SOP SESUAI TUSI IDENT PROSEDUR SESUAI JUDUL RUMUSKAN FORMAT SOP MENYUSUN KELENGKAPAN DOKUMEN
  11. 11. ....................................... Nomor SOP .................. Tgl Pembuatan .................. Tgl Revisi .................. Tanggal Efektif .................. ....................................... Disahkan Oleh ................................. NAMA PANGKAT ....................................... Judul SOP .................. DASAR HUKUM KUALIFIKASI PELAKSANA 1. ....................... 1. .......................... KETERKAITAN PERALATAN/PERLENGKAPAN 1. ................................ 1. ............................ PERINGATAN PENCATATAN DAN PENDATAAN ....................................... ................................... Logo instansi Nama instansi Satuan kerja Unit kerja PUU yg mendasari prosedurSOP Keterkaitan giat dgn SOP lain Menjelaskan kemungkinan yg terjadi apabila prosedur dilak/ tidak dilaks Kualifikasi pelaks dlm jalankan giat /prosedur SOP Instrumen yg diperlukan dlm menjalankan giat Memuat hal yg perlu didata/dicatat pjbt tertentu dlm giat Diisi nomor prosedur yg di-SOP kan sesuai Naskah Dinas tanggal SOP selesai dibuat tanggal SOP direvisi atau ditinjau ulang tanggal berlakunya atau di ttd-nya SOP Nomenklatur Jab, Ttd, Cap/stempel Judul SOP yg mencerminkan isi Giat/Prosedur 11
  12. 12. No KEGIATAN PELAKSANA MUTU BAKU Ket .......... ............ .......... .......... Keleng kapan Waktu Out put 1 2  pelaksana dipisahkan dr kegiatan  Penulisan pelaksana tdk diurut scr hierarki, tetapi berdasarkan sekuen/ alur kegiatan  Penulisan Giat menggunakan kata kerja aktif, diikuti dgn objek dan ket  Giat dimulai dr sisi kiri, tdk ada yg dimulai dr tengah/kanan matrik Diisi dengan simbol Flowchart  Kolom kelengkapan diisi dgn bahan yg diperlukan dlm melaks giat, a.l. Formulir, Lembar Disposisi, Data, Laporan, dll.  Kolom waktu diisi dgn lama waktu yg diperlukan untuk melaks giat, a.l. Menit, jam, hari, minggu, bulan.  Kolom output diisi dgn hasil langsung giat a.l. Surat, laporan, kumpulan data, draft laporan, konsep pedoman, dll. 12
  13. 13. NO SIMBOL ARTI KETERANGAN 1 TERMINATOR MENDESKRIPSIKAN DIMULAI/BERAKHIRNYA KEGIATAN 2 PROCESS MENDESKRIPSIKAN PROSES/KEGIATAN EKSESKUSI 3 DECISION MENDESKRIPSIKAN KEGIATAN PENGAMBILAN KEPUTUSAN 4 ARROW MENDESKRIPSIKAN ARAH DARI PROSES KEGIATAN 5 OFF-PAGE CONNECTOR MENDESKRIPSIKAN HUBUNGAN ANTAR SIMBOL YG BERBEDA HALAMAN 13
  14. 14. MARKAS BESAR KEPOLISIAN NEGARA REPUBLIK INDONESIA Nomor SOP 001/SOP/II/2016/DIVKUM Tgl Pembuatan 23 FEBRUARI 2016 Tgl Revisi 26 FEBRUARI 2016 Tanggal Efektif 01 MARET 2016 DIVISI HUKUM Disahkan Oleh KEPALA DIVISI HUKUM Drs. M. IRIAWAN, S.H., M.M., M.H. INSPEKTUR JENDERAL POLISI BIRO PENYUSUNAN DAN PENYULUHAN HUKUM Judul SOP PENANGANAN SURAT KELUAR DI LINGKUNGAN BIRO SUNLUHKUM DASAR HUKUM KUALIFIKASI PELAKSANA 1. PERKAP NOMOR 21 TAHUN 2010 TTG SOTK SATUAN ORGANISASI PADA TINGKAT MABES POLRI 2. PERKAP NOMOR 15 TAHUN 2007 TTG NASKAH DINAS DI LINGKUNGAN POLRI 1. MEMAHAMI TATA NASKAH DINAS DI LINGKUNGAN POLRI 2. MEMAHAMI TATA ADMINISTRASI DAN PERSURATAN KETERKAITAN PERALATAN/PERLENGKAPAN 1. SOP PENOMORAN SURAT KELUAR DI LINGKUNGAN DIVKUM 2. SOP PENGARSIPAN DAN PENDOKUMENTASIAN 1. BUKU AGENDA DAN KOMPUTER 2. ATK PERINGATAN PENCATATAN DAN PENDATAAN SURAT PERIHAL UNDANGAN RAPAT KEDINASAN DIAJUKAN PALING LAMBAT 2 HARI SEBELUM HARI PELAKSANAAN KONSEP SURAT YG DIAJUKAN DICATAT SCR ELEKTRONIK DAN MANUAL 14
  15. 15. N o Kegiatan PELAKSANA MUTU BAKU Ket Kabag Staf Urtu Kaur tu Karo Sunluh kum Keleng kapan Waktu Out put 1 2 3 4 5 6 Mengirimkan konsep surat keluar yg akan diparaf/dittd Karosunluhkum kpd Urtu. Memberikan paraf/tandatangan atas konsep surat yang sudah dikoreksi/tidak ada koreksi dan menyerahkan kepada Staf Urtu. Menerima dan mempelajari konsep surat, jika ada koreksi dikembalikan kpd Kabag, jika setuju memparaf konsep surat dan diserahkan kpd Karo. Menerima dan mempelajari konsep surat yg sudah diparaf Kaurtu, jika ada koreksi dikembalikan kpd Kabag, jika setuju memberikan paraf/ttd terhadap konsep surat. Menerima dan meregister konsep surat keluar dan diserahkan kpd Kaurtu. Mulai Koreksi Selesai Ya Ya konsep surat keluar - konsep surat keluar Komputer / Buku Register 5 Mnt konsep surat yg sdh diregister konsep surat yg sdh diregister konsep surat yg sdh dikoreksi Kabag / paraf Kaurtu konsep surat yg sdh diparaf Kaurtu 10 Mnt konsep surat yg sdh dikoreksi Kabag 15 Mnt konsep surat yg sdh dikoreksi Kabag 5 Mnt Surat keluar yg sdh diparaf/ttd Karo 15 Menerima berkas surat yg sdh diparaf/ dittd Karosunluhkum dan ditindaklanjuti proses penomoran. Surat keluar yg sdh diregister 5 MntKomputer / Buku Register Tidak Tidak Koreksi
  16. 16. TERIMA KASIH

×